Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

О подвохах в пособиях и компенсациях

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Расходы на аренду офиса. Порядок обоснования

8 сентября 2014 386 просмотров

При проверке инспекторы могут потребовать следующие документы, которые обосновывают расходы на аренду: договор аренды, акт приемки-передачи арендованного имущества, график арендных платежей и платежки. Тут налоговики ориентируются на письмо Минфина России от 6 октября 2008 г. № 03-03-06/1/559. Это подтверждает письмо УФНС по г. Москве от 17 октября 2011 г. № 16-15/100085@.

Но, кстати, вместо графика платежей как такового достаточно будет, если сроки оплаты аренды согласованы непосредственно в самом договоре. А вот ежемесячные акты об оказании услуг — это уже лишнее. Тут контролеры не возражают (см., например, вышеуказанное письмо Минфина). Акт об оказании услуг по аренде составляют только в том случае, если это прямо предусмотрено в договоре. Поэтому в общем случае, для того чтобы обосновать расходы на аренду, его не нужно.

И не забывайте, что в соответствии со статьей 608 Гражданского кодекса РФ арендодателем может быть только собственник имущества. Либо сдача помещений в аренду происходит с его ведома. Поэтому совсем не лишним будет попросить у арендодателя документы о праве собственности на сдаваемые помещения.

Поговорим об этом подробнее.

Назначение арендуемого помещения

Арендуемое под офис помещение должно быть нежилым (п. 3 ст. 17 Жилищного кодекса РФ, п. 3 ст. 288 Гражданского кодекса РФ). Дело в том, что расходы на аренду жилого помещения чиновники считают экономически необоснованными. Причем даже если вскоре собственник перевел данный объект в категорию нежилых, то есть переоформил соответствующие документы. Аргументы у контролеров простые.

Жилые помещения предназначены исключительно для бытовых нужд. Иных целей законодательство не предусматривает. А раз так, то договор аренды, который заключен с нарушением этого правила, изначально считается недействительным. Поэтому платежи по нему необоснованны и уменьшать на них базу по налогу на прибыль оснований нет.

Именно такой вывод есть, например, в письме Минфина России от 14 февраля 2008 г. № 03-03-06/1/93.

Отстаивать расходы на аренду квартиры под офис придется уже в суде. Правда судьи нередко встают на сторону компании, вот пример — постановление ФАС Московского округа от 27 июля 2009 г. № КА-А41/7015-09. Но если же вы хотите избежать судебных разбирательств, лучше последуйте позиции чиновников. И лишний раз перепроверьте по документам, что арендуемый вашей компанией офис действительно относится к нежилым помещениям.

Контролируйте срок действия договора аренды

Чтобы учесть расходы на аренду при расчете налога на прибыль, важно также следить, не истек ли срок договора. Действие соглашения закончилось, а компания продолжает пользоваться офисом? Подскажите руководству незамедлительно подписать с арендодателем договор на новый срок.

Если же вы будете арендовать имущество в то время, как все сроки по договору истекли, есть риск того, что инспекторы не учтут расходы на аренду начиная с того дня, когда договор прекратил свое действие. Впрочем, если вы продолжаете пользоваться имуществом и вносите за него арендную плату, то договор можно считать возобновленным на неопределенный срок на тех же условиях (п. 2 ст. 621 и п. 2 ст. 610 Гражданского кодекса РФ). Если только в самом договоре не предусмотрено иное.

Но тут возникает другая опасность. В любой момент от вас могут потребовать освободить занимаемое помещение. Ведь арендодатель вправе в одностороннем порядке расторгнуть возобновленный договор. Для этого он лишь обязан предупредить арендатора за три месяца (п. 2 ст. 610 Гражданского кодекса РФ). Поэтому вовремя продлевать договор в ваших же интересах.

Госрегистрация договора аренды

Закон требует регистрировать договоры аренды зданий или сооружений, заключенных на срок не менее года. Налоговики расценивают эту норму так. Незарегистрированный договор не считается заключенным. Значит, и расходы на аренду по нему учесть нельзя (письмо Минфина России от 5 марта 2011 г. № 03-03-06/4/18).

Поэтому удостоверьтесь, что ваш договор аренды  прошел регистрацию. Именно с момента такой регистрации договор считался заключенным.

Если же вы увидите, что долгосрочный договор не был зарегистрирован, а расходы на аренду по нему вы уже учли, вот вам совет. По возможности переподпишите с контрагентом этот договор на срок менее года, а по истечении срока просто продлите его на тот же срок. Справедливости ради отметим, что несоблюдение норм гражданского права не должно никоим образом отражаться на расчете налогов. Вот пример положительного для компании решения суда — постановление ФАС Московского округа от 26 августа 2010 г. № КА-А41/9668-10.

Особенности субаренды недвижимости

Не исключено, что ваша компания арендует офис по договору субаренды. В таком случае проверьте, есть ли согласие от собственника помещения. Есть два варианта, как может быть оформлено такое согласие.

Первый: в договоре субаренды прописывают обязанность арендодателя предоставить вам, как субарендатору, копию первоначального договора аренды. То есть между собственником и изначальным арендатором (для вашей компании он уже как арендодатель). Это, разумеется, подойдет для случая, когда в этом договоре сказано, что арендатор имеет право передавать полученные им помещения в субаренду.

И второй вариант. От собственника помещения следует получить письмо, в котором он выражает свое согласие передать предмет аренды в субаренду. Вообще обязанность арендодателя предоставить вам такое письмо должна быть прописана в самом договоре на субаренду. Если в этом документе ничего на сей счет не сказано, попросите вашего арендодателя прислать письмо-подтверждение сейчас. Дело в том, что, если у вас не будет на руках хоть какого-то документа, подтверждающего право арендатора передавать имущество в субаренду, оправданность ваших расходов по аренде налоговики могут поставить под сомнение.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Какие отчеты руководитель просит Вас сделать в Excel чаще всего?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка