Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Чиновники советуют перепроверить данные работников

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Документы, которые вам нужны, чтобы подтвердить расходы на связь

26 ноября 2010 165 просмотров

, ведущий эксперт журнала «Главбух»

Чем поможет эта статья: Мы расскажем, какие вам понадобятся документы, чтобы обосновать и подтвердить расходы на телефон, Интернет, почту и мобильную связь.
От чего убережет: От претензий налоговиков к тому, что расходы компании на связь не обоснованы и не подтверждены документами.

Для начала скажем — речь пойдет о компаниях с объектом налогообложения «доходы минус расходы». Ведь именно такие организации могут списывать затраты на связь.

Как оправдать расходы на подключение к телефону и Интернету

Если вы въезжаете в новый офис, то первым делом нужно подключить телефон и Интернет. Проблема заключается в том, что в подпункте 18 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ упомянуты только затраты на оплату услуг связи. А о подключении там не говорится ни слова. Но, к счастью, чиновники не видят никаких препятствий для того, чтобы «упрощенщики» признавали такие затраты. Что касается оправдательных документов, то вам понадобятся договор с оператором связи или провайдером на установку соответствующего оборудования, акт выполненных работ, счет-фактура и платежка.

Осторожно!

Расходы на подключение к телефонной линии не списать без договора с оператором, акта выполненных работа, счета-фактуры и платежки.

Какие документы обоснуют оплату услуг связи по Интернету и телефону

Оплата сетевого трафика — это не что иное, как разновидность услуг связи. Следовательно, компания на «упрощенке» может списать расходы на Интернет. Также не будет проблем, если вы сдаете помещение в аренду и оплачиваете в нем Интернет, а арендаторы потом возмещают затраты. Данный вывод следует из письма Минфина России от 7 августа 2009 г. № 03-11-06/2/148.

То же самое можно сказать и об оплате телефонных счетов: эти суммы смело относите к расходам (письмо Минфина России от 25 июня 2009 г. № 03-11-09/224).

Чтобы обосновать расходы, вам понадобится договор на предоставление соответствующих услуг, а также копия лицензии оператора связи. Не обойтись и без счета, причем максимально подробного — желательно, чтобы в нем были приведены и объем услуг, и их стоимость с разбивкой, за что именно взимается плата. Ну и стандартные документы — платежное поручение и счет-фактура.

Налоговики обращают пристальное внимание на затраты по междугородной и международной связи. Здесь очень важно доказать производственный характер переговоров. В этом поможет, скажем, то, что вы планируете расширить рынок сбыта и проводите маркетинговое исследование в разных субъектах РФ. Если оформлен соответствующий приказ, то это сыграет на руку компании. Образец документа мы привели здесь. Можно также оформить распоряжение, в соответствии с которым определенные категории сотрудников обязаны постоянно вести переговоры с контрагентами (в том числе потенциальными) из других городов и стран. Как правило, такие функции возлагают на сотрудников «горячей линии» либо отдела маркетинга. Не будут лишними и отчеты работников о проведенных переговорах.

Важная деталь

Если вы не сможете обосновать производственный характер междугородных и международных переговоров, то списывать затраты придется за счет чистой прибыли.

Как списать стоимость почтовых услуг

Почтовые платежи — самый беспроблемный вид расходов на связь. На то есть несколько причин.

Во-первых, это весьма незначительные затраты (по сравнению с тем же телефоном). Во-вторых, как показывает практика, инспекторы очень редко сомневаются в обоснованности таких издержек. Оправдательные документы — это либо платежка (в случае безналичной оплаты марок и услуг почты), либо кассовый чек или БСО (при покупке марок и расчетах за почтовый сервис за наличные деньги). Обратите внимание: счет-фактура при покупке почтовых марок не нужен, ведь их реализация не облагается НДС в силу подпункта 9 пункта 2 статьи 149 Налогового кодекса РФ.

Отдельно остановимся на таком специфическом виде затрат, как аренда почтовых абонентских ящиков. Речи об услугах почты в смысле статьи 2 Федерального закона от 17 июля 1999 г. № 176-ФЗ «О почтовой связи» в данном случае не идет. А раз так, то списывать плату за «абонентский» сервис можно, но по другому основанию — как арендные платежи (подп. 4 п. 1 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ). Подтвердите расходы договором, счетом и счетом-фактурой, платежкой. Особняком стоят ежемесячные или ежеквартальные акты оказанных услуг. Традиционно чиновники не требуют, чтобы такие бумаги были в наличии. В частности, об этом сказано в письме Минфина России от 6 октября 2008 г. № 03-03-06/1/559. Однако мы рекомендуем все же иметь под рукой такие акты — ведь дополнительная бумага будет нелишней. А вот если арендодатель составляет акты в силу заключенного с вами договора, то без такого документа никак не обойтись.

Что потребуется для обоснования расходов на мобильную связь

Расходы на мобильную связь, увы, одни из самых проблемных. Списать их, конечно, можно. Не спорят с этим и представители Минфина России (см. письмо от 20 августа 2010 г. № 03-11-06/2/133). Однако специфических рекомендаций чиновников по поводу расходов на мобильную связь довольно много.

Какие документы требуют налоговики

Первое, что нужно, — это договор с оператором связи. Кроме того, придется оформить перечень должностей сотрудников, которые пользуются сотовой связью (документ утверждает руководитель компании). Образец такого приказа мы привели здесь. Не повредит продублировать «мобильную» информацию и в должностных инструкциях работников. Ну и стандартные бумаги: счет-фактура и платежное поручение.

По версии чиновников, нужен и детализированный счет за услуги связи. В документе должна быть расшифровка общей суммы платежа за предоставленный оператором сервис по каждому числящемуся за компанией абонентскому номеру. В данном бланке отражают следующую информацию: номера телефонов всех пользователей; дату и время переговоров; тарификацию услуг. Так считают в Минфине России (письмо от 19 января 2009 г. № 03-03-07/2). И хоть это письмо адресовано компаниям на общем режиме, оно в полной мере актуально и для «упрощенщиков».

Другое дело, что это требование чиновников не совсем корректно. В Налоговом кодексе РФ ничего не говорится о расшифровках переговоров. Более того, содержание переговоров — тайна, охраняемая статьей 63 Федерального закона от 7 июля 2003 г. № 126-ФЗ «О связи». Этот аргумент можно использовать, если инспекторы, не обнаружив расшифровки мобильных переговоров, отказываются признать их стоимость в расходах. К счастью, в подобных спорах судьи поддерживают компании (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 15 января 2009 г. по делу № А56-6560/2008).

Какие бумаги понадобятся в нестандартных ситуациях

Рассмотрим четыре нестандартные ситуации, которые нередко становятся причиной спора с проверяющими.

Работник находится в заграничной командировке и оплачивает услуги связи с помощью телефонных и интернет-карт. Тут уж ни о каком детализированном счете и речи быть не может. Оправдательными документами будут те самые карты и чеки об их оплате. Но риск того, что инспекторы снимут расходы, здесь все же есть. Так что, если вы все же решили учесть их, стоит готовиться к спору с проверяющими. Судьи в таких случаях на стороне компаний (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 29 июля 2008 г. № Ф04-3897/2008(7290-А27-19)).

Еще по этой теме

О том, как учитывать стоимость почтовых марок, читайте в статье «Самый простой и надежный способ оформлять операции с денежными документами» (опубликована в журнале «Главбух», № 21, 2010).  

Компания не покупает сотрудникам мобильные телефоны, а лишь снабжает персонал sim-картами и оплачивает счета. Сами же аппараты являются собственностью работников организации. В этом случае расходы на сотовую связь списывайте по общим правилам. Именно так считают чиновники из Минфина России (письмо от 5 июня 2008 г. № 03-03-06/1/350). Как мы уже сказали, вам понадобятся договор с оператором, утвержденный перечень должностей работников и их должностные инструкции, счета (желательно детализированные), счета-фактуры и платежки.

Работники ведут переговоры в нерабочее время. Представители Минфина России не видят ничего криминального, если компания спишет затраты на сотовые переговоры сотрудника во время отдыха (в том числе в официально установленные выходные и праздничные дни и в период отпуска). Об этом сказано в письме ведомства от 7 декабря 2005 г. № 03-03-04/1/418. И с тех пор чиновники свою точку зрения не опровергали.

Однако налоговики на местах настроены не столь либерально. В ответ на претензии ревизоров помимо ссылки на письмо Минфина России можно использовать такой аргумент: тот факт, что работник общается по мобильному по окончании рабочего времени, сам по себе не доказывает непроизводственного характера переговоров. И судьи в подобных конфликтах инспекторов не поддерживают (см. постановление ФАС Московского округа от 19 января 2009 г. № КА-А40/12732-08).

Дополнительно стоит обзавестись приказом о том, что сотруднику установлен ненормированный рабочий день, либо распоряжением о том, что работник может общаться по мобильному для решения производственных вопросов в нерабочее время. То же самое можно прописать в должностной инструкции конкретного сотрудника.

В компании введен лимит расходов на использование мобильника. Вообще Налоговый кодекс никаких ограничений по затратам на связь не устанавливает. Но компания может ввести свой норматив. Поскольку «упрощенщики» применяют кассовый метод учета, то списать оплату за все переговоры можно сразу же. Дожидаться, когда работник возместит данные издержки, не нужно. При этом саму «компенсацию» нужно отразить в составе доходов от реализации (письмо Минфина России от 19 января 2009 г. № 03-03-07/2).

Здесь основная бумага — приказ об установлении лимита, в котором подробно расписано, для каких категорий какой норматив действует. В этом же документе пропишите, как именно работник должен компенсировать сверхнормативные затраты. Тут возможны варианты. Например, человек будет вносить деньги в кассу или перечислять их на счет компании.

Компании на «упрощенке» могут списывать расходы на подключение к телефону и Интернету

Разъясняет Мария СКИБА,

Минфин России

— «Упрощенщики» могут списывать затраты на почтовые, телефонные, телеграфные и другие подобные услуги. Это позволяет сделать подпункт 18 пунк- та 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ. Руководствуясь данной нормой, компании на «упрощенке» вполне могут учесть и расходы на подключение к телефону и Интернету. Тот факт, что эти затраты прямо не упомянуты в статье 346.16 Налогового кодекса РФ, не играет никакой роли.

Главное выполнять требования законодательства относительно любых расходов, учитываемых в целях налогообложения. Снизить налоговую базу удастся, если в наличии есть комплект оправдательных документов и компания сможет обосновать расходы. Аналогичные по своей сути разъяснения приведены в письмах Минфина России от 27 марта 2006 г. № 03-11-04/2/70 и от 15 декабря 2005 г. № 03-11-04/2/151. В настоящее время позиция министерства остается прежней. 

Главное, о чем важно помнить

1. Чиновники согласны с тем, что компания на «упрощенке» может списать расходы на подключение к телефону и Интернету.

2. Если у компании нет иногородних или заграничных контрагентов, то обосновать расходы на междугородные и международные звонки вряд ли удастся. Это можно будет сделать, только доказав производственный характер переговоров.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Какие отчеты руководитель просит Вас сделать в Excel чаще всего?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка