Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Налоговики разрешают не платить ЕНВД, если магазин закрылся

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Каким должен быть новый налоговый регистр по НДФЛ

30 декабря 2010 26762 просмотра

, консультант по налогам и сборам Отдела налогов и права Департамента аудита НКГ «2К Аудит – Деловые консультации»

Чем поможет эта статья: Вы разберетесь, как в 2011 году учитывать доходы работников и удержанный с них НДФЛ.
От чего убережет: От лишней траты времени на разработку нового регистра.

Все доходы, которые ваша компания выплачивает работникам с января 2011 года, надо отражать в отдельном налоговом регистре для расчета НДФЛ. И привычной карточкой 1-НДФЛ здесь, увы, не обойтись. Налоговый кодекс РФ в редакции, действующей с 1 января этого года, требует от вас разработать учетный бланк самостоятельно. В частности, это написано в обновленной статье 230 кодекса.

Конечно, и прежде чиновники разрешали использовать в работе собственные версии карточки 1-НДФЛ. Ведь строго утвержденного бланка так и не появилось, а был лишь рекомендованный от 2003 года. Теперь же сформировать свой регистр для расчета НДФЛ не только можно, но и нужно!

Назначение формы, само собой, не изменилось. В ней вы будете в течение года собирать всю информацию о доходах человека, предоставленных ему налоговых вычетах, суммах удержанного НДФЛ. И именно отсюда вы потом возьмете данные для заполнения годовой справки по форме 2-НДФЛ.

Кстати, как нам сообщили в Минфине России, бланк данной справки скоро тоже обновится. Как только это произойдет, мы обязательно сообщим вам.

Если специальный регистр по НДФЛ вы еще не успели разработать и закрепить в учетной политике, не переживайте — мы поможем вам в этом (см. готовый образец: стр.1стр.2). Но стоит поторопиться. Ведь инспекторы могут нагрянуть с проверкой в любой момент. И если карточек по НДФЛ они не увидят, компании грозят штрафы по статье 120 Налогового кодекса РФ за отсутствие регистров налогового учета. Размер денежного наказания колеблется от 10 000 до 30 000 руб.

Вы уже сами позаботились о новом бланке, где будете отражать доходы ваших работников в 2011 году? Здорово! Но на всякий случай удостоверьтесь, что все необходимые реквизиты там есть. Еще есть время внести правки.

Что обязательно предусмотретьв новом регистре по НДФЛ

Безусловно, начинать все с нуля не придется — никто не запрещает взять за основу устаревшую версию карточки 1-НДФЛ и подстроить ее под новые правила. Главное, чтобы ваш бланк регистра отвечал требованиям статьи 230 Налогового кодекса РФ. Именно там названы реквизиты, которые должны быть в карточке учета обязательно.

Сведения о работнике и его статус

В старом регистре 1-НДФЛ был второй раздел, куда вы заносили все данные человека, получившего от вашей организации доход. Это и Ф.И.О. сотрудника, и его ИНН, и адрес постоянного места жительства, и паспортные данные. Там же вы отражали налоговый статус работника — резидент (код 1) или нерезидент (код 2). Ведь от этого зависит ставка, по которой вы удерживаете налог, например, с обычной зарплаты — 13 процентов в первом случае и 30 процентов во втором.

Так вот, те же самые сведения вам теперь надо прописать и в новом регистре. Поэтому проще всего скопировать весь раздел из прежней карточки 1-НДФЛ в новый бланк. Добавьте лишь еще один вид статуса, который может быть у кого-либо из ваших сотрудников — это высококвалифицированный иностранный специалист. Ему присвойте код 3. И не забудьте, что доходы такого особого работника облагаются по ставке 13 процентов независимо от того, сколько времени он пробыл в нашей стране.

Как упростить работу

Раздел, где вы отразите сведения о работнике и его налоговый статус, можно скопировать из старой версии карточки 1-НДФЛ. 

Виды доходов и предоставленных вычетов

Естественно, главными составляющими при расчете налоговой базы по НДФЛ являются суммы выплаченных доходов и предоставленных вычетов. Но чтобы различать такие показатели по видам, заносите их в карточку под соответствующим кодом. Вам это действие наверняка уже знакомо. Просто теперь Налоговый кодекс закрепил его в числе обязательных.

Все существующие на сегодня коды доходов и налоговых вычетов вы найдете в справочниках, утвержденных приказом ФНС России от 13 октября 2006 г. № САЭ-3-04/706@. Здесь пока все без изменений. А вообще всегда берите те коды, которые действуют на дату выплаты дохода или предоставления вычета соответственно. Это сотрудники ФНС России пояснили еще в письме от 8 августа 2008 г. № 3-5-04/379 @ .

Сумма дохода и дата его выплаты

В регистре по НДФЛ вам обязательно теперь показывать не только сумму дохода, который получил от вашей компании человек, но и дату его реальной выплаты. Для последнего показателя стоит ввести отдельную графу.

И вот что важно. Дата выплаты дохода работнику не всегда будет попадать на тот месяц, за который вы отражаете такую сумму в карточке. Ведь для разных видов выплат действуют свои правила: с каких-то вы удерживаете НДФЛ сразу по факту начисления, а с каких-то — только после того, как сотрудник получил деньги. Памятку на этот счет смотрите ниже.

Так вот, сумму дохода заносите в налоговый регистр в том месяце, которому она соответствует согласно правилам Налогового кодекса РФ. А рядом с этой суммой ставьте дату, когда вы реально выплатили человеку такой доход. Даже если это произошло в другом месяце.

Почему так важна эта дата? Все просто. Отталкиваясь от нее, налоговым инспекторам легче определить срок, в который вы обязаны были перечислить НДФЛ в бюджет. Для вашего удобства в таблице ниже мы показали, от какой даты зависит день уплаты налога в разных ситуациях. В основном именно от даты выплаты дохода. Единственное исключение здесь — ситуация, когда деньги вы выплачиваете из кассы, предварительно сняв их в банке. Тогда может получиться так, что НДФЛ вы перечислите в бюджет даже раньше, чем человек получит сумму на руки.

Информация об удержанном и уплаченном НДФЛ

Закон требует фиксировать даты, когда вы удержали НДФЛ с дохода работника (по сути, в день выплаты такого дохода) и когда вы перечислили этот налог в бюджет. И в том и другом случае вы покажете еще и соответствующие суммы налога.

Важная деталь

В новом регистре по НДФЛ надо обязательно фиксировать даты, когда вы удержали налог с доходов и когда вы перечислили его сумму в бюджет. 

Чтобы инспекторы знали наверняка, что сроки уплаты НДФЛ вы не нарушили, в регистре теперь надо отображать дату и номер платежного поручения. Того, по которому вы направили сумму налога в бюджет. Реквизиты платежки тоже стали обязательным элементом в регистре по НДФЛ. Все для того, чтобы инспекторы быстро определили, штрафовать вашу компанию по статье 123 кодекса за несвоевременное перечисление налога или нет. С нарушителя, напомним, могут взыскать 20 процентов от неуплаченной вовремя суммы.

Какие еще графы важно внести в бланк

Само собой, Налоговый кодекс РФ не ограничивает содержание учетной карточки по НДФЛ лишь теми данными, которые названы в статье 230. Помимо них вы можете свободно включить в бланк и другие сведения. В частности, о компании как о налоговом агенте. Главное, чтобы вам было удобно. Советуем вам предусмотреть в бланке поля, где вы будете отражать следующие сведения.

Сумма дохода с прошлой работы

Чтобы вы всегда могли безошибочно определить сумму предоставляемых налоговых вычетов, добавьте в карточку графу, куда вы впишите доход с предыдущего места работы человека. Это на тот случай, если новый сотрудник появится в вашей компании в середине года. Ведь доход для стандартных вычетов вы определяете нарастающим итогом с начала года.

Однако если человек трудится по совместительству в другой организации, тогда доходы с такого места работы вам показывать в своей карточке не надо. Ведь налоговым агентом в отношении этих сумм вы уже не являетесь. Налог с них уплатит тот, другой работодатель. Это правило третьего абзаца пункта 3 статьи 226 Налогового кодекса РФ.

Осторожно!

Доходы, которые ваш работник получает в другой компании, числясь там по совместительству, в карточке по НДФЛ вам отражать не надо. 

Основания для предоставления вычетов

Введите в бланк строки, где можно будет сослаться на документы, на основании которых вы предоставили работнику стандартные или имущественный налоговые вычеты. Так вы сумеете легко проконтролировать, кому из сотрудников они положены и в какой сумме их можно предоставить. Реквизиты уведомления о праве человека на имущественный вычет стоит выделить отдельной графой.

Сумма вычетов, предоставленных в действительности

Удобнее показывать в учетной форме по НДФЛ налоговые вычеты, которые причитаются и которые вы предоставили человеку на самом деле. Скажем, сумма стандартных налоговых вычетов по какой-то причине превысила доход сотрудника в текущем месяце. Тогда разницу в суммах, которой не воспользовался человек в этом периоде, вы перенесете на следующий месяц. Только не забудьте, что это правило работает в пределах одного календарного года.

Сведения об оформленных справках о доходах

Также советуем включить в состав карточки раздел, где вы будете фиксировать оформленные в течение года справки 2-НДФЛ. Те, что вы передали в налоговую инспекцию, в том числе когда сообщали о суммах выплаченных работнику доходов, удержать с которых налог вы не могли.А также справки, предоставленные самому сотруднику по его запросу. Достаточно отразить номер и дату таких документов.

В каком месяце отражать доходы работника в карточке

1. Заработную плату проставляйте в поле того месяца, за который она начислена. И не важно, когда вы выдали деньги сотруднику или перечислили их на его банковскую карту.

2. Отпускные безопаснее всего отражать в месяце, в котором вы их выплатили работнику. Чиновники давно настаивают: отпускные — это не оплата труда, поэтому и правила другие.

3. Больничные, декретные и другие выплаты за неотработанное время, рассчитанные по среднему заработку, заносите в поле того месяца, за который они начислены. Если вы рассчитали их за дни, приходящиеся на разные месяцы, разнесите суммы пропорционально по соответствующим месяцам.

4. Иные выплаты в денежной форме (дивиденды, материальную помощь) — в поле того месяца, в котором вы перечислили сумму на счет человека либо по его поручению на счет кого-то другого.

5. Доход в натуральной форме показывайте в месяце, когда передали вещь работнику.

6. Сумму материальной выгоды отражайте в месяце, когда заемщик уплатил вашей компании проценты по обязательствам или вернул беспроцентный заем.

  Когда перечислять НДФЛ в бюджет

В какой форме выплачен доход День, когда НДФЛ надо перечислить в бюджет (п. 6 ст. 226 НК РФ)
Деньги перечислены на счет физического лица в банке В день перечисления денег на банковский счет физического лица
Деньги выданы из кассы за счет средств, полученных в банке В день, когда средства для выплаты дохода получены в банке
Деньги выданы из кассы за счет полученной выручки Не позднее следующего дня после выплаты дохода из кассы
Доход получен в натуральной форме (например, подарки дороже 4000 руб.) Не позднее дня, следующего за днем удержания налога из ближайших денежных выплат
Материальная выгода Не позднее дня, следующего за днем удержания налога из ближайших денежных выплат. Отсчет ведется после того, как сотрудник полностью или частично возвращает заемные средства

Главное, о чем важно помнить

1. С 2011 года вы обязаны самостоятельно разработать налоговый регистр, в котором будете учитывать доходы работников и суммы удержанного и уплаченного налога на доходы физических лиц.

2. В карточке по НДФЛ должны быть сведения о самом сотруднике и его налоговый статус, виды доходов и предоставленных вычетов, суммы доходов и даты их выплаты. А также даты, когда вы удержали налог и перечислили его в бюджет. Плюс каждый раз необходимо указывать реквизиты платежки по уплате НДФЛ.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Вас заинтересует

Кдело 6 декабря 2016 15:00 Тарифная оплата труда

Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка