Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

О подвохах в пособиях и компенсациях

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Документы на стандартный налоговый вычет по НДФЛ

24 октября 1262 просмотра
Чтобы получить вычет сотрудник пишет заявление. К нему он прикладывает документы на стандартный налоговый вычет по НДФЛ. Их перечень зависит от ситуации.

Многие работники компании вправе получить стандартный вычет по НДФЛ. Если ряд ограничений и условий выполнен, закон позволяет вам, как налоговому агенту, с определенной части зарплаты человека не удерживать налог. О каких ограничениях идет речь? Во-первых, применить вычет можно лишь к доходам, облагаемым по ставке 13 процентов. Отсюда вытекает и «во-вторых»: на льготу по НДФЛ может рассчитывать лишь работник, имеющий статус резидента. А в-третьих, в большинстве случаев пользоваться вычетом можно лишь до поры до времени, пока совокупный доход с начала года не выйдет за установленный порог (подробнее — дальше).

Сотруднику надо подтвердить свое право на вычет документально. Вот только закон, умалчивает о том, какие именно документы на стандартный налоговый вычет по НДФЛ требовать с человека. А для вас это важно: ведь вы и ваша компания, как налоговый агент, отвечаете за то, насколько верно и вовремя вы удержали и перечислили НДФЛ в бюджет. Ошибка же может обернуться штрафом по статье 123 Налогового кодекса РФ — в размере 20 процентов от суммы, недоплаченной государству. Дальше мы подскажем, какой набор документов на стандартный налоговый вычет по НДФЛ у вас должен быть в том или ином случае.

Если ваша компания на «упрощенке»

Работодатели-«упрощенщики» тоже обязаны удерживать из доходов своих работников НДФЛ, а также предоставлять по их заявлению стандартные вычеты.

Есть два типа стандартных вычетов: «на себя» и «на ребенка».

Какие документы нужны на стандартный детский налоговый вычет по НДФЛ

Главный документ без которого компания не вправе предоставить любой стандартный налоговый вычет по НДФЛ – это заявление.

Ежегодно писать заявление на стандартные вычеты нет необходимости. Ведь закон этого не требует. Можно написать одно заявление сразу на несколько лет. Финансисты не против – письмо от 26 февраля 2013 г. № 03-04-05/8-131. Но тогда сотрудник не должен вписывать год, за который просит вычет, и писать его сумму. Из года в год величина вычетов может меняться.

Образец заявления для стандартного налогового вычета по НДФЛ на ребенка

Директору ООО «Медел»

Мартынову К.Л.

от бухгалтера

Ивановой К.И.

               Заявление

Прошу предоставить мне с ноября 2016 года на основании подпункта 4 пункта 1 статьи 218 НК РФ стандартный налоговый вычет на моего первого ребенка Иванову Ольгу Викторовну. Копию свидетельства о рождении прилагаю.

28 октября 2016 г.                                    Иванова                 Иванова К.И.

Важный документ, который необходимо получить с нового сотрудника, — справка по форме 2-НДФЛ от предыдущего работодателя. Она понадобится в том случае, если человек начинает трудиться в компании не с начала года и если он претендует на детские вычеты. В таком случае вам надо по справке определить суммарный доход работника с 1 января текущего года. И проверить, превышает он установленный лимит для вычета или нет.

Новенький не представил 2-НДФЛ? В таком случае он не может рассчитывать на стандартные вычеты до конца текущего года. Тем работникам, у которых есть дети, в том числе приемные или под опекой, полагается стандартный налоговый вычет на каждого ребенка: 1400 руб. на первого и второго, 3000 руб. на третьего и каждого следующего. Здесь есть лишь ограничение по доходам работника. Их сумма с начала года не должна превышать 350 000 руб. Опять же в расчете такого лимита участвуют только поступления, облагаемые по ставке 13 процентов.

На момент трудоустройства к вам у новенького уже есть дети? Значит, о вычете на каждого ребенка он заявит сразу, в том же заявлении, что выше. Если же человек, работающий в организации уже не первый день, стал родителем только сейчас, попросите его написать дополнительное заявление на вычет с того месяца, в котором у него появился малыш.

В большинстве случаев с сотрудника, заявившего на детский вычет, вам необходимо получить копию свидетельства о рождении ребенка. Сын или дочь родились (проживают) за границей? Тогда необходима бумага, выданная компетентным органом иностранного государства. Причем с построчным переводом.

В особых ситуациях (скажем, когда на вычет заявляют опекун или разведенные родители) потребуются другие бумаги (см. список ниже).

Какие еще документы на стандартный детский вычет по НДФЛ могут понадобиться от работника:

1. Копия свидетельства о браке. Для супруга (супруги) родителя, приемного родителя;

2. Копия свидетельства о расторжении брака. Для разведенных родителей, на обеспечении которых находится ребенок;

3. Справка жилищно-коммунальной службы либо из местного отделения полиции о совместном проживании ребенка с родителем (в случае, если родители живут в гражданском браке);

4. Копия исполнительного листа (постановления суда) о взыскании алиментов. Или нотариально заверенное соглашение об уплате алиментов. А также документы, подтверждающие уплату алиментов;

5. Копия договора о передаче ребенка на воспитание в семью (для приемных родителей, супруга (супруги) приемного родителя).

6. Выписка из решения об установлении над ребенком опеки или попечительства (для опекуна, попечителя).

Вообще вычет можно получать на каждого ребенка, которому еще не исполнилось 18 лет. На тех, кто старше, но еще не достиг 24 лет, льгота также возможна. Но только если родитель принесет вам справку из образовательного учреждения о том, что его ребенок является учащимся очного отделения, аспирантом, ординатором, студентом или курсантом. Подобную бумагу лучше требовать дважды в год – по итогам каждой сессии – пока дети работника учатся (даже если они находятся в академическом отпуске). При этом не важно, где проходит обучение — в России или за рубежом (письмо Минфина России от 15 апреля 2011 г. № 03-04-05/5-263).

Если предоставляете работнику стандартный вычет на ребенка-студента, требуйте с него справку из учебного заведения дважды в год: по итогам каждой сессии.

Все вышесказанное — общие правила. Но нередко работник вправе рассчитывать на детский вычет в удвоенном размере. И тогда помимо копии свидетельства о рождении и справки из учебного заведения (для совершеннолетних детей) от него потребуются дополнительные бумаги. О каждой ситуации скажем отдельно.

У сотрудника ребенок-инвалид

Если у сотрудника есть несовершеннолетний ребенок — инвалид, он вправе заявить на детский вычет в двойном размере. Только пусть он обязательно принесет вам справку об инвалидности.

Правда, когда речь идет об учащемся в возрасте от 18 до 24 лет, вычет в 12 000 руб. или 6 000 руб. полагается, лишь если в справке значится инвалидность строго I или II группы. Это следует из абзаца 6 подпункта 4 пункта 1 статьи 218 Налогового кодекса РФ.

Работник — единственный родитель, опекун или попечитель

Детский вычет в двойном размере полагается тем сотрудникам, кто может считаться единственным родителем (опекуном или попечителем).

Чтобы разобраться в этом вопросе, лучше сразу обратиться к Семейному кодексу РФ, а не к Налоговому — в последнем вы ответа, увы, не найдете. Кроме того, помогут многочисленные разъяснения Минфина России по этому вопросу (к примеру, письма от 12 августа 2010 г. № 03-04-05/5-449, от 3 декабря 2009 г. № 03-04-05-01/852).

Так вот, родитель (опекун, попечитель) признается единственным, если:
— второй родитель (опекун, попечитель) умер или признан судом безвестно отсутствующим или умершим;
— отец не указан в свидетельстве о рождении ребенка;
— отцовство ребенка юридически не установлено;
— органом опеки и попечительства ребенку назначен только один опекун (попечитель).

Заметьте: единственный родитель перестает считаться таковым, если женится или выйдет замуж. Тогда с месяца, следующего за бракосочетанием, вы будете предоставлять этому работнику детский вычет уже в обычном размере. А вот единственному опекуну, попечителю (иначе, приемному родителю) двойной вычет полагается независимо от того, состоит он в браке или нет –  подпункт 4 пункта 1 статьи 218 НК РФ, письмо Минфина от 15 февраля 2016 г. № 03-04-05/8123.

Итак, с работника, как единственного родителя, возьмите дополнительно копию его паспорта, чтобы удостовериться, что штампа о регистрации брака там нет. И само собой, основной документ, свидетельствующий, что второй родитель отсутствует. Это может быть:
— копия свидетельства о смерти второго родителя;
— выписка из решения суда о признании второго родителя безвестно отсутствующим или умершим;
— копия свидетельства о рождении ребенка, где в графе «Отец» стоит прочерк;
— справка о рождении ребенка, составленная со слов матери по ее заявлению, на основании которой заносились сведения об отце, либо иной подобный документ, выданный отделением ЗАГС (в отношении детей, родившихся до 1999 года);
— извещение об отсутствии записи акта гражданского состояния (форма № 35, утвержденная постановлением Правительства РФ от 31 октября 1998 г. № 1274.

С единственного опекуна или попечителя достаточно получить акт органа опеки и попечительства о его назначении.

Второй родитель отказался от вычета на ребенка

Возможна и такая ситуация. Сотрудник вашей компании приносит заявление от своей супруги (или наоборот) о том, что второй родитель ребенка отказывается от своего права на детский вычет. В таком случае вы предоставите работнику удвоенную льготу по НДФЛ, то есть вычет в двойном размере. Так поступить разрешает подпункт 4 пункта 1 статьи 218 Налогового кодекса РФ.

В итоге у вас на руках должно оказаться три заявления. Первое — от второго родителя о том, что он отказался от вычета. Как может выглядеть этот документ, смотрите ниже. К этому документу второй родитель должен приложить копию или второй экземпляр подобного заявления об отказе, но адресованного уже своему работодателю, а не вам. Проследите, чтобы на таком документе стояла отметка о том, что бухгалтерия той компании его приняла.

Директору ООО «Медел»

Мартынову К.Л.

от  Иванова П.И

Адрес: 125008, г. Москва,
ул. Дмитровская, д.10, кв. 204.

      Заявление

Я, Иванов Петр Иванович, на основании подпункта 4 пункта 1 статьи 218 Налогового кодекса РФ начиная с ноября 2016 года отказываюсь от получения стандартных  налоговых вычетов на двух моих детей Иванову Марину Петровну и Иванова Петра Петровича в пользу их матери Ивановой Киры Ильиничны, проживающей по адресу: г. Москва, ул. Дмитровская, д.10, кв. 204.

  Приложения:

  • второй экземпляр заявления об отказе от вычета по месту работы (с отметкой налогового агента родителя, отказавшегося от вычета);
  • справка о доходах по форме 2-НДФЛ по доходам за январь–октябрь 2016 года;
  • копия свидетельства о регистрации брака;
  • копия свидетельства о рождении Ивановой Марины Петровны;
  • копия свидетельства о рождении Иванова Петра Петровича.

31.10.2016                                    Иванов                         Иванов П.И.

И наконец, третье заявление напишет уже работник вашей организации — с просьбой предоставить ему удвоенный вычет (образец — ниже).

Директору ООО «Медел»

Мартынову К.Л.

от бухгалтера

Ивановой К.И.

    Заявление

В связи с отказом Иванова Петра Ивановича от стандартного вычета по НДФЛ прошу  предоставить двойной налоговый вычет на двух моих детей Иванову Марину Петровну и Иванова Петра Петровича в размере 2800 руб. на каждого ребенка начиная с ноября 2016 года.

К заявлению прилагаю:

  • справку 2-НДФЛ о доходах Иванова П.И. по доходам за январь–октябрь 2016 года;
  • заявление второго родителя Иванова П.И. об отказе в получении вычета.

       Основание: подпункт 4 пункта 1 статьи 218 Налогового кодекса РФ.

31.10.2016                                    Иванова                 Иванова К.И.

Но это еще не все. Ваш сотрудник (сотрудница) также должен передать вам от своей жены (мужа) справку 2-НДФЛ о доходах. За весь период с начала года. Ведь вам важно убедиться, что второй родитель, отказавшийся от вычета, вообще имел право на него. И что на момент отказа от льготы доход, облагаемый по ставке 13 процентов, не превысил 350 000 руб.

Подчеркнем, что передать свое право на детский вычет может лишь тот, кто в принципе работает и получает доходы, облагаемые по ставке 13 процентов. То есть сотрудник не вправе заявлять на удвоенную льготу на ребенка, если от вычета отказалась его неработающая супруга. Такие выводы есть и в письме Минфина России от 25 марта 2011 г. № 03-04-05/7-186.

Плюс ко всему необходима бумага, свидетельствующая о том, что отказавшийся от вычета родитель материально обеспечивает ребенка или что проживает вместе с ним.

Главное, о чем важно помнить

1. Вы имеете право не предоставлять работнику стандартный вычет, пока он не напишет заявление.

2. Если новый сотрудник претендует на детский вычет, попросите его принести справку 2-НДФЛ о доходах, полученных с начала года у предыдущего работодателя.

3. На удвоенный детский вычет сотрудник вправе заявить, если он является единственным родителем ребенка либо второй родитель отказался от такой льготы по месту своей работы.

Какие документы нужны на стандартный налоговый вычет по НДФЛ «на себя»

В вашей компании могут быть работники, которые имеют право на повышенный вычет в 500 или 3000 руб. Причем человек может пользоваться данной льготой независимо от суммы полученных доходов, поэтому именно для такого вида вычета справка 2-НДФЛ от предыдущего работодателя не понадобится. Речь идет об особой категории людей. Полный перечень таких льготников есть в подпунктах 1 и 2 пункта 1 статьи 218 Налогового кодекса РФ. А в таблице ниже мы назвали тех, с кем вы вероятнее всего могли бы столкнуться в работе.

Кто имеет право на повышенный вычет

Какой документ потребовать с человека

Стандартный вычет в размере 3000 руб.

Лица, ставшие инвалидами, получившие заболевания: — связанные с радиационным воздействием катастрофы на ЧАЭС

Удостоверение установленного образца

— связанные с работами по ликвидации аварии на ЧАЭС

— связанные с проживанием на территориях, подвергшихся загрязнению вследствие аварии на ПО «Маяк»

Лица, принимавшие участие в 1986—1987 годах в работах по ликвидации аварии на ЧАЭС

Военнослужащие, проходившие в 1986 — 1987 годах военную службу в зоне отчуждения ЧАЭС

Инвалиды из числа военнослужащих, ставших инвалидами I, II и III группы из-за увечья, полученного при защите СССР, России, при исполнении иных обязанностей военной службы

Удостоверение инвалида, справка об установлении причинной связи инвалидности

Стандартный вычет в размере 500 руб.

Герои Советского Союза, Герои России, лица, награжденные орденом Славы трех степеней

Книжка Героя Советского Союза, Героя России, орденская книжка

Инвалиды с детства, а также инвалиды I и II группы

Справка МСЭК об установлении инвалидности

Лица, получившие болезни, связанные с радиационной нагрузкой, вызванной последствиями радиационных аварий, учений, испытаний

Удостоверение установленного образца

Лица, получившие профессиональные заболевания, связанные с радиационным воздействием на работах в зоне отчуждения ЧАЭС

Лица, эвакуированные (добровольно выехавшие) из зоны отчуждения ЧАЭС

Родители и супруги военнослужащих, погибших вследствие увечья, полученного при защите СССР, России, при исполнении иных военных обязанностей

Справка установленной формы

Еще по теме:

Выгодная подписка на журнал

На 12 месяцев — 18 744 + Годовой отчет 2016 + Зарплата 2017 + Антенна + Отчетность

или на 12 месяцев —  18 744 16 727

Подписаться >>


На все ваши вопросы с радостью ответят по телефону (495) 785-01-13.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка