Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Перемены в работе, которые готовят чиновники и законодатели

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Как обезопасить свою компанию от обвинений в неосмотрительности

16 августа 2011 169 просмотров

, ведущий эксперт журнала «Главбух»

Чем поможет эта статья: Вы узнаете, какие сделки сегодня чаще всего вызывают подозрения у инспекторов. И какие документы помогут доказать, что компания действует осмотрительно.
От чего убережет: Если инспекторы сочтут контрагента «однодневкой», они снимут у компании вычеты НДС и расходы по налогу на прибыль, а также начислят штрафы.

Компания может скрупулезно рассчитывать налоги по всем правилам законодательства. Но и в этом случае она не застрахована от придирок инспекторов. Ведь поневоле приходится отвечать еще и за контрагентов. Типичная ситуация: инспекторы устраивают встречную проверку поставщиков. Шлют запросы в правоохранительные органы на предмет, не зарегистрирован ли партнер по утерянным паспортам. Выясняют, находится ли контрагент по адресу, указанному в учредительных документах. Проводят экспертизу подписей в счетах-фактурах, договоре, накладных. Допрашивают руководителей контрагента. Смотрят, отразил ли поставщик доходы от сделки в своей отчетности. Нередко в итоге выясняется, что контрагент налоги не платит, декларации не сдает (или подает нулевую отчетность), не находится по юридическому адресу. Документы от имени контрагента подписали «неустановленные лица», а его руководители открещиваются от сделки. Что дает инспекторам повод снять вычеты и расходы по данному договору, начислить пени и штрафы.

Если ваша компания на «упрощенке»

Рекомендации, приведенные в данной статье, актуальны как для компаний на общем режиме, так и для «упрощенщиков», которые применяют объект «доходы минус расходы».

Справедливости ради все же отметим, что, если контрагент нарушает законодательство, это еще не значит, что компания получает необоснованную налоговую выгоду (в виде вычетов НДС и учета расходов). По крайней мере, так считают судьи. Другое дело, если налоговики докажут, что компания действовала без должной осмотрительности и должна была знать о нарушениях, допущенных поставщиком. Тогда судьи согласятся с инспекторами. Это следует из пункта 10 постановления Пленума ВАС РФ от 12 октября 2006 г. № 53.

Давайте посмотрим, что может предпринять компания, чтобы свести к минимуму риски обвинений в неосмотрительности.

Какие поставщики привлекут повышенное внимание налоговиков

Прежде всего нужно разобраться, в каких случаях налоговики могут придраться к поставщикам компании.

Итак, инспекторы на основе своей практики сформулировали признаки, которые считают подозрительными. Контролеры отнесли их к деятельности с высоким налоговым риском и привели в пункте 12 приложения 2 к приказу ФНС России от 30 мая 2007 г. № ММ-3-06/333 @. Обнаружив такие признаки, налоговики вполне могут причислить контрагента к «однодневкам» со всеми вытекающими последствиями. Кроме того, ряд подобных признаков упомянули чиновники и в письме Минфина России от 16 апреля 2010 г. № 03-02-08/25.

Что в итоге налоговики считают деятельностью с высоким налоговым риском, вы можете узнать из таблицы ниже. И чем больше фактов из числа приведенных в таблице обнаружат инспекторы, тем увереннее они причислят контрагента к проблемным организациям.

Что инспекторы считают высоким налоговым риском

Основные признаки деятельности с высоким налоговым риском Факты, которые повышают риски

1. Когда компания обсуждала условия сделки и заключала договор, с контрагентом (его руководителем или уполномоченными сотрудниками) не было личных контактов

2. У компании нет документов, которые подтверждают полномочия руководителя (представителя) поставщика, а также копий их паспортов

3. Нет информации о фактическом адресе поставщика, а также о том, где расположены его склады, производственные помещения, торговые точки

4. Неясно, как компания вышла на партнера: он не рекламирует себя, не имеет сайта. Это особенно насторожит налоговиков, если на рынке полно доступной информации о других поставщиках

5. Нет информации о государственной регистрации контрагента в ЕГРЮЛ

6. В ЕГРЮЛ приведен адрес массовой регист-рации компаний

1. Контрагент выступает в роли посредника

2. В договоре с поставщиком есть нетипичные условия (которые отличаются от существующей деловой практики): например, длительные отсрочки платежа, поставка крупных партий товаров без предоплаты или гарантий платежа, несоразмерно высокие штрафы

3. Нет документов, подтверждающих, что контрагент способен выполнить договор (лицензий, бумаг, которые свидетельствуют о наличии производственных мощностей, квалифицированных кадров и т. п.)

4. Компания не пытается взыскать с контрагента долг (или, наоборот, контрагент с компании), задолженность одной из сторон растет, в то время как другая продолжает поставлять ей товары (работы, услуги)

5. Стороны рассчитываются векселями, по которым доход не предусмотрен, выдают партнеру (получают от него) беспроцентный заем. Либо срок погашения займа или векселя составляет более трех лет

6. Доля расходов по договорам с «проблемными» контрагентами в общей сумме затрат компании существенна, притом что эти сделки не приносят дохода

Как минимизировать риски по операциям с сомнительными поставщиками

Допустим, вы выявили поставщиков, которые исходя из критериев налоговиков претендуют на звание «однодневок». Если сумма сделки невелика, можно поступить так, как рекомендуют инспекторы. То есть исключить сомнительные операции при расчете налогов. Либо исправить уже сданную отчетность, а к уточненным декларациям приложить пояснительную записку. Ее форма приведена в приложении 5 к приказу от 30 мая 2007 г. № ММ-3-06/333 @. Налоговики должны учесть это при отборе претендентов на выездную проверку.

Важная деталь

Если сделка с поставщиком подпадает под признаки высокого налогового риска, вы можете не отражать ее в отчетности. Или исправить уже сданные декларации, приложив к ним пояснительную записку.

Конечно, проверка и в этом случае возможна. Но поскольку компания заявила о том, что сама предпринимает меры для снижения налоговых рисков, решение о ревизии инспекторы должны будут согласовать с ФНС России (п. 12 приложения 2 к приказу ФНС России от 30 мая 2007 г. № ММ-3-06/333 @).

За крупные же суммы расходов, конечно, стоит побороться. Дальше мы расскажем, какие документы для этого можно использовать.

Но все же оптимальный вариант — оценивать поставщиков еще на стадии, когда заключаются договоры. И получать от них необходимый комплект документов. Тогда вы будете уверенно отражать все операции. И даже если налоговики к чему-нибудь придерутся, сможете отстоять свою позицию в арбитраже.

Сразу скажем, что документов придется собирать немало. И с точки зрения экономии вашего времени желательно, чтобы всю эту работу не сваливали на бухгалтерию. Поэтому лучше всего подготовить регламент по проверке контрагентов. Разумеется, этот важный документ должен утвердить руководитель компании. В регламенте нужно написать, как проверять разных поставщиков. И кто это должен делать: скорее всего служба, которая занимается договорной работой, или отдел закупок. А получив уже готовый пакет документов, вы сможете его проверить и решить, можно ли на основании этих бумаг учитывать расходы.

Важная деталь

Какие документы нужно собрать по поставщикам и кто должен это делать, лучше зафиксировать в регламенте.

Далее. Составляя регламент всех поставщиков (имеющихся и потенциальных), рекомендуем разделить его на группы. Одно дело, если договор на три копейки. Совсем другая ситуация, когда речь идет о расходах на сотни тысяч и миллионы рублей. Кроме того, наверняка есть поставщики, с которыми компания работает долгие годы, и раньше документы по ним не вызвали у налоговиков нареканий. Таким образом, классифицировать поставщиков можно исходя из таких критериев:

— сумма договора;
— сделка является разовой либо с партнером идет долгосрочное сотрудничество;
— контрагент недавно вышел на рынок или же уже известен.

Советуем также обратить внимание на договоры, к которым налоговики относятся с особым пристрастием. Это контракты на строительство и ремонт, сделки с посредниками, перевозки, консультационные и другие подобные услуги.

Таким образом, напрашивается как минимум две группы поставщиков. Одну категорию контрагентов проверять можно по упрощенной схеме, а по другой лучше собирать максимально полный пакет документов. На самом деле групп можно сделать и больше. В качестве примера мы привели списки необходимых документов для трех групп поставщиков.

Документы, которые подтвердят осмотрительность компании в работе с поставщиками

Группа контрагентов Перечень документов
1 Проверенные партнеры, а также контрагенты, с которыми заключены договоры на небольшие суммы Свидетельство о государственной регистрации. Информация о госрегистрации с сайта ФНС России. Учредительные документы. Документы, подтверждающие полномочия лиц, подписывающих бумаги от имени контрагента. Лицензия (если она требуется исходя из деятельности контрагента)
2 Новые контрагенты, с которыми заключены договоры на средние суммы Дополнительно к документам по группе 1: — выписка из ЕГРЮЛ; — свидетельство о постановке на учет в налоговом органе; — информация о контрагенте из СМИ, Интернета, других источников
3 Новые партнеры, с которыми заключены крупные сделки. А также контрагенты, с которыми подписаны: — договоры на технически сложную продукцию, работа с которой требует от поставщика наличия нужного оборудования, квалифицированных кадров; — контракты на строительные и ремонтные работы, перевозки, посреднические, маркетинговые, консультационные, информационные услуги Дополнительно к документам по группам 1 и 2: — договор аренды, другие документы, которые подтверждают адрес контрагента; — информация о наличии у продавца нарушений налогового законодательства или налоговая отчетность; — бухгалтерская отчетность. Документы, которые подтверждают наличие у поставщика необходимого оборудования, кадров. Информация о расчетном счете и кредитной истории партнера

Пример регламента проверки контрагентов

Какие документы желательно включить в досье поставщика

В процессе оценки поставщика вы будете иметь дело с информацией, которую сотрудники компании нашли сами. Скажем, в Интернете. Такие данные нужно распечатать, заверить подписью руководителя и печатью.

Ряд бумаг вы можете заказать у инспекторов. И наконец, многие документы в виде копий ваша компания получит непосредственно от поставщика. Лучше чтобы их заверил руководитель контрагента подписью (с расшифровкой) и печатью. Более того, желательно, чтобы сотрудники вашей компании (например, те, которые заключают договор) получили возможность сверить копии с оригиналами.

Еще один совет. Все запросы, которые компания отправляет контрагенту, лучше делать в письменном виде. И ответы получать в той же форме. Тогда эти бумаги вы тоже сможете приобщить к общему пакету.

Собрав все документы вместе, вы получите досье на контр-агента. И сможете при необходимости предъявить эти бумаги налоговым инспекторам.

Может возникнуть вопрос: а нужно ли вообще что-то проверять по договорам на небольшие суммы? Можно, конечно, про них и забыть. Тем более что инспекторы при проверках в первую очередь обращают внимание на крупные сделки. Но если мелких контрактов много и по ним инспекторы выявят поставщиков- «однодневок», общая сумма потерь для компании может быть существенна. Поэтому здесь нужно решать в зависимости от обстоятельств. Скажем, о контрагентах, которых вы совсем не знаете, лучше все-таки получить хоть какую-то информацию.

И еще. Не удивят ли поставщика ваши запросы? Борьба налоговиков с «однодневками», в ходе которой они придираются и к порядочным компаниям, всем известна. Поэтому добросовестные поставщики должны с пониманием отнестись к таким запросам. Ведь они и сами вынуждены требовать бумаги у своих партнеров.

Допустим, досье у вас на руках. Советуем сверить данные в разных бумагах. Возможно, вы обнаружили расхождения. Тогда логично выяснить у поставщика их причину. Если ничего так и не выяснится, а расхождения существенны (например, касаются подписей в документах), вы можете не отражать сделку с поставщиком в налоговом учете, чтобы не провоцировать спор с инспекторами.

Важная деталь

Сверьте данные в различных документах. Если в них будут расхождения, причину лучше запросить у поставщика.

Теперь давайте рассмотрим документы более подробно.

Распечатка информации с сайта ФНС России

В первую очередь советуем обращаться к официальному сайту ФНС России www. nalog.ru. Причем проверять таким образом лучше всех поставщиков. Времени займет это немного, денежных затрат не требует. Зато вы убедитесь, что поставщик как минимум включен в реестр и не подпадает под явные признаки «однодневок». Итак, нужную информацию можно найти в разделе «Электронные услуги» подраздела «Проверьте себя и контрагента». Введя ИНН или ОГРН поставщика, можно узнать:

— не решили ли налоговики исключить поставщика из реестра как недействующую организацию;
— не собирается ли контрагент ликвидироваться, реорганизоваться или уменьшить уставный капитал;
— не является ли руководитель контрагента дисквалифицированным лицом;
— не зарегистрирован ли контрагент по адресу «массовой регистрации».

Еще можно получить краткую информацию из ЕГРЮЛ, в том числе адрес поставщика, данные об инспекции, которая внесла его в реестр, когда были зарегистрированы изменения в учредительных документах.

Так что уже на этом этапе будет ясно, значится ли поставщик в реестре. Если нет, с ним лучше не связываться. Ведь компании, которые не зарегистрированы, не вправе заключать сделки (ст. 49, 51 Гражданского кодекса РФ). Судьи подтвердили это в постановлении Президиума ВАС РФ от 18 ноября 2008 г. № 7588/08.

Отметим также, что недавно арбитры выступили категорически против учета расходов по сделкам с незарегистрированными поставщиками в постановлениях Президиума ВАС РФ от 1 февраля 2011 г. № 10230/10 и от 19 апреля 2011 г. № 17648/10.

Осторожно!

Если поставщик не включен в ЕГРЮЛ, сделку в ним в налоговом учете лучше не отражать.

То же можно рекомендовать, если вы обнаружите, что налоговики собираются исключить поставщика из реестра. Либо он собирается ликвидироваться. Или руководитель партнера дисквалифицирован.

Что касается адреса массовой регистрации, то здесь ситуация не так однозначна. Дело в том, что налоговики к таким адресам причисляют те, по которым зарегистрировано 10 и более организаций. Но, возможно, поставщик просто расположен в деловом центре, где размещено много компаний, и не имеет к «однодневкам» отношения.

К сайту полезно обращаться время от времени (например, раз в квартал или в полгода), если речь идет о постоянных партнерах. Ведь там может появиться новая информация о поставщике.

Выписка из реестра

Самый надежный способ удостовериться в том, что контрагент зарегистрирован в ЕГРЮЛ, — это получить у налоговиков выписку из реестра.

В выписке содержатся более полные данные, чем на сайте ФНС. Так, вы узнаете:

— сведения об учредителях контрагента;
— размер уставного капитала;
— кто имеет право без доверенности действовать от имени поставщика;
— коды по ОКВЭД.

Данные выписки вы сможете сопоставить с другими документами. Так, адрес сравнить с тем, который указан в «первичке». Но главное вы будете точно знать, кто может подписывать документы поставщика без доверенности. Это пригодится при проверке подписей в договоре и других бумагах.

Важная деталь

Данные выписки из ЕГРЮЛ сравните с договором и первичными документами.

Сделают выписку инспекторы в течение пяти дней. Это предусмотрено пунктом 21 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 19 июня 2002 г. № 438. Стоит этот документ 200 руб. Если же выписку нужно получить срочно — то 400 руб. (п. 23 Правил). Тогда инспекторы подготовят ее в течение следующего дня после запроса.

При желании можно заказать доступ вообще ко всему ЕГРЮЛ. Одноразовый за 50 000 руб., годовое абонентское обслуживание будет стоить 150 000 руб. Для компаний с большим количеством контрагентов это может быть удобно. Как получить доступ, прописано в Порядке, утвержденном приказом ФНС России от 31 марта 2009 г. № ММ-7-6/148 @.

Лицензия

Если контрагент должен иметь лицензию на свою деятельность, рекомендуем ее запросить. Обратите внимание: судьи часто считают этот шаг со стороны компании обязательным. Пример — постановление ФАС Поволжского округа от 5 августа 2010 г. № А55-12301/2008.

Кстати, сведения о том, кто имеет лицензию, можно поискать и на сайте госоргана, который занимается их выдачей. К примеру, если компания собирается заключить с брокером договор на покупку ценных бумаг, наличие у партнера лицензии можно проверить на сайте ФСФР России (www. fcsm.ru, рубрика «Участники финансовых рынков»).

Для строительных компаний лицензию заменяет членство в СРО. Поэтому у подрядчика нужно просить свидетельство о допуске к определенным видам работ.

Учредительные документы

Для ООО и АО сейчас к таким документам относится только устав. И содержание устава, кстати, не является коммерческой тайной. Об этом сказано в пункте 1 статьи 5 Федерального закона от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ. Так что компания вправе как лицо, заинтересованное в сделке с контрагентом, ознакомиться с этим документом. Получив устав, сопоставьте его данные с выпиской из ЕГРЮЛ.

Документы, которые подтверждают полномочия сотрудников поставщика

На этих бумагах стоит остановиться подробнее. Ведь излюбленная претензия налоговиков — документы со стороны поставщика подписаны «неустановленным лицом».

Итак, вам нужно убедиться, что договор, счет-фактуру, «первичку» подписали люди, у которых есть на это полномочия. Здесь помогут следующие документы: протокол общего собрания участников (акционеров) о назначении руководителя, приказы о назначении руководителя и главбуха, доверенность или приказ о наделении правом подписи документов. Можно также попросить у поставщика копию банковской карточки с образцами подписи руководителя и главного бухгалтера. Желательно получить и копии паспортов лиц, подписывающих бумаги.

Осторожно!

Проверьте полномочия руководителя и других сотрудников, которые подписывают документы поставщика. Иначе у налоговиков будут основания снять вычеты и расходы по данной сделке.

Отметим, что на счетах-фактурах часто вместо руководителя расписывается другой сотрудник поставщика. В таком случае обратите внимание на доверенность. На этом документе должны стоять подпись руководителя и печать организации. Об этом сказано в пункте 5 статьи 185 Гражданского кодекса РФ. Еще должна быть указана дата, когда доверенность выдана (ст. 186 Гражданского кодекса РФ). Убедитесь, что срок действия доверенности не истек. Кстати, если срок не указан, доверенность действует в течение года. И в любом случае доверенность действует не более трех лет.

Советуем также сверить все подписи в договоре, счетах-фактурах, накладных (актах). Нередко бывает, что на глаз, без всякой экспертизы, видно, что документы подписали разные люди. Если же подписи неуполномоченных лиц всплывут только в арбитраже, судьи вполне могут встать на сторону инспекторов. Пример — постановление ФАС Московского округа от 21 июня 2010 г. № КА-А40/4744-10.

Документы, подтверждающие адрес и наличие материально-технической базы у контрагента

Допустим, компания собирается заключить сделку на поставку оборудования, серьезные исследовательские работы или сложную стройку. В этом случае вполне естественно будет убедиться, что партнер имеет возможности и опыт, позволяющие качественно выполнить договор. Для этого представители компании обычно приезжают к потенциальному партнеру, осматривают оборудование и т. п. Тогда, чтобы снять возможные вопросы инспекторов, достаточно правильно оформить документы, которые связаны с ведением переговоров. Тем более что они все равно понадобятся, чтобы списать представительские расходы. Из этих бумаг будет ясен фактический адрес поставщика и другие детали его деятельности. Можно обзавестись справкой контрагента о наличии у него необходимой материально-технической базы. Впрочем, аналогичный документ (например, протокол) могут составить и работники вашей компании, которые побывали у поставщика.

Если же всех этих бумаг у вас нет, можно запросить у поставщика в зависимости от ситуации договоры аренды. Или, скажем, документы на складские помещения.

Кстати, будет неплохо, если компания выбрала поставщика из нескольких организаций. То есть сравнила разных продавцов, их цены, другие условия. Все это тоже нужно зафиксировать в документе и подключить в досье по контрагенту. Возможно, кто-то посоветовал обратиться именно к этому поставщику. Тогда в досье можно включить письмо от организации, которая рекомендовала партнера на основании опыта сотрудничества с ним.

Все эти бумаги, безусловно, помогут компании в случае спора. Так, судьи ВАС РФ считают, что при выборе контрагента компания должна оценивать не только условия сделки, но и деловую репутацию и платежеспособность контрагента, а также наличие у него необходимых ресурсов. Об этом сказано в постановлении Президиума ВАС РФ от 25 мая 2010 г. № 15658/09.

Налоговая и бухгалтерская отчетность

Вообще передавать компании свою отчетность контрагент не обязан. Поэтому добывать ее стоит, если компания заключает солидную сделку. Тогда партнер, если он заинтересован в договоре, может пойти навстречу. При этом желательно, чтобы копии деклараций были с отметкой о приеме инспекцией или почтовыми квитанциями. Для отчетности в электронном виде — с распечатками извещений налоговиков о том, что они получили декларацию.

Другая информация о поставщике

Если компания сомневается в поставщике, можно попросить у него информацию о том, привлекался ли он к налоговой или административной ответственности. Это рекомендуют налоговики в письме ФНС России от 11 февраля 2010 г. № 3-7-07/84. Такая информация не является налоговой тайной (подп. 3 п. 1 ст. 102 Налогового кодекса РФ). Поэтому вы можете адресовать подобный запрос инспекции контрагента. Впрочем, налоговики вряд ли ответят. Но сам факт подачи запроса в случае спора может склонить судей в пользу вашей компании.

Важная деталь

Можно запросить у налоговых инспекторов информацию о нарушениях поставщиком налогового законодательства.

Когда речь идет о крупных сделках, будут интересны и данные об отношениях контрагента с банком. Например, справка поставщика о том, в каком банке и как давно у него открыт расчетный счет. Еще один вариант — получить информацию о кредитной истории поставщика.

Можно посмотреть, не значится ли контрагент в реестре недобросовестных поставщиков, которые участвовали в поставках товаров бюджетникам (сайт zakupki. gov.ru). Полезно ознакомиться с публикациями СМИ, сведениями из Интернета, в том числе с сайта партнера. Эту информацию подключите к досье. Туда же можно приобщить рекламные и другие материалы, полученные от контрагента. Это послужит доказательством, что поставщик ведет реальную деятельность.

Главное, о чем важно помнить

1. Проверить, зарегистрирован ли поставщик в ЕГРЮЛ, можно на сайте ФНС России.

2. Особое внимание налоговики уделяют контрагентам по посредническим договорам, подряду, перевозкам, консультационным и маркетинговым услугам.

3. Договор и первичные документы должны быть подписаны уполномоченными сотрудниками поставщика.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка