Журнал, справочная система и сервисы

Особенности возмещения командировочных расходов работнику учреждения

4 ноября 2014 10259 просмотров

Печатная версия
Электронный журнал

Статьи по теме

Состав командировочных расходов учреждения

В соответствии со статьями 167 и 168 Трудового кодекса РФ при направлении работника в служебную командировку ему, в частности, гарантируется возмещение расходов, связанных с ней, а именно:

  • расходов по проезду и найму жилого помещения;
  • суточных;
  • иных расходов, произведенных работником с разрешения или ведома работодателя.

Размеры возмещаемых расходов

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом работодателя ( ч. 2 ст. 168 Трудового кодекса РФ ).

Расходы по общим нормам

Для организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками по России, установлены пунктом 1 постановления Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729. При наличии соответствующих подтверждающих документов (по расходам на проезд – проездных документов) они возмещаются в размере фактических расходов, не превышающих предельные величины (см. таблицу).

Размеры компенсации командировочных расходов

Вид расходов

Размер компенсируемых расходов

расходы подтверждены

расходы не подтверждены

Наем жилого помещения Не более 550 руб. в сутки 12 руб. в сутки
Суточные 100 руб. за каждый день нахождения в командировке
Проезд железнодорожным транспортом Не выше стоимости проезда в купейном вагоне скорого фирменного поезда Минимальная стоимость проезда железнодорожным транспортом в плацкартном вагоне пассажирского поезда
Проезд воздушным транспортом Не выше стоимости перелета в салоне экономического класса
Проезд автотранспортом Не выше стоимости проезда в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси) Минимальная стоимость проезда в автобусе общего типа
Проезд водным транспортом Не выше стоимости проезда:
– в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров;
– в каюте II категории речного судна всех линий сообщения;
– в каюте I категории судна паромной переправы
Минимальная стоимость проезда:
– в каюте X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров;
– в каюте III категории речного судна всех линий сообщения

Расходы в указанных размерах возмещаются учреждениями в пределах ассигнований, выделенных им из федерального бюджета на служебные командировки, либо (в случае использования указанных ассигнований в полном объеме) за счет экономии средств, выделенных из федерального бюджета на их содержание.

А как быть, если расходы превышают указанные размеры? Такие затраты, а также иные связанные со служебными командировками расходы (при условии, что они произведены работником с разрешения или ведома работодателя) возмещаются учреждениями за счет экономии средств, выделенных из федерального бюджета на их содержание, а также за счет средств, полученных ими от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности ( п. 3 постановления № 729 ).

Ограничение расходов

Возникает вопрос, есть ли какие-либо ограничения по компенсации командировочных расходов за счет экономии бюджетных средств и (или) средств от приносящей доход деятельности?

По разъяснению Минтруда России в настоящее время на законодательном уровне не определены ни максимальные, ни минимальные размеры, которые ограничивали бы пределы расходов, закрепляемых на локальном уровне ( письмо от 14 февраля 2013 г. № 14-2-291 ). Кроме того, в письме № 14-2-291 отмечено, что трудовое законодательство не устанавливает обязанности выплачивать расходы, связанные со служебной командировкой, всем работникам в одинаковом размере. Размер возмещения определяется исходя из финансовых возможностей организации. Работодатель вправе своим локальным нормативным актом предусмотреть дифференцированный размер данных расходов для работников, занимающих различные должности.

Роструд также придерживается мнения, что размеры возмещения расходов могут отличаться для разных категорий работников ( письмо от 4 марта 2013 г. № 164-6-1 ).

Возмещение расходов

Порядок направления работников в служебные командировки прописан в Положении , утвержденном постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 .

При направлении в командировку работник получает денежный аванс на оплату расходов по проезду, найму жилого помещения, суточных и иных дополнительных расходов ( п. 10 Положения № 749 ).

В течение трех рабочих дней по возвращении из командировки работник обязан представить работодателю отчет о выполненной работе и авансовый отчет об израсходованных денежных средствах.

К авансовому отчету должны быть приложены документы, подтверждающие обоснованность произведенных затрат ( п. 26 постановления № 749 ), в том числе:

  • командировочное удостоверение;
  • документы о найме жилого помещения (чеки с приложением счета с расшифровкой услуг, бланки строгой отчетности);
  • проездные документы (включая оплату услуг по их оформлению, оплату постельных принадлежностей);
  • документы, подтверждающие иные расходы, связанные с командировкой.

После утверждения авансового отчета производится окончательный расчет по выданному работнику денежному авансу на командировочные расходы.

Возможны ситуации, когда работнику учреждения оказывается недостаточно полученного аванса на командировочные расходы. В этом случае после утверждения авансового отчета сумма перерасходованных денежных средств компенсируется работодателем.

Если же работник использовал полученный аванс в неполном объеме, то оставшаяся часть должна быть возвращена работником в кассу учреждения.

Налогообложение

Командировочные расходы, подтвержденные документально, не включаются в налоговую базу по НДФЛ ( п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ ). Так, освобождаются от обложения налогом доходы физлиц, связанные с исполнением ими трудовых обязанностей, в том числе:

  • суточные (за каждый день нахождения в командировке в следующих пределах: 700 руб. – в нашей стране, 2500 руб. – в заграничной командировке);
  • фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно;
  • расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок;
  • на провоз багажа;
  • расходы по найму жилого помещения.

Если суточные выплачиваются в размере, превышающем 700 руб. (2500 руб.), разницу нужно включить в налоговую базу по НДФЛ.

В то же время денежные средства, выданные работнику под отчет, не могут рассматриваться в качестве экономической выходы, то есть дохода, до его возвращения из командировки и утверждения руководителем авансового отчета ( письмо Минфина России от 14 января 2013 г. № 03-04-06/4-5 ).

Таким образом, налогооблагаемый доход (когда он действительно имеет место, например, если суточные по командировке по России выданы в сумме 1000 руб. за день командировки) возникает со дня утверждения авансового отчета.

При этом работодатель, являясь налоговым агентом, обязан удержать c работника налог на доходы физлиц в соответствии с пунктом 4 статьи 226 Налогового кодекса РФ. Налог удерживается учреждением за счет любых денежных средств, выплачиваемых при фактической выплате сумм работнику либо по его поручению третьим лицам. При этом удерживаемая сумма налога не может превышать 50 процентов суммы выплаты ( п. 4 ст. 226 Налогового кодекса РФ ).

Л.Г. Лагутина,
доцент кафедры «Бухгалтерский учет и налогообложение» МУ им. С.Ю. Витте, к. э. н.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться





  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка