Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Коротко о других изменениях

Подписка
Срочно заберите все!
№24

О чем не забыть, выдавая сотрудникам командировочные и принимая авансовый отчет

12 января 2015 6429 просмотров

Электронный журнал

Организация должна возместить командированному работнику расходы, связанные с поездкой. Об этом говорится в статьях 167 и 168 ТК РФ. Перед самой командировкой компания должна выдать работнику аванс для оплаты проезда и жилья (п. 10 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Условия выплаты аванса законодательством прямо не предусмотрены. Поэтому самостоятельно пропишите их во внутреннем документе компании, например в коллективном договоре или локальном нормативном акте. Там нужно указать, в каком порядке, в каких размерах и на какие цели работнику выдаются деньги.

Командировка по России

Командировочные выдаются работнику под отчет из кассы. Выдача аванса работнику отражается в учете проводкой:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50
– выданы работнику наличные денежные средства для оплаты командировочных расходов.

Есть случай, когда аванс можно выдать безналично – перечислить на банковскую пластиковую карту, оформленную на компанию. С помощью такой корпоративной карты работник оплатит все командировочные расходы. Если вы собираетесь использовать этот метод, пропишите в коллективном договоре порядок расчетов. Ну а проводки в этом случае будут следующими:

ДЕБЕТ 55 КРЕДИТ 51
– перечислены денежные средства на специальный карточный счет;

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55
– учтена сумма аванса, выданного работнику для оплаты командировочных расходов.

Есть вопрос
У нас трудится работник – нерезидент. Командировочные мы перечисляем на его личный счет. Это ошибка?

Нет, в такой ситуации все правильно. Ведь с нерезидентами российская компания имеет право рассчитываться только в безналичном порядке. И поэтому действует пункт 2 статьи 14 Федерального закона «О валютном регулировании и валютном контроле». В вашем случае перечисление командировочных на расчетный счет в банке – узаконенный режим подотчета.

После возвращения из командировки у работника есть три дня, чтобы отчитаться о потраченных деньгах. Представить авансовый отчет с документами, подтверждающими расходы. Помимо этого нужно отчитаться и о выполнении командировочного задания.

Итак, после отчета ситуация следующая: либо работник остается должен компании, либо у него перерасход. Допустим, работник истратил меньше денег, чем предполагалось до командировки. Тогда у него есть всего три рабочих дня, чтобы вернуть остаток. Опять же наличными в кассу компании.

Теперь посмотрим, как бухгалтер отразит указанные операции в учете:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50
– выданы работнику наличные денежные средства для оплаты командировочных расходов;

ДЕБЕТ 26 (44) КРЕДИТ 71
– сдан авансовый отчет;

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 71
– получены от работника неизрасходованные денежные средства.

 Ну а что если ситуация противоположная – работник в командировке потратил больше, чем ему выдали авансом? Давайте разберемся.

Законодательством не установлен срок, в течение которого организация должна погасить долги перед работником. Поэтому пропишите подробный порядок в своем внутреннем документе. А рассчитываться с сотрудниками тут гораздо проще. Работнику можно перечислить деньги на его личный счет в банке.

Но если вы все же решите компенсировать сотрудникам расходы через зарплатную карту, проверьте вот что. В договоре с банком должно быть прописано, что на карту можно начислять не только зарплату, но и другие выплаты.

Работника направили в загранкомандировку

Аванс для заграничной командировки компания может выдать сотрудникам как в рублях, так и в инвалюте. Об этом сказано в пункте 16 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749. Но учтите, что рублями сотрудник может оплатить только расходы в этой же валюте. Ну, например, купленные еще в России проездные документы.

Ну а если вы решили выдать работнику аванс в иностранной валюте, то перечислите его в безналичном порядке. Так прописано в подпункте 2 пункта 14 статьи 9 Федерального закона от 10 декаб-ря 2003 г. № 173-ФЗ. Не выдавайте инвалюту на руки сотруднику. За это частью 1 статьи 15.25 КоАП РФ предусмотрен штраф в размере от трех четвертых до одного размера суммы валютной операции.

Для удобства вы можете дать работнику корпоративную карточку в рублях или в инвалюте. Или перечислить ему деньги в иностранной валюте для расходов за границей в безналичном порядке. Тут вы просто отправите работнику деньги на личный счет и оформите справку о валютной операции.

На какую дату нужно брать курс иностранной валюты к рублю для учета расходов в бухгалтерском и налоговом учете?

Затраты, выраженные в иностранной валюте, для целей налогообложения пересчитываются в рубли по официальному курсу, установленному ЦБ РФ на дату их признания (п. 10 ст. 272 НК РФ). Для расходов на командировки это дата утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

В бухучете то же самое. Пересчитать сумму в рубли нужно на дату авансового отчета (ПБУ 3/2006). Допустим, после командировки у сотрудника остался неизрасходованный аванс в инвалюте. Вернуть иностранные деньги можно в безналичном порядке. Срок возврата – стандартные три дня.

Компания осталась должна работнику? Если нужно вернуть рубли, выдаете их на руки из кассы или перечислите в безналичном порядке. А если должны инвалюту, то только в безналичном порядке.

Посмотрим, какие будут проводки, когда расчеты производятся в иностранной валюте. В этом случае следует применять требования ПБУ 3/2006 (приказ Минфина России от 27 ноября 2006 г. № 154н).

Чтобы принять к учету деньги в инвалюте, их нужно сначала пересчитать в рубли и сделать в учете запись в рублевой оценке. Пересчет проводится только по курсу ЦБ РФ на дату совершения операции. Под этой датой понимается день, когда у компании с валютного счета ушли деньги. Все зафиксировано в банковской выписке. Для примера ситуация: сотрудник уезжает в длительную командировку и за это время курс валюты меняется:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 52
– перечислено работнику на командировочные расходы.

Курс евро увеличился. Сальдо счета в инвалюте оценивается по курсу ЦБ РФ, действующему на дату составления отчетности или утверждения авансового отчета. Возникает курсовая разница. Ее отражают записью:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 91 субсчет «Прочие доходы»
– отражена курсовая разница.

Сумму утвержденных расходов записывают проводкой:

ДЕБЕТ 26 (44) КРЕДИТ 71
– отражены расходы подотчетного лица.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка