Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Желаю вам в новом году

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Учет спецодежды. Правильно оформляем первичные документы

2 сентября 2014 65594 просмотра

Учет спецодежды может вестись на основании собственных бланков первички. Применять унифицированные формы вы не обязаны. Либо вы вправе перестроить последние под себя, убрав ненужное.

Компании вправе работать без печати. В этом случае вам не обойтись без удобного образца акта об уничтожении печати.

Рассмотрим наиболее распространенный вариант учета униформы — в составе материально-производственных запасов (см. схему ниже). Хотя бывает, что спецодежду обязательно надо отнести к основным средствам. Но это лишь в том случае, когда она стоит дороже 40 000 руб. И срок носки превышает 12 месяцев.

Узнайте, как понятно объяснить директору, почему в балансе прибыль, а денег на счете нет. Исчерпывающая памятка на этот случай.

Учет спецодежды как материалов или основных средств

Порядок учета спецодежды желательно закрепить в качестве элемента учетной политики организации. Необходимая запись в учетной политике может выглядеть, например, так:

В журнале можно скачать наглядный и удобный образец бухгалтерской справки, в которой рассчитывают стоимость чистых активов.

Покупка спецодежды

Если вы учитываете спецодежду в составе материалов, то и отразить ее надо на счете 10 «Материалы». Причем на отдельном субсчете «Специальная оснастка и специальная одежда на складе». На этом счету и ведется учет спецодежды. Но прежде понадобится оформить первичный документ.

Как правило, речь идет о приходном ордере. А вот по какой форме вы его составите, зависит от того, что вы написали в учетной политике (или, может, только собираетесь написать). Вы можете взять старую унифицированную форму № М-4. А можете разработать собственный бланк, в котором есть все обязательные реквизиты. Вот образец документа, на основании которого может вестись учет спецодежды.

Пример
ООО «Альфа» занимается перевозкой пассажиров и грузов. В феврале предприятие приобрело для водителей автомобилей 10 сигнальных жилетов по цене 159,3 руб. (в том числе НДС — 24,3 руб.). Общая стоимость спецодежды составила 1593 руб. (в том числе НДС — 243 руб.). Срок носки жилетов согласно Типовым нормам, утвержденным приказом Минздравсоцразвития России от 20 апреля 2006 г. № 297, составляет 12 месяцев. Поэтому бухгалтер учитывает спецодежду в составе материально-производственных запасов.

Чтобы принять жилеты на учет, кладовщик оформил приходный ордер по форме, утвержденной руководителем компании и закрепленной в учетной политике.

Бухгалтер сделал проводки:

ДЕБЕТ 10 субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда на складе» КРЕДИТ 60
— 1350 руб. (1593 – 243) — отражена стоимость купленной спецодежды;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60
— 243 руб. — отражен входной НДС по приобретенной спецодежде;

ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДС» КРЕДИТ 19
— 243 руб. — принят к вычету входной НДС;

ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 51
— 1593 руб. — перечислены деньги поставщику.

Выдача спецодежды работникам

Когда вы передадите спецодежду со склада в другие подразделения компании (а позже ее выдадут работникам), вам тоже надо оформить первичный документ на основании которого ведется учет спецодежды. Причем такой бумаги будет достаточно для того, чтобы списать стоимость спецодежды на расходы как в бухгалтерском, так и в налоговом учете

Если вы остановитесь на унифицированной первичке, то воспользуйтесь одной из следующих форм: требование-накладная по форме № М-11, накладная на отпуск материалов на сторону № М-15 или лимитно-заборная карта № М-8. Решите разработать свой собственный бланк? Можете, взять за основу накладную на отпуск материалов, убрав лишнее.

Руководитель подразделения или другой ответственный сотрудник, получивший спецодежду, выдает ее работникам. Очевидно, такие действия тоже надо где-то фиксировать. Для этого на каждое подразделение, на всех его работников, заведите специальную ведомость. И лучше сразу одну на год или месяц. Это удобнее, чем оформлять такой документ каждый раз, выдавая униформу кому-нибудь из сотрудников. Ведомость учета спецодежды может выглядеть так:

Опять же можете использовать старую унифицированную форму, для учета выдачи есть форма № МБ-7. Но мы вам советуем разработать свою форму. В ней можно предусмотреть не только графы, где вы будете отражать выдачу спецодежды, но и те, где зафиксируете ее возврат на склад, если работник увольняется. Ведомость учета выдачи спецодежды будет считаться бухгалтерским регистром на основании которого ведется учет спецодежды. Поэтому проследите, чтобы в разработанной вами форме были обязательные для бухгалтерских регистров реквизиты.

Добавим, что учет выданной спецодежды может вестись и в специальной карточке. Ее заполняют на каждого работника организации, которому выдавалась спецодежда. Эта карточка может выглядеть так:

Когда спецодежду выдадут работникам в пользование, вы сделаете внутреннюю запись по счету 10. А именно переведете материалы с субсчета «Специальная оснастка и специальная одежда на складе» на субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации».

А после того как спецодежду раздадут работникам, ее стоимость можно списывать на расходы компании. Спецодежду, учтенную в составе материалов, списывают единовременно или равномерно в течение срока ее носки. Все зависит от времени, на которое рассчитана одежда, и учетной политики компании. Выберите способ, который подходит именно вашей организации.

Пример
Продолжим предыдущий пример. Кладовщик ООО «Альфа» 18 марта выдал восемь сигнальных жилетов начальнику транспортной службы. Перемещение спецодежды со склада в другое подразделение компании кладовщик оформил требованием-накладной по унифицированной форме № М-11. А начальник транспортной службы выдал жилеты водителям. Эту операцию он оформил ведомостью, составленной по форме, утвержденной руководителем организации.

Это отражают в бухгалтерском учете записями:

ДЕБЕТ 10 субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации» КРЕДИТ 10 субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда на складе»
— 1080 руб. (135 руб. × 8 шт.) — перемещена спецодежда со склада в другое подразделение.

Все перечисленные документы бухгалтерия получила в марте. В учетной политике компании предусмотрено, что спецодежда, срок носки которой не превышает 12 месяцев, списывается единовременно в момент выдачи работникам.

В учете бухгалтер сделал следующие записи:

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 10 субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации»
— 1080 руб. — списана стоимость спецодежды на расходы;

ДЕБЕТ 012 «Спецодежда, переданная в эксплуатацию»
— 1080 руб. — выданная работникам спецодежда отражена за балансом.

Сдача спецодежды на склад

На практике в большинстве случаев спецодежда остается в собственности компании, то есть работники ее получают на время. И если сотрудник увольняется или меняет должность, то он возвращает спецодежду на склад. Этот факт тоже необходимо отразить.

Составлять отдельный первичный документ не обязательно. Удобнее всего предусмотреть для этого специальные графы в ведомости выдачи спецодежды работникам.

А как эту операцию отразить в учете? Тут все просто. Если спецодежду вы уже списали на расходы полностью, то никаких проводок делать не придется.

Если часть неучтенной стоимости спецодежды еще числиться на счете 10, тогда сделайте внутреннюю запись по этому же счету. То есть переведите сумму с субсчета «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации» на субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда на складе». При этом списание остатка стоимости приостанавливается. Объяснение простое — относить на расходы можно лишь стоимость спецодежды, которая находится в эксплуатации.

В налоговом учете возврат спецодежды на склад отражать не надо. Ведь вы списали ее на расходы при расчете налога на прибыль единовременно. В тот момент, когда передали спецодежду работникам в эксплуатацию (это подтверждает ведомость выдачи материала).

Если спецодежда пришла в негодность, то ее нужно списать. Для этого может быть оформлен акт на списание спецодежды. Этот документ может быть оформлен так:

Есть вопрос!

1. Какие нормативы можно учесть при списании спецодежды в налоговые расходы?

Сейчас действуют нормативы для списания спецодежды в налоговом учете, утвержденные Минздравсоцразвития России или Минтрудом России. Для некоторых отраслей есть специальные нормы. Например, для электротехнических производств они утверждены постановлением Минтруда России от 16 декабря 1997 г. № 63. Те же, кто не имеет своего отраслевого документа, могут использовать общие нормативы. Они установлены приказом Минздравсоцразвития России от 1 октября 2008 г. № 541н. Есть еще один документ, который могут также использовать все компании – Типовые нормы бесплатной выдачи одежды, утвержденные приказом Минздравсоцравития России от 1 сентября 2010 г. № 777н.

В то же время вы вправе учесть затраты на приобретение спецодежды в полной сумме, в том числе и сверх установленных норм. Во-первых, Налоговый кодекс РФ не содержит никаких ограничений. Да и Трудовой кодекс РФ (ст. 221) позволяет работодателям устанавливать повышенные по сравнению с законодательством лимиты. Во-вторых, Минфин России тоже не возражает – письмо от 24 июня 2009 г. № 03-03-06/1/425. А чтобы списать расходы в полном объеме, вам нужно разработать свои нормы и утвердить их внутренним документом.

2. Можно ли в компании установить лимиты ниже минимума, определенного законом?

Нет, нельзя. Статья 221 Трудового кодекса РФ позволяет разработать нормы выдачи средств защиты и одежды самостоятельно. Но внутренние нормативы вашей организации должны улучшать положение сотрудников. То есть если в год работнику положено три пары резиновых перчаток, то вы имеете право выдать ему четыре, но никак не две. В противном случае вас может наказать трудинспекция. Штраф за это нарушение составляет: на предприятие – от 30 000 до 50 000 руб., на руководителя – от 1000 до 5000 руб. Кроме того, инспекция может приостановить деятельность вашей компании на срок до 90 дней.

3. Нужно ли начислять на стоимость спецодежды страховые взносы?

Нет, на стоимость спецодежды, которая не передается в собственность работникам, взносы не начисляются. Ведь работники никакого дохода здесь не получают.

Правда, данный вывод из законодательства не следует напрямую. Но чиновники из Минздравсоцразвития России подтвердили, что действительно со стоимости спецодежды уплачивать страховые взносы не нужно. Речь об этом идет в пункте 3 письма от 5 августа 2010 г. № 2519-19. Причем это правило распространяется на любую спецодежду, в том числе и выданную сверх норм. Главное, чтобы передана она была сотрудникам в пользование, а не в собственность. Иначе ревизоры из Пенсионного фонда или соцстраха потребуют заплатить страховые взносы.

4. При передаче одежды сотрудникам нужно начислять НДС?

По общему правилу НДС начислять не надо. Все потому, что одежда и обувь выдаются только на время выполнения трудовых обязанностей, а не передаются в собственность работникам. То есть реализации одежды не происходит. Налоговики с этим спорить не будут.

Другое дело, если сотрудник выплатил компании деньги за одежду. Например, при увольнении сотрудник забирает одежду с собой, компенсируя ее остаточную стоимость. Тут уже вопрос становится спорным.

Поэтому вам надо либо начислить НДС, либо запастись аргументами, чтобы инспекторы не доначислили компании этот налог. Довод может быть следующий – организация всего лишь получила компенсацию за понесенные расходы, а не выручку от продажи (постановление ФАС Дальневосточного округа от 20 октября 2008 г. № Ф03-2901/2008).

5. Можно ли учесть в расходах услуги сторонних организаций по уходу за одеждой?

Да, можно. Ведь любая одежда нуждается в регулярной стирке. А одежда, используемая на производстве или в строительстве, тем более. Помимо этого периодически одежду приходится ремонтировать. Ведь если срок, установленный для ее эксплуатации внутренним документом или законодательством, еще не истек, то выкидывать ее еще рано. Поэтому стоимость услуг сторонних компаний по ремонту и стирке можно включить в расходы. Основанием для списания будет подпункт 7 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Ведь компания имеет право учесть расходы на обеспечение нормальных условий труда.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Какие отчеты руководитель просит Вас сделать в Excel чаще всего?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка