Журнал, справочная система и сервисы
№7
Апрель

В свежем «Главбухе»

ФНС разъяснила, как впервые отчитаться по страховым взносам

Подписка
3 месяца подписки в подарок!
№7

Пять шагов на пути к идеальному порядку в бухгалтерии

20 июня 2014 961 просмотр

В честь 20-летия «Главбуха» свой подарок бухгалтерам сделала и БСС «Система Главбух». Им стал бесплатный мастер-класс «День идеального порядка в бухгалтерии» от известного бренд-тренера Елены Чистяковой. Она рассказала о том, как создать бережливый офис, что должно быть на вашем рабочем столе, а что можно смело выкинуть и как поддерживать порядок не только в офисе, но и в других сферах своей жизни. Весь тренинг вы можете посмотреть на сайте seminar.1gl.ru.

Об авторе: Елена Чистякова, преподаватель МВА ExecutiveCoach, профессионал в области построения персонального бренда и личного развития, член Международной ассоциации кросскультурного менеджмента (Австрия).

Каждый главбух знаком с ситуацией, когда на столе подчиненных громоздятся давнишние документы, в папке на сервере перемешались файлы, задачи выполняются хаотично и никто ничего не успевает. И это в пору отчетности, когда важно быстро находить информацию и действовать слаженно.

Елена Чистякова рассказала про современную технологию, которая поможет навести порядок в офисе и работе бухгалтерии. Называется эта технология 5S — цикл из пяти шагов. Результат — наведение полного порядка в кабинете, причем даже в условиях вечной занятости бухгалтера.

Шаг 1. Сортировка вещей

Сначала надо убрать из офиса и со столов сотрудников лишние предметы. Для этого все вещи разделите на три группы. Первая — бумаги, файлы, канцелярские принадлежности и личные вещи, которые вы или ваш работник используете ежедневно. Вторая — все то, что вы используете время от времени. К третьей группе отнесите вещи, которые почему-то кажутся вам нужными, но ни разу не использовались.

Третью группу сразу выбрасывайте. Если есть сомнения и рука не поднимается, то сложите эти вещи в особую коробку (компьютерные файлы поместите в отдельную папку) и определите для них испытательный срок хранения. Скажем, две недели или два месяца. Скорее всего время покажет, что ни одна из отложенных вещей вам так и не пригодилась. Тогда выкидывайте их без всякого сожаления.

Шаг 2. Создание и поддержание порядка

Документы и вещи, которыми пользуетесь каждый день, должны оставаться у вас под рукой. Бумаги в настольных лотках, файлы на рабочем столе компьютера, ручки в подставке, любимая кружка рядом. Остальное уберите с глаз долой. А чтобы при случае все можно было легко отыскать, подберите цветные коробки, папки и наклейки к ним. Используйте разные маркеры, разделители и указатели. Например, в красной коробке пусть лежат красные папки — акты сверок с инспекцией. Форсировать процесс необязательно — у вас и так полно дел. Разделите рабочее пространство на зоны (ящик, полка, папка на сервере) и разбирайте один участок за подход, пусть даже раз в неделю. Со временем все вещи будут лежать на своих местах. Но очень важно всегда поддерживать полный порядок на пройденных участках.

Шаг 3. Содержание в чистоте

Теперь самое время разобрать общие шкафы и полки. Объясните подчиненным, по каким критериям должны быть разложены документы: от каких бумаг вы решили планомерно избавляться, по каким цветам надо раскладывать счета и накладные и на какой полке какие папки должны лежать. Распределите участки или установите дежурства.

Как навести порядок в делах сотрудников

Навести порядок надо не только в офисе бухгалтерии, но и в делах ее сотрудников. Для этого подходит фотография рабочего дня — подробный список всего, чем работник занимался с утра и до вечера. Попросите сотрудников, чтобы периодически заводили таблицу, в которой указывали время начала и окончания каждого своего дела. Но не в конце дня по памяти, а вписывали занятия постепенно по мере выполнения. Это организует сотрудника, так как сразу видно, на что он тратит свое время. А вы сможете проконтролировать, кто и чем занимался.

Шаг 4. Стандартизация правил

Чтобы сотрудники не забывали вовремя наводить порядок на рабочем месте и в общих шкафах, установите четкие и немногословные правила — внутренние стандарты. Так будет легче поддерживать порядок. Особенно это пригодится новичкам.

И еще о технологии 5S: применять ее можно не только при уборке на рабочих местах, в архивах и компьютерах. Так можно разобраться в своем гардеробе, домашней видеотеке, детских игрушках. И даже установить для себя приемлемую диету, удалив из рациона все лишнее.

Можно, к примеру, создать таблицу, в которой расписать для каждого работника зону в общих шкафах, за которую он отвечает, критерии уборки и сроки контроля. Эту общую таблицу разместите в кабинете таким образом, чтобы ее видели все сотрудники бухгалтерии.

Шаг 5. Стабильное процветание

Последний шаг цикла — совершенствование технологии 5S в вашей бухгалтерии. Для этого желательно напоминать сотрудникам про внутренние стандарты и проверять, как работники их усвоили. Проводите также свой собственный аудит. Это поможет вам вовремя понять, что еще явно ненужное можно выбросить, а что надо временно убрать или, наоборот, достать для общего удобства.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Страховые взносы на обязательное пенсионное страхование в фиксированном размере, зачисляемые в ПФР на выплату страховой пенсии (исчисленные с дохода свыше 300 000 руб. за периоды, истекшие до 1 января 2017 года) - 182 1 02 02140 06 1200 160.

За период с 2017 — КБК единый и для фиксированного в части ПФР, и для превышения 1% — 182 1 02 02140 06 1110 160.

У вас порядок в документах или бардак?

Где вы храните бухгалтерские документы?

Как часто вы подшиваете документы?

Вы следите за сроками хранения документов?

Как вы уничтожаете документы, по которым истек срок хранения?

В бухгалтерии есть ненужные документы, которые жалко выбросить?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Вас заинтересует

Упрощенка 29 марта 2017 17:00 Расчет пеней в 2017 году
Бюджетник 29 марта 2017 10:00 Оплата командировочных

Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка