Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Законные способы выгодно учесть кредиторку и дебиторку по итогам года

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Решения для пяти проблемных ситуаций с зарплатными документами

18 июня 2012 118 просмотров

, генеральный директор ООО «Аудиторско-консалтинговое партнерство Маминой»

Чем поможет эта статья: Вы  узнаете, как последние законодательные изменения повлияли на зарплатный документооборот. И какие именно операции надо оформлять по-новому. От чего убережет: Проверяя расходы на оплату труда, инспекторы не найдут повода придраться к вашей компании.

На вопросы читателей отвечали Ирина Мамина, генеральный директор ООО
«Аудиторско-консалтинговое партнерство Маминой»

Лилия Сахибгареева, эксперт журнала «Главбух»

Если ваша компания на «упрощенке»

«Упрощенщики» оформляют те же документы по зарплате, что и компании на общем режиме.

В конце апреля вступили в силу очередные изменения Трудового кодекса РФ. Отныне надо письменно сообщать сотрудникам о компенсации за задержку зарплаты, если очередная выплата запаздывает (подробнее — в статье «С компенсации за задержку выплат сотрудникам удерживать НДФЛ не надо», опубликованной в № 11, 2012). А еще раньше были приняты новые кассовые правила. И это тоже повлияло на оформление выплат.

Все эти изменения вы упоминаете в своих вопросах о зарплатном документообороте. На самые острые из них эксперты журнала ответили в режиме «горячей линии» на форуме журнала «Главбух». В этой статье мы разберем пять проблемных ситуаций, с которыми можете столкнуться и вы.

Ситуация 1. Компания переходит на зарплатные карты

Пару недель назад компания решила перейти на зарплатные карточки. Договор с банком заключили. Подскажите, какими документами теперь надо оформлять выплаты?

Тут все довольно просто. Чтобы перечислить деньги на карты сотрудников, компания оформляет и направляет в банк платежное поручение, в котором указывает общую сумму выплат. К этому документу надо приложить два экземпляра реестра зачислений на карточные счета (форма этого реестра обычно есть в приложении к договору о расчетно-кассовом обслуживании). В реестре по каждому работнику приведите следующие сведения:
— фамилию, имя, отчество;
— сумму, которую требуется зачислить на счет;
— реквизиты карточного счета.

Один экземпляр реестра поступает в банк. А другой, с отметкой банка о принятии, остается в организации.

А надо ли при переходе на карточки менять трудовые договоры с сотрудниками?

Если в заключенных договорах ничего не говорится о порядке выдачи зарплаты, то никаких правок не потребуется. Если же условия выплаты были прописаны (это допускает ст. 136 Трудового кодекса РФ), то в документы придется внести изменения.

Ситуация 2. Организация выдает зарплату только одному работнику

В штате один работник. Надо выплатить ему зарплату. Вправе ли мы оформить на эту операцию расходный кассовый ордер или придется составлять ведомость? Из нового кассового порядка непонятно, можно ли так делать…

Да, можно. Действительно, в старых правилах (утверждены письмом Банка России от 4 октября 1993 г. № 18) говорилось так: разовую выдачу зарплаты оформляют с помощью «расходника». Сейчас правила поменялись

В новом положении № 373-П, утвержденном 12 октября 2011 года, есть только общая формулировка: выдачу зарплаты проводят по «расходнику», расчетно-платежной ведомости формы 0301009, платежной ведомости формы 0301011. Документы перечислены через запятую. Что это значит? Работодатель по своему усмотрению вправе составить одну из трех бумаг. Если зарплату надо выдать одному человеку, то удобнее составить «расходник».

Должны ли мы заводить на работника лицевой счет (фор-ма № Т-54) и карточку 1-НДФЛ?

Лицевые счета сотрудников должны вести все компании. Об этом сказано в подпункте 1.1 пункта 1 и пункте 2 постановления Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Обратите внимание: за отсутствие лицевого счета инспекторы могут выписать компании штраф за нарушение учета доходов и расходов.

А вот карточки 1-НДФЛ отменены. С января 2011 года все доходы сотрудников надо отражать в другом специальном регистре. Его компании разрабатывают самостоятельно. Конечно, за основу можно взять 1-НДФЛ. Но тогда проверьте, чтобы там были реквизиты из статьи 230 Налогового кодекса РФ.

Ситуация 3. Работники постоянно находятся в командировках

Сотрудники одного нашего отдела постоянно находятся в командировках. Мы им начисляем доплаты: вместо среднего заработка они получают оклад. Скажите, можно ли в этой ситуации в табеле рабочего времени не проставлять им «К» (признак командировки)? Вместо этого мы можем, например, отмечать им «повышение квалификации в другой местности»…

Важная деталь

Доплаты работникам можно учесть при расчете налога на прибыль, если они прописаны в трудовом (коллективном) договоре.

Делать так крайне опасно. Допустим, вы не отразите командировку в табеле. Тогда ИФНС может снять другие затраты на поездки работников. Например, суточные.

Если вы хотите документально подтвердить расходы на доплаты, то лучше пропишите соответствующее условие в трудовом (коллективном) договоре. Тогда с учетом затрат проблем не будет (письмо Минфина России от 3 декабря 2010 г. № 03-03-06/1/756).

Командировка одного работника сорвалась: его не выпустили за границу из-за неуплаченных штрафов. Как в такой ситуации следует оформить документы?

В данном случае надо, во-первых, издать приказ об отмене командировки и аннулировании командировочного удостоверения.

Во-вторых, на основании ранее выданного командировочного удостоверения внести запись об аннулировании этого документа в журнал учета работников… (форма утверждена приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н).

И в-третьих, ознакомить сотрудника под роспись с приказом об отмене командировки и записью в журнале учета.

Ситуация 4. Сотрудника берут на неполную ставку

Мы берем работника на 0,4 ставки — 2000 руб. в месяц (полный оклад — 5000 руб.). Как нам правильно оформить приказ о приеме на работу и штатное расписание? Ранее этой должности не было в «штатке».

В приказе по форме № Т-1 укажите, что работник принят на неполную ставку (см. образец ниже). Далее пропишите фактическую сумму оклада, которую вы будете начислять работнику, — 2000 руб. Рядом (в скобках) укажите, что это 0,4 ставки.

А вот в штатном расписании лучше прописывать полный оклад штатного сотрудника. Так что там надо указать:
— количество штатных единиц — 1 (если вы не планируете нанимать других людей на эту позицию);
— тарифная ставка (оклад) — 5000 руб.

А в нашей организации прописан оклад для 0,5 штатной единицы (бухгалтера). Это неправильно?

Делать так не запрещено. Если у вас работает только один бухгалтер на полставки, вы можете оформить штатное расписание подобным образом. Но если в будущем организация возьмет бухгалтера на полную ставку, придется внести изменение в «штатку». Поэтому, на наш взгляд, в расписании удобнее прописывать полные оклады и целое количество штатных единиц. А условия работы конкретных сотрудников указывать в иных документах.

Ситуация 5. Нет средств на зарплату единственного работника — директора

Мы создали общественную организацию, сейчас в штате один работник — директор. Пока средств на его зарплату нет, он работает бесплатно. Как это правильно оформить?

Вообще проверяющие крайне настороженно относятся к ситуациям, когда директор у организации есть, но зарплату он не получает. Чисто теоретически тут возможны претензии и со стороны ИФНС, и со стороны фондов, и со стороны трудовой инспекции. На практике есть три выхода из ситуации.

Осторожно!

Если директору компании не начисляют зарплату, претензии возможны и со стороны налоговиков, и со стороны сотрудников фондов.

Во-первых, можно не заключать трудовой договор. Этим способом могут воспользоваться те руководители, которые одновременно являются учредителями. Еще в 2006 году Роструд разъяснил, что в подобных случаях трудовой договор с директором не заключается, так как по отношению к такому работнику отсутствует работодатель (письмо от 28 декабря 2006 г. № 2262-6-1). А без трудового договора невозможно установить размер оплаты труда.

Способ второй и самый популярный. Директору оформляют отпуск без сохранения зарплаты. Ведь руководитель, как и любой работник, может написать заявление на такой отпуск за свой счет согласно статье 128 Трудового кодекса РФ.

И в-третьих, директора можно перевести на режим неполного рабочего времени. Например, на почасовую оплату труда. При этом желательно ориентироваться на региональный минимальный размер оплаты труда. Правда, тут платить оклад все-таки придется, но данные выплаты можно свести к минимуму. Тогда при возникновении вопросов чиновникам можно объяснить, что для выполнения директорских обязанностей (допустим, по сдаче «нулевой» отчетности) достаточно пары часов в месяц. Поэтому руководитель получает совсем немного.

Главное, о чем важно помнить

1. Командировки сотрудников надо обязательно отражать в табеле учета рабочего времени. Иначе у компании могут возникнуть проблемы с учетом затрат.

2. Если нет средств на зарплату единственного сотрудника (директора), то его можно отправить в отпуск за свой счет или перевести на режим неполного рабочего времени. Или вообще не заключать с ним трудовой договор, если он является учредителем.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка