Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

Всеобщий переход на онлайн‑кассы — срочно присоединяйтесь

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Отпуск без сохранения заработной платы по ТК РФ

16 ноября 117807 просмотров
Отпуск без сохранения заработной платы имеет множество особенностей, которые должен учесть бухгалтер при его оформлении. Такие отпуска делятся на обязательные и не обязательные. Кроме того, дни такого отпуска нужно принимать во внимание при расчете средней заработной платы. 

Содержание материала

Когда организация вправе предоставить отпуск    Когда организация обязана предоставить отпуск    Документальное оформление отпуска    Сроки отпуска без сохранения заработной платы    Увольнение работника, находящегося в отпуске за свой счет    Особенности предоставления вычетов по НДФЛ

Отпуска без сохранения заработной платы нужно разделить на отпуска, которые организация:

  • может предоставить;
  • обязана предоставить.

Когда организация вправе предоставить отпуск

Администрация организации вправе предоставить сотруднику отпуск без сохранения заработной платы по любой уважительной причине. Это могут быть, например, семейные обстоятельства: свадьба члена семьи, болезнь родителей, проживающих в другом городе, и т. п. Признавать ту или иную причину уважительной или нет, решает организация. Продолжительность отпуска определяется по соглашению сторон.

Вы можете скачать самую актуальную форму реестра сотрудников, которые прошли обязательные медицинские осмотры.

Оформить отпуск без сохранения заработной платы за секунду можно с помощью Программы Главбух — онлайн-сервиса по расчету и оформлению выплат сотрудникам.

Подробнейший пример заполнения карточки индивидуального учета выплат и страховых взносов вы найдете здесь.

По своей инициативе отправить сотрудников в отпуск без сохранения заработной платы организация не имеет права. Это нарушение трудового законодательства, за которое организацию могут оштрафовать.

Внимание!
Если вы зарегистрируетесь на сайте Главбух вам будут доступны все ресурсы нашего портала: любые статьи, вопросы и ответы, образцы бланков, документы, уникальные сервисы и расчетчики. Регистрация - не больше 1 минуты.

Когда организация обязана предоставить отпуск

Иногда отпуск без сохранения заработной платы полагается по закону. И регламентируется статьей 128 Трудового кодекса РФ и отдельными положениями федеральных законов. Категории сотрудников, которым нельзя отказать в отдыхе за свой счет, мы привели в таблице. Если кому-нибудь из них отказать в праве на отпуск, это будет считаться нарушением трудового законодательства. И вашу организацию могут привлечь к ответственности.

Категория работников Продолжительность отпуска Основание
Участники ВОВ До 35 календарных дней в году Статья 128 Трудового кодекса РФ
Работающие пенсионеры по старости (по возрасту) До 14 календарных дней в году
Работающие инвалиды До 60 календарных дней в году
Родители и супруги военнослужащих, погибших при исполнении обязанностей военной службы либо вследствие заболевания, связанного с прохождением военной службы До 14 календарных дней в году
Работники, в случае рождения ребенка, регистрации брака или смерти близкого родственника До 5 календарных дней
Работники, которые совмещают работу с учебой От 10 календарных дней до четырех месяцев в зависимости от категории образовательного учреждения и основания предоставления отпуска Статьи 173 и 174 Трудового кодекса РФ
Внешние совместители Количество дней, на которое отпуск по основной работе превышает отпуск на работе по совместительству Статья 286 Трудового кодекса РФ
Ветераны боевых действий и лица, награжденные знаком »Житель блокадного Ленинграда» До 35 календарных дней в году Федеральный закон от 12 января 1995 г. № 5-ФЗ »О ветеранах»
Работники, поступающие в вузы До 15 календарных дней в году Федеральный закон от 22 августа 1996 г. № 125-ФЗ »О высшем и послевузовском профессиональном образовании»
Работники, которые являются супругами военнослужащих Продолжительность отпуска супругов военнослужащих может быть равна продолжительности отпуска военнослужащих. Тогда часть отпуска, превышающая период отпуска по основному месту работы, не оплачивается Федеральный закон от 27 мая 1998 г. № 76-ФЗ »О статусе военно-служащих»
Герои Социалистического Труда До трех недель в год Федеральный закон от 9 января 1997 г. № 5-ФЗ »О предоставлении социальных гарантий Героям Социалистического Труда и полным кавалерам ордена Трудовой Славы»
Работники, являющиеся доверенными лицами кандидатов в депутаты На период действия полномочий Федеральный закон от 12 июня 2002 г. № 67-ФЗ »Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации»

Кроме того, отпуск без сохранения заработной платы сроком до 14 дней должен быть предоставлен некоторым категориям работников с детьми (ст. 263 ТК РФ). Так, на дополнительный отдых могут рассчитывать сотрудники:

  • имеющие двух или более детей в возрасте до 14 лет;
  • имеющие ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет;
  • одинокие матери, воспитывающие ребенка до 14 лет;
  • отцы, воспитывающие ребенка до 14 лет без матери..

Внимание!
Если вы зарегистрируетесь на сайте Главбух вам будут доступны все ресурсы нашего портала: любые статьи, вопросы и ответы, образцы бланков, документы, уникальные сервисы и расчетчики. Регистрация - не больше 1 минуты.

Документальное оформление отпуска

С простыми способами документального оформления отпуска без сохранения заработной платы вы можете ознакомиться по ссылке. А о том, как грамотно оформить заявление на отпуск за свой счет смотрите здесь.

Программа Главбух — онлайн-сервис по расчету и оформлению выплат сотрудникам — оформит отпуск без содержания за секунду: вы получите заполненный приказ на отпуск, зарплату за остаток месяца и заполненный табель учета рабочего времени. 

Вне зависимости от того, является отпуск обязательным или нет, для его предоставления сотрудник должен написать заявление. Еще один образец заявления на предоставления отпуска без сохранения заработной платы смотрите по ссылке.

На основании заявления сотрудника издайте приказ о предоставлении отпуска. Приказ должен подписать руководитель, сотрудника необходимо ознакомить с приказом под подпись.

Унифицированная форма приказа о предоставлении отпуска (форма № Т?6) утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Организация может по собственному выбору либо использовать унифицированную форму документа, либо применять самостоятельно разработанные формы, утвержденные руководителем.

Приказ должен быть подписан руководителем организации или уполномоченным им лицом. Отпроситься, к примеру, у начальника отдела будет недостаточно. После того как приказ будет подписан, с ним нужно под роспись ознакомить сотрудника.

Если работник уйдет в отпуск без сохранения заработной платы до того, как издан приказ, и не подпишет его, то это будет считаться нарушением трудовой дисциплины. За это сотрудник может быть привлечен к дисциплинарной ответственности. Конечно, это правило не относится к той категории сотрудников, которым отпуск полагается по закону. Если вы все же решите уволить такого сотрудника за прогул, то вы нарушите трудовое законодательство. И работника придется восстановить.

Оформив приказ, не забудьте отразить отпуск без сохранения заработной платы в личной карточке работника. В табеле учета рабочего времени также следует обозначить дни отпуска. Если вы используете унифицированные формы табеля (Т-12 или Т-13), то такой отпуск отражают в нем так:

  • ДО (цифровой код 16) — отпуск без сохранения заработной платы, предоставляемый работнику по разрешению работодателя (например, по семейным обстоятельствам);
  • ОЗ (цифровой код 17) — отпуск без сохранения заработной платы при условиях, предусмотренных действующим законодательством РФ (например, при предоставлении неоплачиваемого отпуска сотруднику, который поступает в вуз);
  • ДБ (цифровой код 18) — ежегодный дополнительный отпуск без сохранения заработной платы (например, работникам, имеющим двух и более детей в возрасте до 14 лет).

Записку-расчет о предоставлении отпуска не составляйте. Дело в том, что эта форма предусмотрена для расчета выплат, которые полагаются сотруднику при уходе в отпуск. А при уходе сотрудника в неоплачиваемый отпуск отпускные не начисляют.

Внимание!
Если вы зарегистрируетесь на сайте Главбух вам будут доступны все ресурсы нашего портала: любые статьи, вопросы и ответы, образцы бланков, документы, уникальные сервисы и расчетчики. Регистрация - не больше 1 минуты.

Сроки отпуска без сохранения заработной платы

Сам по себе неоплачиваемый отпуск в коммерческих организациях никаким сроком не ограничивается. То есть максимальное количество дней не определено. Ограничения есть только у государственных гражданских и муниципальных служащих: они могут уходить в отпуск за свой счет на срок до одного года.

Но в любом случае учет отпусков за свой счет необходимо вести. Так как эти выходные могут отразиться на других выплатах в пользу сотрудника.

Так, дни отдыха за свой счет влияют на стаж работы, от которого зависит право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Напомним, что в соответствии со статьей 121 Трудового кодекса РФ в этот стаж не включается время неоплачиваемых отгулов сверх 14 календарных дней в рабочем году.

Пример
Сотрудник в течение года был в отпуске за свой счет более 14 дней. Он устроился в компанию 1 сентября. Следовательно, рабочий год, по истечении которого ему положен отпуск в 28 дней, закончится 31 августа следующего года.

В течение этого периода он был в отпуске без сохранения заработной платы в течение 20 дней. Так как этот срок превышает 14 дней, продолжительность рабочего года будет увеличена на 6 дней: он начнется 1 сентября и закончится 6 сентября следующего года.

Внимание!
Если вы зарегистрируетесь на сайте Главбух вам будут доступны все ресурсы нашего портала: любые статьи, вопросы и ответы, образцы бланков, документы, уникальные сервисы и расчетчики. Регистрация - не больше 1 минуты.

Увольнение работника, находящегося в отпуске за свой счет

Можно ли уволить сотрудника во время отпуска без сохранения зарплаты? Ответ на этот вопрос зависит от того, по чьей инициативе увольняется сотрудник. Если он сам написал заявление на увольнение, уволить его можно. Никаких ограничений на этот счет в Трудовом кодексе РФ нет. То же можно сказать и об увольнении по взаимному соглашению сторон: сотрудника и администрации организации. Трудовой договор в этом случае можно расторгнуть в любое время.

Уволить сотрудника в период, когда ему предоставлен отпуск без сохранения заработной платы, можно и в том случае, если расторжение трудового договора произошло по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон трудового договора. Например, в случае превышения допустимого количества сотрудников-иностранцев, устанавливаемого Правительством РФ для определенных видов деятельности.

Уволить сотрудника в период отпуска по своей инициативе администрация организации не вправе. Это можно сделать, только когда отпуск закончится и сотрудник выйдет на работу.

Как оформить отпуск без содержания в Программе Главбух

Включите ознакомительный доступ к сервису и добавьте данные сотрудника в Программу Главбух. Во вкладке «Отпуск» выбираете «Отпуск без сохранения зарплаты (неоплачиваемый)» и указываете период.

Программа сразу заполнит приказ на отпуск. Остается только подписать.

Программа Главбух подготовит приказ на отпуск без содержания

Заполненный табель учета рабочего времени вместе с зарплатой будет ждать ваc в разделе «Зарплата», см. вкладку «Документы на выплату».

Программа Главбух проставит в табеле рабочего времени верные коды

В табеле программа по умолчанию проставит сотруднику код «ДО» (с разрешения работодателя). Если необходимо указать иной код, вы можете открыть табель в формате XLS и внести изменения.

В табеле учета рабочего времени по форме № Т-12 или № Т-13 отпуск за свой счет обозначается ДО, если предоставлен с разрешения работодателя

Программа Главбух также сама проставит отметку об отпуске в личной карточке работника (форма № Т-2).

Программа Главбух внесет отметки об отпуске в личную карточку сотрудника

Отметка об отпуске в личной карточке работника (форма № Т-2)

Программа Главбух так же просто справится с оформлением обычного отпуска: вы указываете только период, а сервис сам все считает и оформляет. Кроме того, программа подробно объяснит, как получилась такая сумма. Включите бесплатный доступ на 2 месяца ко всем возможностям сервиса и вы увидите все сами.

Внимание!
Если вы зарегистрируетесь на сайте Главбух вам будут доступны все ресурсы нашего портала: любые статьи, вопросы и ответы, образцы бланков, документы, уникальные сервисы и расчетчики. Регистрация - не больше 1 минуты.

Особенности предоставления вычетов по НДФЛ

Как рассчитать стандартные вычеты по НДФЛ, если сотрудник был в отпуске без сохранения зарплаты в течение месяца и более? Отметим, что организация должна предоставлять вычеты в течение всего срока действия трудового договора. При этом вычет суммируется в течение налогового периода. То есть, если за какой-либо месяц сотрудник не получил доход, вычет переносится на следующий месяц. Но переносить вычет на следующий налоговый период нельзя.

Пример
Сотрудник устроился на работу 22 февраля. В этот же день он написал заявление о предоставлении ему стандартного вычета по НДФЛ на ребенка в возрасте до 18 лет 1400 руб. Справку по форме 2-НДФЛ Кондратьев не представил, так как до поступления на работу в эту организацию трудового стажа не имел.

С 1 по 30 апреля сотрудник был в отпуске за свой счет. В мае он уволился.

За период с февраля по май сотруднику была начислена зарплата в следующем размере:
- в феврале – 700 руб.;
- в марте – 9000 руб.;
- в апреле зарплата не начислялась и не выплачивалась (сотрудник был в отпуске за свой счет);
- в мае – 10 000 руб.

Бухгалтер рассчитал НДФЛ так.

Налоговая база по НДФЛ, рассчитанная нарастающим итогом за период с февраля по май, составит:
700 руб. + 9000 руб. + 10 000 руб. = 19 700 руб.

Сумма дохода, рассчитанная нарастающим итогом с начала года, не превысила 280 000 руб. Поэтому сотруднику предоставляются стандартные налоговые вычеты за каждый месяц с февраля по май:
1400 руб. × 4 мес. = 5600 руб.

Вычет предоставляется:
- за февраль – 1400 руб.;
- за март – 1400 руб.;
- за апрель – 1400 руб.;
- за май – 1400 руб.

НДФЛ за период с февраля по май составил:
(19 700 руб. – 5600 руб.) × 13% = 1833 руб.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка