Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Отправляем пояснения по НДС не разом, а частями

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Примеры расчета суточных для самых разных ситуаций

10 ноября 71327 просмотров
Приведем примеры расчета суточных для самых разных ситуаций: для российских и заграничных командировок, за дни у принимающей стороны и за время в дороге. А также расскажем про расчет НДФЛ с суточных.

Как рассчитать суточные: нормы выплат

Отправляя сотрудника в служебную поездку компания вправе выплатить любую сумму суточных, которую она утвердит в положении о командировках. Вам предстоит выплатить суточные за все дни командировки, в том числе за выходные и праздники. Такой порядок предусмотрен в пункте 11 Положения о командировках, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749. Причем дни, когда работник находился в пути, тоже оплатите.

Чтобы понять, в какой день командировка начнется и когда закончится, ориентируйтесь на даты проездных билетов. Обычно первый день поездки — тот, когда работник улетает на самолете или отправляется на поезде. Соответственно, последний день определяют на основании обратных билетов.

Но в некоторых случаях поездка может начаться на день раньше или завершиться на день позже. Речь идет о случае, когда работник живет далеко от аэропорта или вокзала. В этом случае может так получиться, что сотруднику придется выезжать из дома накануне. Или он вернется на следующий день после прилета (приезда на вокзал). Иными словами, командировка может начаться, когда работник выехал из дома. А завершится, когда работник приедет домой. Определять таким образом дни командировки прямо позволяет пункт 4 Положения о командировках.

Сотрудника, который хочет получить дополнительные суточные с учетом длительной дороги до аэропорта или вокзала, попросите написать заявление. На практике у проверяющих не возникает нареканий к тому, что длительность командировки определили с учетом дороги до вокзала, аэропорта, пристани.

Далее рассмотрим примеры расчета суточных для самых разных ситуаций.

Пример 1 Расчет суточных, если дорога в аэропорт длительная
ООО «Вита» находится в г. Москве. Смирнов А.А., менеджер компании, вернулся из командировки в г. Краснодар. По данным авиабилетов, работник улетел в другой город 5 сентября в 00.20. Смирнов проживает в г. Красногорске Московской области. По словам сотрудника, чтобы добраться до аэропорта, ему потребовалось два часа. Более того, в аэропорт требуется приехать заранее. А значит, фактически командировка началась 4 сентября. Именно тогда, когда работник отправится из дома в аэропорт.

Обратно Смирнов прилетел 7 сентября в 10.30. В тот же день работник добрался до дома. Таким образом, командировка длилась с 4 по 7 сентября (4 дня). Чтобы подтвердить расчет суточных за эти дни, бухгалтер попросил Смирнова написать заявление с просьбой учесть время, потраченное на дорогу до аэропорта.

Сколько суточных выдать за дни, проведенные у принимающей стороны

Чтобы определить размер суточных за то время, когда работник находился в другой компании, возьмите дневную норму, утвержденную директором компании во внутреннем положении о командировках. Эту сумму умножьте на дни, проведенные у принимающей стороны.

С российскими командировками сложностей не будет. Количество дней вы с легкостью определите по проездным билетам. Если командировки на автомобиле — с помощью служебной записки.

А как узнать, сколько времени командированный работник провел в гостях во время зарубежной поездки? Если командировка была в стране СНГ, на границе с которой не ставят отметок в паспорте, то надо смотреть даты проездных билетов.

Если же работник ездил в другую зарубежную страну, то проверьте отметки в паспорте, сделанные на границе. Кстати, в этом случае попросите сотрудника приложить копии страниц паспорта к авансовому отчету. А авансовый отчет работнику придется сдать в бухгалтерию в течение трех дней после выхода на работу.

Кроме того, загляните в распоряжение директора о командировке. Этот документ поможет определить, сколько дней работник провел у принимающей стороны.

Нормы расчета суточных за время, проведенное в дороге

Редко когда работник отправляется к принимающей стороне сразу же с поезда или самолета. Зачастую это происходит на следующий день. Точно так же бывает, когда командировка заканчивается. Сотрудник заканчивает работу в другой компании и только на следующий день уезжает домой. Проще говоря, работники зачастую проводят часть командировки в пути.

Расчет суточных здесь будет следующий. Время, проведенное в дороге, при российских командировках оплачивайте в обычном порядке. То есть исходя из норм, которые директор утвердил для поездок по нашей стране.

В ситуации же, когда работник отправляется за границу (в том числе в страны СНГ), проведенные в пути дни оплачивайте следующим образом. Время, когда работник передвигался по территории России, компенсируйте по отечественным нормам. А сутки, когда командированный пересек границу, оплатите по нормам заграничной поездки.

Время, потраченное на дорогу обратно, оплачивайте так. Дни, пока работник ехал по территории иностранного государства, оплатите по заграничным нормам. А вот те сутки, когда работник пересек российскую границу на обратном пути, — по отечественным правилам.

Пример 2 Расчет суточных за время в пути
Петров А. В., инженер ООО «Пирамида», собирается в загранкомандировку на Украину. Согласно распоряжению директора поездка продлится с 13 по 17 июня (5 календарных дней). В компании суточные при загранкомандировках оплачивают исходя из нормы 50 евро в день. А корпоративная норма по российским командировкам — 1000 руб. в день. Бухгалтерия выдала Петрову аванс в счет суточных в размере 5000 руб.

Вернувшись из командировки, Петров представил 20 июня в бухгалтерию авансовый отчет. Из подтверждающих документов, которые сотрудник сдал вместе с отчетом, следует, что Петров уехал на Украину на поезде 13 июня. Границу по пути в командировку сотрудник пересек 14 июня. А когда работник возвращался, он пересек границу 16 июня. Поезд прибыл 17 июня. Таким образом, суточные за 14, 15 и 16 июня необходимо оплатить по нормам ООО «Пирамида», установленным для загранкомандировок. То есть по 50 евро в день. А 13 и 17 июня оплатите по российским нормам — 1000 руб. в сутки.

Бывает еще, что работник по дороге в командировку пересекает несколько иностранных государств. Предположим, он едет за границу на поезде или летит на самолете с пересадкой в другой стране. Если внутренними документами вашей компании предусмотрены для каждой страны свои нормы суточных, действуйте в такой последовательности. За те дни, когда сотрудник пересекает границу между иностранными государствами, оплачивайте по нормам страны, куда он следует. Такое правило предусмотрено пунктом 18 Положения о командировках, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Пример 3 Расчет суточных при перелете с пересадками
Иванов А. В., секретарь ООО «Прибой», вернулся из загранкомандировки в Германию. Поездка длилась с 20 по 24 июня (5 календарных дней). Работник летел в командировку на самолете. Причем согласно купленным авиабилетам Иванов по пути в командировку сделал пересадку на Украине. Обратно Иванов вернулся прямым рейсом.

Иванов представил 27 июня в бухгалтерию авансовый отчет вместе с билетами и другими подтверждающими документами. Из них следует, что работник вылетел в командировку 20 июня в 18.30. В этот день, соответственно, прилетел на Украину. Вылетел оттуда 21 июня в 05.30. И в тот же день добрался до Германии.

Что касается обратной дороги, то сотрудник вылетел из Германии 24 июня в 10.30. И в этот же день был дома. У принимающей стороны согласно распоряжению директора Иванов должен был провести два дня (21 и 22 июня).

В компании суточные при загранкомандировках на Украину оплачивают исходя из нормы 50 евро в день. Поездку в Германию — по норме 80 евро в день. А норма по российским командировкам — 1000 руб. в день.

Так, суточные за 20 июня компания оплатила исходя из нормы, утвержденной для Украины (50 евро). 21, 22 и 23 июня — по норме для командировок по Германии, то есть 80 евро в день, а всего 240 евро. А вот суточные за 24 июня составят 1000 руб. (норма по российским поездкам). Предположим, курс евро на дату авансового отчета равен 70 руб. Тогда итоговый расчет суточных составит 21 300 руб. ((50 евро + 240 евро) × 70 руб. + 1000 руб.).

Когда удерживать НДФЛ с суточных

Как мы уже отметили, суточные вы будете рассчитывать исходя из норм, которые утвердил директор компании. Причем до командировки вам предстоит выплатить работнику аванс (п. 10 Положения о командировках, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Это означает, что сначала вы рассчитаете предварительную сумму суточных. А после возвращения работника из поездки, если в этом есть необходимость, суточные придется пересчитать. А далее доплатить деньги или удержать лишнее.

Прежде чем выплатить суточные, не забудьте проверить, надо ли с них удерживать НДФЛ. Нормы есть в главе 23 Налогового кодекса РФ. По российским командировкам они составляют 700 руб. в сутки. А по заграничным — 2500 руб. в сутки. Таким образом, если в вашей компании нормы суточных превышают налоговые, то с разницы придется удержать НДФЛ.

Признайте доход на последний день месяца, когда утвержден авансовый отчет. А при ближайшей выплате сотруднику денег удержите НДФЛ. Аналогичный вывод — в письме Минфина России от 9 февраля 2016 г. № 03-04-06/6531.

Из таблицы ниже вы узнаете, суточные в каком размере не облагают НДФЛ, и как оплачивать дни командировки и время, потраченное работником на дорогу.

По каким лимитам рассчитать суточные и удержать НДФЛ

Страна, куда едет работник Чем подтвердить время приезда к принимающей стороне и время выезда от нее Как оплатить время, проведенное у принимающей стороны Как оплатить время в пути Какие суммы не облагаются НДФЛ
Россия Проездные билеты, приказ по командровке По российским нормам По российским нормам 700 руб. в день
Страна СНГ, на границе с которой не ставят отметок в паспорте Проездные билеты (служебная записка), приказ по командровке По заграничным нормам Дни проезда по России — по отечественным нормам. Дорога в командировку в дни пересечения границы — по заграничным нормам. Дни проезда по иностранному государству — по зарубежным нормам, а даты пересечения границы по пути обратно — по российским нормам 700 руб. в сутки, которые оплачиваются по российским нормам. А в остальные дни — 2500 руб. в сутки 
Другие зарубежные страны Отметки пограничников в паспорте, проездные билеты (служебная записка), приказ по командровке По заграничным нормам Дни проезда по России — по отечественным нормам. Дорога в командировку в дни пересечения границы — по заграничным нормам. Дни проезда по иностранному государству — по зарубежным нормам, а даты пересечения границы по пути обратно — по российским нормам 700 руб. в сутки, которые оплачиваются по российским нормам. А в остальные дни — 2500 руб. в сутки

Когда выплатить суточные и какие записи сделать в бухучете

До командировки вам придется выплатить работнику аванс. А после того, как сотрудник отчитается по итогам поездки, вы определите окончательную сумму суточных. В учете вы сделаете следующие записи:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50
— выплачен работнику до командировки аванс;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 71
— включены суточные в расходы на дату авансового отчета.

Если речь идет о заграничной командировке, то учтите следующее: норму определяют в иностранной валюте. И тут вы можете выдать работнику деньги как в валюте, так и в рублях. Это подтверждает письмо Банка России от 30 июля 2007 г. № 36-3/1381.

Но все-таки чаще компании выплачивают суточные в рублях. Пересчитать суточные, выданные авансом, по курсу на дату отчета не требуется. Это следует из пункта 10 ПБУ 3/2006.

Пример 4 Как отразить в учете суточные по загранкомандировке
Иванов К. И., менеджер ООО «Вега», собирается в командировку в Германию с 6 по 10 июня (5 календарных дней). В корпоративном положении о командировках предусмотрено: суточные за период загранкомандировок работники получают в размере 100 евро в сутки.

До командировки бухгалтер ООО «Вега» рассчитал суточные за 5 дней по курсу на 3 июня 70 руб. за евро (условно). В итоге суточные составили 35 000 руб. (100 евро × 5 дн. × 70 руб.). В учете бухгалтер сделал такую запись:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50
— 35 000 руб. — выдан аванс в виде суточных за пять дней.

Вернувшись из командировки, Иванов представил 13 июня в бухгалтерию авансовый отчет. На дату утверждения этого документа пересчитывать суточные вам не придется. Поэтому бухгалтер отразил суточные в составе расходов вот такой записью:

ДЕБЕТ 26 (44) КРЕДИТ 71
— 35 000 руб. — включены суточные в расходы.

Далее бухгалтер определил НДФЛ с суммы, превышающей налоговые нормы. Причем при расчете налога бухгалтер взял курс на дату выдачи аванса. То есть НДФЛ определили с фактически выплаченных доходов — с 35 000 руб., уменьшенных на норму. Сверхнормативные суточные за пять дней составили 22 500 руб. (35 000 руб. – 2500 руб. × 5 дн.). С них надо удержать НДФЛ в размере 2925 руб. Эту сумму бухгалтер удержал с сотрудника из ближайшей зарплаты. При этом бухгалтер сделал такую запись:

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
— 2925 руб. — удержан НДФЛ со сверхнормативных суточных.

Выгодная подписка на журнал

На 12 месяцев — 18 744 + Годовой отчет 2016 + Зарплата 2017 + Антенна + Отчетность

или на 12 месяцев —  18 744 16 727

Подписаться >>


На все ваши вопросы с радостью ответят по телефону (495) 785-01-13.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка