Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Номер за пять минут

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Когда отсутствие документов или ошибки в них могут обернуться досадным штрафом

2 августа 2011 12483 просмотра

Алла Ковалева

Чем поможет эта статья: Вы узнаете, вправе ли налоговики штрафовать за погрешности в «первичке» и налоговых регистрах по статье 120 Налогового кодекса РФ.
От чего убережет: Если налоговики привлекут вашу компанию к ответственности незаконно, вы сможете это оспорить. Тем самым сэкономив средства компании.

Допустим, у вас отсутствует какой-то первичный документ или он оформлен с погрешностями. Скажем, в накладной нет подписи и печати покупателя. Казалось бы, мелочь. Однако в одном из недавних писем Минфин России (от 9 июня 2011 г. № 03-02-07/1-187) заявил, что такой дефект может стать поводом для штрафа по статье 120 Налогового кодекса РФ (за грубое нарушение правил учета). А это как минимум 10 000 руб. (см. таблицу ниже).

Размеры штрафов за грубое нарушение правил учета

 

Характер нарушения Размер штрафа
Нарушение допущено в одном налоговом периоде 10 000 руб.
Нарушение произошло в двух (нескольких) налоговых периодах 30 000 руб.
Из-за нарушения занижена налоговая база 20 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб.

 

Кроме того, не исключено, что инспекторы наложат на компанию еще и штраф по статье 122 кодекса. Напомним, что эта норма предусматривает санкции за неполную уплату налога. Например, у организации нет «первички», подтверждающей расходы. Инспекторы могут снять эти затраты и выписать штраф, ведь база по налогу на прибыль будет занижена. И одновременно это нарушение подпадает под пункт 3 статьи 120 кодекса.

Если ваша компания на «упрощенке»

Рекомендации, приведенные в данной статье, актуальны как для компаний на общем режиме, так и для применяющих упрощенную систему.

Но налоговики не вправе за одно и то же нарушение применять сразу два штрафа. Это уже давно подтвердили судьи Конституционного суда РФ (определение от 18 января 2001 г. № 6-О). Поэтому если нарушение подпадает под статью 120, налоговики могут наложить на компанию санкции, которые предусмотрены именно в этой норме кодекса. Применять же статью 122 они в этом случае не вправе. Об этом сказано в пункте 41 постановления Пленума ВАС РФ от 28 февраля 2001 г. № 5.

В этой статье мы будем рассматривать штрафы по статье 120 Налогового кодекса РФ. Разберемся, в каких случаях они правомерны, а когда их можно оспорить (краткие выводы для каждого случая вы найдете в таблице ниже).

За ошибки в каких документах налоговики могут наложить санкции по статье 120 и можно ли оспорить эти штрафы

 

Документ За что налоговики могут наложить штраф Аргументы, которые может использовать компания, чтобы отбиться от штрафа
«Первичка» Отсутствие документов, наличие бумаг, составленных не по унифицированной форме, ошибки в «первичке» Санкции за составление «первички» не по унифицированной форме можно оспорить, если постановление Госкомстата России, которым утвержден этот бланк, не было официально опубликовано. А штраф за ошибки и различные погрешности в оформлении «первички» в статье 120 Налогового кодекса РФ вообще не предусмотрен
Счет-фактура Отсутствие счетов-фактур, ошибки в них Если налоговики наложат штраф за неверное оформление счета-фактуры, компания может ссылаться на то, что в статье 120 кодекса такое нарушение не предусмотрено. Что касается покупателя, то он не может отвечать за действия поставщика, если тот не выставил счет-фактуру
Книга продаж, книга покупок, книга учета доходов и расходов при «упрощенке» Отсутствие книги, ошибки в ней* Формально эти документы не названы в кодексе налоговыми регистрами. Поэтому нарушения по ним не подпадают под статью 120 кодекса. Но судебная практика по этому вопросу пока не сложилась
Регистры по налогу на прибыль Отсутствие регистров, ошибки в них* Инспекторы не вправе штрафовать компанию за отсутствие регистра, если он не предусмотрен в учетной политике
Карточка учета доходов физлиц Отсутствие карточки, ошибки в ней* Компания как налоговый агент по НДФЛ может оспорить штраф за отсутствие карточки или ошибку в ней. Основание — в статье 120 кодекса упоминаются только налогоплательщики, а не налоговые агенты. Но судебная практика по этому вопросу неоднозначна
Регистры бухучета Отсутствие регистров, ошибки в них Если налоговики оштрафуют компанию за ошибки в регистрах бухучета, можно ссылаться на то, что в статье 120 упомянуто только отсутствие этих документов

 

* Если ошибки допущены два раза и более в течение календарного года.

Когда возможны штрафы из-за «первички»

Для начала давайте вспомним, что первичные документы нужно составлять по унифицированным формам. При необходимости эти бланки вы можете дополнять какими-нибудь графами (кроме документов по учету кассовых операций), а вот исключать из них реквизиты нельзя. Так предусмотрено Порядком, утвержденным постановлением Госкомстата России от 24 марта 1999 г. № 20. Если унифицированной формы для какого-нибудь документа нет, вам нужно самим разработать бланк и утвердить его в учетной политике. Главное, чтобы в этом первичном документе были все обязательные реквизиты, которые указаны в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ.

Если документов нет

Итак, допустим, инспекторы обнаружили отсутствие первичных документов. В этом случае они вправе наложить на компанию штраф. То же относится и к ситуации, когда документы составлены не по унифицированным формам. Хотя для компаний, готовых спорить с контролерами, здесь есть такая зацепка. Дело в том, что не все нормативные акты, которыми утверждены унифицированные формы, были официально опубликованы (к примеру, это относится к постановлению Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78). А раз так, эти формы необязательны для налогоплательщиков. Значит, и штрафовать компанию за то, что она эти бланки не применяет, нельзя. Судьи обычно обращают на это внимание. Пример тому — постановление ФАС Поволжского округа от 21 мая 2009 г. по делу № А55-16309/2008. Поэтому если в вашем случае постановление, которое утвердило унифицированную форму, не было опубликовано в официальных источниках, вы можете смело на это ссылаться.

А как быть, если организация утратила документы? Например, в результате аварии или кражи? Налоговики скорее всего и в этом случае оштрафуют компанию. Но судьи подходят к таким ситуациям более лояльно. Они считают, что если вины компании в утрате документов нет, то и к ответственности ее привлекать нельзя.

Приведем пару примеров. Компания лишилась документов из-за аварии в помещении — судьи признали штраф за отсутствие бумаг незаконным (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 31 августа 2009 г. по делу № А17-6799/2008). Другая ситуация: документы изъяли у компании органы МВД. В этом случае санкции с компании также были сняты (постановление ФАС Уральского округа от 6 июля 2009 г. № Ф09-4555/09-С2).С другой стороны, в ситуации со сбоем жесткого диска судьи решили, что компания не обеспечила должное хранение документации (постановление ФАС Московского округа от 23 сентября 2008 г. № КА-А40/8513-08-2). Ведь в организации должен быть и бумажный архив. Добавим, что еще можно было позаботиться о резервных копиях электронных документов.

Так что если документы отсутствуют по объективным причинам, вы можете оспорить штрафы. В этом случае мы советуем также подтвердить, что компания принимает меры к восстановлению документов. Это можно сделать с помощью копий запросов контрагентам и в банк.

Важная деталь

На утрату «первички» по объективным причинам компания может ссылаться, если она обеспечивала должные условия хранения документов. А также принимает меры, чтобы их восстановить.

Если в бумагах есть ошибки

Теперь перейдем к ситуации, когда документ неверно составлен. Здесь налоговики тоже не упускают случая оштрафовать компанию. Солидарен с ними и Минфин России. Мы уже упоминали о письме, где чиновники заявили о праве контролеров налагать санкции на поставщика за неправильное оформление накладных. Речь идет о форме № ТОРГ-12, не заверенной подписью и печатью покупателя. Именно такая ситуация рассмотрена в письме Минфина России от 9 июня 2011 г. № 03-02-07/1-187.

Однако позиция чиновников не бесспорна. Ведь в статье 120 Налогового кодекса РФ в качестве нарушения значится только отсутствие первичных документов. Про их неверное заполнение нет ни слова. А если говорить о форме № ТОРГ-12, то с точки зрения требований к «первичке» товарная накладная действительна и без подписи покупателя. Ведь на документе должны быть подписи лиц, ответственных за совершение и правильное оформление операции. В данном случае операцию (отгрузку товаров) совершает поставщик, а его подпись и печать на накладной есть.

Конечно, чтобы не вступать в споры с инспекторами, лучше по возможности добиваться, чтобы «первичка» была в безупречном состоянии. Проблемы здесь часто возникают, когда контрагенты находятся в других городах. Поэтому советуем прописывать в договоре их обязанность возвращать компании подписанные документы (накладные, акты). И штраф за невыполнение этого условия контракта. Стимулировать партнеров к пересылке документов можно и таким способом: прикладывать к ним готовый конверт с марками и адресом компании.

Важная деталь

Если контрагенты находятся в других городах, пропишите в договорах их обязанность возвращать компании подписанные накладные или акты.

Когда получить от контрагента подписанные документы не удается, можно подстраховаться также следующим образом. Составить бухгалтерскую справку, которая является полноценным первичным документом. В ней можно указать, например, что товар отгружен, но подписанные документы от контрагента не получены. При этом был предпринят целый ряд мер (направляли запрос контрагенту, высылали курьера и т. д.).

Ну а если инспекторы все-таки оштрафовали компанию за погрешности в документах? При желании их решение можно оспорить. Приведем примеры ситуаций, когда судьи поддержали налогоплательщиков. Так, кассовая книга не была прошнурована и пронумерована. Вдобавок на ней не было печати и подписей руководителя и главного бухгалтера. Судьи резонно отметили, что нарушение правил оформления кассовой книги не означает, что она отсутствует (постановление ФАС Северо-Западного округа от 29 июля 2010 г. по делу № А56-33884/2009). Другая ситуация: авансовый отчет подписали подотчетник и работник бухгалтерии, но инспекторы придрались к тому, что на этом документе не расписался руководитель. Судьи же посчитали, что и в таком виде отчет признается первичным документом, а за его неверное оформление штраф не предусмотрен (постановление ФАС Московского округа от 25 декабря 2009 г. № КА-А40/14432-09).

Завершая тему неправильно оформленной «первички», отметим такие моменты. Во-первых, погрешности в документах по отгрузке товара (выполнению работ, оказанию услуг) не освобождают продавца от обязанности отразить доход. То же самое относится к НДС: даже если бумаги оформлены неверно (скажем, в накладных нет печатей покупателей), налог надо начислить.

Как упростить работу

Все ли вы знаете о налоговых проверках? Проверьте свои знания с помощью «Электронного бухгалтерского репетитора» на нашем сайте attestat.glavbukh.ru/test.

Во-вторых, дефекты документов могут стать причиной не только налоговых штрафов, но и поводом для спора с партнером. Ведь подпись покупателя на накладной удостоверяет, что товар он получил. Если же речь идет об акте, то, подписывая его, заказчик подтверждает, что принял услуги и не имеет претензий к их качеству. Поэтому, если контрагент не подпишет накладную или акт, у компании должны быть хоть какие-то документы, которые говорят о том, что обязательства по договору она выполнила. Например, квитанция перевозчика о принятии груза.

На предпринимателей статья 120 Налогового кодекса РФ не распространяется

Комментирует Владимир Борискин, ведущий юрист «Пепеляев Групп»

— В статье 120 кодекса идет речь о грубом нарушении правил учета именно организациями. Про предпринимателей же ничего не сказано. И это вполне понятно. Ведь в этой норме в том числе предусмотрена ответственность за ошибки в бухучете, а предприниматели вести его не обязаны. Об этом сказано в пункте 2 статьи 4 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ. С тем, что на предпринимателей статья 120 не распространяется, согласились и московские налоговики в письме УФНС России по г. Москве от 19 августа 2008 г. № 28-08/077948.

Но, к сожалению, здесь не все так просто. На практике налоговики частенько штрафуют предпринимателей по статье 120 кодекса. Однако Президиум ВАС РФ еще в 2000 году подчеркнул: в статье 120 кодекса упомянуты только организации (постановление Президиума ВАС РФ от 28 ноября 2000 г. № 9326/99). Поэтому если вы ведете учет индивидуального предпринимателя и хотите оспорить штраф, обратите внимание инспекторов (а при необходимости и судей) на то, что в статье 120 идет речь только об организациях.

В каких случаях налоговики могут штрафовать за отсутствие счетов-фактур

Отсутствие счетов-фактур — это еще одна причина для налоговиков применить санкции по статье 120 Налогового кодекса РФ. Причем оштрафовать компанию могут и когда не выставлен авансовый счет-фактура. Но здесь все верно — такое нарушение, как отсутствие счетов-фактур, прописано в статье 120.

Однако контролеры применяют штраф и когда в счете-фактуре есть погрешности, даже мелкие. Скажем, нарушен порядок нумерации. Верно ли это? Конечно же, нет. В статье 120 ничего не сказано про неверное оформление счетов. Поэтому компания может оспорить решение инспекторов (постановление ФАС Московского округа от 26 августа 2008 г. № КА-А41/6653-08).

Важная деталь

Ошибки в счетах-фактурах не являются грубым нарушением правил учета.

То же самое можно сказать и про ситуацию, когда компания не уложилась в пять дней с даты отгрузки и выписала счет позже. Раз счет-фактура есть, значит, штрафа быть не должно.

Все это относится к компании, которая выставляет счет-фактуру. А теперь скажем и про организацию, которая должна была получить счет. Допустим, партнер так и не выписал этот документ. В таком случае от штрафа можно отбиться: компания же не может отвечать за действия контрагента. Например, инспекторы оштрафовали заемщика за то, что у него не было счетов-фактур на сумму процентов. Судьи же не согласились с контролерами, потому что здесь нет вины компании. Ведь счет-фактуру (с пометкой «без НДС») должен был выставить заимодавец (постановлении ФАС Северо-Западного округа от 14 января 2008 г. по делу № А56-4910/2007).

Ведут ли к штрафам ошибки в книгах покупок и продаж, а также в книгах учета доходов и расходов при «упрощенке»

Не так давно статью 120 Налогового кодекса РФ расширили: у контролеров появилось право штрафовать компании, если у них:
— нет регистров налогового учета;
— в этих регистрах неверно отражены операции (не менее двух раз в течение календарного года).

Это новшество на практике вызывает много вопросов. Например, подпадают ли теперь под статью 120 кодекса ошибки в книге покупок и продаж? Для ответа на этот вопрос нужно установить, являются ли эти документы регистрами налогового учета. К сожалению, в первой части кодекса мы не найдем определения налоговых регистров, оно есть только в главе 25. Из него следует, что такие регистры систематизируют данные налогового учета и накапливают информацию из «первички» (ст. 314 кодекса).

Но все это относится к налогу на прибыль, книги же покупок и продаж напрямую связаны с НДС. А в главе 21 кодекса и в Правилах, которые утверждены постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. № 914, не сказано, что книги покупок и продаж являются регистрами налогового учета. Поэтому формально нет оснований применять статью 120 за отсутствие книг или за ошибки в них. Однако налоговиков это не смущает.

Что же говорят по этому поводу судьи? К сожалению, арбитражная практика по данному вопросу еще не сложилась. Ведь ответственность за налоговые регистры в статью 120 добавили не так давно — со 2 сентября 2010 года. Впрочем, не исключено, что судьи будут по аналогии руководствоваться определением регистров, данным в главе 25 Налогового кодекса. Во всяком случае в судебных решениях по другим вопросам книги покупок и продаж часто называют регистрами налогового учета (см. например, постановление ФАС Поволжского округа от 23 декабря 2010 г. по делу № А72-3654/2010). Поэтому мы считаем, что спорить с инспекторами по поводу штрафа за ошибки в книгах покупок и книгах продаж рискованно.

Осторожно!

За ошибки в книге покупок и книге продаж возможны санкции по статье 120 кодекса.

По книге учета доходов и расходов «упрощенщика» ситуация в целом аналогична. В главе 26.2 Налогового кодекса РФ сказано лишь, что компании должны вести учет доходов и расходов (ст. 346.24). При этом книга учета налоговым регистром не названа. Однако налоговики уже поспешили заявить, что за отсутствие книги учета доходов и расходов предусмотрена ответственность по статье 120 кодекса. Это следует из письма ФНС России от 2 февраля 2011 г. № КЕ-4-3/1459. Значит, штрафовать контролеры будут и за ошибки в книге.

Когда налоговики могут оштрафовать за ошибки в регистрах по налогу на прибыль

Как мы уже выяснили, именно в главе 25 Налогового кодекса РФ предусмотрены налоговые регистры. И вести их приходится практически любой компании. Ведь как ни старайся сблизить налоговый учет с бухгалтерским, различия все равно остаются. Но здесь важно обратить внимание на такой момент.

Компания может и не вводить специальные формы для налогового учета, а использовать регистры бухучета, дополнив их нужными реквизитами. Или же можно разработать специальные регистры, утвердив их формы в учетной политике. Поэтому налоговики вправе штрафовать только за отсутствие регистра, который указан в учетной политике в качестве обязательного.

Будут ли санкции за ошибки в карточке учета доходов по НДФЛ

Как известно, компании ведут учет доходов, выплаченных физлицам. Раньше для этих целей применялась карточка 1-НДФЛ, а с 2011 года форму бланка организация разрабатывает самостоятельно. Здесь важно, что этот документ в статье 230 Налогового кодекса РФ теперь прямо назвали регистром налогового учета. Получается, что контролеры вправе штрафовать компанию, если обнаружат ошибки в карточке учета доходов физлиц или вообще ее отсутствие.

Все же и здесь у организаций есть аргумент в свою пользу. Дело в том, что в статье 120 кодекса прописано, что такое грубое нарушение. И в этом определении упоминаются только налогоплательщики, а про налоговых агентов речь не идет. Применительно же к НДФЛ компания выступает именно в роли налогового агента. Поэтому, строго говоря, статью 120 кодекса инспекторы в данном случае использовать не вправе. Но, увы, и по этому вопросу практика судов неоднозначна: кроме решений в пользу компании, есть и отдельные постановления, поддерживающие налоговиков.

Главное, о чем важно помнить

1. Грубым нарушением правил учета является отсутствие первичных документов. А за ошибки в «первичке» штраф не предусмотрен.

2. Ошибки в книге учета доходов и расходов чреваты для «упрощенщиков» штрафом по статье 120 Налогового кодекса РФ.

 

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Какие отчеты руководитель просит Вас сделать в Excel чаще всего?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка