Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

В январе у вас новые сроки отчетности

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Документы отдела кадров: обязательные и необязательные реквизиты

23 октября 2014 1001 просмотр

Печатная версия
Электронный журнал

Обязательные реквизиты документов отдела кадров

Название работодателя (реквизит 1) содержит сведения о его организационно-правовой форме, наименовании компании. Оно должно соответствовать учредительным документам – уставу, положению ( п. 3.8 ГОСТ Р 6.30-2003 ). Если устав или положение предусматривает сокращенное наименование организации, его помещают в скобках ниже полного названия или за ним. Чтобы было понятно, смотрите образец ниже:

Дата составления (реквизит 2) документа – это дата события (подписания, утверждения). Ее нужно указать арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год либо наоборот. День и месяц указывают двумя парами арабских цифр, разделенных точкой, а год – четырьмя арабскими цифрами (например, «14.02.2013»), дату также можно оформить словесно-цифровым способом (например, «14 февраля 2013 г.»).

Наименование документа (реквизит 3) должно быть определено уставом или положением об организации. В текстовых документах (кроме писем) название указывают прописными буквами полужирным шрифтом.

Описание события (реквизит 4) оформляют в виде связного текста, таблицы или комбинируют эти способы. Текст может состоять из двух частей. В первой указывают причины, основания, цели издания документа (констатирующая часть), во второй (заключительной) – решения и выводы. Документ, например приказ, может состоять и из одной части – заключительной.

Величина и единицы измерения события (количество дней отпуска, размер заработной платы и проч.) (реквизит 5). В случае денежного измерения необходимо указывать рубли и копейки, а при натуральном измерении – дни и часы. Например, заработная плата устанавливается в рублях, отпуск предоставляется в календарных днях и т. п. При оформлении этого реквизита единицы измерения в утвержденной форме будут постоянными, а их величина может изменяться.

Наименование должностей лиц, совершивших действие либо ответственных за их правильное выполнение (реквизит 6) указывается в соответствии с учредительными документами и штатным расписанием. Каждый документ составляет какой-либо сотрудник организации, который отвечает за его разработку или оформление. Например, за составление графика отпусков отвечает руководитель кадровой службы, а за штатное расписание – руководитель кадровой службы и главный бухгалтер. При написании имени и фамилии должностного лица инициалы размещают слева от фамилии.

Подписи лиц, принявших, согласовавших или утвердивших документ, с указанием фамилий и инициалов либо иных реквизитов (реквизит 7) ставят справа от должности сотрудника, подписавшего документ. При оформлении документа на бланке должностного лица его должность не указывают. Подпись – это один из важнейших реквизитов. Документ, в котором ее нет, юридической силы не имеет. Список должностных лиц, которые могут подписывать кадровые документы, уточните в уставе компании. Право подписи документов может быть передано на основании доверенности. В таком случае необходимо указывать ее реквизиты – дату и номер.

Дополнительные реквизиты кадровых документов

Для ряда документов отдела кадров недостаточно реквизитов, установленных Законом № 402-ФЗ . Рассмотрим, какие еще реквизиты в них нужно указать.

Гриф утверждения (реквизит 8) ставят в правом верхнем углу ( п. 3.16 ГОСТ Р 6.30-2003 ). Этот реквизит должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности сотрудника, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты. Причем дату указывают после подписания документа. Если документ утверждают постановлением, решением, приказом, протоколом, гриф должен состоять из слова Утвержден, наименования документа в творительном падеже, его даты, номера. наглядный образец ниже:

Номер документа (реквизит 9) присваивается ему во время регистрации и может быть дополнен индексом. Номер указывают на одном уровне с датой и вносят после подписания или утверждения документа руководителем или уполномоченным лицом.

Заголовок документа (реквизит 10) должен кратко отражать его содержание и отвечать на вопрос «о чем?», например приказ об изменении оклада, или «чего (кого)?», например должностная инструкция бухгалтера.

Отметка об ознакомлении (реквизит 11) вносится в случаях, когда по закону работник должен подтвердить своей подписью, что он прочел документ.

Место составления или издания документа (реквизит 12), как правило, указывают в том случае, если определить его по другим имеющимся реквизитам затруднительно. Место составления или издания указывают с учетом административно-территориального деления, оно может включать в себя только общепринятые сокращения (г. Сочи). Есть документы, в которых указывать этот реквизит обязательно, например трудовой договор ( ст. 57 ТК РФ ).

Важно

Если вы не укажете в трудовом договоре место и дату его заключения, организации грозит административная ответственность в виде штрафа от 30 000 до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ)

Отметка о выдаче экземпляра (реквизит 13) проставляется в случаях, когда необходимо документально подтвердить передачу документа, например трудового договора. Для этого напротив надписи «Экземпляр трудового договора получил» ставится подпись сотрудника, ее расшифровка и дата получения.

Свои формы документов надо утвердить

Если вы разрабатываете первичные кадровые документы сами, вы можете взять за образцы унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата России № 1 , и внести в них изменения по своему усмотрению. В этом случае при утверждении шаблонов вам нужно присвоить формам новые буквенные и цифровые коды. Одновременно можно разработать и шаблоны приказов, унифицированная форма для которых не установлена, например, об изменении оклада (образец на стр. 48). Затем утвердите все формы единым приказом по компании. Например, как показано в образце: 

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка