Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Сотрудники принесут вам новые СНИЛС

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Выдача денег в подотчет: шесть главных правил оформления

9 сентября 2014 8371 просмотр

Печатная версия
Электронный журнал

В статье вы найдете несколько подсказок, которые помогут выдать деньги в подотчет и не нарушить никаких норм.

Скачать наглядный образец авансового отчета с контрольными точками можно здесь.

Авансовый отчет не обязательно составлять по унифицированной форме

Унифицированная форма авансового отчета существует — это форма № АО-1. Она утвержденна постановлением Госкомстата России от 01.08.01 № 55. Но с 1 января 2013 года большинство унифицированных форм документов не являются обязательными для применения (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ »О бухгалтерском учете», далее — Закон № 402-ФЗ). Кроме того, Порядок ведения кассовых операций (утв. указанием Банка России от 11.03.14 № 3210-У, далее — Порядок ведения кассовых операций) обязывает составлять по унифицированным формам только кассовые документы. А авансовый отчет к ним не относится.

Получается, форму авансового отчета компания вправе разработать самостоятельно, утвердив ее приложением к учетной политике. Главное — документ должен содержать все обязательные для первички реквизиты, перечисленные в пункте 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ.

С работника нужно взять заявление на выдачу денег

Для выдачи работнику подотчетных средств необходимо его письменное заявление (п. 6.3 Порядка ведения кассовых операций). Оно составляется в произвольной форме с указанием суммы и срока, на который выдаются деньги.

При этом Порядок ведения кассовых операций не устанавливает санкции, которые грозят компании, если средства выданы без заявления. Поэтому многие компании не требуют от сотрудников письменное заявление на выдачу денег под отчет.

Но проверяющие на местах могут привлечь за это к административной ответственности (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ). Напомним, что штраф для должностных лиц составляет от 4000 до 5000 руб., для организаций — от 40 000 до 50 000 руб. Некоторые суды соглашаются, что это правомерно (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 06.03.13 № 09АП-2451/2013). Правда, есть случаи, когда компаниям удается оспорить штраф при отсутствии письменного заявления работника на выдачу подотчетных средств (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 06.05.13 № 09АП-11841/2013-АК).

Напомним, что работник может не составлять заявление, если подотчетные средства работодатель перечисляет ему на банковскую карту. Ведь Порядок ведения кассовых операций регламентирует лишь выдачу сотруднику наличных денежных средств.

Изучите все решения на случай, если сотрудник поехал в командировку на машине.

Если сотрудник не отчитался по выданным деньгам вовремя, придется удерживать НДФЛ

Руководитель устанавливает срок, по истечении которого подотчетный работник отчитывается по полученному авансу. Например, бухгалтерия выдала аванс водителю в счет расходов на бензин. В течение трех рабочих дней с момента окончания этого срока или после выхода на работу сотрудник представляет отчет.

Узнайте подробности о том, как составить приказ о новых нормах бензина.

Если работник вовремя не отчитался за полученные подотчетные средства, у него возникает доход. И нужно удержать НДФЛ (письмо ФНС России от 24.12.13 № СА-4-7/23263). Некоторые компании считают, что сделать это необходимо сразу же после истечения срока на сдачу авансового отчета.

На самом деле на дату, когда работник должен был отчитаться, можно говорить только о его задолженности перед работодателем. А не о возникновении у него дохода и объекта обложения НДФЛ (ст. 223 НК РФ). Если сотрудник вовремя не представил авансовый отчет, ему целесообразно напомнить о необходимости отчитаться за полученные средства. В этом случае работник либо представляет отчет и возвращает деньги, либо пишет заявление с просьбой удержать задолженность из его заработной платы.

Удержать деньги можно на основании внутреннего приказа руководителя. Но не позднее чем через месяц с даты предполагаемого возврата сотрудником средств (ст. 248 ТК РФ). И только если подотчетная сумма не превышает средний месячный заработок. В противном случае для возврата денег придется обращаться в суд.

Если по истечении срока исковой давности работник не вернул деньги и взыскать их не удалось, задолженность можно отнести на убытки. И облагаемый НДФЛ доход возникает у сотрудника, не отчитавшегося за полученные деньги, только по истечении срока давности на взыскание долга (письмо Минфина России от 24.09.09 № 03-03-06/1/610).

Если работник не подтвердил командировочные расходы НДФЛ удерживают с ближайшей зарплаты

Речь идет, в частности, о расходах по найму жилого помещения во время командировки. Если такие расходы сотрудник подтвердил документально, объекта обложения НДФЛ не возникает. Если же подтверждающие документы отсутствуют, с сумм, превышающих 700 руб. в день (для командировок по России) и 2500 руб. в день (в случае поездок за границу), работодателю необходимо удержать НДФЛ (абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ).

Одно время Минфин России считал, что доход у работника возникает на дату выплаты сверхнормативных суточных (письмо от 25.06.10 № 03-04-06/6-135). Но на дату выдачи денег под отчет, как правило, не ясно, представит ли работник документы, подтверждающие расходы по найму помещения. Понятно это будет только после окончания командировки при составлении авансового отчета.

Поэтому можно сделать вывод, что на дату получения денежных средств под отчет у сотрудника не возникает дохода. В прошлом году с этим согласился Минфин России (письмо от 14.01.13 № 03-04-06/4-5). Финансовое ведомство разъяснило, что компания определяет доход в виде сверхнормативных суточных на дату утверждения авансового отчета. И удерживает НДФЛ из доходов работника, не представившего документы по найму жилья во время командировки, при ближайшей выплате зарплаты.

Деньги под отчет можно перечислить на зарплатную карту

Выдача в подотчет возможна и на зарплатную карту работника. Это можно предусмотреть в коллективном договоре или локальном нормативном акте организации (например, положении о выдаче денежных средств под отчет).

Использование зарплатных карт для подотчетов подтверждается и в совместном письме Минфина России № 02-03-10/37209 и Федерального казначейства № 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.13. Во избежание рисков доначисления НДФЛ и страховых взносов необходимо в назначении платежа указать, что средства перечисляются под отчет на хозяйственные или иные нужды. А после использования денег работник в обычном порядке должен будет составить авансовый отчет.

За деньги, полученные на корпоративную карту, сотрудник может отчитаться также в течение трех дней

Расчеты при помощи пластиковых карт относятся к безналичным расчетам. А Порядок ведения кассовых операций, который обязывает сотрудника составить авансовый отчет в течение трех дней после установленного срока, распространяется только на выдачу наличных денег под отчет.

Поэтому, если подотчетные средства сотрудник получил на банковскую карту, он может отчитаться по этим средствам и позднее трехдневного срока. Но компании безопаснее установить срок по своему усмотрению и зафиксировать во внутреннем документе (например, в положении о выдаче подотчетных сумм или приказе).

Обратите внимание: рискованно не удерживать НДФЛ, если к авансовому отчету работник приложил документы с ошибками

Нередко сотрудник представляет в бухгалтерию документы, подтверждающие расходование подотчетных средств, составленные с нарушениями. К примеру, отсутствуют какие-то обязательные реквизиты. В этом случае компания не сможет уменьшить базу по налогу на прибыль на сумму расходов, подтвержденных такими бумагами (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Официальная позиция УФНС России по г. Москве заключается в том, что неподтвержденные расходы являются налогооблагаемым доходом сотрудника (письмо от 12.10.07 № 28-11/097861). Но есть решения суда в пользу налогоплательщиков. Суды все чаще приходят к выводу, что работодатель вправе не удерживать НДФЛ из доходов работника, который к авансовому отчету приложил ненадлежаще оформленные документы (постановления ФАС Поволжского от 01.04.13 № А55-15647/2012)

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка