Журнал, справочная система и сервисы
№5
Март

В свежем «Главбухе»

Минфин разъяснил, как составлять бухгалтерскую отчетность '2016

Подписка
Подарки и скидки здесь!
№5

Оформляем журнал учета проездных билетов для сотрудников

1 октября 2014 1132 просмотра

Ваша компания сама закупает проездные билеты для сотрудников? В такой ситуации стоит завести специальный журнал учета билетов. В нем вы будете фиксировать, кому из сотрудников выдали проездной документ, когда тот его получил и когда вернул.

Рассмотрим, как его составить. В первую очередь журнал учета билетов нужен, чтобы отмечать всех работников, которым выдаете проездные. Поэтому предусмотрите в этом документе графу, где вы укажете фамилию, имя, отчество сотрудника и его должность (1).

Журнал учета билетов может содержать еще одну важную графу для заполнения — пункт назначения (2). Информация из нее поможет в случае проверки доказать налоговикам, что работники брали проездной билет для служебных, а не личных целей. И тогда вы без проблем сможете признать расходы на приобретение таких проездных в налоговом учете.

Правда, не всегда удастся вписывать точный пункт назначения. Скажем, бухгалтер или кассир едет по месту назначения — в банк — прямо из офиса. В тот же день они возвращаются на работу и сдают билет. В таком случае назвать пункт просто — он один. Но билет вы можете выдать работнику сразу как минимум на месяц. Здесь уже указать место назначения не получится. Поэтому журнал учета билетов будет содержать в соответствующей графе прочерк (3).

Также в журнале надо зафиксировать номер переданного в пользование проездного (4), указать дату и время (5) его выдачи. По факту возврата — соответствующие дату и время (6). И наконец, при получении и возврате работник должен ставить в журнале свою подпись (7).

Кстати, как вариант, вы можете поручить вести журнал учета билетов какому-нибудь работнику. Например, секретарю. И всю ответственность за учет билетов возложить на него. То есть он может ставить подпись в том, что выдал проездные. А затем в том, что документ сдан в бухгалтерию. Для этого вы можете ввести дополнительные графы.

Каким работникам компания будет выдавать билеты

Понятно, что обеспечивать проездными ваша компания будет не всех работников, а только тех, кто в них нуждается в силу своих обязанностей. Например, это могут быть сотрудники, которые работают в разъездном режиме — курьеры, торговые представители, менеджеры по продажам, экспедиторы. По решению руководства таковыми можно признать и других работников, которые вынуждены ездить за пределы офиса в рабочее время по производственной необходимости. В частности, бухгалтеры и юристы. 

Список тех, кому вы разрешаете пользоваться проездными, надо закрепить в отдельном приказе, и вести учет билетов на его основании. Вот образец такого приказа.

Кроме того, обязанность компании компенсировать своим сотрудникам расходы на проезд, в том числе выдавать проездные билеты, пропишите в коллективном или трудовых договорах (допсоглашениях к ним).

Бухгалтерский и налоговый учет билетов

В бухучете оплаченные проездные билеты учитывайте на счете 50 »Касса» субсчет 50-3 »Денежные документы». Это следует из Инструкции по применению Плана счетов, утвержденной приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н. При этом затраты на покупку проездных билетов можно отнести на расходы по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99).

В налоговом учете стоимость проездных билетов отнесите к прочим расходам на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса . Разумеется, при условии, что сотрудники ездили в деловые поездки, а не по личным делам. Тогда налоговики не будут против. Но помните, что учесть в налоговой базе сумму проезда можно, только если компания обязана оплачивать такие расходы согласно трудовому или коллективному договору.

А как быть с налогом на доходы физических лиц сотрудников? Как правило, исчислять НДФЛ не придется. Ведь вы выдаете работникам проездной для выполнения их трудовых обязанностей ( ст. 41 Налогового кодекса РФ). То же касается и страховых взносов (подп. »и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

Служебный характер поездок можно подтвердить записями в журнале учета билетов и приказом. Да и сложно проследить за тем, чтобы сотрудники не использовали билеты для личных целей. К тому же проездные зачастую безлимитные, просто действуют они ограниченный период.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Из-за чего у вас бывает переплата по НДФЛ?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка