Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Проверьте себя в расчетах зарплаты и пособий

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Нештатная ситуация. Что и как нужно оформить, если сроки командировки внезапно сдвинулись

26 декабря 2011 24383 просмотра

, эксперт журнала "Главбух"

Как выйти из положения: Изменившиеся сроки поездки обязательно зафиксируйте приказом. Переоформлять остальные командировочные бумаги не придется.

Требуется продлить командировку

Руководство распорядилось продлить срок командировки одного из работников. Причины могут быть разные. Скажем, тот попросту не успел в ранее утвержденные сроки решить все запланированные вопросы с представителями контрагента. Или еще бывает, последний день служебной поездки изначально приходится на пятницу. И сотрудник захотел задержаться в том же городе, где находится по долгу службы, на выходные, о чем и договорился с начальством.

Если ваша компания на «упрощенке»

Советы, как продлить служебную поездку или, наоборот, сократить ее сроки, пригодятся любым компаниям независимо от применяемой системы налогообложения.

Раз сотрудник возвращается позже, понятно, что дата в билете на обратную дорогу не будет совпадать с той, которой закрывалась командировка. Плюс, когда работник задерживается по служебным вопросам, вы обязаны будете перечислить ему дополнительную сумму суточных, а также деньги на оплату жилья и прочих командировочных расходов. Либо такие траты вы возместите человеку потом, когда он вернется из поездки.

Надо ли вам оформлять какие-то документы в ситуации, когда сроки служебной поездки затянулись? Ни в Трудовом кодексе РФ, ни в Положении о командировках, утвержденном постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, на этот вопрос ответа нет.

Так вот, чтобы вы могли свободно обосновать расходы на проезд и признать их в полной сумме в налоговом учете, также как и прочие дополнительные затраты, деловое путешествие стоит продлить официально. Кстати, то же самое рекомендовали когда-то и чиновники из Минфина России в письме от 1 апреля 2009 г. № 03-04-06-01/74.

Итак, новые сроки необходимо закрепить на бумаге. Как это сделать? Строгих правил тут нет. Но корректировать все документы, которыми вы ранее оформили служебную поездку, вам, к счастью, точно не придется (полный перечень таких бумаг вы найдете ниже).

Эти документы надо обязательно оформить для командировки

1. Служебное задание по форме № Т-10а. В нем вы обозначите цель, время и место командировки. Этот документ подпишет руководитель структурного подразделения, где работает сотрудник. А утвердит его руководитель организации или кто-то другой на то уполномоченный, например замруководителя.

2. Приказ (распоряжение) о направлении в командировку по форме № Т9 или № Т9а. Его вы оформите на основании служебного задания. Приказ подписывает, конечно же, руководитель компании или уполномоченный сотрудник.

3. Командировочное удостоверение по форме № Т-10. Оговоримся, что этот документ вы составите только для поездки по России и в страны СНГ, с которыми есть межправительственное соглашение, где сказано, что отметки при пересечении границы не ставятся. Время же пребывания сотрудника в зарубежной командировке подтвердят отметки пограничной службы в загранпаспорте.

Чтобы продлить срок поездки, вам достаточно составить приказ. Как он может выглядеть, мы показали ниже. В документе сошлитесь на первоначальный приказ о направлении в командировку. И само собой, отразите конкретный период, на который затянулась поездка, а также назовите причину этого. Здесь же можно зафиксировать поручение бухгалтерии оплатить сотруднику дополнительные затраты.

После того как директор компании подпишет приказ, не забудьте ознакомить с ним всех тех, кто участвует в его исполнении. А сам работник, очевидно, поставит свою подпись уже по возвращении.

Важная деталь

С приказом о продлении командировки вовремя ознакомьте всех работников, которые задействованы в его исполнении.

И вот что еще добавим. Помните, что некоторых работников в принципе направлять в командировки можно лишь с их письменного согласия. Как, например, женщин, у которых ребенку не исполнилось трех лет. Поэтому и новые сроки такой поездки стоит также письменно согласовать с сотрудником. Просто в том же приказе добавьте слово «согласен» в том месте, где будет стоять подпись человека.

Понадобилось отозвать работника из служебной поездки

А вот обратная ситуация. Сотрудник возвращается из командировки раньше намеченного срока. Допустим, все поручения руководства он уже выполнил и крайне нужен теперь на своем рабочем месте. А то и вовсе необходимость в поездке отпала. Но об этом стало известно, когда сотрудник уже ехал в поезде или летел в самолете.

В любом случае придется менять билеты либо просто покупать новые, с ранними датами. А это дополнительные расходы для вашей компании. Их опять же надо быть готовым обосновать. Поэтому отзыв работника из командировки нужно оформить документально.

Но и такая ситуация в нормативных актах никак не регламентирована. Поэтому просто составьте вместе с руководителем компании приказ об отзыве сотрудника из поездки (образец — ниже). А командировочные бумаги, которые были оформлены ранее, не трогайте. Самого же работника начальство известит по телефону.

Тут в общем-то составлять приказ вы будете по принципу, схожему с тем, о котором мы говорили в ситуации, когда командировку продлевают. Только, естественно, доплачивать сотруднику вы ничего не станете. Скорее, напротив, он должен будет сдать в кассу неизрасходованные денежные средства, как только вернется. А точнее, в течение трех рабочих дней, которые есть у него на то, чтобы отчитаться по авансу.

Главное, о чем важно помнить

1. Любое изменение сроков командировки важно закрепить в отдельном приказе. Это поможет бухгалтерии обосновать возникшие в такой ситуации дополнительные расходы.

2. Если работник вернулся из служебной поездки раньше или, наоборот, задержался, переделывать все ранее оформленные по командировке бумаги нет необходимости.

 

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Какие отчеты руководитель просит Вас сделать в Excel чаще всего?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка