Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

График отпусков '2017 — как составить с учетом новых сроков отчетности

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Памятка для каждой ситуации с приемом товара от поставщика

2 августа 2011 227 просмотров

, шеф-редактор журнала «Главбух»

Чем поможет эта статья: Вы будете четко знать, какие документы требовать с продавца и грузоперевозчика в зависимости от того, кто организует доставку и за чей счет.
От чего убережет: Без товарной накладной рискованно списывать покупную стоимость товара, а без транспортной в ряде случаев — расходы на доставку.

Товар со склада поставщика забирает кто-то из работников покупателя

У вашей компании есть собственный транспорт, а потому руководство решило забирать у поставщика товар, как говорится, самовывозом. Ведь так и платить лишнего не придется, и можно самим проконтролировать процесс доставки.

При таком раскладе сформируйте пакет документов для работника, которому поручат забрать материальные ценности.

Если ваша компания на «упрощенке»

Рекомендации, данные в статье, будут полезны любой компании, в том числе той, которая применяет упрощенную систему налогообложения.

1. Выдайте доверенность на получение груза, если таковой еще нет у работника. Либо по форме № М-2а для частых отгрузок, либо по форме № М-2 для разовой доставки товара. Все эти типовые бланки утверждены постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а. И кстати, такую доверенность вы можете выписать кому угодно, а не только «штатнику». Недавно это признал Верховный суд РФ своим решением от 6 июня 2011 г. № ГКПИ11-617.

Проставьте в доверенности дату выдачи. С этого момента отсчитывают срок ее действия. В общем случае — 15 дней, но вы можете установить и более длительный. Максимум на три года. Про срок вы промолчали? Значит, документ сохранит силу в течение одного года с того дня, как вы его оформили.

Осторожно!

В доверенности обязательно должна быть указана дата ее оформления. Если ее нет, доверенность будет считаться недействительной.

2. Распечатайте путевой лист. Этот документ очень важен, поскольку именно он подтвердит расходы на перевозку товара. В нем делают отметки о том, когда машина прибыла на склад поставщика и когда она вернулась обратно. Проверьте, чтобы в путевом листе обязательно стоял срок его действия (максимум месяц), была информация о транспортном средстве, его владельце и водителе. И не забудьте присвоить номер документу. Таковы требования пункта 3 Порядка, утвержденного приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152.

3. Выдайте доверенному на всякий случай копии счета и платежного поручения на оплату товара. Если, конечно, аванс был предусмотрен договором.

Какие документы ваш сотрудник получит от поставщика? В пакет сопроводительных бумаг будут входить счет-фактура (если продавец платит НДС), сертификаты на отгруженный товар, а также товарная накладная по форме № ТОРГ-12. Последний документ подтвердит факт передачи товара и затраты.

Проверив количество принимаемых в таре ТМЦ и их качество по накладной, сотрудник поставит в ней же свою подпись. Хотя он может и не осматривать товар поштучно. Но тогда в документе должна быть отметка об этом. Такие правила установлены пунктом 2.1.5 Методических рекомендаций, утвержденных письмом Комитета РФ по торговле от 10 июля 1996 г. № 1-794/32-5.

4. Транспортной накладной в случае самовывоза не будет. Напомним, что с 25 июля 2011 года для автоперевозок такой документ оформляют по новой форме и Правилам, утвержденным постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2011 г. № 272. Но эта накладная необходима, только когда вы рассчитываетесь с кем-то за транспортные услуги. Либо если в перевозке участвует третья компания. В таких случаях документ подтвердит расходы на доставку. Раз ваша компания забирает товар без чьей-либо помощи, платить за доставку некому, то и оформлять транспортную накладную нет смысла.

Чтобы не запутаться в том, какие документы понадобятся в той или иной ситуации, загляните в таблицу ниже.

Эти документы по товару важно получить от поставщика и грузоперевозчика

Способ доставки товара Что получить от поставщика (и перевозчика)
Самовывоз 1. Товарная накладная по форме № ТОРГ-12.
2. Счет-фактура (если продавец платит НДС).
3. Сертификаты на товар
Транспортом поставщика за его же счет (то есть расходы на доставку уже включены в цену)
Транспортом продавца, но за отдельную плату от покупателя (по договору транспортной экспедиции) 1. Товарная накладная по форме № ТОРГ-12.
2. Счет-фактура (если продавец — плательщик НДС).
3. Сертификаты на товар.
4. Экспедиторская расписка.
5. Складская расписка (если поставщик будет хранить у себя груз какое-то время).
6. Транспортная накладная (форма зависит от вида перевозки)
Поставщик нанимает стороннего перевозчика за счет покупателя (по посредническому договору) 1. Товарная накладная по форме № ТОРГ-12.
2. Счет-фактура (если продавец — плательщик НДС).
3. Сертификаты на товар.
4. Отчет агента (поверенного или комиссионера) с копиями документов, подтверждающих расходы на доставку.
5. Транспортная накладная (форма зависит от вида перевозки)
Товар идет транзитом через торговую компанию — посредника От торговой (транзитной) компании:
1) товарная накладная по форме № ТОРГ-12, в которой ваша компания значится покупателем;
2) счет-фактура (если продавец — плательщик НДС)
От прямого поставщика (грузоотправителя):
1) товарная накладная по форме № ТОРГ-12, в которой ваша компания значится грузополучателем;
2) транспортная накладная (форма зависит от вида перевозки);
3) сертификаты на товар

А непосредственно приняв товар, не забудьте составить соответствующий акт или сделать отметку на накладной (подробнее об этом — во врезе ниже).

Документы, которые оформляют, непосредственно принимая товар от поставщика

1. Акт о приемке товара (форма № ТОРГ-1). Его составляют, если нет расхождений по количеству и качеству с документами поставщика. На несколько партий груза от одного и того же поставщика в течение одного дня можно оформить один акт. Просто итог подводят на конец такого дня. Но вместо акта вы можете ставить штамп на накладной, полученной от поставщика. При условии, что в его оттиске будут те же реквизиты, что и в форме № ТОРГ-1. Кроме того, акт данной формы необходим в ситуации, когда расхождения с документами продавца есть, но товар поступил без предоплаты. Или же после аванса, сумма которого не превышает стоимости поступившей продукции.

2. Акт по форме № ТОРГ-2. Такой документ придется оформить, если, принимая российский товар, выявили недостачу (порчу).

3. Акт по форме № ТОРГ-3. Эту форму заполняют также в случае обнаруженных расхождений по количеству или качеству — недостача или порча. Но уже для импортных товаров.

Поставщик доставляет груз своими силами и за свой счет

Допустим, в договоре поставки написано, что товар везет сам продавец. То есть самостоятельно, не прибегая к услугам сторонних компаний. При этом и все расходы на транспортировку оплачивает он же. Понятно, что при таких условиях цена товара будет максимальной. В ней уже заложена стоимость доставки и погрузочно-разгрузочных работ.

Изначально пакет бумаг от поставщика стандартный: счет-фактура, сертификаты и, само собой, накладная № ТОРГ-12. Транспортную накладную поставщики выписывают редко. Да она тут и ни к чему. Ведь сторонняя транспортная компания не участвует в перевозке. А отдельно за доставку вы продавцу не платите. Сведения же о доставке груза поставщик укажет в форме № ТОРГ-12 или в отдельном акте об оказании услуг. Этого достаточно.

Кроме того, у шофера-экспедитора (представителя продавца) будет доверенность на перевозку товара и путевой лист. В последнем надо отметить время, когда прибыла машина с грузом. Это сделает сотрудник вашей компании, ответственный за приемку товара.

Продавец сам доставляет товар за отдельную плату

Возможен и такой вариант. Продавец доставляет товар своими силами, но уже за счет покупателя. В таких случаях обычно заключают отдельный договор транспортной экспедиции (гл. 41 Гражданского кодекса РФ). Поставщик выступает в роли экспедитора, а покупатель — в роли клиента. Но стороны могут прописать все условия доставки и в основном договоре, просто тогда он будет считаться смешанным.

В любом случае помимо основных документов (формы № ТОРГ- 12, счета-фактуры и сертификатов) поставщику придется составить и передать вам дополнительные бумаги. А именно:
— экспедиторскую расписку, которая подтверждает получение экспедитором груза для перевозки;
— складскую расписку — если поставщик-экспедитор будет хранить ваш товар у себя на складе какое-то время.

С вашей же стороны необходимо заполнить бланк поручения экспедитору. В нем называют перечень и условия оказания экспедиторских услуг. Оригинал вы отдадите поставщику, а себе оставите копию.

Бланки всех экспедиторских бумаг утверждены приказом Минтранса России от 11 февраля 2008 г. № 23. Но учтите, что подтвердить ими расходы на доставку груза вы не сможете. Вам все равно необходимо получить от поставщика транспортную накладную. Этого требуют налоговики.

Частая ошибка

Оформив с поставщиком договор транспортной экспедиции на доставку товара и получив экспедиторскую расписку, забывают про транспортную накладную.

Продавец нанимает стороннего перевозчика за счет вашей компании

Теперь рассмотрим следующую ситуацию. Покупатель поручает поставщику заключить договор с перевозчиком. То есть продавец обязуется по договору организовать доставку товара за счет покупателя. Сам же он выступает в роли посредника между транспортной компанией и покупателем.

1. Здесь можно заключить отдельный от купли-продажи договор — посреднический. Будь то договор поручения, комиссии или агентский. Либо изначально прописать все условия в договоре поставки, и он станет смешанным.

2. От поставщика вам необходимо добиться отчета (агента, поверенного или комиссионера). В таком документе продавец опишет, какие действия он совершил как посредник, за что собственно и получил деньги: в частности, заключил договор перевозки, сдал перевозчику товар, оплатил транспортные услуги. И пусть к отчету поставщик приложит копии бумаг, подтверждающих его траты на доставку. Такой набор документов для вас крайне важен — им вы обоснуете свой платеж за услуги доставки.

3. Плюс ко всему поставщик (он же грузоотправитель) выпишет вам транспортную накладную. Ведь как раз для такого случая она и предназначена. Если товар доставляют на машинах, то вы получите накладную по форме, утвержденной постановлением Правительства РФ № 272. Проверьте, чтобы на ней были печати и продавца, и компании-перевозчика. Если же товар отправят вам железнодорожным транспортом — ждите накладную по форме № ГУ-29-О (утверждена приказом МПС России от 18 июня 2003 г. № 39). Есть еще коносамент — для морских перевозок и грузовая накладная на случай авиадоставки.

Еще по этой теме

О том, как должна быть заполнена новая форма транспортной накладной, мы писали в «Как заполнить новую транспортную накладную и безупречно оформить отгрузку товаров», опубликованной в журнале «Главбух» № 13, 2011.

4. Несмотря на то что поставщик выдаст вам транспортную накладную, форму № ТОРГ-12 он должен также предоставить. Это раньше, когда поставщики выписывали ТТН по форме № 1-Т, можно было обойтись без № ТОРГ-12. Просто-напросто в № 1-Т был товарный раздел, куда заносили те же сведения о товаре, что и в товарную накладную. Однако в нынешней форме транспортной накладной такого раздела нет.

Вы закупаете товар транзитом

Возможен и такой вариант закупки товара — транзитом. Что это значит? Ваша организация подписывает договор поставки с некоей торговой компанией, ей же вы перечисляете деньги за товар. В свою очередь торговая компания заключает подобный договор со своим поставщиком и поручает ему отгрузить товар в адрес третьей организации (как раз вашей). То есть через склад торговой компании заказанный вами товар даже не пройдет.

Тут вам главное получить все документы и от грузоотправителя, и от транзитной (торговой) компании. В первую очередь речь идет о товарной накладной по форме № ТОРГ-12. Такую бумагу вам должны передать и тот и другой. Только в экземпляре от грузоотправителя ваша компания будет значиться грузополучателем. А в бланке, полученном от транзитника, — покупателем.

1. Пробегитесь по накладной, оформленной грузоотправителем (прямым поставщиком), все ли там верно. Себя он должен был указать в качестве поставщика и грузоотправителя, а вашу компанию — грузополучателя (в конце документа). Транзитная же организация будет в роли плательщика. При этом в строке «Основание» должны стоять номер и дата договора купли-продажи, заключенного торговой организацией с поставщиком.

2. Теперь проверьте, не ошиблась ли бухгалтерия торговой (транзитной) компании, выписывая накладную в ваш адрес. В строке «Поставщик» — сведения о «транзитнике», ваша компания — это плательщик, а в роли грузоотправителя — поставщик, со склада которого вам и отгружали товар. В строке «Основание» — реквизиты договора между вашей и торговой организацией. Графы «Отпуск груза произвел» и «Груз получил» пустые.

Важная деталь

Если вы закупаете товар через торговую компанию, а отгружает его другой поставщик, торговую накладную необходимо получить от обеих организаций.

3. Счет-фактуру вы получите от того, кому перечислили деньги за товар. А значит, от торговой компании. В строке «Продавец» будут стоять ее реквизиты, в строке «Грузоотправитель и его адрес» — данные поставщика, а в строках «Покупатель» и «Грузополучатель и его адрес» — сведения о вашей организации.

Ну а транспортную накладную (форма данного документа зависит от способа перевозки) и сертификаты на товар, естественно, вам оформит прямой поставщик, то есть компания-грузоотправитель.

Главное, о чем важно помнить

1. Независимо от способа доставки товара от поставщика необходимо получить накладную по форме № ТОРГ-12, а также счет-фактуру и сертификаты на продукцию.

2. Транспортную накладную требуйте, если в перевозке груза участвует сторонняя транспортная компания. Либо если вы отдельно платите поставщику за услугу доставки.

3. Если продавец и грузоотправитель — две разные компании, товарную накладную конечному покупателю должны выдать и тот и другой.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка