Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

В свежем «Главбухе»

О чем еще недавно спорили компании с работниками

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Самый удобный способ вести кассовые операции в компании с филиалами

30 сентября 2011 274 просмотра

Дмитрий Малинин, эксперт журнала «Главбух»

Статьи по теме

Чем поможет эта статья: Мы расскажем, как компания, у которой есть обособленные подразделения, должна вести кассовую книгу и как ее подразделениям получать, хранить и сдавать наличные деньги.
От чего убережет: От обвинений в несоблюдении кассовой дисциплины и штрафов за это.

Недавно Верховный суд РФ в своем решении от 20 июля 2011 г. № ГКПИ11-484 установил, что обособленные подразделения компании вовсе не обязаны оборудовать у себя кассы. Судьи справедливо заметили, что это не предусмотрено в Порядке ведения кассовых операций в РФ, утвержденном решением совета директоров Центрального банка РФ от 22 сентября 1993 г. № 40 (далее — Порядок). На первый взгляд это облегчает жизнь компании. Но стоит прочитать этот Порядок внимательно, и выясняется, что он вообще не описывает, как в компании с сетью филиалов (или любых других обособленных подразделений) должен происходить оборот наличных денег. А местами Порядок даже затрудняет организацию этого оборота.

Если ваша компания на «упрощенке»

Порядок ведения кассовых операций не зависит от налогового режима, который применяет компания.

Как вести единую кассовую книгу, отражая в ней операции всех подразделений

С одной стороны, кассовая книга у любого предприятия должна быть одна (п. 23 Порядка). С другой стороны, кассиры каждого подразделения компании, принимая, выдавая деньги и выписывая кассовые ордера, должны вносить в кассовую книгу записи немедленно (п. 24 Порядка). Если кассовая книга находится, например, в головном офисе в Москве, а касса филиала расположена в Вологде, сделать это невозможно физически. Даже если предположить, что компания ведет книгу с помощью компьютера, все равно ее листы и отчеты кассира за день нужно распечатывать, заверять и передавать в бухгалтерию к началу следующего рабочего дня (п. 25 Порядка). Как же это сделать?

Осторожно!

Компания может вести только одну кассовую книгу. У подразделения не может быть собственной кассовой книги, даже если оно имеет отдельный баланс.

Банк России предлагает вести кассовую книгу только в головном подразделении

Специалисты Центробанка в письме от 11 декабря 2008 г. № 29-1-1-11/7735 предложили каждому филиалу формировать по итогам дня и передавать в головное подразделение только отчет кассира с приложением составленных за день ордеров. В головной кассе на основе каждого такого отчета на суммы поступивших и выданных денег нужно выписать приходный и расходный ордера и сделать на их основе записи в кассовой книге компании.

Но такой порядок вызывает сомнения хотя бы потому, что кассир головного подразделения фактически должен оформлять и подписывать ордера, по которым реальных движений денег не происходит. Далеко не каждый работник, несущий полную материальную ответственность, согласится подписаться под приемом и выдачей наличности, которой он в глаза не видел.

Каждый филиал может вести свой раздел книги

Кассовую книгу можно поделить на «главы» по числу территориально обособленных подразделений, включая головное. Для этого в учетной политике компании нужно прописать, что кассовая книга состоит из разделов, каждый из которых закреплен за определенным подразделением и хранится в его кассе. Ведь от этого книга не перестанет быть единственной. Тем более что кассовая книга, которую почти все компании ведут нынче при помощи компьютера, должна сшиваться только в конце года (п. 25 Порядка).

Каждый раздел обозначьте уникальным индексом, который последовательно возрастает от раздела к разделу. Например, головное подразделение в Москве может иметь индекс 01, филиал в Санкт-Петербурге — 02. С использованием этого индекса нумеруются как страницы соответствующего раздела, так и все приходные и расходные документы. Для московской кассы нумерация будет такой: 01-01, 01-02, 01-03 Для питерской соответственно 02-01, 02-02, 02-03. В конце квартала (а можно и чаще) кассиры филиалов отправят в головной офис свои части кассовой книги за истекший отчетный период, где те будут собраны вместе. А по окончании года — сшиты воедино.

Как установить лимит остатка кассы и распределить его между филиалами

Как известно, неограниченно накапливать наличные деньги в кассе нельзя. Излишек их сверх установленного лимита компания сдает в банк. Если подразделение компании выделено на отдельный баланс и имеет собственный расчетный счет, банк может установить ему свой собственный лимит остатка кассы. Так указано в пункте 2.5 Положения о правилах организации наличного денежного обращения от 5 января 1998 г. № 14-П. Там же говорится о том, что если подразделение своего баланса и счета не имеет, то лимит устанавливается на компанию в целом. Как распределять его среди филиалов, решает руководство.

Когда речь заходит о подразделениях, расположенных удаленно и передающих наличность не в банк, а в головную кассу, нужно подумать о деталях. Во-первых, у компании должен быть четкий согласованный график таких операций, чтобы собранная наличность сдавалась в банк своевременно. Во-вторых, совокупный лимит остатка кассы должен быть таким, чтобы предприятие не вышло за его пределы в случае каких-то накладок.

Банки обычно стремятся установить лимит остатка кассы минимальным. Поэтому, если вы хотите, чтобы у вашей кассы было «пространство для маневра», обязательно сопроводите расчет лимита остатка кассы (по форме № 0408020) заявлением. В нем обоснуйте, почему совокупный лимит остатка кассы компании не может быть меньше, чем вы просите (см. образец ниже). Не забудьте, что если у компании открыты счета в нескольких банках, то лимит кассы устанавливает только один из них.

Как в филиалах хранить наличность и сдавать ее излишки в банк

В начале статьи мы выяснили, что кассовое помещение в филиале — дело необязательное. Но где тогда хранить деньги? Можно, конечно, в сейфе у главы филиала. Или выдать под отчет кому-то из сотрудников. Последний вариант, кстати, часто используют, чтобы избежать сверхлимитного остатка в кассе. Но все это, положа руку на сердце, некорректно и, главное, небезопасно.

Еще по этой теме

О том, как поддерживать лимит остатка кассы и сдавать выручку в банк, читайте в статье «Как по всем правилам сдать лишнюю выручку в банк» (опубликована в журнале «Главбух» № 14, 2011).

Чтобы не отягощать удаленное подразделение лишней наличностью, предложите его сотрудникам сдавать деньги в банк самостоятельно. И не важно, что у него нет собственного расчетного счета. Ведь открыть расчетные счета в местных банках, где расположены филиалы, может сама компания. Уполномочьте кассиров подразделений сдавать наличные деньги в местные кредитные организации. Это не запрещено законодательством, более того, пункт 2.4 Положения прямо это предусматривает.

Как вести бухучет кассовых операций филиалов

В головной организации кассовые операции отражают на субсчете «Касса организации» счета 50. А вот для филиалов, у которых нет своего баланса, удобно использовать предусмотренный Планом счетов субсчет «Операционная касса». Можно открыть дополнительные субсчета по количеству филиалов либо вести соответствующий аналитический учет.

Хорошо, если в компании налажен электронный документооборот. Тогда у бухгалтера головного предприятия не будет трудностей с тем, чтобы получать оперативную информацию о состоянии филиальных касс, на основе которой он ведет учет наличности. В этом случае у бухгалтера будут в конце дня в электронном виде отчеты кассиров каждого из филиалов. Но получать информацию можно и просто по телефону. В этом случае документом-основанием для оперативного учета кассовых операций филиала будет справка бухгалтера о совершенных за день операциях, составленная на основе записанного телефонного сообщения.

Главное, о чем важно помнить

1. Компания ведет только одну кассовую книгу, однако она может предоставить филиалам право вести отдельные разделы этой книги.

2. Если филиал не выделен на отдельный баланс и не имеет своего расчетного счета, лимит остатка его кассы включается в общий лимит, установленный для головного подразделения.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Новости по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка