Журнал, справочная система и сервисы
№7
Апрель

В свежем «Главбухе»

Ваш первый отчет по взносам

Подписка
3 месяца подписки в подарок!
№7

Как вести Книгу учета доходов и расходов на «упрощенке»

11 мая 2012 119034 просмотра
Абсолютно все компании и предприниматели, применяющие УСН должны обзавестись Книгой учета доходов и расходов. Полезные советы о том, как правильно заполнить этот документ дают наши коллеги из журнала «Упрощенка».

Оцените электронную версию журнала «Главбух», оформив бесплатный пробный доступ на три дня

Получить демодоступ

или сразу подписаться

Налоговый учет доходов и расходов организации и индивидуальные предприниматели, применяющие упрощенную систему налогообложения, ведут в Книге учета . Для хозяйственных операций предназначен раздел 1 , именно о нем и пойдет дальше речь. Он состоит из пяти граф. В графе 1 записывают порядковый номер, в графе 2 — дату и номер первичного документа, на основании которого делается запись, в графе 3 — содержание операции, в графах 4 и 5 — сумму доходов и расходов. На первый взгляд заполнить Книгу учета несложно. Однако количество вопросов, приходящих в редакцию о том, как отразить ту или иную операцию, свидетельствует об обратном. Мы проанализировали вопросы и постарались сформулировать универсальные правила заполнения Книги учета . Насколько удачно это получилось — судить вам.

Если у вас «упрощенка» с объектом доходы

Книгу учета доходов и расходов должны заполнять все «упрощенцы». Поэтому в статье вы найдете рекомендации и для себя.

Правило № 1: В Книгу учета записывайте только те доходы и расходы, которые влияют на налоговую базу

В Книге учета отражают хозяйственные операции за отчетный (налоговый) период. Но заносить в налоговый регистр нужно лишь те показатели, которые влияют на налоговую базу. В графе 4 документа показывайте только облагаемые доходы. К ним относятся доходы от реализации, определяемые согласно статье 249 НК РФ, и внереализационные доходы, перечисленные в статье 250 НК РФ ( п. 1 ст. 346.15 НК РФ ). А вот доходы из статьи 251 НК РФ при расчете «упрощенного» налога не учитываются. Значит, и записывать их в графу 4 не нужно.

Что касается учитываемых расходов, то их исчерпывающий перечень приведен в пункте 1 статьи 346.16 НК РФ. И только траты из этого перечня можно заносить в графу 5 Книги учет .

Правило № 2:  Вычет по «упрощенному» налогу рассчитывайте не в Книге учета, а в отдельном регистре

У «упрощенцев» с объектом доходы часто возникает такой вопрос: нужно ли отражать в Книге учета страховые взносы и пособия по временной нетрудоспособности, на которые разрешается снизить «упрощенный» налог? Отвечаем сразу — нет, не нужно.

Обратите внимание!
«Упрощенцам»с объектом доходы не нужно отражать в Книге учета страховые взносы и пособия по болезни, которые включаются в вычет по «упрощенному» налогу.

Вычет по «упрощенному» налогу отражают лишь в декларации, составляемой по итогам года. А вот в Книге учета строки для него не отведены. В то же время, поскольку «упрощенный» налог уплачивается ежеквартально, плательщик должен раз в квартал рассчитывать и сумму вычета. Такой расчет можно делать в самостоятельно разработанном регистре.

Правило № 3: Минимальный налог в Книге учета доходов и расходов не записывайте

Не попадет в Книгу учета доходов и расходов и минимальный налог. Его по итогам года исчисляют «упрощенцы» с объектом налогообложения доходы минус расходы и уплачивают, если рассчитанная сумма превышает «упрощенный» налог по итогам года.

Все подобные исчисления нужно делать опять же в декларации. Уплаченный минимальный налог расходом при УСН не является, и по факту уплаты заносить соответствующую сумму в Книгу учета доходов и расходов не нужно.

Другой вопрос, что разницу между минимальным и «упрощенным» налогом за прошлый год вы можете перенести на расходы текущего года, учитываемые при подсчете «упрощенного» налога. Это норма пункта 6 статьи 346.18 НК РФ. Однако, во-первых, такой перенос нужно делать только при расчете «упрощенного» налога по итогам года. А во-вторых, показывайте разницу не в разделе I Книги учета, а в справке к этому разделу, ну и в декларации по «упрощенному» налогу.

На заметку
Посредники, участвующие в расчетах, включают в доходы только свое вознаграждение. У посредников, участвующих в расчетах, облагаемой суммой являются не все деньги, полученные в кассу или на расчетный счет, а лишь те, что составляют сумму вознаграждения. Ведь в подпункте 9 пункта 1 статьи 251 НК РФ сказано, что в налоговой базе не учитываются доходы, поступившие посреднику в связи с исполнением им своих обязательств по договору комиссии или агентскому договору. А также не учитываются суммы, поступившие в счет возмещения его затрат, если такие затраты не являются по договору расходами посредника. Соответственно посреднику в разделе I Книги учета нужно отражать только свое комиссионное вознаграждение.

Можно в течение 10 лет переносить и убытки прошлых лет (отрицательную разницу между полученными доходами и расходами). Такие убытки отражаются в разделе 3 Книги учета доходов и расходов, а также в декларации.

Правило № 4: На возвращенные авансы уменьшайте доходы

При УСН доходы учитываются кассовым методом. Получив деньги от покупателя или заказчика, вы должны их сумму отразить в доходах и занести в графу 4 Книги учета , даже если это аванс. В графе 2 укажите реквизиты первичного документа. При наличных расчетах таким документом будет кассовый чек, а при безналичных — выписка банка.

А как быть, если аванс впоследствии пришлось вернуть? Это может произойти, например, в следующих случаях:

1) вы расторгли с заказчиком договор и не выполнили (не оказали) до конца работы (услуги);

2) уменьшилась стоимость товаров (работ, услуг), после того как покупатель или заказчик перечислил первоначально установленную сумму;

3) покупатель вернул бракованный товар.

Во всех этих ситуациях вам придется вернуть ранее полученные деньги. А в какой части Книги учета нужно отразить такую операцию: доходной или расходной? В день возврата вы можете уменьшить доходы ( п. 1 ст. 346.17 НК РФ ). Поэтому сумму возвращенного аванса запишите в графу 4 со знаком «минус». В графе 2 укажите реквизиты документа, подтверждающего возврат аванса, например платежного поручения. Если же вы решите поступить по-другому и учтете возвращенную сумму в расходах в графе 5 Книги учета , то допустите ошибку. Дело в том, что в графе 5 фиксируют только расходы из перечня пункта 1 статьи 346.16 НК РФ, а возвращенных авансов в нем нет.

На заметку
«Входной» НДС в Книге отражайте отдельной строкой. «Упрощенцы» вправе учесть в расходах НДС, входящий в стоимость товаров, материалов, работ и услуг. «Входной» НДС фигурирует в подпункте 8 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ как самостоятельный расход, поэтому его нужно показывать отдельно. Поступив по-другому, вы допустите ошибку, но она некритична, так как налоговая база не изменится. В графе 2 укажите реквизиты накладной или акта, а также платежного поручения. В этих документах НДС выделен из общей стоимости. На наш взгляд, этого достаточно, чтобы отразить его в виде отдельного расхода. Однако чиновники настаивают на том, что необходим еще и счет-фактура ( письмо Минфина России от 24.09.2008 № 03-11-04/2/147 ). Поскольку все плательщики НДС обязаны выдавать счета-фактуры при реализации, попросите, чтобы такой документ предоставили и вам. Вычетом по НДС вы воспользоваться не сможете. Однако подстрахуете себя на случай претензий по поводу учета НДС в расходах.

Пример

Налоговый учет аванса, возвращенного покупателю

ООО «Мастер» применяет УСН с объектом налогообложения доходы и торгует офисной техникой. Организация заключила договор поставки 10 компьютеров стоимостью 25 000 руб. каждый. Полная оплата товара авансом получена 4 апреля. Однако 6 апреля компания поставила не10, а 7 компьютеров и вернула покупателю деньги за 3 компьютера. Отразим операции в налоговом учете.

ООО «Мастер» 4 апреля получило в счет будущей поставки 250 000 руб. (25 000 руб. × 10 шт.). Всю сумму аванса нужно сразу же отразить в доходах. Поскольку компьютеры были поставлены не все, организация вернула покупателю 75 000 руб. (25 000 руб. × 3 шт.). На эту сумму 6 апреля нужно уменьшить доходы. Заполненную Книгу учета доходов и расходов мы привели в таблице.

Таблица. Фрагмент заполнения Книги учета доходов и расходов ООО «Мастер» за 2012 год

№ п/п

Дата и номер первичного документа

Содержание операции

Доходы, учитываемые при исчислении налоговой базы

Расходы, учитываемые при исчислении налоговой базы

1

2

3

4

5

81

Выписка банка от 04.04.2012 № 69

Получен аванс от покупателя

250 000

82

Платежное поручение от 06.04.2012 № 42

Возвращена часть аванса

-75 000

Памятка
На сумму возвращенного аванса следует уменьшить доходы. Учитывать эту сумму в расходах нельзя. 

Отдельно следует сказать о доходах в натуральной форме. Речь идет о ситуации, когда имущество получено по договору дарения или договору мены. И в том и в другом случае образуется облагаемый доход. Когда его следует отразить в Книге учета ? В день получения объекта, то есть на дату подписания акта приемки-передачи имущества ( п. 1 ст. 346.17 НК РФ ). Определите рыночную стоимость имущества и укажите ее в графе 4 Книги учета доходов и расходов ( п. 4 ст. 346.18 НК РФ ). В графе 2 зафиксируйте реквизиты договора, акта и бухгалтерской справки, в которой рассчитывали рыночную стоимость.

Суть вопроса
Рыночную стоимость имущества, полученного по договору дарения или договору мены, нужно отразить в доходной графе Книги учета в день подписания акта приемки-передачи.

Правило № 5: Расходы, оплаченные авансом, фиксируйте в Книге учета в том месяце, к которому эти расходы относятся

«Упрощенцы» признают только оплаченные и осуществленные расходы ( п. 2 ст. 346.17 НК РФ ). Другими словами, одной оплаты мало, вы должны получить товары, материалы и другое имущество, воспользоваться услугами и принять работы. То есть у вас должны быть платежные документы и документы на приход. Следовательно, только после этого расходы можно будет занести в Книгу учета.

В первую очередь об этом следует помнить тем, кто оплачивает свои покупки авансом. Например, арендаторам. Дело в том, что арендную плату обычно перечисляют до начала месяца, в котором планируется использовать помещение. Чтобы учесть ее в расходах, нужно дождаться окончания месяца. Поэтому в Книге учета арендную плату можно отразить только в последний день оплаченного месяца. Также следует поступить и в том случае, когда за аренду заплатили сразу за год. Перечисленную сумму разделите на количество месяцев и каждую равную часть указывайте в Книге учета в последние дни оплаченных месяцев. Такую же точку зрения высказал Минфин России в письме от 30.03.2012 № 03-11-06/2/49 . Первичными документами для учета таких расходов будут договор аренды, платежное поручение и акт передачи помещения в пользование. Реквизиты «первички» зафиксируйте в графе 2.

Похожие вопросы могут возникнуть и у тех, кто ежемесячно оплачивает мобильную связь. Мы говорим о ситуации, когда сим-карта оформлена на организацию и по телефону ведутся только рабочие разговоры. В этом случае стоимость разговоров можно списать на расходы. Запись в Книге учета сделайте после того, как истечет месяц, в котором велись переговоры, и будет оплачен счет телефонной компании. Расходы на услуги мобильной связи удостоверят договор с оператором и платежные поручения (кассовые чеки).

Нюансы, требующие особого внимания

1. В Книге учета следует указывать только облагаемые доходы и учитываемые расходы. Показатели, которые на налоговую базу не влияют, в Книгу учета заносить не нужно.

2. Доходы показывайте в день поступления денег на расчетный счет или кассу, даже если это аванс.

3. Расходы отражайте в Книге учета только после того, как будут выполнены все условия для их учета.

Статья подготовлена по материалам
наших коллег из журнала «Упрощенка»

Печатная версия: 26-2.ru/

Электронный журнал: e.26-2.ru//
Получить демодоступ на 3 дня

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Страховые взносы на обязательное пенсионное страхование в фиксированном размере, зачисляемые в ПФР на выплату страховой пенсии (исчисленные с дохода свыше 300 000 руб. за периоды, истекшие до 1 января 2017 года) - 182 1 02 02140 06 1200 160.

За период с 2017 — КБК единый и для фиксированного в части ПФР, и для превышения 1% — 182 1 02 02140 06 1110 160.

Какие займы выдает ваша компания?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка