Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

В свежем «Главбухе»

На каком счете — 70 или 76 — отражать доходы подрядчиков

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Документы, которые помогут вам защитить представительские расходы

24 марта 2011 19504 просмотра
Почему эти документы важны: Налоговики могут снять представительские расходы и вычеты НДС по ним, если не будет подтверждающих документов или они будут составлены неверно.
В чем часто ошибаются: Сведения, указанные в разных подтверждающих документах, не соответствуют «первичке» или друг другу.

Когда потребуются документы

Сначала давайте вспомним, какие, собственно, расходы относятся к представительским ( п. 2 ст. 264 Налогового кодекса РФ ). Это затраты на:

  • официальный прием (завтрак, обед и т. п.);
  • буфетное обслуживание;
  • доставку участников переговоров к тому месту, где они про- ходят;
  • услуги переводчиков.

Если ваша компания на «упрощенке»

Организации,применяющие «упрощенку», представительские расходы учесть не могут. 

Этот список инспекторы считают закрытым. Но при желании с ними можно поспорить, так как суды придерживаются противоположного мнения (см., например, постановление ФАС Московского округа от 3 сентября 2010 г. № КА-А40/10128-10 ).

Обратите внимание: в состав представительских расходов можно включить затраты на переговоры как с контрагентами компании, так и с потенциальными партнерами. Чиновники также разрешили учитывать расходы и на прием граждан, которые не представляют какие-либо компании. Причем даже несмотря на то, что в Налоговом кодексе РФ упомянуты только переговоры с представителями организаций. Об этом сказано в письме Минфина России от 27 марта 2009 г. № 03-03-06/2/64 .Значит, по аналогии можно списать в состав представительских и затраты на встречи с предпринимателями.

Подпадают под представительские и расходы на прием участников, прибывших на заседания совета директоров (правления). Но вот если компания принимает представителей своих же филиалов, расходы лучше не учитывать.

Где проводятся деловые встречи, значения не имеет. Переговоры можно вести и в офисе компании, и на территории контрагента. А также в ресторанах, кафе и т. д. Не стоит только учитывать расходы на встречи в бильярдных, залах для игры в боулинг. Даже если партнеры занимались там исключительно деловыми вопросами, налоговикам это не докажешь.

Нередко, чтобы организовать прием, компании привлекают профессионалов. А те уже оформляют зал для переговоров, организуют фуршет, подарки и т. п. В этом случае обратите внимание на конкретные услуги, которые указаны в счете. И не учитывайте те расходы, которые не входят в закрытый перечень. Например, затраты на оформление зала для переговоров ( письмо Минфина России от 25 марта 2010 г. № 03-03-06/1/176 ). Если же вы спишете такие затраты, то готовьтесь к спору с инспекторами. К счастью, судьи в этом вопросе на стороне компаний ( постановление ФАС Московского округа от 3 сентября 2010 г. № КА-А40/10128-10 ).

Каким требованиям должны соответствовать бумаги

Практика показывает, что инспекторы дотошно изучают все бумаги, относящиеся к представительским расходам. Конечно, теоретически то, что расходы неоправданны, должны доказывать налоговики ( определение Конституционного суда РФ от 4 июня 2007 г. № 320-О-П ). Но часто получается так, что обосновывать затраты компании приходится именно бухгалтеру. И без полного комплекта бумаг тут не обойтись.

Так что, если не хватает каких-то первичных документов по конкретным расходам на официальный прием, при расчете налога эти затраты лучше не учитывать.

Кроме того, нужно проследить, чтобы в бумагах не было расхождений. Например, бывает так, что в приказе и акте названы разные места переговоров. При таком несоответствии инспекторы скорее всего снимут расходы на официальное мероприятие и доначислят налог на прибыль. Другой пример — даты первичных документов не соответствуют дате мероприятия, указанной в акте.

Осторожно!

Проверьте, чтобы в документах, которые подтверждают расходы, не было расхождений.

Еще совет. Не стоит подходить к бумагам формально. Нужно привести конкретные виды расходов, их суммы. А описание переговоров не ограничивать одной шаблонной фразой (например, «обсуждение условий сотрудничества»). Лучше отразить конкретные детали.

Для многих документов, которые нужно составить, не предусмотрено специальных форм. Но они должны иметь обязательные реквизиты, которые указаны в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Какие документы требуют налоговики

Чтобы подтвердить представительские расходы компании, помимо стандартной «первички» потребуются следующие документы.

Приказ

Прежде всего руководитель компании должен издать приказ, в котором сотруднику будет поручено организовать или провести переговоры. В этом и других документах советуем обозначать цель мероприятия как «установление (или поддержание) сотрудничества». Именно такая формулировка приведена в Налоговом кодексе РФ. Образец приказа представлен здесь.

Программа официального приема

План встречи лучше закрепить отдельным документом. Кстати, эта бумага нужна не только для налоговиков. Ведь партнерам принято заранее сообщать программу мероприятий. В этой бумаге приведите цели, место, сроки мероприятий, списки делегатов. Назвать документ можно «программой официального приема», «планом представительского мероприятия» и т. п. Главное, его должен обязательно утвердить руководитель компании. Пример программы официального приема размещен здесь.

Смета расходов

На каждый прием нужно составлять смету расходов. В ней указывают, сколько планируется потратить на мероприятие, с точной разбивкой затрат. Этот документ тоже утверждает генеральный директор.

Отчет о представительских расходах

После деловой встречи сотрудник, ответственный за переговоры, составляет отчет (см. образец этого документа >>>). Контролеры требуют, чтобы в нем были такие данные:

1) цель мероприятий;

2) дата и место переговоров;

3) программа мероприятий (можно сделать ссылку на соответствующий документ);

4) состав приглашенной делегации;

5) участники принимающей стороны;

6) результаты переговоров;

7) сумма расходов на представительские цели.

В списках участников нужно привести не только фамилии, но и должности.

Особое внимание уделите позиции отчета, посвященной результатам переговоров. Инспекторы обычно не соглашаются с расходами, если мероприятия не имели результата. Лучше всего, когда по итогам подписаны договоры. Хотя бы предварительные. В любом случае оптимально составлять по итогам переговоров совместный документ. Например, протокол о намерениях, который ни к чему особо стороны не обязывает.

Другой вариант — сослаться в отчете на предварительные договоренности, которые не подкреплены договорами, но описаны в протоколе. Может быть, участники также обменялись какими-то бумагами (например, планами совместного проекта). Все это нужно зафиксировать в отчете, подкрепить ссылками на документы и приложить их копии. Если же в отчете показать в качестве итогов совсем нечего, а суммы истрачены не слишком большие, расходы лучше не учитывать. Либо судиться с инспекцией, ведь суды не выдвигают таких строгих требований, как инспекторы ( постановление ФАС Центрального округа от 27 августа 2009 г. по делу № А48-2871/08-18 ).

Расходы в отчете нужно привести в разбивке по видам с указанием конкретных сумм. Разумеется, на все расходы, перечисленные в отчете, должны быть первичные документы ( письмо Минфина России от 1 ноября 2010 г. № 03-03-06/1/675 ).

Акт для учета расходов

Вместе с отчетом ответственный сотрудник составляет и акт, на основании которого списывают расходы. Подобный документ называют еще исполнительной сметой. В нем приводят дату и место деловой встречи, участников (Ф.И.О., должности) и сумму расходов, которые признаются в качестве представительских, со ссылкой на отчет о проведении официального приема. Акт утверждает глава компании. На основании этого документа бухгалтер может отразить представительские расходы в налоговом учете.

Обратите внимание, что все перечисленные документы нужно составлять на каждый прием или встречу с партнерами.

Положение о представительских расходах

Компаниям, которые часто ведут переговоры с контрагентами, мы рекомендуем составить специальный внутренний документ. Например, положение о представительских расходах. В нем удобно прописать, какие бумаги кто составляет и утверждает. Тогда бухгалтеру будет легче собирать необходимый комплект документов.

В таком внутреннем положении можно установить и внутренние лимиты представительских расходов по их видам. Тогда на основании этих норм будет легко составлять смету расходов. Можно утвердить эти лимиты и отдельным приказом. Пример этого документа приведен здесь.

Еще один вариант — отразить важные моменты, связанные с представительскими расходами, в учетной политике.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка