Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Отправляем пояснения по НДС не разом, а частями

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Документальное оформление материалов. Как обойтись минимумом первички

20 августа 2014 1259 просмотров

Собственные бланки на основе унифицированных форм

Документальное оформление материалов можно организовать на основе собственных бланков первички. Проще разработать такие бланки не с нуля, а взяв за основу унифицированные формы. Достаточно убрать из них лишние графы и добавить нужные. Большинство унифицированных форм по учету материалов слишком громоздкие.

Возьмем форму приходного ордера № М-4. Из нее можно исключить сведения о номере паспорта. Эту строку заполняют только при учете таких материалов, как драгоценные камни и металлы. Данные о наименовании страховой компании, номере платежного документа, коде единицы измерения тоже ставят редко.

В таблице ниже есть унифицированные формы, которые можно взять за основу при разработке собственных бланков по учету материалов. Там же мы уточнили, какие графы из такой первички можно удалить. Главное оставить в документах обязательные реквизиты, перечисленные в пункте 2 статьи 9 Закона о бухучете.

Формы первичных документов, на основании которых удобно разработать новые бланки

Унифицированная форма Для какой хозоперации нужен документ Какие графы можно исключить
Приходный ордер по форме № М-4 Компания принимает материалы поставщика на склад, и вы отражаете их насчете 10 «Материалы» «Код единицы измерения»; «Название страховой компании»; «Номер платежного документа»; «Номер паспорта»
Акт о приемке материалов по форме № М-7 Компания принимает материалы на склад, и вы отражаете их на счете 10«Материалы». При этом есть расхождения между документами поставщика и фактическим количеством (ассортиментом) товара «Время начала и окончания приемки»; «Название страховой компании»; «Дата отправки продукции»; «Дата и номер телефонограммы о вызове отправителя (заготовителя)»; «Количество мест или вид упаковки»; «Код единицы измерения»; «Сорт»; «Номер паспорта»
Лимитно-заборная карта по форме № М-8 Вы отпускаете материалы со склада в производство и списываете их со счета 10«Материалы» на счета затрат 20, 23, 25, 26 и т. д. Стоимость материалов вы признаете в составе налоговых расходов, если в компании установлены лимиты отпуска материалов в производство «Код единицы измерения»; «Подпись лица, установившего лимит»
Требование-накладная по форме № М-11 Компания передает материалы из одного подразделения в другое. Например, со склада в головной офис. На основании документа вы списываете ценности сосчета 10 «Материалы» на счета затрат 20, 23, 25, 26 и т. д. А также признаете их стоимость в налоговых расходах. Если в требовании-накладной не указано, где будут использоваться материалы, то потребуется еще и акт на списание  «Код единицы измерения»; «Количество затребуемых материалов»
Накладная на отпуск материалов на сторону по форме № М-15 Компания передает материалы в подразделения за ее пределами. На основании документа ценности списываются со счета 10 «Материалы» на счета затрат 20,25 и т. д. А также учитываете их стоимость в налоговых расходах. Если в накладной не указано, где используются материалы, потребуется еще акт на списание «Код единицы измерения»; «Количество затребуемых материалов»; «Вид деятельности структурных подразделений, которые отпускают и получают материалы»; «Учетная единица выпуска продукции»

Оформление всех поступивших материалов одним документом

Без некоторых первичных документов, на основе которых организуется документальное оформление материалов,  можно и вовсе обойтись. Например, до 2013 года материалы можно было принять на счет 10 на основании одного из двух документов. А именно приходного ордера по форме № М-4 или акта по форме № М-7. Первый документ требовалось составить, если сотрудники компании не выявили расхождений между данными в документах поставщика и принятыми материалами. Второй - был нужен, чтобы принять к учету материалы, если по ним нет документов от поставщика или есть какие-то расхождения (по количеству, ассортименту).

Теперь для всех этих случаев можно использовать приходный ордер (форма № М-4). В этой унифицированной форме отражают как количество принятых материалов, так и данные, указанные в документах поставщика. И значит, если есть расхождения, то это будет понятно из приходного ордера. Потому и акт не нужен. В приходный ордер можно добавить графы, где сотрудник на складе напишет пояснения по расхождениям. Эта информация поможет составить продавцу претензию. 

Отпуск материалов по единому документу

Отпуск материалов со склада раньше надо было оформлять одним из трех документов: лимитно-заборной картой, накладной на отпуск материалов на сторону или требованием-накладной. По сути, перечисленные унифицированные документы предназначены для одной и той же операции — когда передают материалы со склада другому подразделению компании (к примеру, в бухгалтерию, производство). В частности, по лимитно-заборной карте отпускали материалы, для которых предусмотрены лимиты. На основании требования-накладной передавали МПЗ, для которых лимитов нет. И наконец, накладная на отпуск на сторону нужна, чтобы отразить перемещение материалов в обособленное подразделение компании.

Вы можете разработать единый документ. Включите туда строки, где будут отражаться лимиты (если они есть в вашей компании). А также данные об обособленном подразделении, в которое передают материалы. Все документальное оформление материалов будет вестись на основе этого бланка.

Ревизия собственных форм первички

Для некоторых операций по учету материалов и раньше приходилось разрабатывать собственные бланки. Унифицированных форм не было. Понадобится такая первичка и сейчас. Назовем два наиболее важных документа.

Первый — это акт на списание материалов. Акт необходим, чтобы списать подобные ценности на расходы в бухгалтерском и налоговом учете. Правда, он нужен лишь в том случае, если в документах на отпуск материалов со склада (например, в требовании-накладной) не указано назначение. То есть не расшифровано, как израсходовали ценности. И если в случае с производственными материалами такая ситуация происходит редко, то с офисными МПЗ это обычное дело.

Второй документ — это акт на списание изношенной спецодежды. По учету таких материалов утверждена лишь одна унифицированная форма. Это ведомость на выдачу спецодежды работникам по форме № МБ-7. На основании такого документа стоимость выданной спецодежды списывают в бухгалтерском и налоговом учете. Причем, если спецодежду учли в качестве материально-производственных запасов, то расходы на ее приобретение можно списывать равномерно в течение срока носки или единовременно. В последнем случае спецодежду продолжают отражать за балансом. А для того чтобы списать уже выданную и изношенную форму, никакого документа не предусмотрено. Бухгалтер составляет акт в произвольном виде.

Проведите ревизию неунифицированных первичных бланков, которые вам приходилось оформлять раньше. Убедитесь, что в них есть все обязательные реквизиты. А именно: название документа и содержание операции, единица измерения, должность, фамилия и инициалы сотрудников, ответственных за оформление первички и за ее исправления.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Какие отчеты руководитель просит Вас сделать в Excel чаще всего?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка