Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

В декабре вам может прийти сразу два требования из налоговой

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Решения всех летних проблем — на «горячей линии» по отпускным

5 мая 2011 51 просмотр
С 11 по 17 апреля любой желающий мог задать свой вопрос о расчете отпускных на нашем форуме на сайте. За эту неделю к нам поступило несколько десятков обращений. Весьма вероятно, что среди вопросов, которые мы разобрали, вы найдете свою ситуацию. Воспользуйтесь нашими рекомендациями! Они помогут избежать споров как с собственными сотрудниками, так и с проверяющими.

Когда возникает право на отпуск

Когда работник может уйти в оплачиваемый отпуск?

По правилам Трудового кодекса РФ оплачиваемый отпуск положен работнику ежегодно (ст. 122 Трудового кодекса РФ). При этом имеется в виду рабочий, а не календарный год. Рабочий год составляет 12 полных месяцев и в отличие от календарного начинается не 1 января, а в день, когда работник был зачислен в штат компании.

Если ваша компания на «упрощенке»

Все рекомендации по расчету отпускных, приведенные в данной статье, актуальны как для компаний на общем режиме, так и для применяющих упрощенную систему.

За первый год работы право на отпуск возникает у сотрудника по истечении шести месяцев его непрерывной работы в данной организации.

Но если руководство не против, оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и раньше, до истечения шести месяцев. А в случаях, перечисленных в статье 122 Трудового кодекса РФ, сделать это администрация компании просто обязана. Так, независимо от стажа оплачиваемый отпуск полагается женщинам перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него.

Какие периоды включаются в стаж, который дает право на отпуск?

В отпускной стаж прежде всего включается время фактической работы, а также время, когда сотрудник фактически не работал, но за ним сохранялось место работы (должность). Это определяет статья 121 Трудового кодекса РФ.

Теперь перечислим периоды, которые в стаж не включаются. Среди них:

  • время, когда работник отсутствовал на работе без уважительных причин (в том числе если его отстранили от работы в случаях, предусмотренных ст. 76 Трудового кодекса РФ);
  • время отпусков по уходу за ребенком;
  • время отпусков без сохранения заработной платы сверх 14 календарных дней в течение рабочего года.

По окончании отпуска по беременности и родам сотрудница вышла на работу на неполный рабочий день. При этом она оформила отпуск по уходу за ребенком. Нужно ли это время включать в стаж, дающий право на отпуск?

Период отпуска по беременности и родам включается в стаж, дающий право на отпуск. А вот время отпуска по уходу за ребенком по общему правилу в данном стаже не учитывается ( ч. 2 ст.121 Трудового кодекса РФ ). Однако в вашем примере во время такого отпуска сотрудница трудилась (пусть и неполный рабочий день). Поэтому период работы, даже по графику неполного рабочего времени, должен быть включен в стаж, дающий право на отпуск.

Но при этом учтите: когда ваша сотрудница соберется отдыхать, посчитать ей отпускные вы должны исходя из фактически начисленных в расчетном периоде сумм.

Наш директор не был в отпуске с 2007 года. Может ли он сейчас отгулять все накопившиеся у него отпуска?

Да, конечно. Оставшиеся с прошлых лет отпуска никоим образом не «сгорают», и ваш директор может их отгулять сейчас. Но не забывайте, что статья 124 Трудового кодекса РФ запрещает не предоставлять отпуск в течение двух лет подряд. В противном случае не исключено, что инспекторы из Роструда оштрафуют вас при проверке за несоблюдение трудового законодательства.

Как определить расчетный период

Сотрудник принят на работу 12 мая 2010 года. С 11 апреля 2011 года он ушел в отпуск. Какой расчетный период я должна была установить? И как посчитать количество календарных дней, приходящихся на отработанное в мае 2010 года время?

В этом случае расчетным периодом будет промежуток времени, в течение которого работник числится в организации. При этом тот месяц, когда сотрудник уходит в отпуск, в расчет не принимается. То есть в вашем случае посчитать отпускные нужно исходя из заработка за период с 12 мая 2010 года по 31 марта 2011 года. А количество календарных дней за май 2010 года следует определить так:

29,4 дн. : 31 дн. × 20 дн. = 18,9677 дн.,

где 31 дн. — количество дней в мае, а 20 дн. — число дней, которые сотрудник отработал в мае 2010 года.

При этом за каждый полностью отработанный месяц возьмите 29,4 дн. Такой порядок определяет пункт 10 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922.

Вообще же по общему правилу отпуск оплачивается исходя из среднего заработка сотрудника за последние 12 календарных месяцев (ст. 139 Трудового кодекса РФ). То есть, если работник планирует отдыхать в августе 2011 года, средний заработок для расчета отпускных нужно определить за период с 1 августа 2010 года по 31 июля 2011 года.

Работник трудится в компании с 1 декабря 2010 года. До этого он работал в другой организации. С 10 мая 2011 года этот сотрудник идет в отпуск. Должна ли я при расчете отпускных учитывать его заработок в прошлой компании?

Нет, у вас нет никаких оснований учитывать заработок сотрудника до его трудоустройства в вашу организацию. В отличие от нового порядка расчета пособий заработок на прошлых местах работы на сумму отпускных никак не влияет. Их размер определяется только исходя из тех выплат, которые сотрудник получил именно в вашей компании.

Одна из сотрудниц написала заявление на отпуск с 12 мая 2011 года, но заработка в предыдущие 12 месяцев у нее нет, поскольку она идет отдыхать сразу после окончания отпуска по уходу за ребенком. Как определить расчетный период в такой ситуации? Она работает в нашей организации с 2005 года, находится в декретном отпуске с 4 марта 2008 года.

В таком случае вам нужно брать в расчет последние 12 календарных месяцев, в течение которых сотруднице начислялась зарплата.

То есть в вашем примере это период с 1 марта 2007 года по 29 февраля 2008 года. Это определяет пункт 6 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922.

Сотрудник в расчетном периоде был в отпуске, а также на больничном. Как мне это учесть при расчете ему отпускных?

Отпускные и больничное пособие в общий заработок сотрудника не включайте. Также из расчета исключите и само время отпуска и болезни. Об этом сказано в пункте 5 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922.

Как упростить работу

Быстро и без ошибок рассчитать отпускные вы можете с помощью «Безошибочного расчетчика зарплат», которым все подписчики могут пользоваться бесплатно по адресу rz.glavbukh.ru на нашем сайте.

Как не ошибиться при индексации выплат

У нас на предприятии в марте этого года всем подняли зарплату и премии к ней на 10 процентов. В апреле один из работников идет в отпуск. Из расчета какой зарплаты ему должны быть рассчитаны отпускные?

Тут без индексации не обойтись.

Вообще пересчитывать средний заработок нужно при повышении заработной платы в организации, филиале либо структурном подразделении. То есть, если, скажем, зарплата выросла только у одного или нескольких сотрудников, новый оклад берется с момента повышения. Отдельный пересчет прежних выплат делать не нужно.

А вот если, как в вашем случае, приказом по предприятию увеличены оклады всем сотрудникам компании, то в такой ситуации выплаты до повышения надо скорректировать.

Чтобы правильно сделать пересчет, вы должны рассчитать специальный коэффициент. Причем в настоящее время он зависит не только от того, на сколько повысился оклад, но и от того, поменялись ли при этом связанные с ним ежемесячные выплаты.

Осторожно!

Коэффициент индексации зависит не только от того, на сколько повысился оклад, но и от того, поменялись ли при этом связанные с ним ежемесячные выплаты.

Предположим, сотруднику вашей компании повысили оклад с 20 000 руб. до 22 000 руб. и премию к нему с 10 000 руб. до 11 000 руб.

Коэффициент индексации в таком случае составит:

(22 000 руб. + 11 000 руб.) : (20 000 руб. + 10 000 руб.) = 1,1.

Сотрудник в отпуске с 16 мая 2011 года. А с 1 июня 2011 года в целом по организации планируется повышение заработной платы. Как в таком случае рассчитывать отпускные?

В таком случае также потребуется проиндексировать сумму отпускных, но только за период отдыха начиная с 1 июня. При этом перед отпуском никаких индексаций делать не нужно. Пересчитать отпускные и доплатить работнику разницу следует уже после повышения. Покажем расчет на конкретном примере.

Пример: Расчет отпускных при повышении зарплатыпосле начала отдыха

С 16 мая 2011 года сотрудник ЗАО «Мир» А. С. Соколов уходит в отпуск на 28 календарных дней. Расчетный период — с 1 мая 2010 года по 30 апреля 2011 года. Сведения об исключаемых из него периодах приведем в таблице ниже.

Периоды, исключаемые из расчетного при определениисреднего заработка

Учитывая, что десять месяцев отработаны Соколовым полностью, количество дней, которое необходимо принять в расчет, составит:

10 мес. × 29,4 дн. + 29,4 дн. : 30 дн. × 23 дн. + 29,4 дн. : 31 дн. × 3 дн. = = 319,3852 дн.

В течение расчетного периода оклад Соколова составлял 20 000 руб. и не изменялся. Предположим, что других сумм работник не получал. Тогда размер его отпускных на момент начала отдыха составит:

(20 000 руб. × 10 мес. + 15 238,10 руб. + 1818,18 руб.) : 319,3852 руб. × × 28 дн. = 19 028,98 руб.,

где 15 238,10 руб. и 1818,18 руб. — суммы, начисленные Соколову за отработанные им дни в июне и августе 2010 года соответственно.

А теперь предположим, что оклад Соколова в рамках общего повышения по компании вырос с 20 000 руб. до 25 000 руб. с 1 июня 2011 года. В таком случае на коэффициент индексации корректируется только сумма отпускных, начисленная за период с 1 июня, то есть за 12 дней (напомним, что отпуск начался 16 мая).

Важная деталь

Если повышение окладов произошло во время отпуска сотрудника, на коэффициент индексации корректируется только та часть отпускных, которая начислена за период после увеличения окладов.

Коэффициент пересчета составит 1,25 (25 000 руб. : 20 000 руб.). Перед уходом в отпуск работник получил такую сумму за период с 1 июня: 

(20 000 руб. × 10 мес. + 15 238,10 руб. + 1818,18 руб.) : 319,3852 руб. × × 12 дн. = 8155,28 руб.

Рассчитаем сумму доплаты:

(20 000 руб. × 10 мес. + 15 238,10 руб. + 1818,18 руб.) × 1,25 / 319,3852 дн. × 12 дн. – 8155,28 руб. = 2038,82 руб.

Сотрудник идет в отпуск с 3 мая 2011 года. Оклад на начало расчетного периода был 13 300 руб. плюс ежемесячная премия 20 000 руб., а с января 2011 года оклад составляет 20 000 руб. + премия 15 000 руб. Изменение системы оплаты труда произошло в целом по компании. Как в таком случае посчитать коэффициент индексации?

Поскольку изменение системы оплаты труда произошло в целом по компании, рассчитать отпускные нужно с учетом коэффициента индексации.

В вашем случае коэффициент надо определить следующим образом:

(20 000 руб. + 15 000 руб.) : (13 300 руб. + 20 000 руб.) = = 1,051.

Данный порядок следует сейчас из пункта 16 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922.

Значит, все выплаты до изменения системы оплаты труда нужно умножить на 1,051. То есть сумма за полный месяц, принимаемая в расчет, составит:

(13 300 руб. + 20 000 руб.) × 1,051 = 34 998,30 руб., что соответствует нынешнему заработку работника.

Когда платить и как начислять отпускные

Работник уходит в отпуск в первых числах месяца. Когда мы ему должны выплатить отпускные?

По общему правилу выплатить отпускные нужно за три дня до начала отпуска (ст. 136 Трудового кодекса РФ). И никаких исключений эта статья кодекса не содержит. И если, например, отпуск начинается 2 июня 2011 года, отпускные должны быть выплачены не позднее 30 мая. Если же 31 мая работник заболеет, то впоследствии размер выплаченных ему отпускных можно будет уточнить. Обратите внимание: выплачивать вместе с отпускными и заработную плату за отработанное до начала отпуска время вовсе не обязательно.

А как учитывать отпускные при расчете налога на прибыль и в бухучете, если они рассчитаны и выплачены в одном месяце, а весь отпуск или его часть приходятся на следующий месяц?

Начнем с налогового учета. По мнению Минфина России, начисленную сотруднику сумму отпускных нужно включить в состав расходов в месяце, на который фактически приходятся дни отпуска (письмо Минфина России от 12 мая 2010 г. № 03-03-06/1/323).

Это объясняется тем, что отпускные относятся к расходам на оплату труда (п. 7 ст. 255 Налогового кодекса РФ). А такие выплаты — это та же зарплата, только выданная вперед. Значит, к отпускным применяется общий принцип: они признаются в составе расходов в том отчетном (налоговом) периоде, к которому относятся, независимо от времени фактической выплаты (п. 1 ст. 272 Налогового кодекса РФ).

Вместе с тем есть и аргументы в пользу того, чтобы учесть отпускные единовременно независимо от того, на какой период приходится отпуск. Ведь отпускные сотруднику нужно выплатить не позднее чем за три дня до начала отпуска. Значит, уже в этот день их можно признать в налоговом учете. Подтверждает такую точку зрения, например, постановление ФАС Московского округа от 24 июня 2009 г. № КА-А40/4219-09.

Теперь что касается бухучета. С 1 января 2011 года утратил силу пункт 72 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н. Этот пункт позволял организациям выбирать, создавать им резерв на оплату отпусков или нет.

Теперь же никаких сомнений не осталось — резерв надо создавать. То есть суммы начисленных отпускных в затраты текущего месяца включать не нужно. Вместо этого достаточно сделать на отчетную дату одну проводку:

Еще по этой теме

Подробно о том, как создать резерв на оплату отпусков, читайте в статье «Как создать и использовать резерв на отпускные, без которого с 2011 года не обойтись».

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44 …) Кредит 96 субсчет «Резерв на оплату отпусков»

— произведены отчисления в резерв на предстоящие отпуска.

А после расчета отпускных сделайте запись:

Дебет 96 субсчет «Резерв на оплату отпусков» Кредит 70

— начислены отпускные сотруднику.

При этом такую проводку нужно делать сразу на всю сумму отпускных. Даже в том случае, если время отдыха затрагивает несколько месяцев. Такие разъяснения мы получили в отделе методологии бухучета и отчетности Минфина России.
 

На вопросычитателей отвечали

Иван ШКЛОВЕЦ, заместительруководителя Федеральной службы по труду и занятости

Сергей ШИЛКИН, ведущий экспертжурнала «Главбух»

Главное, о чем важно помнить

1. В отличие от нового порядка расчета пособий считать отпускные по-прежнему нужно исходя из заработка за последние 12 месяцев. И учитывать заработок сотрудника на прошлых местах работы не нужно.

2. Рабочий год составляет 12 полных месяцев и в отличие от календарного начинается не 1 января, а в день зачисления работника в штат компании.

 

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка