Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Всеобщий переход на онлайн‑кассы — срочно присоединяйтесь

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Оформление первичных документов. Обязательные и не обязательные реквизиты

25 сентября 2014 1292 просмотра

С прошлого года унифицированные формы первички стали необязательными. Вы можете заметно сократить тот объем бумаг, который приходилось заполнять раньше. А в этой статье мы собрали несколько основных правил, по которым должно производиться оформление первичных документов.

Печать как реквизит первичного документа

Печать не входит в число тех реквизитов, которые непременно должны быть в каждом первичном документе. Это следует из пункта 2 статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Поэтому оформление первичных документов не требует наличия печати.

Да, лишней печать не будет, поскольку она подтверждает подлинность бумаг. Но обязательно ставить ее надо, если в самом бланке для этого отведено место. Скажем, контрагент составил товарную накладную по унифицированной форме № ТОРГ-12. В этом случае печать нужна — она предусмотрена в типовом бланке накладной. Иначе возможны претензии налоговиков к расходам и вычетам НДС по приобретенным товарам.

Или другая ситуация. Поставщик выписал первичку в свободной форме, но реквизит «М.П.» в ней значится. Такой документ также надо заверить печатью.

Еще по этой теме:

Подробнее об обязательных реквизитах первичных документов смотрите в статье «Первичные бухгалтерские документы: как упростить оформление».

Стоимость и количество ценностей

По новым правилам в первичном документе необязательно должны быть денежная стоимость и натуральный измеритель одновременно. Достаточно привести один из них (см. п. 2 ст. 9 Закона о бухучете). Другое дело, что буквально применять эту норму стоит не всегда.

Например, в акте для услуг можно привести лишь их стоимость. Указывать единицу измерения, как этого часто требовали налоговики, не обязательно. Но если вы хотите избежать вообще каких-либо придирок, то безопаснее все же максимально понятно обозначить в акте, какие услуги оказаны.

В других же ситуациях в первичке может быть удобным указывать только натуральный измеритель. Например, в требовании-накладной на передачу материалов внутри компании. Оформление первичных документов будет произведено по всем правилам.

Для каждого контрагента отдельная первичка

Какому-то поставщику вы можете выдать первичный документ по одной форме, а какому-то — по другой. Все потому, что с мнением второй стороны сделки тоже приходится считаться. Предположим, вы прописали в учетной политике, что в этом году применяете унифицированную форму товарной накладной № ТОРГ-12. Но вот в договоре с одним из контрагентов установлен другой бланк — на таковом тот настаивал. Конечно, вы будете действовать согласно договору, чтобы не потерять покупателя.

Применять две, а то и несколько разных форм одной и той же первички закон не запрещает. Но в учетную политику стоит добавить оговорку, что окончательное решение, как оформлять товарные операции, стороны отражают в договоре.

Факсимильные подписи на первичке

Подпись ответственного сотрудника — это обязательный реквизит первичного документа. Но о том, что эта подпись может быть факсимильной, в новом законе не сказано. Так что безопаснее учитывать позицию налоговиков, которые уже давно считают, что на первичных документах не должно быть факсимиле. Пример тому — письмо ФНС России от 23 сентября 2008 г. № 3-1-11/469@. Как мы выяснили, с тех пор позиция чиновников на этот счет не изменилась.

Причем мы не советуем вам рисковать, даже если вы готовы потом судиться с контролерами. Дело в том, что судьи высказывают схожее мнение (постановление Президиума ВАС РФ от 27 сентября 2011 г. № 4134/11).

Ваш контрагент упорно ставит факсимиле и отказывается выдать первичку по всем правилам? В этом случае наиболее безопасный вариант — не учитывать расходы по таким сделкам.

Если же цена вопроса велика и вы готовы судиться с налоговиками, хотя бы проследите, чтобы договоренность об использовании факсимиле была зафиксирована в контракте. Или в дополнительном соглашении к нему. Так предусмотрено в пункте 2 статьи 160 Гражданского кодекса РФ. Возможно, тогда судьи учтут наличие такого соглашения с контрагентом и примут решение в пользу вашей компании и сочтут, что оформление первичных документов произведено без нарушений.

Первичка в иностранной валюте или в у. е.

Любой первичный документ надо составлять в рублях. Писать стоимость лишь в иностранной валюте или в условных единицах нельзя. Речь идет о ситуации, когда сумма по договору выражена в иностранной валюте или у. е. А расчеты компании ведут в рублях.

Вообще любые объекты бухучета, в том числе хозяйственные операции, активы, обязательства, надо оценивать в рублях. Таково правило пункта 2 статьи 12 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Поэтому чиновники убеждены, что составить первичный документ в иностранной валюте или условных единицах нельзя. Это нам подтвердили в Минфине России. Но заметьте, никто не запрещает добавить в первичку дополнительные графы. В них вы можете вписать стоимость уже в условных единицах или в инвалюте.

Если же в документе будут суммы только в условных единицах, налоговые инспекторы наверняка начнут спор по этому поводу. Они сочтут, что оформление первичных документов произведено некорректно.

Собственные формы для кадровых и кассовых документов

Разработать собственные формы вы можете для большей части первичных документов. В том числе и для кадровых — в Роструде не видят для этого преград (см. письмо от 14 февраля 2013 г. № ПГ/1487-6-1).

Но все же есть ряд бумаг, которые по-прежнему надо выписывать только по унифицированным формам. Речь идет, прежде всего, о кассовых и платежных документах. Эти первичные документы можно составлять только по типовым формам, менять их нельзя

Документ Основание
Приходный кассовый ордер (форма № КО-1) Указание Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У, информация Минфина России № ПЗ-10/2012
Расходный кассовый ордер (форма № КО-2) -------//-------
Кассовая книга (форма № КО-4) -------//-------
Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5) -------//-------
Расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49) и платежная ведомость (форма № Т-53) -------//-------
Унифицированные формы по расчетам с применением ККТ: № КМ-1 — КМ-9  Как мы выяснили в Минфине России, эти документы безопаснее составлять по унифицированным формам, утвержденным постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132
Платежное поручение и другие расчетные банковские документы  Положение Банка России от 19 июня 2012 г. № 383-П

Обмен электронной первичкой

Новый закон уравнял в правах бумажные и электронные первичные документы. То есть с контрагентами можно обмениваться такими виртуальными бумагами в свободном формате. Главное, чтобы они были завизированы цифровой подписью.

Другое дело, если и налоговикам вы хотите представлять первичку в электронном виде. Тогда стоит учитывать их требования. Ведь передать в инспекцию виртуальный документ вы сможете только по утвержденным форматам. На сегодняшний день таковые есть для товарной накладной и акта приемки-сдачи работ или услуг — в приказе ФНС России от 21 марта 2012 г. № ММВ-7-6/172@. Вот на эти форматы лучше ориентироваться, договариваясь с контрагентом об обмене электронными документами.

Обязательные реквизиты БСО

По сути бланки строгой отчетности (БСО) — это та же первичка. Тем не менее требования к ней специальные. Для БСО действует особый перечень обязательных реквизитов. Он прописан в пункте 3 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359. Причем этот список шире, чем тот, что для первички. Например, на БСО должен стоять ИНН. Также как и печать (!) организации.

Поэтому проверьте, все ли реквизиты есть в том БСО, который вы выдаете клиентам. Если нет, то лучше доработайте бланк. Так вы избежите всяких споров и с контрагентами, и с местными налоговиками.

Ваша компания, наоборот, отражает расходы на основании БСО? Тем более удостоверьтесь, что продавец верно составил этот документ. Иначе учесть затраты не удастся.

Есть вопрос.

Как правильно утвердить формы первички: оговорить их в учетной политике или из- дать об этом отдельный приказ руководителя?

Правильнее привести формы первичных документов в приложении к учетной политике. Это предусмотрено в пункте 4 ПБУ 1/2008.

Нужно ли в самостоятельно разработанной первичке ставить надпись «Утверждено руководителем»?

Не обязательно. Ведь такого реквизита нет в перечне тех, которые должны быть в первичке в силу пункта 2 статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Может ли компания распечатывать бланки строгой отчетности на обычном принтере?

Нет, бланки строгой отчетности необходимо изготавливать типографским способом. Это подтверждают чиновники (письмо ФНС России от 10 сентября 2012 г. № АС-4-2/14961@).

Требовать ли от контрагента учетную политику, чтобы убедиться, что он передал нам именно утвержденную форму?

Не обязательно. Главное убедиться, что в документе есть все необходимые данные. Да и контрагент может отказаться передавать учетную политику.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка