напомнить
Пожалуйста, проверьте почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неизвестная почта или логин
Неверный пароль
Введите пароль

Бумажный и электронный журнал, сообщество, справочная система и онлайн-сервисы

Справка 2-НДФЛ: правила заполнения бланка

14 февраля 243690 просмотров

, ведущий эксперт журнала «Главбух»

До 1 апреля вам предстоит отчитаться о доходах своих работников за 2013 год. Как и прежде по форме 2-НДФЛ. С прошлого года она не изменилась. В ней уточнена лишь одна строка - теперь вместо ОКАТО надо ставить ОКТМО.

2-НДФЛ 2013 скачать>>

Не забудьте про простое правило. Если отчитаться вам надо менее чем за 10 человек, то справки можно составить на бумаге. В остальных случаях заполняйте 2-НДФЛ обязательно в электронном виде. А передать их можете на магнитных носителях или отправить по телекоммуникационным каналам связи.

И еще. Если справки вы понесете на бумаге или на магнитных носителях, то вместе с этим надо заполнить и подать реестр сведений о доходах физических лиц. Его форму вы найдете в Приложении № 1 к Порядку, утвержденному приказом ФНС России от 16 сентября 2011 г. № ММВ-7-3/576@. Заполните реестр в двух экземплярах и строго в бумажном виде.

Наглядный образец заполнения справки 2-НДФЛ за 2013 год смотрите в электронном «Главбухе» №5, 2014.

Оцените электронную версию журнала «Главбух», оформив бесплатный пробный доступ на три дня

Получить демодоступ

или сразу подписаться

А теперь дадим вам несколько подсказок, с которыми вам станет проще заполнить справки. Наряду с этим покажем на наглядном примере, какие суммы в какую графу занести.

Не забудьте поставить ОКТМО вместо ОКАТО

В справках за 2013 год надо ставить новый код ОКТМО. В пункте 1.3 отражайте код того муниципального образования, где получал деньги человек, на которого заполняют справку. То есть код ОКТМО по адресу, где находится сама компания либо ее обособленное подразделение (см. таблицу соответсвия ОКАТО и ОКТМО).

Возможно, код ОКТМО вашей компании или подразделения состоит из восьми цифр. Но в справке под данный показатель отведено 11 знаков. Значит, в трех последних свободных полях ставьте прочерки. Например, код ОКТМО 12445698 в пункте 1.3 надо заполнять так: 12445698 - - -.

На каждого работника заполняйте одну справку по всем доходам 

Возможно, некоторые работники компании получили в 2013 году доходы, облагаемые по разным ставкам. В частности, для заработной платы, как вы знаете, ставка НДФЛ составляет 13 процентов. А вот для дивидендов — 9 процентов.

Так вот, все доходы работника, независимо от применяемой к ним налоговой ставки, должны попасть в одну справку по форме 2-НДФЛ. Просто разделы 3 и 5 вы заполните по каждой ставке отдельно. Такую рекомендацию содержит приказ ФНС России от 17 ноября 2010 г. № ММВ-7-3/611@.

В форме 2-НДФЛ отразите все доходы за 2013 год, даже если их выплатили в 2014 году

Давайте разберемся, какую сумму занести в строки 5.1-5.5 справки. Здесь вы отражаете общую сумму дохода, налоговую базу и НДФЛ, который рассчитали, удержали и направили в бюджет. Если доход вы начислили и выплатили в 2013 году, то тут все ясно. Эти суммы вы занесете в справку за 2013 год. Ведь налог на доходы физлиц надо платить в бюджет в тот же день, когда компания перечисляет деньги на счета работников или получает средства в банке для выдачи из кассы. Об этом прямо сказано в пункте 6 статьи 226 Налогового кодекса РФ.

Сомнения могут возникнуть, если доходы за 2013 год (например, декабрьскую зарплату) работники получили уже в январе следующего. Ведь тогда НДФЛ с этих сумм вы перечислили тоже в 2013 году. Отражать ли вам такие суммы в справке за 2013 год? Да, отражайте. Ведь именно к этому периоду они относятся. Такие рекомендации есть в письме ФНС России от 12 января 2012 г. № ЕД-4-3/74.

То есть декабрьскую заработную плату включайте в общую сумму доходов за 2013 год. Эти данные отражают в строке 5.2 справки. А январский НДФЛ покажите по строкам 5.3, 5.4, 5.5.

Правда, есть одно исключение — когда зарплата начислена в 2013 году, но компания к 1 апреля (к сроку сдачи годовых справок) ее не выплатила. В таком случае зарплату надо будет включать уже в справку 2-НДФЛ за 2014 год (письмо ФНС России от 7 октября 2013 г. № БС-4-11/17931@).

Излишне уплаченный, но не удержанный налог, нигде в справке не заявляйте

Допустим, вы удержали с доходов работников одну сумму, а в бюджет перечислили больше — техническая ошибка. Так вот, подобные излишки, то есть все, что превысило удержанный налог, в справке 2-НДФЛ не показывайте.

Дело в том, что подобную переплату чиновники не считают налогом, как таковым. И не разрешают направлять в счет будущих платежей по НДФЛ. Это подтверждает письмо ФНС России от 4 июля 2011 г. № ЕД-4-3/10764.

Аргументы у налоговиков следующие. Согласно статье 226 Налогового кодекса РФ, работодатель должен перечислять в бюджет удержанный НДФЛ. То есть налоговый агент не имеет право платить НДФЛ за счет собственных средств. По этой причине переплату, возникшую у компании, можно только вернуть из бюджета. А к доходам работников такие излишки никакого отношения не имеют.

Напомним вкратце. Чтобы вернуть подобные излишки из бюджета, сначала надо написать в ИФНС заявление с просьбой провести совместную сверку расчетов. А потом уже подайте заявление на возврат денег.

НДФЛ, удержанный сверх положенного, покажите в справке, только если к этому моменту еще не вернули излишки работнику

А вот другая ситуация. Вы обнаружили, что по итогам 2013 года по ошибке удержали у работника больше, чем нужно. В этом случае вы должны вернуть переплату этому сотруднику. Зачесть ее в счет удержаний 2014-го года нельзя. Такой вывод следует из статьи 231 Налогового кодекса РФ.

В течение 10 дней после того, как вы нашли ошибку, сообщите о ней работнику. После того, как он напишет заявление, у вас есть три месяца на то, чтобы вернуть деньги. Причем обязательно в безналичном порядке, то есть на банковский счет сотрудника. Но есть ситуация-исключение, когда переплата возникла из-за того, что работник в течение года сменил статус с нерезидента на резидента.

Отражать ли излишне удержанный налог в форме 2-НДФЛ? Тут все зависит от того, вернули ли вы деньги работнику. Предположим, вы еще не сделали этого к тому дню, как стали составлять справки. Тогда пересчитайте начисленный НДФЛ, и верную сумму отразите по строке 5.3. А переплату — по строке 5.6. То есть в строку 5.6 попадает разница между удержанным налогом и суммой по строке 5.3.

Если же до заполнения справки вы успели перечислить средства на счет работника, то никакую переплату в справке отражать не придется.

Если в справочнике кодов нет нужного дохода, отнесите его к иным выплатам

Налогооблагаемые доходы работников вы указываете в разделе 3 справки 2-НДФЛ. При этом каждому доходу присваивается свой код. Значения таких кодов есть в Приложении № 3 к приказу ФНС России от 17 ноября 2010 г. № ММВ-7-3/611@.

Например, код заработной платы — «2000», отпускных — «2012». Но не всегда удается точно отнести тот или иной доход к определенному шифру. В утвержденном перечне названы лишь самые основные виды. Не теряйтесь. Доходы, коды для которых вы не найдете в приказе, ставьте с признаком «4800» — он предусмотрен для иных выплат .

К счастью, штрафов за ошибку в коде законодательство не предусматривает. Главное удержать НДФЛ с облагаемых доходов по верной ставке.

Доходы, полностью не облагаемые НДФЛ, в справку не заносите

Перечень выплат, с которых не надо удерживать НДФЛ, содержит статья 217 Налогового кодекса РФ. Здесь поименованы два вида выплат: те, с которых удерживать НДФЛ не надо вовсе, и те, что не облагаются этим налогом только в пределах нормативов (вычетов).

К первой группе относятся, к примеру, детские пособия, выходные пособия, предусмотренные законодательством. А раз эти доходы полностью не облагаются НДФЛ, то и отражать в справке их не надо. Ведь специальных строк для необлагаемых сумм в форме не предусмотрено.

Про вторую группу выплат (которые не облагаются НДФЛ только в пределах нормативов) мы подробно расскажем в следующем разделе.

По доходам, частично облагаемым НДФЛ, проставьте суммы и коды вычетов

Как мы уже отметили, некоторые виды доходов облагаются НДФЛ, только если они превышают установленные лимиты (вычеты). Например, не надо удерживать налог с материальной помощи или подарков на сумму 4000 руб. в год.

Такие доходы попадут в раздел 3 справки как облагаемые доходы. Но напротив суммы выплаты в этом случае требуется указать, какой вычет вы применили — его код и сумму. В случае с материальной помощью в графе 4 таблицы вы покажете код «503», а в графе 5 — 4000 руб.

Стандартные вычеты на детей

В 2013 году ежемесячно доходы, облагаемые по ставке 13 процентов, можно было уменьшать на 1400 руб. — на первого и второго ребенка, и на 3000 руб. — на третьего и следующих детей. Но до тех пор, пока доход работника с начала года не превысит 280 000 руб. Подробно об этих вычетах мы писали в статье «Cтандартные вычеты по НДФЛ, которые вы теперь будете предоставлять сотрудникам».

Код таких вычетов зависит от того, в какой сумме и на какого ребенка по счету, они предоставлены. Вы отразите их в особом разделе справки — 4.1. Здесь покажите код каждого вычета и его сумму.

Само собой, стандартные вычеты вы предоставляли сотруднику, только если он сам написал заявление об этом. А что если такую бумагу работник принес только сейчас, в 2014 году, и просит предоставить вычеты с начала 2013 года, то есть задним числом? В этом случае можете смело отказывать сотруднику. Такие запоздалые вычеты он может заявить, лишь обратившись в свою налоговую инспекцию (п. 4 ст. 218 Налогового кодекса РФ). А вашей ошибки тут нет.

Имущественный вычет по купленному жилью

Еще работник может получить в компании имущественный вычет, одобренный налоговыми инспекторами. В этом случае он приносит в бухгалтерию уведомление из ИФНС. Если в течение 2013 года вы предоставляли кому-нибудь из сотрудников такой вычет, то в форме 2-НДФЛ укажите номер и дату уведомления, а также код ИФНС, выдавшей документ. Кстати, форма уведомления утверждена приказом ФНС России от 25 декабря 2009 г. № ММ-7-3/714@.

Реквизиты уведомления ИФНС укажите в специальных разделах справки 4.2, 4.3 и 4.4. А код вычета и его сумму — в разделе 4.1.

Кстати, уведомление об имущественном вычете инспекторы выписывают на определенного работодателя. Поэтому проверьте, чтобы в таком документе значилась именно ваша компания. Если же там стоит наименование какой-то другой организации, вычет работнику можете не предоставлять. Во всяком случае, пока он не принесет вам правильный вариант уведомления.



Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться





  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

При увольнении материально ответственного лица к приказу об увольнении надо приложить документ об отсутствии к нему материальных претензий.


Вам приходят исполнительные листы на сотрудников?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Как ваша зарплатная программа, только проще

Начать пользоваться

Семинар для бухгалтера

Журнал «Семинар для бухгалтера»

Читать свежий номер


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки




Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в бюджетных учреждениях
  • Учет в отраслях
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка
 

Дружите и общайтесь на профессиональные темы!

Главные бухгалтерские новости у вас на почте. Бесплатная рассылка!

До 31 августа!
Выгодная подписка на 2015 год!

Оформите годовую подписку на электронный «Главбух» и получите доступ к журналу уже с сентября 2014 года!

Подписаться и получить подарок!

13 596 руб. за подписку на 16 месяцев!

Все способы подписки — в разделе «Подписка»