Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

В декабре вам может прийти сразу два требования из налоговой

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Подсказки, как хранить бухгалтерские документы

2 мая 2012 73 просмотра
Рубрика подготовлена с использованием БСС «Система Главбух» — www.1gl.ru

Можно ли хранить документы в электронном виде?

Да, конечно. Действующее бухгалтерское и налоговое законодательство позволяет так делать. Только следите за тем, чтобы такие виртуальные документы были обязательно заверены электронной подписью.

Но учтите, что иногда все же придется делать бумажные копии электронной «первички» и заверять их подписью с печатью. Например, когда контрагент или проверяющие запросят документы, для которых нет строго утвержденного формата. Так что в настоящее время полностью отказаться от традиционного документооборота пока нельзя.

Где должны находиться «первичка» и другие бумаги?

Вообще для хранения необходимо оборудовать специальные помещения, сейфы или шкафы. Как лучше устроить такие хранилища, описано в Правилах, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года. Однако соблюдать все требования, приведенные там, не обязательно. Все зависит от вида документов.

Бланки строгой отчетности держите в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность. Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами собирайте в хронологическом порядке и переплетайте.

Счета-фактуры по мере того, как их выставляют и получают, регистрируйте в журнале учета в хронологическом порядке. Сами же журналы учета хранят в течение не менее четырех лет с даты последней записи в них.

Бумаги с грифом «коммерческая тайна» храните в сейфах. Остальные документы нужно поместить в специальные помещения или закрывающиеся шкафы под ответственность людей, уполномоченных главным бухгалтером.

Как долго нужно хранить документы?

«Первичку», бухгалтерские регистры, отчетность нужно хранить не менее пяти лет. Исключение — документы, которые подтверждают убыток в налоговом учете. Их храните в течение всего того периода, пока убыток уменьшает базу по налогу на прибыль. Плюс еще четыре года после того, как погасите его полностью.

Особый порядок и для БСО. Упакованные в опечатанные мешки копии использованных бланков (корешков), подтверждающих суммы принятых наличных, храните не менее пяти лет. По окончании этого срока, но не ранее истечения месяца со дня последней инвентаризации, копии использованных бланков уничтожьте на основании акта об их списании. Добавим, что сроки хранения типовых архивных документов установлены в приказе Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

А как считать сроки хранения?

Обычно началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом их составления. А вот для книг покупок и продаж начало срока хранения определяйте с даты последней записи в них. Для документов же, подтверждающих первоначальную стоимость амортизируемого имущества, отсчет срока начинайте с момента, когда прекратили начислять амортизацию.

Дополнительные консультации по теме

Разъяснения по другим вопросам, связанным с хранением бухгалтерских документов, приведены в БСС «Система Главбух». Читатели журнала «Главбух» со 2 мая по 1 июня 2012 года могут бесплатно пользоваться расширенным пакетом рекомендаций на эту тему. Для этого надо зайти на сайт БСС «Система Главбух» www.1gl.ru. Далее нужно ввести свои логин и пароль (если они уже есть) либо зарегистрироваться и войти в Систему. И наконец, выбрать ссылку на специальный пакет «Документооборот в бухгалтерии и кадровой службе» (эксклюзивный бесплатный доступ к рекомендациям абсолютно для всех читателей журнала «Главбух»).

 

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка