Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

Не забудьте про самые важные дела декабря

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Сроки хранения документов в организации в 2016 году: таблица

23 марта 2016 100306 просмотров

Из этой статьи вы узнаете, какие сроки хранения документов в организации в 2016 году. Таблица со сроками хранения бумаг, размещенная ниже, учитывает самые последние изменения в законодательстве


Сроки хранения документов установлены в Налоговом кодексе РФ, Федеральных законах от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ, а также в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Чтобы понять, какие документы нужно держать в архиве, а какие бумаги уже можно уничтожить, смотрите «Сроки хранения документов в организации в 2016 году (таблица)».

Сроки хранения документов в организации в 2016 году (таблица)

Вид документа Срок хранения
Документы о финансировании
Документы (положения, карточки) об открытии, закрытии, переоформлении расчетных, текущих, корреспондентских, соответствующих лицевых счетов 5 лет
Договоры банковского счета 5 лет после истечения срока действия договора
Кредитные договоры, договоры займа и иные долговые обязательства; документы, подтверждающие предоставление кредита (займа) и исполнение должником своих обязательств 5 лет после полного исполнения обязательств
Учет и отчетность
Бухгалтерская отчетность (балансы, отчеты о прибылях и убытках, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним и др.): а) сводная годовая (консолидированная); б) годовая; в) квартальная; г) месячная

Не менее 10 лет

Не менее 10 лет

5 лет (при отсутствии годовых — не менее 10 лет)

1 год (при отсутствии квартальных, годовых — не менее 10 лет)

Документы учетной политики (рабочий план счетов, формы первичных учетных документов и др.) 5 лет
Регистры бухгалтерского учета (главная книга, различные журналы-ордера, журналы операций по счетам, оборотные ведомости, инвентарные списки и др.) 5 лет при условии проведения проверки
Первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей 5 лет при условии проведения проверки
Счета-фактуры 4 года
Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности 5 лет
Свидетельства о постановке на учет в налоговых органах Не менее 10 лет
Документы (расчеты, сводки, справки, таблицы, сведения, переписка) о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней, внебюджетные фонды, задолженности по ним 5 лет
Документы (расчеты, сведения, заявления, решения, списки, ведомости, переписка) об освобождении от уплаты налогов, предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, акцизным и другим сборам 5 лет

Расчетные ведомости по отчислению страховых взносов в фонд социального страхования: а) годовые;

б) квартальные

Не менее 10 лет

6 лет (при отсутствии годовых и нарастающим итогом за IV квартал — постоянно)

Налоговые декларации по всем видам налогов 5 лет
Таможенные декларации 5 лет при условии проведения проверки

Декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование

Не менее 10 лет

6 лет (при отсутствии лицевых счетов или ведомостей о начислении зарплаты, а также годовые — 50 лет; 75 лет, если оформлены до 2003 года)

Сведения о доходах физических лиц

5 лет (при отсутствии лицевых счетов или ведомостей о начислении зарплаты — 50 лет; 75 лет, если оформлены до 2003 года)

Реестры сведений о доходах физических лиц 50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года)
Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих УСН Не менее 10 лет
Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о недостачах, растратах, хищениях 5 лет

Документы (акты, справки, счета) о приеме выполненных работ:

а) по договорам, контрактам, соглашениям на работы, относящиеся к основной деятельности;

б) по трудовым договорам, договорам подряда

в) по хозяйственным, операционным договорам, соглашениям

5 лет после истечения срока действия договора

5 лет (при отсутствии лицевых счетов — 50 лет; 75 лет, если оформлены до 2003 года)

5 лет после истечения срока действия договора

Кадровый документооборот
Коллективные договоры Не менее 10 лет (присланные для сведения — до минования надобности)
Табели (графики), журналы учета рабочего времени 5 лет (при тяжелых и опасных условиях труда — 50 лет; 75 лет, если оформлены до 2003 года)
Документы о премировании 5 лет
Штатные расписания и изменения к ним: а) по месту разработки и/или утверждения; б) в других организациях

Не менее 10 лет

3 года

Личные дела: а) руководителей

б) работников

Не менее 10 лет

50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года)

Трудовые договоры (служебные контракты), трудовые соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел

50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года)

Личные карточки работников

50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года)

Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства)

До востребования (невостребованные — 50 лет; 75 лет, если оформлены до 2003 года)

Командировочные удостоверения 5 лет после возвращения из командировки (для командированных в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности — 50 лет; 75 лет, если оформлены до 2003 года)
Документы (служебные задания, отчеты, переписка) о командировании работников 5 лет (для долгосрочных зарубежных командировок — 10 лет)
Документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей к ним 3 года
Графики предоставления отпусков 1 год

Как считать сроки хранения документов, и когда они увеличиваются

Срок хранения документов надо отсчитывать с момента окончания периода, в котором организация использовала документ для расчета налогов. А не с того дня, когда документ был оформлен. Возьмем, к примеру, акт выполненных работ, датированный январем 2016 года. Если компания в январе учла расходы по этому документу, то его нельзя уничтожать до окончания 2020 года. Ведь только 1 января 2021 года закончится стандартный четырехлетний срок хранения.

Кроме того, есть особое правило на случай выездной проверки. Если на момент, когда налоговики начали такую ревизию, срок хранения документов не истек, компания должна обеспечить их сохранность в течение всей проверки. Такое мнение высказывают судьи (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 4 июля 2012 г. по делу № А33-5433/2011).

Допустим, срок хранения каких-то бумаг истекает в апреле 2016 года. Но в марте в компании началась выездная ревизия. Значит, пока проверка не кончится, уничтожать эти документы нельзя.

Сведения о тех случаях, когда докуметы хранят дольше обычного, мы представили в таблице ниже.

Когда сроки хранения первичных документов больше четырех лет

Документы

Срок хранения

Комментарий

По основным средствам:
акт приемки-передачи, договор и другие документы, связанные с приобретением и продажей основного средства, а также с его реконструкцией и модернизацией

Четыре года + весь период, в течение которого компания начисляет амортизацию (письмо Минфина России  от 12 февраля 2016 г. № 03-03-06/1/7604). Если компания реализовала основное средство, то четыре года после продажи (подп. 7 п. 1 ст. 268 НК РФ) либо после учета в расходах убытка от этой сделки

Предположим, что срок полезного использования основного средства, который компания установила в соответствии с классификацией, составляет 10 лет. Тогда документы, которые подтверждают первоначальную стоимость этого имущества, нужно хранить в течение 14 лет. Если компания продаст этот объект с убытком после 8 лет эксплуатации, то убыток от продажи в налоговом учете надо будет равномерно относить на расходы в течение двух лет (п. 3 ст. 268 НК РФ). Но первичные документы по данному основному средству все равно нужно хранить 14 лет с момента приобретения

По дебиторской и кредиторской задолженности:
товарные накладные, акты приемки-сдачи работ или услуг, договоры, платежные поручения, акты сверки, гарантийные письма и другие документы, подтверждающие задолженность

Четыре года после списания просроченной дебиторской задолженности на расходы или учета кредиторки в доходах

Зачастую компании оставляют только акты сверки, в которых покупатель подтверждает сумму долга. Однако чтобы списать задолженность, необходимы договоры и первичные документы на отгрузку товаров, реализацию работ или услуг, на основании которых образовался долг. Если компания не представит инспекторам указанные бумаги, учесть задолженность покупателя в расходах при расчете налога на прибыль не удастся.

По затратам на обучение работников:
договор, приказ руководителя компании о направлении работника на обучение, копия лицензии, учебная программа, акт на оказанные услуги, копия сертификата или другого документа, выданного образовательной организацией

Четыре года после завершения обучения (п. 3 ст. 264 НК РФ)

Например, сотрудник учился в 2013–2016 годах. Документы по расходам на обучение нужно хранить до 2020 года включительно

По убыткам:
отчетность, налоговые регистры, а также первичные документы, которые подтверждают отрицательный финансовый результат

Четыре года + весь период, в течение которого компания включает сумму убытка на расходы (максимум — 10 лет) (п. 4 ст. 283 НК РФ)

Для подтверждения размера убытка обязательны не только отчетность и регистры, но и первичные документы, на основании которых компания рассчитала финансовый результат за убыточный период (постановление Президиума ВАС РФ от 24 июля 2012 г. № 3546/12). Даже если налоговики уже проверяли расчет убытка в ходе выездной ревизии (письмо Минфина России от 25 мая 2012 г. № 03-03-06/1/278). Аналогичное требование действует для компаний на упрощенке (п. 7 ст. 346.18 НК РФ). На примере. Компания в 2012 году получила убыток и учитывала его в расходах с 2013 по 2015 год. В этой ситуации первичные документы за период 2012 года должны быть в наличии с 2016 по 2019 год включительно

По ошибкам,
найденным в расчете налогов:

документы, которые подтверждают расчет налога за прошлый период, если компания исправляет ошибку этого периода в текущей отчетности

Четыре года после исправления ошибки

Если недочет привел к переплате налога, компания может не составлять уточненную декларацию за прошлый период, а скорректировать текущую отчетность (п. 1 ст. 54 НК РФ). При этом в организации должны быть документы, относящиеся к расчету налога за прошлый период. Например, компания завысила выручку от реализации в декларации по налогу на прибыль за 2013 год. Эту ошибку можно исправить в 2016 году. Тогда документы, которые подтверждают размер выручки 2013 года, нужно хранить до 2020 года включительно

По расходам, которые компания списывает в следующем налоговом периоде:
счета-фактуры, товарные накладные, акты приемки-сдачи работ и услуг, если компания заявляет расходы или вычеты не в том периоде, когда эти документы выставлены, а позже

Четыре года после окончания периода, в котором компания использовала документ для расчета налога (письмо Минфина России от 30 марта 2012 г. № 03-11-11/104)

Например, компания в 2013 году учла какие-либо расходы, которые подтверждены документами 2012 года. В этом случае бумаги нужно хранить до 2017 года включительно

Что грозит компании, если нарушить сроки хранения документов 

Если компания избавится от бумаг раньше положенного срока, то инспекторы могут снять расходы или вычеты НДС, поскольку они не подтверждены документами. В результате организации будут доначислены налоги, пени и штраф. Либо инспекторы могут определить суммы налогов к уплате расчетным методом (подп. 1 п. 7 ст. 31 НК РФ). А это также может привести к пеням и штрафам.

Кроме того, за отсутствие первичных документов налоговики могут оштрафовать компанию на сумму 10 000 или 30 000 руб. (ст. 120 НК РФ).

VK38_fjkui

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка