Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Семь бухгалтерских желаний, которые сбылись в 2016 году

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Документы, с помощью которых вы исправите ошибку в расчете выплат работнику

7 октября 2010 38365 просмотров

, эксперт журнала «Главбух»

В какой ситуации выручит: Компания переплатила работнику. Или наоборот — начислили меньше, чем положено.
В чем часто ошибаются: Удерживая переплату из заработной платы, положено письменно проинформировать об этом работника. Об этом часто забывают.

Когда понадобятся документы

Рассчитывая сумму заработной платы, отпускных или пособий, немудрено ошибиться. Работнику можно недоплатить или, наоборот, начислить больше положенного.

Если ваша компания на «упрощенке»

Все рекомендации по документальному оформлению переплаты или недоплаты актуальны как для компаний на общем режиме, так и для применяющих упрощенную систему. 

Если произошла ошибка в пользу компании, недостающую сумму просто доплатите сотруднику. Делают это на основании докладной записки на имя директора и бухгалтерской справки. В ней указывают сумму к доплате.

Если же ошибка в пользу работника, ситуация усложняется. Далеко не всегда компания вправе просто взять и удержать переплату. Как сказано в статье 137 Трудового кодекса РФ, заработная плата, излишне выплаченная работнику (в том числе при неправильном применении законов или иных нормативных правовых актов), не может быть с него взыскана. Исключений из этого правила всего три:

  • — бухгалтер допустил счетную ошибку;
  • — внутрифирменная комиссия по трудовым спорам или суд признали вину работника в невыполнении норм труда или простое;
  • — работнику переплатили из-за его неправомерных действий, что подтверждено решением суда (например, при трудо- устройстве он предъявил фальшивый диплом об образовании). 

Такой же порядок действует и в отношении отпускных. Что же касается больничных или декретных, то порядок возврата излишне выплаченных сумм определяет пункт 4 статьи 15 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ. Взыскать их с сотрудника принудительно нельзя, за исключением случаев счетной ошибки и недобросовестности со стороны работника.

Таким образом, в большинстве случаев компания вправе удержать переплату, не спрашивая у работника согласия, только если допущенная ошибка является счетной. Если же бухгалтер не ошибся в расчетах, а, скажем, неверно истолковал нормы законодательства, сотрудник может возместить переплату только добровольно (п. 3 ст. 1109 Гражданского кодекса РФ).

Ясно, в интересах компании доказать, что зарплата и пособия переплачены из-за счетной ошибки. Между тем определения этого понятия нет ни в одном нормативном документе. На практике под счетной ошибкой понимают неточность, допущенную в арифметических расчетах. То есть, к примеру, если бухгалтер неправильно сложил цифры. А вот если он использовал неверный алгоритм расчета, такая ошибка счетной не признается. В такой ситуации сотрудник должен письменно согласиться на удержание.

Но в любом случае, обнаружив ошибку (как в пользу работника, так и в пользу компании), придется поставить о ней в известность руководство, а также подготовить бухгалтерскую справку.

Как составить документы

Рассмотрим обе возможные ситуации. Когда ошибка допущена в пользу работника и когда — в пользу компании.

Работник получил больше положенного

Обнаружив погрешность, составьте бухгалтерскую справку с расчетом суммы переплаты. При этом учтите: сразу же удержать из зарплаты работника лишнее нельзя. О просчете придется сообщить руководителю (образец докладной записки в формате PDF >>>).

Далее предложите работнику добровольно внести деньги в кассу.

Если работник не согласится вносить наличные, но не возражает, чтобы переплату вычли из зарплаты, руководитель издает приказ об удержании переплаты (образец в формате PDF см. здесь). Помните, что больше 20 процентов ежемесячной зарплаты работника компания удержать не вправе (ст. 138 Трудового кодекса РФ). Сотрудник должен расписаться на приказе, указав, что против основания и суммы удержаний он не возражает. Ведь, по мнению чиновников, согласиться на удержания гражданин должен письменно (письмо Роструда от 9 августа 2007 г. № 3044-6-0).

Сложнее обстоит дело, если работник уже уволился из компании. Ведь работодатель имеет право удерживать средства только из заработной платы сотрудников (ст. 137 Трудового кодекса РФ). Здесь же получается, что удерживать уже не из чего. Работник уволился, а значит, зарплату в организации получать уже не будет.Конечно, можно попросить бывшего работника вернуть переплату добровольно. Если он отказывается, для компании остается один путь для взыскания лишних денег — обращение в суд. Но еще раз подчеркнем: в суд есть смысл обращаться, только если у компании есть право требовать от работника возврата денег.

Работник недополучил деньги

В этом случае вам также потребуется оформить бухгалтерскую справку. Ее примерный образец в формате PDF вы найдете здесь. На основании бухгалтерской справки составьте докладную записку наподобие той, что представлена в формате PDF здесь.

О чем еще надо позаботиться

Любая ошибка в расчете выплат, полагающихся работнику, ведет к пересчету налогов и взносов, а также к исправлениям в бухучете. Если, конечно, она не обнаружена, что называется, по горячим следам. То есть в пределах одного отчетного или налогового периода. Рассмотрим, в каком порядке следует вносить исправления.

Налог на прибыль

После исправления переплаты, допущенной при исчислении зарплаты или отпускных, сумма расходов, учтенных при расчете налогооблагаемой прибыли, уменьшится. Поэтому необходимо доначислить налог на прибыль и доплатить его в бюджет. А также рассчитать и уплатить пени. После этого в инспекцию следует представить уточненную декларацию за тот период, в котором совершена ошибка (ст. 81 Налогового кодекса РФ).

Еще по этой теме

О том, как составить сопроводительное письмо к уточненной декларации, читайте в статье «Сопроводительное письмо к «уточненке», которое убережет вас от повышенного внимания инспекторов» (опубликована в журнале «Главбух» №20, 2010).

А вот доплату в пользу работника можно учесть в текущем периоде (п. 1 ст. 54 Налогового кодекса РФ). Ведь она ведет к уменьшению налога на прибыль. Но учтите: поскольку страховые взносы все равно придется исправлять прошлым периодом, логичнее в том же порядке поправить и налог на прибыль. Иначе неизбежно возникнут нестыковки в отчетности.

Страховые взносы

Порядок, в котором нужно вносить исправления в расчеты по взносам, тут во многом аналогичен тому, что прописан в статье 81 Налогового кодекса РФ. Но за одним исключением. Независимо от того, завышены взносы или занижены, нужно подать «уточненку» за тот период, в котором допущена ошибка.

Кроме того, если вы ошиблись при расчете больничных или декретных, этот факт также надо отразить в отчетах, откорректировав форму-4 ФСС РФ. Не забудьте о том, что исправить придется также сумму страховых взносов от несчастных случаев.

НДФЛ

Сумма удерживаемой с работника переплаты будет равна той величине, которую он получил на руки. То есть за минусом НДФЛ. А сам налог вы можете вернуть или зачесть в счет будущих платежей (ст. 78 Налогового кодекса РФ). Например, работнику излишне начислили 1000 руб. заработной платы. Но на руки он получил только 870 руб. (1000 руб. – 1000 руб. × 13%). Разумеется, когда ошибка будет обнаружена, с работника нужно удержать именно 870 руб. А 130 руб. будут числиться как переплата по НДФЛ.

Если же речь идет об ошибке в пользу компании, то просто удержите с доплаты НДФЛ.

Бухгалтерский учет

Скорректировать проводки нужно независимо от того, в чью пользу допущена ошибка. Основанием будет служить справка бухгалтера. Бухгалтер может обнаружить ошибку: 

  • — в течение года;
  • — после того как год закончился, но отчетность еще не сдана;
  • — после окончания года и сдачи отчетности. 

Рассмотрим все три варианта.

1. Если ошибка текущего года выявлена вами до того, как он закончился, ее нужно исправить в том месяце, когда обнаружена неточность.

2. Если же год закончился, но отчетность по нему еще не утверждена, исправления нужно вносить записями декабря.

3. И наконец, если организация выявила ошибку за прошедший год, а бухгалтерская отчетность за этот год уже утверждена и сдана в налоговую инспекцию, исправления в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность за прошлый отчетный год не вносятся. Все исправления отражаются в текущем году.

Главное, о чем важно помнить

1. Независимо от того, привела ли ошибка к переплате или к недоплате, необходимо оформить бухгалтерскую справку.

2. Свое согласие на то, чтобы переплату удержали из зарплаты, работник должен оформить письменно.

3. Если компания занизила зарплату или отпускные, исправлять отчетность по налогу на прибыль, а также по страховым взносам логичнее всего за один и тот же период. А именно за тот, в котором допущена оплошность.

 

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Какие отчеты руководитель просит Вас сделать в Excel чаще всего?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка