Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Перемены в работе, которые готовят чиновники и законодатели

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Обязательные реквизиты БСО и чеков ККТ, которые принес подотчетник

15 октября 2014 5298 просмотров

Предположим, что некоторые из квитков, которые принес подотчетник, не внушают вам доверия: в одном невозможно найти номер документа, в другом смущает дата. А по какому-то вообще сложно определить, на что конкретно ваш сотрудник потратил деньги компании. Невольно задумаешься, стоит ли учитывать при расчете налога на прибыль расходы по такой первичке.

Чтобы у вас не копился ворох сомнительных чеков и бесполезных квитанций, мы подскажем, какие из них можно принять к учету, а какие — явно не стоит. Кроме того остановимся на том, какие реквизиты БСО и чека ККТ должны быть в документах.

Совет

Советуем проверять кассовые чеки на подлинность. Сейчас это легко узнать по реквизитам такого документа. Достаточно зайти на сайт kpkcheck.ru и нажать на вкладку «Экспресс-проверка», указав при этом адрес своей электронной почты и данные проверяемого чека. Уже через несколько минут на ваш виртуальный ящик придет ответ. Он может быть как положительным, если чек настоящий, так и отрицательным, когда фискальный документ — подделка.

Кстати, налоговики активно используют этот сервис в своей работе. Поэтому, если не хотите, чтобы инспекторы неожиданно сняли расходы по недействительным чекам, заранее проведите проверку самостоятельно. Тогда вам не придется доказывать в стенах суда реальность сделки (см., к примеру, по данному вопросу постановление ФАС Центрального округа от 13 марта 2013 г. по делу № А62-2453/2012).

Антон Соничев, адвокат компании «Налоговик»

Обязательные реквизиты в бланке

Первое, на что обратят внимание проверяющие — все ли обязательные реквизиты есть в документе. Ведь они просто необходимы для любой первички. Правда, и для чеков, и для БСО установлены отдельные перечни таких сведений. Соответственно обязательные реквизиты БСО и чеков ККТ различаются.

Реквизиты чека ККТ

О том, какие реквизиты непременно должны быть пробиты в любом кассовом чеке ККТ, напомнили представители ФНС России в письме от 6 марта 2013 г. № АС-4-2/3777. А мы для вас подготовили наглядное пособие, с помощью которого вы без труда сверите свои чеки с образцовым документом.

1. Наименование компании. Или фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя.
2. Номер чека, который кассовая техника автоматически присваивает по порядку каждому документу.
3. ИНН компании или индивидуального предпринимателя.
4. Дата и время покупки, согласно данным ККТ.
5. Стоимость оплаченных товаров или услуг.
6. Признак фискаль ного режима. Распознать его можно по сочетанию букв «ФП».
7. Заводской номер ККТ. У каждого аппарата он индивидуальный.
8. Номер ЭКЛЗ. Это электронная кассовая лента. Без нее продавец не имеет права применять кассовую технику.

Сотрудник принес чек, а в нем не хватает одного или нескольких таких реквизитов? Тогда документ лучше не прикладывать к авансовому отчету, а сумму по нему безопаснее не относить к расходам. Дело в том, что на практике инспекторы зачастую снимают расходы, признанные по дефектным чекам, и доначисляют налог на прибыль. А вместе с тем требуют уплатить штраф и пени. В частности, такие выводы есть в письме УФНС России по г. Москве от 19 июля 2012 г. № 17-15/64647.

Судебная же практика довольно противоречива. Компании нередко выигрывают споры. Пример тому — постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 28 января 2013 г. № А78-3770/2012. Но есть решения и в пользу контролеров ( см. постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 7 февраля 2013 г. по делу № А27-9391/2012).

А кроме того, ваш директор наверняка откажется компенсировать расходы, которые не получится принять к налоговому учету.

Реквизиты БСО

Для бланков строгой отчетности предусмотрен свой список обязательных реквизитов. Его можно найти в пункте 3 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359. Чтобы вы не тратили свое время на поиски этого документа, мы привели обязательные реквизиты БСО.

Реквизиты, которые обязательны для БСО

1. Наименование документа, шестизначный номер и серия.
2. Название организации — полное или сокращенное. Либо Ф.И.О. индивидуального предпринимателя.
3. Местонахождение и ИНН компании.
4. Вид и стоимость услуги.
5. Дата и сумма оплаты.
6. Должность, Ф.И.О. ответственного сотрудника, его личная подпись и печать организации (индивидуального предпринимателя).

Подчеркнем: во внимание берите лишь те бланки строгой отчетности, которые изготовлены типографским способом. То есть на документе должны быть серия и шестизначный номер — их присвоят в типографии. А документы, пронумерованные вручную (при помощи штампа или авторучки), к учету не принимайте. Налоговики считают их недействительными и снимают расходы.

А вот каких-то особых отметок, например о госрегистрации БСО, на бланках быть не должно. Это подтвердили и в Минфине России, выпустив письмо от 29 января 2013 г. № 03-01-15/1-14.

Перечень приобретений

Как вы знаете, расходы необходимо не только подтвердить документально, но еще и обосновать с экономической точки зрения. Таковы правила пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ. То есть все ваши затраты должны быть направлены на получение материальной выгоды в будущем.

Поэтому очень важно, чтобы в документе было четко прописано, за что именно ваш сотрудник заплатил деньги компании. Такие сведения не поместились в чек или бланк? Тогда обязательно надо приложить к документу расшифровку приобретенных товаров или услуг. Например, в виде накладной, акта выполненных работ, товарного чека или квитанции.

Посмотрите также, все ли позиции первички действительно принесут доход вашей компании в будущем.

Допустим, подотчетник принес вам документ, часть покупок по которому сложно отнести к производственно необходимым. К примеру, в чеке значатся суммы, истраченные на бензин, мороженое и воду. Просто работник забыл попросить продавца, чтобы тот пробил сладости и прохладительные напитки отдельным чеком. Или же перед вами квитанция из гостиницы, а в ней значится не только стоимость проживания, но еще и завтрак отдельной строкой.

В таких случаях в расходы включите только те суммы, которые были истрачены на нужды именно компании. А личные покупки сотрудников во внимание не берите. Это касается и стоимости завтраков — их не учитывайте, ведь на подобные расходы вы выдаете командированному суточные.

Сумма НДС в документах

Вообще, документ, дающий право на вычет, это счет-фактура. Его обязательно надо хранить вместе с чеком ККТ, если не хотите рисковать вычетом.

Один только кассовый чек не оправдает вычет по НДС. Даже если в этом документе сумма налога выделена обособленной строкой. К чеку все равно обязательно приложите счет-фактуру с реквизитами документа об оплате. То есть в графе 5 «К платежно-расчетному документу» должны быть указаны номер и дата кассового чека.

Как показывает практика, подотчетники часто забывают сообщить продавцу о том, что они покупают товары по поручению компании. И в результате приносят в бухгалтерию документы на свое имя. Претензии контролеров в таком случае обеспечены.

Поэтому перед тем, как отправить своего сотрудника за покупками, вручите ему распечатку с реквизитами вашей компании. С такой шпаргалкой ни один подотчетник не забудет, для кого покупает ценности. А у поставщика будет меньше шансов допустить ошибку при оформлении счета-фактуры.

Счет-фактуру вам так и недонесли? Тогда НДС к вычету принять, увы, не удастся. Не стоит и включать эту сумму в стоимость приобретенных товаров при расчете налога на прибыль (п. 1 ст. 170 Налогового кодекса РФ).

А вот для БСО правила не такие строгие — достаточно, чтобы в документе была выделена конкретная сумма входного налога на добавленную стоимость. Это может быть проездной билет или квитанция из гостиницы.

К слову, чтобы подтвердить расходы на проезд, теперь достаточно распечатать контрольный купон или, другими словами, выписку из автоматизированной системы управления перевозками. Об этом официально заявили представители ФНС России в своем письме от 12 октября 2012 г. № АС-4-2/17308. Вот образец такого документа.

Купон вам в обязательном порядке направят по ТКС при покупке билета на сайте транспортной компании. Так что если у вас будет распечатка электронного проездного документа с обозначенной суммой НДС, контролеры не станут возражать против вычета. Об этом периодически напоминают чиновники из Минфина России, как например, в письме от 3 апреля 2013 г. № 03-07-11/10861. Главное зарегистрировать контрольный купон в книге покупок (п. 18 Правил ведения книги покупок, утвержденных постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137).

Еще по этой теме:

Подробнее о том, какие обязательные реквизиты БСО должны быть в бланке читайте в статье «Бланки строгой отчетности: порядок применения, обязательные реквизиты».

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Какие отчеты руководитель просит Вас сделать в Excel чаще всего?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка