Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

До конца года перепроверьте расчеты с работниками

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Какие просьбы работников о зарплате приведут к штрафу компании

29 октября 2014 29054 просмотра

Иногда выполнив просьбу сотрудника, связанную с его же деньгами, компания рискует получить штраф. Так как не каждый шаг навстречу работнику соответствует трудовому законодательству. Рассмотрим самые распространенные случаи, когда идти на поводу у персонала просто опасно.

Работник просит выдавать зарплату раз в месяц, а не два

Выдавать зарплату компания обязана каждые полмесяца или чаще (ст. 136 ТК РФ). А вот, скажем, один раз в месяц уже нельзя — это прямое нарушение Трудового кодекса РФ. Даже если сами работники напишут заявления с такой формулировкой: «Прошу платить мне зарплату один раз в месяц».

Если удовлетворить эту просьбу работников, инспекторы из Роструда легко выявят этот факт при проверке и наверняка выпишут компании штраф. Его размер — от 30 000 до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ). Причем, если у вас в организации авансы не предусмотрены, мы советуем исправить это нарушение до конца года. Ведь сейчас срок давности по трудовым нарушениям — два месяца (ст. 4.5 КоАП РФ). А с будущего года он вырастет до года.

Также не избежать штрафа, если установить формальный размер аванса. Например, 1000 руб. для всех сотрудников. Дело в том, что Трудовой кодекс РФ говорит о том, что не реже чем каждые полмесяца нужно выплачивать именно зарплату. Поэтому безопаснее устанавливать размер аванса не для галочки, а по фактически отработанному времени. То есть за полмесяца.

Просьба работника выплатить зарплату заранее

Противоположную просьбу работника о разовой выдаче какой-то суммы в счет будущей зарплаты раньше срока можно спокойно выполнить. Однако выдать в начале месяца всю месячную зарплату небезопасно.

Во-первых, сотрудник может потом уволиться, так и не отработав всю зарплату и не вернув ее.

Во-вторых, вы неизбежно нарушите правило о выплате зарплаты не реже чем каждые полмесяца.

В-третьих, есть риск спора с налоговиками о том, в какой момент нужно заплатить в бюджет НДФЛ с зарплаты, выданной за будущие месяцы.

Наконец, в-четвертых, они вообще могут признать такой аванс беспроцентным займом и потребовать от вас начислить работнику НДФЛ по ставке 35 процентов с материальной выгоды от экономии на процентах.

Еще по этой теме: статья «Выплата аванса по зарплате»

Перечисление из зарплаты платежей по кредиту или коммуналке

По инициативе сотрудника из его зарплаты можно удерживать любые суммы и на любые цели — на погашение кредитов, в оплату коммуналки, членских взносов и т. д. Можно удержать хоть 100 процентов зарплаты (письмо Роструда от 16 сентября 2012 г. № ПР/7156-6-1). Достаточно, чтобы сотрудник подтвердил свое желание письменным заявлением (см. образец ниже).

Перечисление зарплаты на  другую карту или выдать в кассе

Каким именно способом ваша компания выдает зарплату сотрудникам, должно быть прописано в коллективном или трудовом договоре (ч. 3 ст. 136 ТК РФ). Предположим, в этих документах сказано, что деньги работникам переводят на специальную зарплатную карту. А ваш сотрудник просит вас перевести их на какую-то иную карту или вообще выдать из кассы.

Если это разовая просьба, например пока работнику не откроют новую зарплатную карту из-за утери старой, достаточно оформить заявление. Если же работник постоянно хочет получать зарплату на другую карту или из кассы, одного заявления недостаточно, нужно будет внести изменения в трудовой договор. То есть подписать дополнительное соглашение к нему. То же самое касается и ситуации, когда работник хочет получать зарплату в кассе. Причем в дополнительном соглашении можно указать сразу оба варианта (см. образец ниже).

Просьба получить деньги вместо отпуска

Компенсацией можно заменить только ту часть ежегодного отпуска, которая превышает 28 календарных дней (ст. 126 ТК РФ). То есть работник может получить компенсацию, например, вместо дополнительного отпуска.

Допустим, работник в текущем году из 28 календарных дней отгулял только 25. В следующем году ему нельзя заменять компенсацией оставшиеся три дня. Поэтому его заявление на денежную компенсацию подписывать опасно, даже если компании удобно, что сотрудник продолжает работать. Тут явное нарушение трудового законодательства.

Если отпуск в вашей компании составляет 28 календарных дней, выплачивать компенсацию за отпуск можно только при увольнении работника. Причем за все неиспользованные отпуска, не важно, за какой они год.

Выдача оригинала трудовой книжки

По заявлению сотрудника работодатель должен выдать сотруднику заверенную копию трудовой книжки либо выписку из нее. Срок — не позднее трех рабочих дней со дня заявления. Отдавать оригинал компания не обязана. Более того, это рискованно. Ведь если книжка потеряется, за это будет отвечать сама организация, а не работник (письмо Роструда от 18 марта 2008 г. № 656-6-0). То есть именно работодатель должен будет восстановить документ.

Но Пенсионный фонд требует у сотрудников, выходящих на пенсию, оригинал трудовой книжки. На этот случай есть два варианта. Первый — оформить сотруднику нотариально заверенную копию трудовой книжки. И второй — самим привезти оригинал трудовой книжки и незаверенную копию в отделение Пенсионного фонда. В таком случае специалисты фонда заверят копию сами.

Сотрудник просит выдать отпускные после отдыха

По общему правилу, отпускные нужно начислить и выплатить работнику не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ, письмо Роструда от 21 декабря 2011 г. № 3707-6-1). Нарушить эту норму — значит дать инспекторам повод выписать вашей компании штраф до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ). Даже если работник напишет в заявлении, что готов получить отпускные позже срока, это не защитит компанию от претензий инспекторов.

Более того, за задержку отпускных (пусть даже по просьбе сотрудника) компания должна будет выдать ему компенсацию за просрочку (ст. 236 ТК РФ). Сумма, конечно, выйдет небольшая, ведь ее считают как 1/300 ставки рефинансирования Банка России от невыплаченной в срок суммы отпускных за каждый день задержки. Но рассчитывать и платить компенсацию в ситуации, когда никакой вины компании в просрочке платежа нет, конечно, ни к чему.

Поэтому не менее чем за три календарных дня до отпуска нужно начислить сотруднику отпускные и подготовить деньги на их выплату. То есть главное, чтобы в кассе все было готово вовремя. И если работник по собственной инициативе придет к вам за деньгами после отпуска, никакого нарушения с вашей стороны не будет. Это нам подтвердили и в Роструде. В таком случае вы можете депонировать отпускные (п. 6.5 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Подробнее об удержании НДФЛ с депонированной зарплаты можете прочитать в материале «Готовые решения для задач по зарплате, счетам-фактурам…».

Разумеется, все сказанное не касается ситуации, когда компания перечисляет деньги на банковскую карту сотрудника. Тогда их в любом случае нужно перечислить на карту до отпуска.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка