Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

В декабре вам может прийти сразу два требования из налоговой

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Как на упрощенной системе правильно учесть компьютеры и программы для них

24 февраля 2011 586 просмотров

, ведущий эксперт журнала «Главбух»

Чем поможет эта статья: Правильно учесть расходы на покупку компьютеров, замену деталей и установку программного обеспечения.
От чего убережет: От   споров с инспекторами по поводу того, что занижена база по «упрощенному» налогу.

В учете затрат на компьютерную технику важно, во сколько обошлось имущество и как долго вы планируете его использовать. Исходя из этого, возможно два варианта учета затрат. Первый — в составе основных средств. Второй — в составе материалов. Рассмотрим оба случая. А также разберемся, как правильно учесть затраты на программное обеспечение компьютера. Речь пойдет о компаниях, выбравших объект «доходы минус расходы».

Как списывать расходы на покупку компьютера и замену комплектующих, если истратили больше 40 000 руб.

Если компьютер планируется использовать дольше 12 месяцев и за него заплатили больше 40 000 руб., объект относится к основным средствам. А списывать расходы на покупку основных средств позволяет подпункт 1 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ. Учесть затраты можно, если есть стандартный набор подтверждающих бумаг: это договоры, платежные поручения либо кассовые чеки, счета-фактуры, накладные и пр.

Важная деталь

Затраты на компьютер подтверждает стандартный набор документов: договоры, платежки, счета-фактуры, накладные и т. д.

Тут важно вот что. По версии чиновников, учитывать компьютер надо как единый объект. Ведь системный блок, монитор, клавиатура и мышь могут работать только в комплекте.

Значит, это и есть одно основное средство (см., например, письмо Минфина России от 2 июня 2010 г. № 03-03-06/2/110 ). Хоть данное письмо и адресовано компаниям на общем режиме, оно в полной мере применимо и «упрощенщиками». Соответственно, нужно сложить затраты на покупку всех составных частей компьютера.

Осторожно!

Чиновники рекомендуют учитывать все составные части компьютера (монитор, системный блок и пр.) как единый объект.

Обратите внимание: компании на «упрощенке» определяют первоначальную стоимость основных средств по правилам бухгалтерского учета. В частности, принимаются во внимание не только суммы, перечисленные поставщику, но и плата за доставку и другие затраты ( п. 8 ПБУ 6/01 ). И еще один момент. Так как «упрощенщики» не признаются плательщиками НДС, то «входной» налог также включается в первоначальную стоимость.

Расходы списывайте поквартально равными долями в течение календарного года, когда купили компьютер. Главное здесь — начать использовать объект и оплатить его. Таковы требования пункта 3 статьи 346.16 и  подпункта 4 пункта 2 статьи 346.17 Налогового кодекса РФ.

Пример: Компания списывает в расходы стоимостькомпьютера, купленного в апреле 2011 года

ООО «Сатурн» в апреле 2011 года приобрело компьютер, в состав которого вошли:

—системный блок — 29 500 руб. (в том числе НДС — 4500 руб.);

—монитор — 5900 руб. (в том числе НДС — 900 руб.);

— источник бесперебойного питания — 2360 руб. (в том числе НДС — 360 руб.);

— сетевой фильтр — 236 руб. (в том числе НДС — 36 руб.);

— клавиатура и мышь — 1770 руб. (в том числе НДС — 270 руб.).

Расходы на доставку компьютера составили 944 руб. (в том числе НДС — 144 руб.). Таким образом, если следовать позиции Минфина России, первоначальная стоимость компьютера составляет 40 710 руб. (29 500 + 5900 + 2360 + 236 + 1770 + 944). Значит, объект считается основным средством.

Компания стала использовать компьютер в том же месяце, как купила. Поскольку ввод имущества в эксплуатацию произошел во II квартале, бухгалтер ООО «Сатурн» спишет расходы тремя равными долями по 13 570 руб. (40 710 руб. : 3) по состоянию на 30 июня, 30 сентября и 31 декабря 2011 года.

Перейдем к тому, как учитывать замену элементов компьютера. Тут возможно два варианта.

Вариант первый: характеристики компьютера после замены комплектующих существенно улучшаются, скажем, увеличена оперативная память. Вдобавок к этому изменился функционал компьютера. Например, его теперь используют как сервер. Тут речь идет о модернизации оборудования. В данном случае затраты на обновление списывают постепенно в течение календарного года. Таковы требования подпункта 1 пункта 1 статьи 346.16 и  пункта 3 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ ( письмо Минфина России от 14 ноября 2008 г. № 03-11-04/2/169 ). То же касается и «входного» НДС. К слову сказать, подобным образом усовершенствовать компьютер возможно далеко не всегда. Так что и делают это довольно редко.

Второй вариант: характеристики компьютера остаются прежними либо улучшаются, но предназначение объекта не меняется. Иными словами, как работал на компьютере один человек, так и продолжает работать. В этой ситуации расходы на его ремонт списывайте единовременно на основании подпункта 3 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ. Также целиком и сразу учитывайте НДС со стоимости запчастей и выполненных работ, предъявленный продавцами (исполнителями), в силу подпункта 8 пункта 1 статьи 346.16 кодекса.

Какие документы понадобятся, чтобы учесть затраты на модернизацию или ремонт компьютера? Это, конечно же, привычные договоры, платежки и пр. Но есть и специфические бланки. Например, если вы передаете системный блок или монитор сторонней организации или ремонтному отделу вашей компании, то оформляйте акт по  форме № ОС-3 .Если починкой имущества занимается подрядчик, то обычно оформляют акт приема-передачи (как правило, готовый шаблон имеется у исполнителя). Когда же замена деталей происходит на месте, например, вместо сломанной клавиатуры поставили новую, составьте акт в произвольной форме. Примерный образец акта мы привели здесь.

Как учесть затраты на компьютер,если его стоимость меньше 40 000 руб.

Сегодня комплектующие компьютеров постоянно дешевеют. Поэтому полная стоимость оборудования все чаще составляет менее 40 000 руб.

Важная деталь

Если совокупные расходы на покупку компьютера оказались меньше 40 000 руб., то затраты списывают единовременно после их оплаты.

Если ваша компания приобрела такой недорогой компьютер, то в составе основных средств учитывать его не надо. Расходы списывайте единовременно на дату, когда введете компьютер в эксплуатацию. Данный вывод следует из  подпункта 3 пункта 1 статьи 254, подпункта 5 пункта 1 статьи 346.16 и  пункта 2 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ. Естественно, вы должны расплатиться с продавцом ( подп. 1 п. 2 ст. 346.17 кодекса ). 

Теперь что касается замены комплектующих. Бумаги, подтверждающие замену деталей, тут в принципе те же, что и в случае учета компьютера в составе основных средств.

Есть только один нюанс: при передаче компьютера в другое подразделение вашей компании заполните специальное требование-накладную по  форме № М-11 (шаблон есть в  постановлении Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а ).

Предположим, речь идет о модернизации компьютера. Если затраты на компьютер вы списываете единовременно, то и расходы на последующее улучшение его характеристик отражайте целиком и сразу. Это следует из подпунктов 5 и 6 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ.

Со средствами, истраченными на ремонт, также все довольно просто. Хотя они и не поименованы прямо в закрытом перечне «упрощенных» расходов (приведен в  п. 1 ст. 346.16 кодекса ). Так, стоимость самих заменяемых деталей учитывайте в составе материальных расходов.

Аналогичным образом списывайте и оплату работ по починке компьютера ( п. 1 ст. 254 , подп. 5 п. 1 ст. 346.16 , п. 2 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ ). Кстати, согласны с этим и в Минфине России, о чем свидетельствует письмо от 14 ноября 2008 г. № 03-11-04/2/169 .Если же ремонтом занимаются работники вашей компании, то выплаченные им суммы являются расходами на оплату труда. А такие затраты списываются в полном объеме на основании подпункта 6 пункта 1 статьи 346.16 кодекса.

В любом случае, улучшились характеристики компьютера или нет, НДС со стоимости запчастей и выполненных работ, предъявленный поставщиками и подрядчиками, учитывайте единовременно. Это позволяет сделать подпункт 8 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ.

Как списывать затратына компьютерные программы

Что касается программного обеспечения, то здесь важно, есть у компании исключительные права на него или нет. Если да и вы планируете пользоваться софтом более 12 месяцев, который обошелся дороже 40 000 руб., то это нематериальный актив, затраты на который учитывают постепенно. Значит, списывайте затраты так же, как и в случае с покупкой основного средства — равными долями в течение года ( п. 3 и  4 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ).

А вот когда программа обошлась дешевле 40 000 руб., расходы учитывайте единовременно после оплаты в силу подпункта 2.1 пункта 1 статьи 346.16 кодекса. Этой же нормой руководствуйтесь, если у компании только неисключительные права на софт, то есть заключен лицензионный договор с правообладателем.

Затраты на обновление компьютерных программ списывайте на основании подпункта 19 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ. «Входной» НДС со стоимости недорогого и «неисключительного» софта, а также его обновления, отражайте отдельной строкой ( подп. 8 п. 1 ст. 346.16 кодекса ).

Еще по этой теме

О том, что грозит компании, которая использует контрафактные программы, читайте в статье «Мы используем пиратские программы, что нам будет?» (опубликована в журнале «Главбух» № 22, 2010 ).

С документами все довольно просто. Во-первых, нужен стандартный набор бумаг: акты, чеки, счета и пр. Во-вторых, понадобится также лицензионный договор (если нет исключительных прав) либо контракт и иные документы, из которых будет явно видно, что компании принадлежат исключительные права на программу.

На первый взгляд все ясно. Однако есть пара спорных ситуаций, которые стоит рассмотреть более детально.

Если программы уже были установленыпри покупке компьютера

Зачастую при покупке системного блока в нем уже установлено какое-либо программное обеспечение (например, операционная система). Так вот, цена таких программ также включается в первоначальную стоимость компьютера. На этом настаивают чиновники из ФНС России в  письме от 29 ноября 2010 г. № ШС-17-3/1835 .

Мотивация налоговиков довольно простая — без софта компьютер не сможет работать. Так что выделять стоимость программ в данном случае не нужно.

Точка зрения налоговиков, мягко говоря, неоднозначная. Ведь нигде в налоговом и бухгалтерском законодательстве не сказано, что программы нужно включать в первоначальную стоимость основного средства. Однако цена вопроса обычно невелика. Так что проще действовать так, как рекомендуют чиновники. Либо покупайте программы отдельно от компьютера.

Если программы ставятна личный компьютер работника

Бывает, что компания ставит программы на личные ноутбуки либо компьютеры работников. Тут важно помнить о таком моменте. Списать стоимость такого софта можно, только если удастся доказать, что сотрудник использует свой компьютер в работе. А доказать это реально, если компания платит ему за использование компьютера компенсацию, надбавку к зарплате или арендную плату.

Отметим, что выгоднее всего именно последний вариант. Он подразумевает то, что компания берет компьютер сотрудника в аренду. За это ему полагается арендная плата, которую можно учесть при расчете «упрощенного» налога (в отличие от варианта с компенсациями). Основание — подпункт 4 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ. Кроме того, руководствуясь данной нормой, можно списать и компенсацию расходов арендодателя (например, стоимость тех же программ). Очевидный плюс еще и в том, что страховые взносы начислять на арендную плату не нужно (в отличие от варианта с надбавками).

Напоследок — пару слов про НДФЛ. Если вы платите за арендуили начисляете надбавку к зарплате, то налог на доходы нужно удерживать.

В то же время когда речь идет о компенсации за личное имущество, обязанностей налогового агента по НДФЛ не возникает. Напомним, что в данном случае затраты вы возмещаете в силу статьи 188 Трудового кодекса РФ. Значит, действует норма пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ.

Главное, о чем важно помнить

1. Чиновники рекомендуют учитывать составные части компьютера (монитор, системный блок, клавиатуру и мышь) как единый объект.

2. Если компьютер отражен как основное средство, то замена его деталей на более производительные считается ремонтом. А вот когда после улучшения меняется назначение объекта, то это уже модернизация. Расходы на такие улучшения нужно списывать равными платежами в течение года.

3. По общему правилу в первоначальную стоимость компьютера не включается цена программного обеспечения. Однако если софт был изначально установлен при покупке системного блока, то налоговики рекомендуют не выделять цену программы.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Новости по теме

Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка