Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Сотрудники принесут вам новые СНИЛС

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Документы, которыми уже сейчас можно обмениваться по Интернету без бумажных копий

31 октября 2011 3282 просмотра

, эксперт

Чем поможет эта статья: Вы узнаете, какие документы уже сейчас можете смело отсылать инспекторам и контрагентам через Интернет.
От чего убережет: Налоговики пока не примут электронное заявление о зачете налогов или о сверке расчетов.

Для многих организаций сдавать декларации исключительно через Интернет уже сейчас прямая обязанность, прописанная в законе (см. таблицу ниже). Если ваша компания в числе «подключившихся», почему бы не использовать возможность обмениваться информацией в электронном виде по полной? Само собой, в рамках законодательства. О том, какие документы помимо отчетности сейчас реально передать по телекоммуникационным каналам связи, мы расскажем в статье.

Если ваша компания на «упрощенке»

«Упрощенщики» вправе обмениваться документами в электронном формате по телекоммуникационным каналам связи наравне со всеми.

Условия, при которых сдавать отчетность надо строго в электронном виде

Куда и что передавать по ТКС Условия, при которых отчетность надо сдавать строго через Интернет Основание
Налоговые декларации в ИФНС Среднесписочная численность сотрудников за предыдущий год (во вновь созданных или реорганизованных организациях — за месяц создания или реорганизации) превысила 100 человек. Кроме того, отчитываться в налоговую через Интернет обязаны все крупнейшие налогоплательщики независимо от численности их сотрудников П. 3 ст. 80 Налогового кодекса РФ
Форму № РСВ-1 и персонифицированную отчетность в отделение ПФР Среднесписочная численность работников и прочих граждан, в пользу которых производятся выплаты и иные вознаграждения, за предшествующий расчетный период (календарный год) превысила 50 человек Ч. 10 ст. 15 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ
Форму-4 ФСС РФ в отделение соцстраха

Закон не обязывает вашу компанию отчитываться через Интернет? Кто знает, может, обстоятельства изменятся и вы захотите или вынуждены будете общаться с контролерами по ТКС (о том, что для этого нужно, читайте ниже). Тогда наши советы пригодятся и вам.

Что вам понадобится для обмена документами и отчетами через Интернет

1. Компьютер с выходом в Интернет.

2. Договор со спецоператором связи на оказание услуг.

3. Специальная компьютерная программа криптографической защиты информации (СКЗИ). Ее вы приобретете у того же оператора связи.

4. Ключ электронной цифровой подписи (сертификат ЭЦП). Перечень организаций, аккредитованных ФНС России на выдачу и удостоверение ключей ЭЦП, опубликован на сайте www.nalog.ru. Как правило, это те же операторы.

5. Программа для формирования и отправки отчетности в ИФНС, ПФР и ФСС РФ. Зачастую уже содержит СКЗИ и сертификат ЭЦП.

6. Соглашение с контрагентом об обмене документами и сведениями в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. Его можно оформить произвольно или включить соответствующий пункт в шаблоны договоров.

Что сейчас реально пересылать через Интернет

В законах уже давно появились нормы, разрешающие передавать многие документы в электронном виде через ТКС. Однако на сегодняшний день реализовать такую возможность на практике получится пока лишь частично. Здесь мы подскажем, какие документы вы уже сейчас можете оформлять виртуально.

Первичные документы и договоры

Вы можете смело обмениваться с контрагентами договорами, актами, накладными через Интернет. Само собой, если и у вас, и у них есть для этого соответствующие технические возможности. Главное, чтобы электронная версия документа была завизирована действительной цифровой подписью (ЭЦП) со стороны отправителя. Тогда у налоговых инспекторов не возникнет претензий при виде подобной виртуальной «первички».

Так, в письме от 5 октября 2011 г. № ЕД-4-3/16368@ представители ФНС России подтвердили, что электронный вариант документов имеет ту же юридическую силу, что и бумажный, если оформлен по всем правилам. А потому электронной «первичкой» можно подтверждать расходы, признаваемые при расчете налога на прибыль.

Важная деталь

Вы можете подтверждать расходы электронной «первичкой», если на ней есть ЭЦП контрагента.

В том же электронном виде можно хранить документы. В Минфине России давно признали такой способ, издав письмо от 24 июля 2008 г. № 03-02-07/1-314. Согласитесь, удобно! Учитывая, что по общим правилам вам необходимо беречь «первичку» как минимум пять лет (ст. 17 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Распечатывать же тот или иной документ из электронного архива вам придется, только если того потребуют ревизоры или кто-то из контрагентов. А иногда и вовсе удастся обойтись без помощи принтера. К слову, истребуемую первичку вы можете переслать в ИФНС как есть по телекоммуникационным каналам связи, когда документ оформлен по утвержденному электронному формату. И бумажная копия не понадобится. Об этом сказано в пункте 2 статьи 93 Налогового кодекса РФ.

Правда, мало для какой «первички» разработаны строгие интернет-форматы. Поэтому в большинстве случаев от вас все же потребуется вывести документ на печать. И обратите внимание: данную копию необходимо заверить особой отметкой о том, что на самом оригинале есть квалифицированная электронная цифровая подпись.

О таком условии чиновники из Минфина России не раз предупреждали в своих письмах (см., например, письмо от 15 сентября 2011 г. № 03-02-08/96). Здесь поясним, для чего вообще нужна названная отметка. Когда вы обмениваетесь с контрагентами «первичкой» по ТКС, сам документ вы получите в одном файле, а данные об электронной подписи — в другом. То есть на распечатанном экземпляре у вас не будет ни печатей, ни подписей. А вот как раз отметка и заменит все эти данные.

Отметку на бумажной копии виртуальной «первички» достаточно сделать от руки. Как же правильно проставить эту самую отметку на бумажной копии? Вот пара советов. Сначала попробуйте заранее договориться со своим спецоператором, чтобы тот настроил программу и в итоге документ выходил бы на печать уже с информацией об ЭЦП. Как мы знаем, многим операторам под силу обеспечить клиентам автоматическую отметку. Тогда вам останется лишь заверить бумагу записью «Копия верна», подписью руководителя и печатью компании.

Оператор не смог вам помочь? Ничего страшного. Все сведения об электронной подписи вы отразите на бумажной копии собственноручно. Или можно изготовить штамп, в оттиске которого будут все необходимые графы. В частности, это дата подписания «первички», фраза «Документ заверен ЭЦП» с местом для печати и подписи (вашей или руководства).

Сообщения и уведомления в ИФНС

Как вы знаете, в инспекцию часто приходится сообщать о каких-либо изменениях в жизни компании. Полный перечень таких ситуаций есть в статье 23 Налогового кодекса РФ. Например, информировать налоговиков необходимо об открытии расчетного счета или о его закрытии, о создании обособленного подразделения или о том, что у него изменился, к примеру, адрес.

Еще по этой теме

О каких изменениях в жизни вашей компании важно известить налоговиков, мы подробно рассказали в статье «О каких изменениях в жизни вашей компании важно известить налоговиков» (опубликована в журнале «Главбух» № 17, 2011).

В той же статье 23 кодекса прямо написано, что сообщение о том или ином событии можно направить в налоговую инспекцию по телекоммуникационным каналам связи. А не так давно для всех этих случаев в ФНС России утвердили новые бланки, а вместе с ними и электронные форматы. Их вы найдете в приказе от 9 июня 2011 г. № ММВ-7-6/362@.

Судебные иски

Неприятное дело — судиться. Что с контрагентами, что с налоговиками. Но если до этого дойдет, не исключено, что бумаги для судебного разбирательства придется оформлять именно вам.

Переслать все документы вместе с исковым заявлением или жалобой в суд можно опять же современным и оперативным способом — через Интернет. Для этого достаточно зарегистрироваться в системе «Электронный страж», которая размещена на официальном сайте ВАС РФ (http://kad.arbitr.ru/). После этого вы быстро передадите на рассмотрение судей все необходимые документы через онлайн-сервис «Мой Арбитр» (http://my.arbitr.ru/). И кстати, там же вы можете заполнить электронную версию искового заявления.

Что касается документов, которые вы прикладываете к иску, то их надо лишь отсканировать. И каждый экземпляр загрузить в систему отдельными файлами. Теперь можно отправлять. Вы получите на электронный ящик, тот, который вы указали на этапе регистрации, уведомление о том, что бумаги поступили в базу.

Сотрудник арбитражного суда проверит, все ли там оформлено верно. После чего вам придет уведомление, приняты документы или нет. Если нет, бумаги можно отправить повторно уже в исправленном варианте.

Подробный порядок действий есть в приказе ВАС РФ от 12 января 2011 г. № 1.

Но не забудьте: в зале суда вы или представитель вашей компании уже предъявите оригиналы отправленных ранее бумаг (в предварительном или основном заседании).

Какие еще документы вы можете получить через Интернет

Вид документа Действующие электронные форматы и разрешающие нормы
Акт совместной сверки расчетов по налогам, сборам, пеням и штрафам Подп. 11 п. 1 ст. 32 НК РФ, приказ ФНС России от 4 октября 2010 г. № ММВ-7-6/476@
Требование об уплате недоимки и уведомления П. 6 ст. 69 НК РФ, приказ ФНС России от 9 декабря 2010 г. № ММВ-7-8/700@
Требование о представлении документов в ходе налоговой проверки Ст. 93 и 93.1 НК РФ, приказ ФНС России от 17 февраля 2011 г. № ММВ-7-2/168@
Уведомления и свидетельства о постановке на налоговый учет П. 5.1 ст. 84 НК РФ, приказ ФНС России от 11 августа 2011 г. № ЯК-7-6/488@
Государственные и муниципальные контракты П. 14 ч. 2 ст. 55 Федерального закона от 21 июля 2005 г. № 94-ФЗ, письмо Минэкономразвития России от 19 июля 2011 г. № Д28-149

Какие документы, которые сегодня можно оформлять только на бумаге, ждут своего «электронного» часа

Теперь расскажем о тех документах, передавать которые по Интернету пока не получится. Либо не хватает для этого утвержденных электронных форматов, либо четкого порядка действий, либо специального программного обеспечения. Но когда-нибудь, надеемся в скором времени, все это наконец заработает.

Счета-фактуры

Про электронные счета-фактуры говорят уже давно. Норма для этого в статье 169 Налогового кодекса РФ прописана больше года назад. Порядок выставления и получения таких виртуальных документов тоже утвердили — приказом Минфина России от 25 апреля 2011 г. № 50н.

Однако не торопитесь направлять покупателям счета через Интернет, также как и принимать подобные от поставщиков. Сегодня признать вычет НДС по электронной версии счета (как бы документ ни выглядел) не удастся.

Осторожно!

Сегодня признать вычет НДС по электронной версии счета-фактуры не удастся.

Надо лишь дождаться, когда в ведомствах согласуют проект постановления правительства с новыми формами счета-фактуры и журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур. А после этого ФНС утвердит электронные форматы всех этих документов, а также книги покупок и книги продаж. Представители Минфина России напомнили об этом в письме от 28 сентября 2011 г. № 03-07-09/30.

Пока же этого не случилось, счета-фактуры можно выставлять лишь на бумаге. По Правилам, утвержденным постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. № 914.

Заявления в ИФНС

Казалось бы, что мешает направлять в налоговую инспекцию все заявления в электронном виде через спецоператоров. Например, о зачете или возврате налоговой переплаты, о проведении совместной сверки расчетов с ИФНС. Ведь по сути принцип тот же, что и для «первички». Были бы электронная цифровая подпись и договор со спецоператором.

Но в ФНС России до сих пор признают лишь заявления на бумаге. Правда, в прошлом году ревизоры сначала было согласились принимать эти документы через спецоператоров, выпустив письмо от 18 мая 2010 г. № ШС-37-8/1815@. Но вскоре свои разъяснения они отозвали (см. письмо ФНС России от 8 июля 2010 г. № ШС-37-8/6177@). Да и в Минфине России считают, что подавать, в частности, заявления о зачете или возврате налогов по телекоммуникационным каналам связи нельзя. До тех пор, пока в статье 78 Налогового кодекса РФ не появится разрешающая норма. Об этом чиновники Минфина России предупредили в письме от 11 октября 2011 г. № 03-02-08/109.

Документы для регистрации компаний

Зарегистрировать компанию, также как и стать индивидуальным предпринимателем, скоро можно будет через Интернет. Порядок для этого недавно утвердили в ФНС России приказом от 12 августа 2011 г. № ЯК-7-6/489@. В Минюсте его зарегистрировали 6 октября 2011 г. за № 21987.

Заполненные формы документов, необходимые для госрегистрации, потребуется отсканировать и направить в ИФНС (если есть — то в специальную регистрирующую инспекцию) прямо через официальный сайт налоговой службы или единый портал госуслуг. Понятно, что файлы с документами понадобится заверить электронной цифровой подписью заявителя.

Программное обеспечение для всех этих операций налоговое руководство поручило разработать ФГУП ГНИВЦ ФНС России и внедрить до 1 апреля 2012 года. А пока регистрировать бизнес можно только с помощью бумажных версий заявлений.

Главное, о чем важно помнить

1. Вы можете обмениваться с контрагентами договорами, актами, накладными в электронном виде через спецоператоров связи. Главное, чтобы они были завизированы исправной ЭЦП.

2. Счета-фактуры, заявления о зачете (возврате) налогов пока можно оформлять лишь на бумаге.

Благодарим за помощь в подготовке материалов специалистов СКБ Контур

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка