Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Как посчитать резерв отпусков для равномерного учета расходов

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Первичные бухгалтерские документы: как упростить оформление

11 августа 2014 11805 просмотров

Бесплатный доступ на 3 дня

Используем первичные документы унифицированной формы

Первичные бухгалтерские документы должны соответствовать требованиям Федерального закона от 6 декабря 2011 н. № 402-ФЗ »О бухгалтерском учете». Положения этого закона не означают, что вы обязаны разработать свои бланки первичных бухгалтерских документов для всех операций. Вы можете принять решение о том, что компания продолжит применять все унифицированные формы или некоторые из них. Закон этого не запрещает. Скачать бланки первичных документов унифицированной формы вы можете по ссылке.

До 2013 года унифицированные формы первичных документов вы применяли по умолчанию. Специального решения руководителя не требовалось. В учетной политике вы закрепляли лишь собственную неунифицированную первичку. Теперь решение о том, что компания продолжит применять первичные бухгалтерские документы на унифицированных бланках, должно быть зафиксировать на бумаге. Например, в учетной политике или отдельном приказе руководителя компании. Этого прямо требует статья 9 Федерального закона № 402-ФЗ.

Главное убедиться в том, что в прежних первичных бухгалтерских документах есть все обязательные реквизиты, которые перечислены в пункте 2 статьи 9 Закона о бухучете. Как правило, в унифицированных формах они есть.

Первичные бухгалтерские документы: обязательные реквизиты

  • наименование документа;
  • дату составления документа;
  • наименование экономического субъекта (организации), составившего документ;
  • содержание факта хозяйственной жизни;
  • величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
  • наименование должностей лиц, совершивших сделку, операцию, и ответственных за ее оформление, либо наименование должностей лиц, ответственных за оформление свершившегося события;
  • подписи указанных лиц с расшифровкой и иную информацию, необходимую для идентификации этих лиц.

Меняем первичные документы унифицированной формы

Вы вправе удалить из унифицированной формы первичного документа лишние графы и добавить новые. Например, из накладной по форме № ТОРГ-12 исключить сведения о виде упаковки или массе. При этом в отношении первичных кассовых документов подобные изменения не допускаются.

Согласовываем первичные документы с контрагентами

Многие первичные документы вы подписываете вместе с контрагентом компании (например, товарные накладные, акты приемки-передачи имущества). Считается, если ваш руководитель или другой уполномоченный работник поставил свою подпись в бланке, разработанном контрагентом, то вы с этой формой согласны. Поэтому, полученная от контрагента первичка по умолчанию отвечает требованиям Закона о бухучете. Но все-таки в учетной политике лучше предусмотреть, что двухсторонняя первичка будет считаться согласованной после подписания сторонами.

Применяем электронные первичные документы

Первичные бухгалтерские документы могут оформляться как в бумажном, так и в электронном виде (ч. 5 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Последний вариант возможен, если на документах ставится электронная подпись (ст. 6 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ). Требования к электронной подписи предусмотрены Законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ. Первичные документы в электронном виде, заверенные простой или усиленной неквалифицированной электронной подписью, не приравниваются к документу, составленному на бумажном носителе и заверенному собственноручной подписью. Соответственно, они не принимаются для целей бухгалтерского и налогового учета.

При наличии усиленной квалифицированной электронной подписи первичные электронные документы приравниваются к собственноручно подписанным и принимаются для целей бухгалтерского и налогового учета.

Аналогичные выводы следуют из пунктов 1 и 2 статьи 6 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ и подтверждаются письмами Минфина России от 25 декабря 2012 г. № 03-03-06/2/139, от 28 мая 2012 г. № 03-03-06/2/67, от 7 июля 2011 г. № 03-03-06/1/409, от 14 июня 2011 г. № 03-02-07/1-190. Приказом ФНС России от 21 марта 2012 г. № ММВ-7-6/172 утверждены рекомендованные электронные форматы отдельных документов (накладной по форме № ТОРГ-12 и акта приемки-сдачи работ (услуг)), которые могут быть использованы организациями как в хозяйственной деятельности, так и при представлении документов по требованию инспекции в электронном виде.

Если законодательством России или договором предусмотрено представление первичного документа контрагенту или в госорган (например, в налоговую инспекцию) на бумажном носителе, организация обязана за свой счет изготовить бумажную копию электронного документа (ч. 6 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Ставим печать на первичных документах

Печать не названа в числе обязательных реквизитов первичных бухгалтерских документов, перечисленных в части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Поэтому печать на документе проставьте:

  • если организация по собственному выбору использует самостоятельно разработанную форму, утвержденную руководителем, которая предусматривает наличие печати;
  • если организация по собственному выбору использует унифицированную форму, содержащуюся в альбоме унифицированных форм, которая предусматривает наличие печати. При этом руководителем утверждено, что форма применяется без изменений (или изменения не касаются печати);
  • при применении типовых обязательных форм, установленных уполномоченными органами (Правительством РФ, Банком России и т. п.) на основании федеральных законов, если типовые формы предусматривают наличие печати.

Такие выводы следуют из положений статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Когда первичные бухгалтерские документы устроят контрагентов и ревизоров

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка