Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Как уже в следующем месяце изменится налог на прибыль

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Первичные документы бухгалтерского учета

12 сентября 103774 просмотра
Первичные документы бухгалтерского учета могут быть неунифицированными. То есть необходимые для работы бумаги можно разработать самостоятельно. Расскажем, что для этого необходимо сделать.

Разберем вопросы, которые часто возникают у бухгалтеров по первичке, а также счетам-фактурам.

Первичные документы бухгалтерского учета: формы

Первичные документы бухгалтерского учета компания может разработать самостоятельно (информация Минфина России № ПЗ-10/2012). Обязательны лишь формы кассовых документов. В то же время можно использовать привычные типовые бланки. Тем более что все они есть в бухгалтерских программах. В таком случае нужно установить в учетной политике, что организация применяет в качестве первичных документов унифицированные формы, и их перечислить.

А теперь допустим, что организация заключила договор на отделочные работы. Согласно учетной политике, компания использует унифицированные формы первичных документов, утвержденные постановлением Госкомстата России от 11 ноября 1999 г. № 100. Получается, что в данном случае в наличии должен быть акт о приемке выполненных работ № КС-2. А вот в учетной политике исполнителя предусмотрен акт приемки-сдачи работ в свободной форме. Как быть в этой ситуации? Прежде всего стороны должны договориться между собой, как они будут оформлять приемку работ. Этот момент нужно прописать в договоре.

Причем чтобы выбранная сторонами форма документа не противоречила учетной политике компании, можно поступить так. Предусмотреть в учетной политике организации возможность использовать бланки, которые согласованы с контрагентами. Например, если договором с контрагентом предусмотрено составление первичных документов по форме, отличной от установленной в приложении № 1 к учетной политике, то в рамках указанного договора применяются формы первичных документов, определенные в договоре.

Возможен и такой вариант. Предусмотреть в учетной политике формы документов для отдельных контрагентов.

Кстати, бланки первичных документов необязательно приводить непосредственно в приложении к учетной политике. Можно утвердить их отдельным приказом руководителя. А в учетной политике сделать ссылку на этот приказ.

Вы по-прежнему пользуетесь стандартными первичными документами? Для ясности назовите в учетной политике конкретные формы. Или хотя бы дайте ссылку на документы Госкомстата, которыми они утверждены. Примеры этой и других формулировок в учетной политике вы можете посмотреть в образце ниже.

Приказ об утверждении учетной политики: формы первичных документов

Первичные документы бухгалтерского учета: реквизиты

Если вы модифицировали старые бланки или разработали новые с нуля, тогда их образцы приведите в приложении к учетной политике. Главное убедитесь в том, что в первичке есть все обязательные реквизиты, которые прописаны в пункте 2 статьи 9 Закона о бухучете. Вот их полный перечень:

  • наименование и дата составления документа;
  • название вашей компании (полное или сокращенное);
  • содержание факта хозяйственной деятельности;
  • натуральное или денежное измерение (рубли, штуки, упаковки и т. п.);
  • должности сотрудников, совершивших операцию и ответственных за нее (ответственных за оформление события), их подписи и Ф.И.О. (иные данные, позволяющие идентифицировать работников).

Подписи. Первичные документы бухгалтерского учета могут подписать любые уполномоченные сотрудники. В приказе об учетной политике должен быть их перечень. Вот как это можно зафиксировать в учетной политике:

«Право подписи первичных учетных документов предоставлено следующим лицам компании:

№ п/п      

Должность, Ф.И.О.

Наименование документа

Примечание

С приказом ознакомлен

1

Главный бухгалтер
Вострикова Инна Семеновна

Все документы

2

Старший бухгалтер
Фисенко Лариса Модестовна

Все документы

За директора в его отсутствие

3

Бухгалтер
Симонова Анна Николаевна

Все документы

За главного бухгалтера в его отсутствие

4

Бухгалтер
Афанасьева Алла Сергеевна

Все документы

5

Бухгалтер-стажер
Репин Александр Иванович

Документы на выплату заработной платы

6

Заведующий складом
Добрынин Александр Евгеньевич

Товарные накладные на отгрузку товаров

Печать не относится к обязательным реквизитам первичных документов. Но ее нужно проставить если организация использует:

  • самостоятельно разработанные формы, которые предусматривают печать;
  • унифицированные формы с реквизитом «М.П», которые применяются без изменений;
  • типовые обязательные формы с реквизитом «М.П», установленные уполномоченными органами (Правительством РФ, ЦБ РФ и т. п.) на основании федеральных законов.

Такие выводы следуют из положений статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

УПД в качестве первичного документа бухгалтерского учета

Отдельно остановимся на универсальном передаточном документе (УПД). Сейчас необязательно выписывать на отгрузку товаров отдельно и счет-фактуру, и товарную накладную (№ ТОРГ-12). Эти два документа официально разрешено объединять в один.

Оформлять УПД — это всего лишь рекомендация налоговиков. Компании вправе, как и раньше, использовать унифицированные либо самостоятельно разработанные формы первички. Навязывать свой бланк инспекторы не должны. При этом вы вправе сами решить, с какого числа или налогового периода вам удобнее перейти на единый документ.

И если вы еще не перешли на него, но хотите это сделать, пропишите нужную формулировку в учетной политике. Например: «Для учета торговых операций применять товарную накладную по форме, приведенной в приложении № 2, универсальный передаточный документ (приложение № 3) либо другую форму, установленную в договоре с контрагентом».

Препятствием для того, чтобы использовать УПД, может стать договор с покупателем, если в нем предусмотрена конкретная форма первичного документа.

График документооборота: первичные документы бухгалтерского учета

График документооборота поможет компании упорядочить работу с первичкой. Составляя его, сосредоточиться лучше, конечно, на тех документах, которые регулярно поступают в компанию. Или же постоянно заполняются внутри самой организации.

Из графика должно быть понятно, в какие сроки и кто должен сдать документ в бухгалтерию, сколько времени дается бухгалтеру на его обработку и где хранится бумага. Формат возможен любой: например, в виде таблицы.

Готовый график документооборота можно сделать приложением к учетной политике. Либо утвердить в отдельном документе. Вот примерный вариант записи для учетной политики:

«График документооборота утверждается приказом руководителя. Соблюдение графика контролирует главный бухгалтер. Основание: пункт 8 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н».

Наименование документа

Создание документа

Проверка и обработка документа

ответственный за выписку

срок исполнения

ответственный за проверку

срок исполнения

Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (формы № Т-1, Т-1а)

Отдел кадров

В соответствии с поданным заявлением

Бухгалтерия

По мере представления

Личная карточка работника (форма № Т-2)

Отдел кадров

Вместе с приказом (распоряжением) о приеме работника на работу

Бухгалтерия

По мере представления

Штатное расписание (форма № Т-3) (изменения)

Отдел кадров

В соответствии с приказом руководителя

Бухгалтерия

По мере изменения

Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (формы № Т-5, Т-5а)

Отдел кадров

В соответствии с поданным заявлением или распоряжением руководителя

Бухгалтерия

По мере представления

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (формы № Т-6, Т-6а)

Отдел кадров

В соответствии с поданным заявлением или распоряжением руководителя

Бухгалтерия

По мере представления

Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (формы № Т-8, Т-8а)

Отдел кадров

В соответствии с поданным заявлением или распоряжением руководителя

Бухгалтерия

По мере представления

Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9)

Отдел кадров

В соответствии с распоряжением руководителя

Бухгалтерия

По мере представления

Табель учета рабочего времени (форма № Т-13)

Структурные подраз- деления

Ежедневно в течение первой половины месяца и второй половины месяца

Бухгалтерия

Первый день половины месяца, следующей за отчетной

Расчетная ведомость (форма № Т-51) (Книга начисления заработной платы)

Бухгалтерия

Ежемесячно: для первой половины месяца — до 5-го числа месяца, следующего за отчетным; для второй половины месяца — до 20-го числа текущего месяца

Главный бухгалтер

По мере представления

Платежная ведомость (форма № Т-53)

Бухгалтерия

Ежемесячно: для первой половины месяца — до 7-го числа месяца, следующего за отчетным; для второй половины месяца — до 23-го числа текущего месяца

Главный бухгалтер

По мере представления

Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (форма № КМ-3)

Служба размещения

В соответствии с заявлением покупателя

Бухгалтерия

По мере представления

Журнал кассира операциониста (форма № КМ-4)

Служба размещения

Ежедневно

Бухгалтерия

Ежемесячно

Справка-отчет кассира-операциониста (форма № КМ-6)

Служба размещения

Ежедневно

Бухгалтерия

Ежедневно

Акт проверки наличных денежных средств кассы (форма № КМ-9)

Инвентари- зационная комиссия

В соответствии с приказом руководителя, при смене кассира

Главный бухгалтер

По мере проведения инвентаризации

Приходный кассовый ордер (форма № КО-1)

Бухгалтерия

По мере поступления денежных средств в кассу

Главный бухгалтер

Ежедневно

Расходный кассовый ордер (форма № КО-2)

Бухгалтерия

По мере выдачи денежных средств из кассы

Главный бухгалтер

Ежедневно

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3)

Бухгалтерия

По мере выписки приходного или расходного кассового документа

Главный бухгалтер

Ежедневно

Кассовая книга (форма № КО-4)

Бухгалтерия

По мере выписки приходного или расходного кассового документа

Главный бухгалтер

Ежедневно

Авансовый отчет (форма № АО-1)

Подотчетное лицо

В течение 10 дней с момента получения денежных средств на хозрасходы или 3 дней с момента возвращения из командировки

Бухгалтерия, главный бухгалтер

Ежедневно

Объявление на взнос наличными (форма № 0402001)

Бухгалтерия

По мере сдачи денежных средств в банк

Главный бухгалтер

По мере сдачи денежных средств в банк

Инвентари- зационная комиссия

По мере проведения инвентаризации

Главный бухгалтер

По мере проведения инвентаризации

Инвентари- зационная комиссия

По мере проведения инвентаризации

Главный бухгалтер

По мере проведения инвентаризации

Инвентари- зационная комиссия

По мере проведения инвентаризации

Главный бухгалтер

По мере проведения инвентаризации

Акт инвентаризации расходов будущих периодов (форма № ИНВ-11)

Инвентари- зационная комиссия

По мере проведения инвентаризации

Главный бухгалтер

По мере проведения инвентаризации

Акт инвентаризации наличных денежных средств (форма № ИНВ-15)

Инвентари- зационная комиссия

По мере проведения инвентаризации

Главный бухгалтер

По мере проведения инвентаризации

Сличительная ведомость (формы № ИНВ-18, ИНВ-19)

Главный бухгалтер

По мере проведения инвентаризации

Главный бухгалтер

По мере проведения инвентаризации

Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации (форма № ИНВ-22)

Главный бухгалтер

По мере необходимости проведения инвентаризации, на основании распоряжения руководителя

Руководитель

По мере необходимости проведения инвентаризации, на основании распоряжения руководителя

Путевой лист легкового автомобиля (форма № 3)

Водитель

Ежедневно

Бухгалтерия

Ежедневно

Путевой лист грузового автомобиля (форма № 4-С)

Водитель

Ежедневно

Бухгалтерия

Ежедневно

Доверенность (формы № М-2, М-2а)

Главный бухгалтер

По мере необходимости

Руководитель

По мере необходимости

Приходный ордер (форма № М-4)

Склад

В соответствии с фактическим поступлением

Главный бухгалтер

Ежемесячно

Требование-накладная (форма № М-11)

Склад

В соответствии с фактическим поступлением

Главный бухгалтер

Ежемесячно

Накладная на отпуск материалов на сторону (форма № М-15)

Склад

В соответствии с фактическим поступлением

Главный бухгалтер

Ежемесячно

Товарная накладная (форма № ТОРГ-12)

Отдел продаж

По мере выписки

Главный бухгалтер

Ежедневно

Счет-фактура

Отдел продаж

По мере выписки

Главный бухгалтер

Ежедневно

Акт о приемке-передаче объекта основных средств (формы № ОС-1, ОС-1а, ОС-1б)

Бухгалтерия

По мере фактического поступления основных средств

Главный бухгалтер

По мере фактического поступления основных средств

Накладная на внутреннее перемещение основных средств (форма № ОС-2)

Бухгалтерия

По мере фактического перемещения основных средств

Главный бухгалтер

По мере фактического перемещения основных средств

Акт о списании объекта основных средств (формы № ОС-4, ОС-4а, ОС-4б)

Бухгалтерия

По мере фактического списания основных средств

Главный бухгалтер

По мере фактического списания основных средств

Инвентарная карточка учета объекта основных средств (формы № ОС-6, ОС-6а, ОС-6б)

Бухгалтерия

По мере фактической постановки на учет основных средств

Главный бухгалтер

По мере фактической постановки на учет основных средств

Карточка учета нематериальных активов (форма № НМА-1)

Бухгалтерия

По мере фактического поступления нематериальных активов

Главный бухгалтер

По мере фактического поступления нематериальных активов

Платежное поручение (форма № 0401060)

Бухгалтерия

По мере распоряжения об оплате с расчетного счета

Главный бухгалтер

По мере распоряжения об оплате с расчетного счета

Корректировочные счета-фактуры

Корректировочный счет-фактуру продавец составляет, если изменились цена или количество товаров, которые были отгружены покупателю.

Преимущество данного вида счетов-фактур в следующем. Когда стоимость товаров снижается, например, из-за скидки, стороны договора отражают все связанные с этим изменения в расчете НДС текущим периодом. То есть в квартале, в котором составлен корректировочный счет-фактура.

Обратите внимание на следующий момент. Чтобы составить корректировочный счет-фактуру, у продавца должен быть документ с подписью покупателя о согласии с изменением цены. Это может быть дополнительное соглашение к договору. Или, например, протокол согласования цен. Во избежание споров лучше всего указать в договоре, какая именно бумага подтверждает изменение стоимости товаров.

Если же необходимого документа не будет, продавец не сможет принять к вычету НДС по корректировочному счету-фактуре с разницы между первоначальной и сниженной стоимостью товаров.

А как быть, если поставщик завысил или занизил цену из-за технической ошибки? В этом случае составить корректировочный счет-фактуру не получится. Чиновники разъясняют, что продавцу нужно внести исправления в счет-фактуру на отгрузку.

Исправленные счета-фактуры

С исправлением счетов-фактур ситуация другая. Допустим, продавец отгрузил товары покупателю в прошлом квартале. Теперь же в счете-фактуре обнаружили ошибку и его нужно исправить. То есть выставить исправленный счет-фактуру.

Какие это влечет последствия? Прежде всего самому поставщику нужно будет исправить книгу продаж за период отгрузки товаров. А покупатель аннулирует вычет НДС, который он заявил в прошлом квартале. Затем примет налог к вычету по исправленному счету-фактуре в текущем периоде.

Как быть, если поставщики выставляют счета-фактуры с ошибками, а исправлять их отказываются? Если бухгалтерия поставщика отказывается исправлять счета-фактуры, обсудите проблему с директором. Сначала подсчитайте, какие суммы вычетов по каждому несговорчивому контрагенту являются рискованными из-за того, что счета-фактуры он составляет неверно. Не исключено, что руководитель сочтет потери компании незначительными. Если же суммы, напротив, существенны, логичнее решать вопрос на уровне руководства поставщика.

Кстати, чтобы дисциплинировать поставщиков, можно предусмотреть в договоре примерно такое условие. В случае выставления неправильно оформленного счета-фактуры поставщик должен уплатить покупателю штраф в сумме НДС, который покупатель не смог принять к вычету, а также начисленные налоговиками пени и санкции.

Документы по инвентаризации

Существуют Методические указания, утвержденные приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49. В них достаточно подробно описано, какие необходимо составить документы при проведении инвентаризации. Поэтому здесь особых проблем обычно не возникает.

Периодичность инвентаризации компания устанавливает самостоятельно. Скажем, по товарам и материалам удобно проводить инвентаризацию ежемесячно. По дебиторке и кредиторке – раз в квартал. Ну и конечно, обязательной является инвентаризация перед составлением годовой отчетности.

Допустим, при инвентаризации выявили пересортицу товаров. Инспекторы считают, что в налоговом учете пересортицы быть не может. Это означает, что излишки товаров необходимо признать доходом компании. В то же время недостачу учесть в расходах нельзя.

Заявление при выдаче денег под отчет

Компания выдает деньги под отчет по заявлению работника. Заявление пишут в произвольной форме, указывая необходимую сумму, срок, а также то, на какие цели она будет потрачена. Руководитель должен завизировать заявление, поставить на нем дату и подпись (п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Допустим, работник периодически получает средства на хозяйственные нужды. В этом случае можно составить одно заявление на длительный период. Например, на год. Во всяком случае, Указание № 3210-У  этого не запрещает. Тогда руководитель поставит на нем визу о том, что необходимо ежемесячно выдавать работнику определенную сумму на такой-то срок. Но нельзя выдавать подотчетные суммы сотруднику, который не отчитался по ранее полученным деньгам.

Транспортная накладная и ТТН

Сейчас применяется транспортная накладная и товарно-транспортная накладная № 1-Т. Нужно ли их составлять одновременно?

В письме ФНС России от 21 марта 2012 г. № ЕД-4-3/4681@ налоговики указали, что подтвердить расходы на перевозку товаров компания вправе одним документом – транспортной накладной либо ТТН. Кстати, чиновники ФНС России выпустили еще одно весьма полезное письмо от 12 августа 2011 г. № СА-4-7/13193@ – с обзором решений судей ВАС РФ. Причем этот документ они довели до местных налоговиков. В пункте 33 письма указано, что вычет по приобретенным товарам компания вправе заявить без наличия ТТН.

Такая позиция выражена в постановлении Президиума ВАС РФ от 9 декабря 2010 г. № 8835/10. Заметим, что в ситуации, которую рассматривали судьи, покупатель перевозил приобретенный товар собственным транспортом. Судьи посчитали, что в данном случае для вычета достаточно товарной накладной № ТОРГ-12 и счета-фактуры.

Путевые листы

Обязательные реквизиты путевых листов утверждены приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152. Маршрут формально в их число не входит. Но, по мнению налоговиков, указывать его необходимо. При этом фразу «поездки по городу» писать нельзя. Чтобы у проверяющих не возникало претензий, надо приводить конкретные пункты назначения: банк, склад и т. д.

Часто вопросы вызывает требование приводить в путевом листе дату и время предрейсового осмотра водителей. Поскольку на практике обычные неспециализированные компании эти данные не проставляют. Здесь контролеры более лояльны. Обычно они принимают документы и без отметки о медосмотре.

Еще один немаловажный момент, связанный с транспортными затратами компании. По расходам на горюче-смазочные материалы принять налог к вычету без проблем можно только при наличии счета-фактуры. Если же есть кассовый чек, в котором указано «в том числе НДС», то налоговые инспекторы обычно требуют выделить эту сумму расчетным путем. И в расходах ее не учитывать.

Договор хранения

Компания может передать товар на хранение специализированной организации. Например, если нет возможности сразу поместить приобретенную продукцию на свой склад. Для этого заключают договор складского хранения (ст. 907 ГК РФ). В подтверждение компания получает складское свидетельство.

Возможна и такая ситуация. Покупатель по каким-то причинам не забирает приобретенный товар. Так что он пока хранится на складе поставщика. В этом случае есть риск претензий со стороны налоговиков. Они могут заявить, что поставщик оказывает услуги по хранению на безвозмездной основе, и доначислить НДС. Поэтому лучше заключить с контрагентом договор хранения хотя бы с минимальной ценой услуг.

Договор займа

В договоре займа нужно прописывать размер процентов. Если этого условия не будет, инспекторы посчитают, что компания-заемщик получила денежные средства по ставке рефинансирования. Это предусмотрено в статье 809 ГК РФ.

Так что, если компания хочет оформить беспроцентный заем, это должно быть явно указано в договоре. Кстати, доход по налогу на прибыль в данном случае учитывать не нужно. Хотя экономическая выгода у организации, получившей заем без условия об уплате процентов, конечно, возникает. Но порядок ее расчета в главе 25 НК РФ не прописан.

Документы, подтверждающие осмотрительность при выборе контрагента

Чтобы у налоговиков не возникало претензий к расходам и вычетам НДС, желательно иметь в наличии документы, которые обосновывают «должную осмотрительность» при выборе контрагентов.

В число таких документов обычно входят свидетельство о госрегистрации и постановке на учет в инспекции, устав, баланс. От инспекции можно также попробовать запросить справку, которая подтвердит, что партнер уплачивает налоги.

Назовем еще ряд документов, но их контрагент может и не представить. Это копии налоговых деклараций, справка о том, в каком банке открыт расчетный счет, копия паспорта директора компании. Кроме того, в досье по контрагенту можно добавить письмо о подтверждении местонахождения компании, имеющиеся рекламные проспекты по товарам (работам, услугам). А также распечатанную страницу с официального сайта.

Если деятельность партнера лицензируется, нелишним будет получить копию лицензии.

Выгодная подписка на журнал

На 12 месяцев — 18 744 + Годовой отчет 2016 + Зарплата 2017 + Антенна + Отчетность

или на 12 месяцев —  18 744 16 727

Подписаться >>


На все ваши вопросы с радостью ответят по телефону (495) 785-01-13.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка