Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Перемены в работе, которые готовят чиновники и законодатели

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Незаменимая шпаргалка по учету депонированной зарплаты

2 августа 2011 198 просмотров

, ведущий эксперт журнала «Главбух»

Чем поможет эта статья: Правильно депонировать зарплату и выдать деньги, если работник обратится за ними впоследствии, а также списать невостребованную «кредиторку».
От чего убережет: От разбирательств с работниками по поводу того, что их права нарушены, и от претензий налоговиков и ревизоров из фондов из-за неправильного учета налогов и взносов.

Выдавать зарплату можно двумя способами — наличными или в безналичной форме (перечислять на карточку). В первом случае деньги, которые сотрудники в срок не получили, нужно сдавать в банк, то есть депонировать. А при перечислении зарплаты на карточку таких проблем и хлопот не возникает.

Если ваша компания на «упрощенке»

Рекомендации и выводы, приведенные в этой статье, пригодятся как компаниям на общем режиме, так и тем, кто применяет упрощенную систему.

Суммы невыданной зарплаты отразите в расчетно-платежной ведомости

Деньги, которые вы сняли с расчетного счета, нужно выдать работникам в течение трех рабочих дней. В этот срок входит тот день, когда вы обналичили зарплату. Таково требование пункта 9 Порядка, утвержденного решением совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 г. № 40 (далее — Порядок).

Кстати, для расчета и выплаты заработной платы обычно используют расчетно-платежную ведомость по форме № Т-49 (утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1).

Когда же пройдет три рабочих дня, в графе 23 ведомости напротив фамилий работников, которые не пришли за зарплатой, поставьте штамп или сделайте отметку от руки «депонировано». Вдобавок к этому в конце формы № Т-49 напишите о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах.

Реестр депонированной зарплаты можно составить в произвольной форме

Затем составьте реестр депонированных сумм. Для коммерческих организаций (в отличие от бюджетных учреждений) шаблона этого документа нет. Так что вы можете воспользоваться нашим образцом, приведенным ниже.

Еще один момент. Реестр составляйте после каждой выдачи зарплаты, если кто-то из работников ее не получил. А зарплату, напомним, надо выдавать не реже чем два раза в месяц (ст. 136 Трудового кодекса РФ).

Далее переходим к кассовой книге. В ней отразите фактически выплаченную сумму. После этого на расчетно-платежной ведомости поставьте штамп: «Расходный кассовый ордер ____». Обратите внимание: на всю не выданную работникам наличность оформляется один общий «расходник» по форме № КО-2 (утверждена постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88). Данное правило закреплено в пункте 18 Порядка.

Важная деталь

При депонировании зарплаты составляют один общий расходный кассовый ордер на все не выданные в срок деньги.

Депонированные суммы сдайте в банк.

Не забудьте начислить страховые взносы на депонированные суммы

Казалось бы, раз сотрудник фактически деньги не получил, то и взносы во внебюджетные фонды платить не нужно. Да и НДФЛ удерживать и перечислять вроде бы ни к чему. На самом деле такой подход чреват штрафами.

Дело в том, что взносы на обязательное пенсионное, медицинское и социальное страхование нужно уплачивать ежемесячно с начисленных сумм. Тот факт, что работник не пришел за зарплатой, не важен (ст. 15 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). Взносы на травматизм также уплачивают независимо от того, получил работник деньги или нет. Это следует из части 4 статьи 22 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ.

А вот с НДФЛ ситуация немного иная. Если деньги на зарплату вы сняли с расчетного счета, то налог на доходы нужно перечислить до того, как фактически выплатите деньги сотрудникам (п. 6 ст. 226 Налогового кодекса РФ).

Если же зарплату вы выдаете из других источников (например, наличной выручки), НДФЛ перечисляют на следующий день после выплаты дохода. Вот и получается, что к моменту депонирования налог с доходов сотрудника не будет удержан. Ведь фактически выплаты не было. Значит, перечислять НДФЛ с депонированной зарплаты нужно на следующий день после того, как сотрудник все же получит деньги. Впрочем, никто не запрещает вам перечислить налог на доходы со всей зарплаты, в том числе депонированной. Санкций за это нет, поскольку досрочная уплата НДФЛ не запрещена (п. 1 ст. 45 Налогового кодекса РФ).

Зарплату, которую сотрудники так и не получили, можно списать через три года

Как в налоговом, так и в бухгалтерском учете своевременно не полученные работниками выплаты считаются разновидностью кредиторской задолженности. Если сотрудник не приходит за зарплатой, то рано или поздно «кредиторку» придется списать. Ведь бесконечно числиться данный долг за компанией не может.

Еще по этой теме

О том, как списывать кредиторскую задолженность, мы писали в статье «Партнер не стал требовать с компании долг», опубликованной в журнале «Главбух» № 10, 2011.

Чиновники уверены: в отношении депонированной зарплаты применяется общий срок исковой давности, равный трем годам (ст. 196 Гражданского кодекса РФ). В частности, данный вывод есть в письме Минфина России от 22 марта 2010 г. № 03-03-06/1/161.

В бухучете для того, чтобы списать депонированную зарплату, надо предпринять такие шаги. Первым делом нужно провести инвентаризацию и оформить пакет сопутствующих документов — приказ о проведении инвентаризации, акт инвентаризации задолженности и др. Завершив ревизию, подготовьте письменное обоснование для того, чтобы списать «кредиторку». И лишь затем издается соответствующий приказ (распоряжение) за подписью руководителя организации. Данные процедуры предусмотрены пунктом 78 Положения, утвержденного приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н.

В налоговом учете такого четкого порядка нет. Напомним, что кредиторская задолженность с истекшим сроком исковой давности — это внереализационный доход согласно пункту 18 статьи 250 Налогового кодекса РФ. Однако там не говорится о бумагах, которые надо составить для списания «кредиторки». Как результат, налоговики традиционно настаивают: списанную задолженность отражают в доходах в последний день того отчетного периода, когда истекает срок исковой давности. Ссылаются ревизоры на пункт 1 статьи 271 Налогового кодекса РФ. При этом абсолютно не важно, что к данному моменту могут быть оформлены не все бумаги, скажем, еще не готовы письменное обоснование или приказ руководителя компании. К сожалению, соглашаются с данным подходом и судьи (см., например, постановление Президиума ВАС РФ от 8 июня 2010 г. № 17462/09).

Компания обязана выдать сотруднику депонированную зарплату, даже если она уже списана

Срок, в течение которого сотрудник может обратиться за депонированной заработной платой к работодателю, законодательством не ограничен. Человек, который пришел за деньгами, пишет заявление в свободной форме. Вы же на основании этого заявления и расходного кассового ордера выдаете ему деньги.

Вы уже списали зарплату в составе «просроченной» кредиторской задолженности? В данном случае исполнять обязательства все равно нужно в силу статьи 206 Гражданского кодекса РФ.

Согласны с этим и чиновники. Они подчеркивают: работник (в том числе и бывший) может потребовать причитающиеся ему суммы в любое время, даже после того, как вы списали «кредиторку». При расчете налога на прибыль затраты на выплату депонированной зарплаты, включенной во внереализационные доходы, можно учесть как прочие расходы (подп. 49 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ). Данный вывод содержится в письме Минфина России от 7 октября 2009 г. № 03-03-06/1/651. В бухгалтерском учете расходы также отражаются как прочие. При этом документы все те же — заявление человека о выдаче денег и «расходник».

Главное, о чем важно помнить

1. После каждой выдачи денег, если кто-то из работников их не получил, составляют специальный реестр депонированной зарплаты.

2. Взносы во внебюджетные фонды с депонированной зарплаты уплачивают в обычном порядке. То, что работники фактически не получили деньги, не важно.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Какие отчеты руководитель просит Вас сделать в Excel чаще всего?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка