Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Как узнать КБК по взносам и налогу на упрощенке

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Как оградить командировочные расходы вашей компании от претензий проверяющих

10 февраля 2011 44 просмотра

, ведущий эксперт журнала «Главбух»

Чем поможет эта статья: Оформить командировочные расходы так, чтобы избежать споров с чиновниками, а заодно сэкономить на налогах и взносах.
От чего убережет: От штрафов за то, что неправомерно списаны расходы, не начислены страховые взносы и не удержан НДФЛ.

Отправляя сотрудника в командировку, компания выдает ему суточные за каждый день поездки. Кроме того, работнику оплачивают стоимость проезда и найма жилья (гостиницы или квартиры), а также возмещают иные расходы (ст. 168 Трудового кодекса РФ). И главное, что трудовое законодательство подразумевает открытый перечень командировочных трат. А это всегда дает повод для придирок со стороны чиновников. Воспользуйтесь этими советами, чтобы оградить себя от конфликтов.

Если ваша компания на «упрощенке»

Выводы и рекомендации, приведенные в данной статье, пригодятся в работе и компаниям на «упрощенке».

По возможности не компенсируйтерасходы, по которым нет оправдательных документов

Сотрудник по каким-то причинам не привез из командировки билеты и документы из гостиницы? Конечно, компенсировать его расходы можно, если будет соответствующий приказ руководителя. Но вообще в ваших интересах и в интересах компании этого не делать. На то есть несколько причин.

Во-первых, вы не сможете списать такие расходы при расчете налога на прибыль. Ведь они не соответствуют требованиям пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ (письмо Минфина России от 28 апреля 2010 г. № 03-03-06/4/51).

Во-вторых, возместив затраты, не подтвержденные документами, вам автоматом придется заплатить страховые взносы. Обратите внимание вот на что: формально если нет оправдательных бумаг, то на расходы по найму жилого помещения не нужно начислять взносы в пределах норм, установленных законодательством (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, далее — Закон № 212-ФЗ). Однако данной оговоркой могут воспользоваться лишь учреждения, финансируемые из федерального бюджета. Именно так считают в Минздравсоцразвития России, о чем свидетельствует письмо ведомства от 11 ноября 2010 г. № 3416-19. Что касается коммерческих организаций, то для них «неподтвержденных» нормативов нет. Значит, и льгота не действует.

Осторожно!

Если нет документов, подтверждающих оплату жилья во время командировки, безопаснее начислить страховые взносы.

В-третьих, понадобится также заплатить взносы на травматизм. Причина проста. С начала текущего года суммы командировочных, освобождаемые от уплаты таких взносов, те же, что и в статье 9 Закона № 212-ФЗ. Это следует из части 2 статьи 20.2 новой редакции Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ (далее — Закон № 125-ФЗ).

И наконец, в-четвертых, такой подход дисциплинирует работников. Чтобы получить компенсацию, они в дальнейшем будут внимательнее относиться к тому, что в бухгалтерию следует передавать все необходимые командировочные документы.

Да, единственная поблажка — с неподтвержденных бумагами затрат по жилью не нужно удерживать НДФЛ. Но, опять же, с оговоркой. Налога не будет, когда компенсируется не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории России и не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной служебной поездке. Таково требование пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ.

Оплачивайте питание, только если его стоимость не выделена отдельно

Зачастую питание входит в стоимость железнодорожных и авиабилетов, а также услуг гостиницы. Тут важен принципиальный момент: выделена плата за еду отдельной строкой или нет. Если такая расшифровка отсутствует, то все здорово. Расходы можно компенсировать, а затем без проблем списать, не начисляя взносы и не удерживая НДФЛ.

А вот когда стоимость питания в счете отеля или билете указана обособленно, все не так радужно. Так, в целях налогообложения прибыли нельзя списывать расходы на обслуживание в барах, ресторанах и номерах (подп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ). Поэтому возмещение затрат на питание списать не удастся.

Более того, безопаснее будет начислить на компенсацию все обязательные страховые взносы (см. письмо Минздравсоцразвития России от 6 августа 2010 г. № 2538-19). Ведь траты на еду прямо не упомянуты в статье 9 Закона № 212-ФЗ и статье 20.2 Закона № 125-ФЗ. Схожая история и с НДФЛ. По мнению чиновников, оплата питания, выделенная отдельной строкой, не считается компенсацией командировочных расходов. А раз так, то налог на доходы все же нужно удерживать и перечислять в бюджет. Подобным образом рекомендуют поступать представители Минфина России в письме от 14 октября 2009 г. № 03-04-06-01/263.

Важная деталь

Со стоимости питания, выделенной в счете гостиницы отдельной строкой, удерживают НДФЛ.

Не выдавайте суточные, если работник может каждый день возвращаться домой из места командировки

Как вы помните, суточные выдают работникам до того, как они отправятся в командировку. Списывают такие выплаты независимо от того, есть оправдательные документы или нет. Достаточно прописать в локальном акте (скажем, в положении о командировках) размер суточных и все. Расходы при расчете налога на прибыль можно списывать, а страховые взносы не начислять. Причем никто не запрещает варьировать размер суточных в зависимости от того, в какой регион России или зарубежную страну отправляют работника. Единственное ограничение: суточные нормируются в целях НДФЛ на основании пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ. База по налогу на доходы физлиц не возникает, если данная выплата составляет не более 700 руб. в день при поездках по РФ и не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.

Ситуация коренным образом меняется, когда работник может каждый день добираться из дома туда, где он выполняет служебное задание вдали от основного места работы. Тогда суточные вообще не выплачивают. Основание — пункт 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749. Правда, насколько целесообразны такие перемещения, руководитель компании решает самостоятельно. Во внимание принимается дальность расстояния, условия транспортного сообщения, характер выполняемого задания, а также то, что работнику нужно отдыхать. Например, если дорога на общественном транспорте в один конец занимает три часа или более, то смысла гонять туда-сюда человека нет. Значит, надо выплачивать суточные и компенсировать расходы по найму жилья.

Когда же суточные выдавать не нужно, то списать такие выплаты в налоговом учете нельзя. В противном случае неизбежны споры с инспекторами.

Вдобавок к этому, выдав суточные, придется начислить взносы на обязательные виды страхования. Ведь данная выплата происходит в рамках трудовых отношений и не считается компенсацией применительно к статье 9 Закона № 212-ФЗ и статье 20.2 Закона № 125-ФЗ.

Ну и, конечно же, нужно будет удержать и перечислить в бюджет НДФЛ. Уж точно так рассуждают налоговики на местах. Об этом свидетельствует арбитражная практика. К сожалению, судьи склонны поддерживать в этом вопросе ревизоров (см., например, постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 19 мая 2009 г. по делу № А32-2910/2008-29/78-56/247).

Осторожно!

Налоговики считают, что НДФЛ нужно удерживать с суточных, если сотрудник может ежедневно возвращаться домой из места командировки.

Относите на расходы арендные платежи по квартире только за то время, когда в ней фактически проживают сотрудники

Предположим, работники постоянно ездят в один и тот же город. Чтобы каждый раз не бронировать номер в гостинице, вы стали снимать квартиру и платить за нее за целый месяц. Ведь одни работники уедут, а другие через некоторое время опять приедут. Если же арендовать жилье посуточно, то выйдет значительно дороже.

Однако у данного подхода есть серьезный недостаток. По версии чиновников, списать в целях налогообложения прибыли можно плату за квартиру лишь за те дни, когда в ней фактически проживали сотрудники вашей компании. Дескать, если вы платите за время простоя жилья, то это необоснованные расходы (письмо Минфина России от 25 марта 2010 г. № 03-03-06/1/178). И учитывать их при расчете налога на прибыль крайне рискованно.

А вот проблем со взносами и НДФЛ в этой ситуации не возникает. Ведь платежи за то время, что жилье не используется, нельзя повесить на кого-либо из работников при всем желании.

Отправляя в командировку работника на его личном автомобиле, оформите договор аренды

На первый взгляд, что плохого, если человек поедет на личной машине? Как обычно, подвох в трактовке законодательства, которую применяют чиновники. Они уверены: при таких обстоятельствах расходы в целях налогообложения прибыли являются компенсацией за использование личного авто в служебных целях. А раз так, то траты надо списывать в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92. Напомним, что максимум — это 1500 руб. в месяц, да и то для авто с мощностью двигателя свыше 2000 куб. см. Причем в данную сумму включаются все затраты, связанные с обслуживанием машины (бензин, ремонт, мойка и пр.). На все, что вы выплатите сверх данной суммы, придется потратить чистую прибыль согласно пункту 38 статьи 270 Налогового кодекса РФ. Об этом сказано в письме ФНС России от 21 мая 2010 г. № ШС-37-3/2199.

Хорошо хоть страховые взносы платить не нужно. Ведь вы выплачиваете компенсацию за использование личного имущества в служебных целях, предусмотренную статьей 188 Трудового кодекса РФ. Соответственно, применяются нормы пункта 2 части 1 статьи 9 Закона № 212-ФЗ и пункта 2 части 1 статьи 20.2 Закона № 125-ФЗ.

Что касается НДФЛ, то долгое время чиновники рассуждали следующим образом. Налогом на доходы облагается компенсация, выплачиваемая сверх норм, приведенных в постановлении № 92. Теперь же в Минфине России считают: НДФЛ не нужно удерживать со всей суммы, выплачиваемой за использование личного автомобиля (письмо от 24 марта 2010 г. № 03-04-06/6-47).

Еще по этой теме

О том, как учитывать компенсацию за использование личной машины, если работник ездит на ней по доверенности, читайте в статье «С компенсации сотруднику за использование его машины удерживать НДФЛ не надо» (опубликована в журнале «Главбух» № 4, 2011). 

Решением может быть аренда автомобиля работника на время командировки. В этом случае у вас будет возможность списать арендную плату в налоговом учете. Правда, на стоимость услуг по управлению машиной придется начислить взносы, уплачиваемые в силу Закона № 212-ФЗ. Также нужно будет удержать и перечислить НДФЛ со всех выплат в рамках договора аренды. Конечно, все это актуально, только если работник не согласен эксплуатировать свой автомобиль бесплатно. Или же его не устраивает компенсация в пределах лимита, о котором мы сказали выше.

Не компенсируйте работнику стоимость услуг VIP-зала в аэропорту

Налоговики на местах регулярно снимают расходы на услуги VIP-зала для командированных сотрудников. Более того, прежде судьи соглашались с доводами ревизоров: данный сервис является вспомогательным. Раз без него можно обойтись, то и списывать при расчете налога на прибыль понесенные траты ни к чему. В качестве примера решения в пользу налоговиков можно привести постановление ФАС Поволжского округа от 5 июня 2007 г. по делу № А12-18805/06.

К счастью, теперь арбитражные судьи чаще занимают сторону компаний, отказывая инспекторам. Ведь в зале повышенной комфортности можно вести переговоры с соблюдением конфиденциальности и коммерческой тайны, а также решать различные производственные задачи. К тому же перечень командировочных расходов является открытым. В частности, такие рассуждения изложены в постановлении ФАС Московского округа от 3 июня 2009 г. № КА-А40/4697-09-2.

Тем не менее от того, что в вашем случае судьи не поддержат налоговиков, никакой страховки нет. Да и лишние судебные разбирательства вам наверняка ни к чему.

Еще один аргумент в пользу того, чтобы не компенсировать услуги VIP-зала. На их стоимость придется начислить страховые взносы во внебюджетные фонды. По крайней мере в этом уверены чиновники (см. письмо Минздравсоцразвития России от 6 августа 2010 г. № 2538-19). Причина проста — данные платежи взимаются не в обязательном, а в добровольном порядке. Значит, положения статьи 9 Закона № 212-ФЗ и статьи 20.2 Закона № 125-ФЗ не работают.

С налогом на доходы тоже вопрос спорный. Ревизоры считают, что НДФЛ удерживать нужно.

Судьи же в подавляющем большинстве случаев не соглашаются с инспекторами. Мотивация у арбитражных судов та же, что и в случае с налогом на прибыль. Правда, ссылаются судьи на пункт 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ (см., например, постановление ФАС Московского округа от 14 сентября 2010 г. № КА-А40/10158-10).

Вот и получается, что, оплатив услуги VIP-зала в аэропорту, компания не только понесет дополнительные расходы, но и попадет под пристальное внимание налоговиков и контролеров из внебюджетных фондов. Так что лучше все-таки обойтись без такого сервиса.

Переводите на русский документы, составленные на иностранном языке

Если речь идет о заграничных командировках, то желательно перевести на русский язык счета, билеты и другие документы, подтверждающие затраты.

Важная деталь

Документы, подтверждающие расходы на загранкомандировки, нужно перевести на русский язык.

Хоть компания и потратится на переводчика, зато сможет без проблем списать командировочные расходы в налоговом учете. Этот вывод следует из письма Минфина России от 24 марта 2010 г. № 03-03-07/6.

Какие дополнительные расходы возмещаются работнику, направляемому в загранкомандировку

1. Затраты на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов.

2. Обязательные консульские и аэродромные сборы.

3. Сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта.

4. Расходы на оформление обязательной медицинской страховки.

5. Иные обязательные платежи и сборы.

Данный перечень затрат приведен в пункте 23 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Главное, о чем важно помнить

1.Безопаснее оплачивать питание в поездах (самолетах) и гостиницах, если его стоимость не выделена в билетах и счетах отдельной строкой.

2. Если работник каждый день может возвращаться домойиз места командировки, то лучше не выплачивать суточные.

3. Отправив сотрудника в командировку на личном автомобиле, проездные траты придется нормировать при расчете налога на прибыль.

4. Списывать стоимость услуг VIP-зала в целях налогообложения прибыли рискованно.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Какие отчеты руководитель просит Вас сделать в Excel чаще всего?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка