Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Сколько НДФЛ теперь удерживать с работника — новые примеры от ФНС

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Акт, который поможет вам подтвердить затраты на канцтовары

2 августа 2011 10020 просмотров
Почему этот документ важен: Без акта налоговики не признают расходы на канцтовары. В результате компании могут доначислить налог на прибыль.
В чем часто ошибаются: Не оформляют никакого документа, относят канцелярские товары на расходы в момент их приобретения.

Когда потребуется документ

Когда канцтовары поступают от поставщиков, заполняют форму № М-4 «Приходный ордер». А чтобы передать канцтовары в структурное подразделение, есть форма № М-11 «Требование-накладная». Все эти документы утверждены постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а.

Если ваша компания на «упрощенке»

Использовать приведенный нами образец акта на списание канцелярских товаров могут как компании на общем режиме, так и применяющие упрощенную систему.

Акт же нужен для того, чтобы списать канцтовары в расходы. Его можно не составлять только в том случае, если в форме № М-11 приведено назначение канцтоваров. Такой вывод следует из пункта 98 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, которые утверждены приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н. Там сказано, что организация может отпускать материалы своим подразделениям, не указывая их назначение. Но тогда считается, что материалы еще не использованы. То есть произошло просто их внутреннее перемещение. Подтвердить же то, что материалы (в нашем случае — канцтовары) израсходованы, тогда можно только с помощью акта на списание.

По каким правилам составлять акт на списание канцтоваров

Типовой формы акта на списание канцелярских товаров не существует. Следовательно, компания может разработать свой бланк. Там должны быть все реквизиты, которые предусмотрены статьей 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». И дополнительно в акте надо привести сведения, перечисленные в пункте 98 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов (см. врез ниже). Форму акта на списание канцтоваров нужно утвердить в качестве приложения к учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации»).

Важная деталь

Собственную форму акта на списание канцтоваров нужно утвердить в качестве приложения к учетной политике организации.

Реквизиты, которые обязательно должны быть в акте на списание канцтоваров

1. Наименование документа.

2. Дата составления.

3. Наименование организации, от имени которой составлен акт на списание.

4. Содержание хозяйственной операции (израсходованы канцтовары).

5. Измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении (наименование, количество, учетная цена и сумма по каждому наименованию; шифр или наименование затрат; количество и сумма по нормам расхода и сверх норм, а также их причины).

6. Наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления.

7. Личные подписи ответственных сотрудников.

В нормативных документах не говорится, как часто нужно составлять такой акт. Конкретный порядок составления акта, а также перечень подразделений, для которых он предусмотрен, устанавливает организация (п. 98 Методических указаний).

Пример: Как составить акт на списание канцтоваров

ООО «Странник» в соответствии с утвержденными нормами расхода канцтоваров в организации приобрело в августе 2011 года:

— 12 пачек бумаги для офисной техники формата А4 (500 листов) по 150 руб.;

— 5 шариковых автоматических ручек по 20 руб.;

— 5 карандашей по 10 руб.;

— 5 коробок скрепок металлических, размером 28 мм (по 100 шт. в картонной коробке), по 10 руб.

Все цены указаны без НДС.

На начало месяца остатка канцтоваров не было. В том же месяце все канцтовары передали в бухгалтерию по требованию-накладной (форма № М-11) и израсходовали. Внутренними документами компании установлено, что ежемесячно в последний рабочий день акт списания канцтоваров составляет бухгалтер по учету материалов, проверяет главный бухгалтер и утверждает генеральный директор. Организация отражает все материалы в бухгалтерском учете по фактическим ценам и применяет метод списания ФИФО. Акт на списание канцелярских товаров составили так, как показано ниже.

Как отразить затраты на списание канцтоваров в бухгалтерском учете и при расчете налога на прибыль

Как мы уже сказали, и в бухгалтерском, и в налоговом учете канцтовары списывают на расходы на основании акта.

При этом в бухучете необходимо сделать запись по кредиту счета 10 «Материалы» и дебету счетов 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» и т. д.

В налоговом учете средства, истраченные на канцелярские товары, компания вправе отнести к прочим расходам. Основанием для этого является подпункт 24 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ.

Важная деталь

В налоговом учете расходы на канцтовары считаются прочими.

Иногда сотрудникам для работы выдают ручки, блокноты, ежедневники с символикой организации, которые изначально предназначались для рекламных акций. Так вот, стоимость таких канцтоваров тоже можно учесть в расходах при расчете налога. Причем без ограничений, которые действуют для некоторых рекламных затрат. Такой вывод можно найти, например, в постановлении ФАС Московского округа от 31 января 2011 г. № КА-А40/17593-10.

Компании, применяющие упрощенную систему налогообложения, также могут учесть затраты на канцелярские товары. Сделать это им позволяет подпункт 17 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ. Естественно, речь идет о тех организациях, которые платят «упрощенный» налог с объекта «доходы минус расходы».

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Какие отчеты руководитель просит Вас сделать в Excel чаще всего?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка