Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

График отпусков '2017 — как составить с учетом новых сроков отчетности

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Ошибки в документах по кадрам. Порядок исправления

29 октября 2014 4205 просмотров

Печатная версия
Электронный журнал

Даже самый опытный кадровик может ошибиться, например, указать в трудовой книжке другую должность. Выйти из подобной ситуации можно путем признания записи недействительной. А вот зачеркивать или использовать корректирующую жидкость не надо. Впрочем, некоторые ошибки в документах являются таковыми только для определенных категорий работников. Нельзя представить молодого специалиста без трудового договора. Это будет нарушением законодательства. Но сотрудники, которые трудятся на одном месте длительное время, могут не иметь этого важного документа. Придраться к работодателю за это и тем более выписать штраф — нельзя.

Трудовые книжки заполнены неверно

Суть проблемы: сотрудник, ответственный за работу с трудовыми книжками, зачеркивает неверные записи в разделе «Сведения о работе»

Способ устранения: ниже зачеркнутой записи сделать запись о ее недействительности, а также правильную запись.

Конечно, в трудовых книжках, как и любом другом официальном документе, лучше не допускать ошибок. Но уж если это случилось, то важно ошибки в документах правильно исправить. В противном случае после жалобы работника компанию ждет визит инспектора ГИТ или даже участие в судебных заседаниях по вопросу надлежащего оформления трудовой книжки и выплате морального вреда.

К тому же пострадает владелец трудовой книжки (особенно тот, кому полагается льготная пенсия). Их трудовые книжки при назначении пенсии сотрудники ПФР рассматривают с особым пристрастием. И любое сомнение, как правило, трактуется не в пользу гражданина. Поэтому ошибки в документах могут повлиять на размер их пенсии.

Так, в одном деле зачеркнутая запись с отметкой «исправл. верить» без печати позволила упрекнуть работника в недостатке стажа и отказать в назначении досрочной пенсии. Ему пришлось обращаться в суд и с помощью других документов (личной карточки, лицевого счета) доказывать наличие нужного стажа работы (апелляционное определение Свердловского областного суда от 22.04.2014 по делу № 33–4901/2014).

Но если у работника не будет иных (кроме трудовой книжки с зачеркнутыми словами) свидетельств работы во вредных условиях, то в досрочной пенсии ему откажут (апелляционное определение Кемеровского областного суда от 29.02.2012 по делу № 33–1922). Ведь после получения трудовой книжки на руки он мог сам внести неверные сведения.

Впрочем, неприятные моменты ждут и работодателя. В первую очередь это касается кадровика, который по неопытности, указав неверные сведения в трудовой книжке работника, зачеркивает их, пишет «исправленному верить» или похожую надпись, а еще ставит подпись и печать. Ему придется исправлять ситуацию и ошибки в документах.

Ведь при любой проверке ГИТ по вопросу соблюдения порядка ведения трудовых книжек инспектор может натолкнуться на подобную запись и выписать предписание. Поэтому после зачеркнутой записи (на строке ниже) нужно поставить следующий порядковый номер и признать ошибочную запись недействительной. Верная информация вносится тут же, но при этом не нумеруется (п. 30 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225; далее — Правила № 225).

Есть вопрос
Что делать, если работник при увольнении расписался в книге учета движения трудовых книжек не в своей строке?

Нужно одной чертой зачеркнуть подпись, рядом написать «внесена ошибочно», поставить дату и подпись сотрудника, отвечающего за работу с трудовыми книжками. После этого проследить, чтобы работник поставил подпись и дату в нужной строке.Ошибки и описки в бумажных документах нередки. Но если их вовремя исправить, то негативных последствий не будет.Каждый работник в последний день работы получает трудовую книжку и расписывается за нее в книге учета движения трудовых книжек (утв. постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69). Как правило, информация в нее вносится компактно и свободных строк между записями мало либо их нет.Не исключено, что работник в спешке поставит подпись напротив фамилии коллеги. Замазывать подпись корректором не нужно. При проверке (а книгу движения трудовых книжек проверяют всегда) возникнет вопрос о том, какую информацию пытались скрыть таким способом.Лучше аккуратно зачеркнуть лишнюю подпись и сделать запись об ошибке. Также можно составить акт и попросить невнимательного работника расписаться в нем.

Нет письменных трудовых договоров

Суть проблемы: новый кадровик выявил, что в личных делах нескольких работников нет экземпляра трудового договора, который должен храниться у работодателя

Способ устранения: нужно предложить сотрудникам оформить трудовые договоры в письменном виде. Если они приняты после введения нормы об обязательности письменной формы договора, возможны претензии со стороны ГИТ.

Отсутствие трудовых договоров выявляют по-разному, но чаще всего при приеме-передаче дел от одного сотрудника отдела кадров другому. Этот факт может всплыть даже перед плановой проверкой ГИТ. И, конечно, работодателя интересует, является ли это нарушением и могут ли его наказать за нехватку трудовых договоров.

Работодателю нужно беспокоиться, если трудовых договоров нет у работников, принятых в компанию после 1992 года. Именно тогда Закон РФ от 25.09.1992 № 3543–1 внес в КЗоТ соответствующие изменения, и письменная форма трудового договора стала обязательной. И уж тем более необходимо озадачиться вопросом подписания договоров с теми, кто нанят уже во времена действия Трудового кодекса РФ (после 2002 года).

Если контролеры обнаружат несоответствие количества работников и трудовых договоров, то выпишут работодателю предписание об устранении нарушений трудового законодательства.

Но бывают и более запутанные случаи. Есть работники, которые трудятся на одном месте многие годы и даже десятилетия. Некоторые из них работают в организации с 80-х или 90-х годов и их не особо коснулась реорганизации, смена директоров и другие организационные изменения. Нередко их прием происходил по ускоренной программе: их просто допускали до работы и хорошо, если подписывали приказ, а нередко и его не издавали. А про трудовой договор часто и вовсе не вспоминали.

Так вот, ни один проверяющий не вправе предъявить претензии работодателю за отсутствие письменного трудового договора с работником, принятым в организацию до 1992 года; нарушения трудового законодательства в данной ситуации нет. Работодатель не обязан применять ч. 2 ст. 67 ТК РФ, предписывающую оформить трудовой договор в письменной форме не позднее 3 рабочих дней со дня фактического допуска работника к работе. Эта норма распространяется на трудовые отношения, возникшие после вступления в силу Трудового кодекса РФ (февраль 2002 года).

Поэтому работодателю не нужно принимать какие-то меры и срочно пытаться оформить трудовые договоры со старожилами компании. Хотя, не лишним будет пообщаться с ними, объяснить сложившуюся ситуацию и все же предложить подписать договор. От этого каждая из сторон только выиграет. У работника будет подтверждение работы именно в этой организации на оговоренных условиях. Как минимум это пригодится ему в случае спорных или неоднозначных ситуаций. А кадровому работнику не придется при необходимости вспоминать, какой же режим работы у этого сотрудника, положены ли ему льготы за работу в особых условиях и иную информацию, которую должен обязательно содержать трудовой договор.

Подобное предложение можно сделать устно, но лучше всего составить письменное уведомление (можно в произвольной форме) и приложить к нему проект трудового договора. Так будет нагляднее, и работник сможет без спешки и в спокойной обстановке ознакомиться с документом.

Если он согласится с предложением, то особое внимание нужно уделить датам. Две из них основные — это дата заключения договора (абз. 6 ч. 1 ст. 57 ТК РФ) и дата начала работы (абз. 4 ч. 2 ст. 57 ТК РФ). В обычной ситуации они, скорее всего, совпали бы, так как заключение трудового договора в большинстве случаев происходит в день выхода сотрудника на рабочее место.

В рассматриваемой ситуации даты будут отличаться. Нельзя подписывать документы задним числом, поскольку это будет подлогом. А так как фактически договор с сотрудником заключен с момента, когда он был допущен до работы (ч. 3 ст. 18 КЗоТ, ч. 3 ст. 16 ТК РФ), то в начале документа (в «шапке») нужно указать не дату заключения трудового договора, а дату его подписания — текущее число. Дата начала работы будет соответствовать той, когда работник фактически приступил к работе, например, 10.04.1991. После этого все дополнительные соглашения нужно составлять к этому трудовому договору.

Если письменного трудового договора нет у молодого специалиста, принятого после 2002 года, то вопрос нужно решать срочно, иначе работодатель рискует. Организацию могут привлечь к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ. Пока штраф для компании составляет 50 тыс. руб., но с 2015 года он увеличится вдвое — до 100 тыс. руб.

В приказах нет подписи работников об ознакомлении

Суть проблемы: работники отказываются ставить подпись на приказах, а впоследствии заявляют, что их не ознакомили с документами

Способ устранения: нужно составить акт, а на приказе об увольнении сделать надпись о невозможности довести информацию до сведения работника из-за его отказа.

Некоторые действия работодателю нужно выполнить в определенные сроки. Например, сообщить работнику о начале его отпуска необходимо не позднее чем за 2 недели до его начала. Это подтвердит уведомление или извещение о предстоящем отдыхе, на котором сотрудник поставил подпись и указал дату ознакомления.

Но иногда работники отказываются ставить подпись на документах, в частности, на приказах. Они считают это хорошей уловкой и удачным способом обвинить работодателя в несоблюдении процедуры, установленной законом.

Ожидания работников оправдываются не всегда. Например, работодатель может обосновать отсутствие подписи в приказе об увольнении отказом сотрудника ознакомиться с ним. А чтобы процедуру признали законной, потребуется акт, подписанный непредвзятыми лицами (апелляционное определение Московского областного суда от 21.05.2014 по делу № 33–11085/2014).

Кроме того, акт должны подписать реальные свидетели. Иначе работодатель навредит себе. В частности, из-за подобного промаха Омский областной суд признал нарушенной процедуру привлечения сотрудника к дисциплинарной ответственности и отнесся к другим актам скептически (апелляционное определение Омского областного суда от 07.05.2014 по делу № 33–2754/2014).

Если акт не вызовет у суда нареканий, то такой документ поможет выиграть спор без длительных судебных заседаний. Например, Московский городской суд отказал сотруднику в удовлетворении иска, поскольку он без уважительных причин пропустил срок на подачу иска. Работодатель представил акт, в котором был зафиксирован отказ работника подписать приказ об увольнении (апелляционное определение от 20.02.2014 по делу № 33–1376/2014).

Важно!
Отказ работника расписаться на приказе об увольнении нужно зафиксировать не только в акте, но и на самом приказе. Если на приказе не будет надписи об отказе работника от подписи, то ГИТ может предъявить претензии. Некоторым судам достаточно убедиться в том, что работодатель составил акт и отметил в нем отказ работника расписаться на приказе об увольнении.  Тем не менее придраться к компании может ГИТ и работодателю не во всех случаях удастся отстоять свою позицию о возможности замены надписи актом.

Юлия Фролова,
заместитель главного редактора
журнала «Трудовые споры»

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка