Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

Не забудьте про самые важные дела декабря

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Учет расходов на оплату услуг связи: судебная практика

25 ноября 2014 2823 просмотра

Печатная версия
Электронный журнал

Право пользования номером или сим-картой

Договор с оператором на оказание услуг связи является, по мнению налоговиков, одним из обязательных документов, необходимых для подтверждения расходов на оплату услуг связи. Аналогичного мнения придерживается Минфин России (письма от 23.06.11 № 03-03-06/1/378, от 13.10.10 № 03-03-06/2/178 и от 19.01.09 № 03-03-07/2). Однако практика показывает, что из этого правила есть некоторые исключения.

Так, многие работники используют для служебных разговоров личные мобильные телефоны и, значит, собственные сим-карты. Скорее всего, договор о приобретении сим-карты заключала не организация, а сам сотрудник. Если компания оформит с работником соглашение об использовании его личного телефона (включая сим-карту) и будет компенсировать ему расходы на служебные разговоры, сумму выплаченной компенсации она вправе учесть при расчете налога на прибыль. Но только при наличии документов, подтверждающих производственный характер переговоров (письма УФНС России по г. Москве от 18.06.09 № 16-15/061735, от 20.09.06 № 20-12/83834.2 и от 09.02.05 № 20-12/8153). Только тогда учет расходов на оплату услуг связи будет обоснован.

Впрочем, налоговики требуют, чтобы у организации все-таки была копия договора об оказании услуг связи, заключенного между работником и оператором связи (письма УФНС России по г. Москве от 18.06.09 № 16-15/061735 и от 20.09.06 № 20-12/83834.2). На необходимость наличия копии этого договора указывают и некоторые суды (постановление ФАС Северо-Западного округа от 29.11.12 № А05-2358/2012).

Ни трудовое, ни налоговое законодательство не содержит перечня документов, которыми можно подтвердить производственный характер разговоров. Более того, работодателям не запрещено компенсировать работникам затраты, понесенные ими при выполнении трудовых обязанностей. Поэтому суды считают, что компания вправе самостоятельно разработать порядок возмещения работникам подобных расходов и установить перечень подтверждающих документов (постановление ФАС Центрального округа от 24.06.11 № А35-8471/2009).

Если организация пользуется телефонным номером, оформленным на арендодателя помещения, для подтверждения расходов на оплату услуг связи ей дополнительно понадобятся (письма УФНС России по г. Москве от 29.08.11 № 16-15/083467@ и от 30.06.08 № 20-12/061162):

  • договор аренды, условиями которого предусмотрено, что арендодатель предоставляет арендатору телефонный номер, а арендатор возмещает ему стоимость потребленных услуг связи;
  • акты об оказании услуг связи, составленные арендодателем на основании счетов оператора связи.

Если договор аренды не предусматривает составления актов, арендатор может подтвердить расходы счетами арендодателя с приложением к ним копий детализированных счетов оператора связи и акта об оказании услуг, подписанного между оператором связи и арендодателем.

Лимит расходов на мобильную связь

Многие компании, компенсирующие сотрудникам расходы на мобильную связь, устанавливают им определенный лимит таких расходов в месяц. Его величина обычно зависит от занимаемой работником должности. Нередко сотрудники превышают установленный им лимит расходов. Сверхлимитную сумму расходов рискованно признавать при расчете налога на прибыль.

Такого же мнения по данному вопросу придерживается Минфин России. По мнению ведомства, сумму превышения лимита организация может включить в расходы, только если сотрудник компенсирует ей сверхлимитные суммы (письма Минфина России от 13.10.10 № 03-03-06/2/178, от 19.01.09 № 03-03-07/2, от 27.07.06 № 03-03-04/3/15 и от 23.05.05 № 03-03-01-04/1/275). В этом случае сумму возмещения, полученную от работника, компания должна будет отразить во внереализационных доходах (п. 3 ст. 250 НК РФ).

У организаций есть возможность учесть сверхлимитные суммы и без компенсации их работником. Необходимо лишь подтвердить документами, что расходы на услуги связи, превышающие установленный лимит, также имели исключительно производственный характер (п. 1 ст. 252 НК РФ и определение Конституционного суда РФ от 04.06.07 № 320-О-П). Тогда учет расходов на оплату услуг связи можно обосновать.

Например, несложно обосновать превышение лимита, возникшее у командированного сотрудника из-за дополнительных расходов на роуминг, особенно на международный. Для этого потребуется служебная записка работника или его непосредственного руководителя с указанием причин перерасхода, командировочные документы и приказ генерального директора организации о единовременном повышении лимита расходов на конкретный месяц.

Нелогично составлять подобный пакет документов ежемесячно. Разумнее либо увеличить лимит расходов на услуги связи сотруднику, которому каждый месяц его не хватает, либо вообще отменить ограничение. Хотя, конечно, не исключено, что это может привести к определенным злоупотреблениям со стороны персонала.

Если работник сможет обосновать превышение установленного ему лимита, сверхлимитную сумму организация не включает в доходы, облагаемые НДФЛ. Ведь в этом случае у сотрудника не возникает экономической выгоды, полученной в денежной или натуральной форме, поскольку он осуществлял звонки не в личных, а в служебных целях (ст. 41 НК РФ). Такого же мнения придерживаются суды (постановление ФАС Московского округа от 26.05.09 № КА-А41/4503-09).

Мнение

Многие организации для междугородних и международных звонков, проведения совещаний между подразделениями или переговоров с контрагентами активно используют скайп. Расходы на пользование скайпом можно признать при расчете налога на прибыль в составе расходов на оплату услуг связи (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ). Сложность в том, что договоры на пользование скайпом компания-оператор не заключает и счета клиентам не предоставляет. Оплата (внесение денег на лицевой счет) обычно производится банковской картой.

Полагаем, что по аналогии с подтверждением расходов на сотовую связь организации целесообразно иметь утвержденный ее руководителем перечень должностей работников, которым в силу исполняемых ими обязанностей необходимо использование скайпа (письмо Минфина России от 23.06.11 № 03-03-06/1/378). В этом или ином внутреннем документе имеет смысл также указать, что использование компанией скайпа обусловлено более выгодными расценками на звонки по сравнению с тарифами мобильной или стационарной связи

Екатерина Шестакова,
генеральный директор ООО «Актуальный менеджмент», канд. юр. наук

Междугородние или международные звонки

Нередко налоговики исключают расходы на оплату междугородней или международной связи, ссылаясь на отсутствие у компании контрагентов в соответствующем населенном пункте или зарубежном государстве.

Официальных разъяснений Минфина России или налоговых органов по данному вопросу нет. Поэтому, если организация столкнется с подобными претензиями проверяющих, правомерность учета расходов на оплату услуг связи, скорее всего, придется доказывать в суде.

Сложность в том, что и судебная практика по указанному вопросу довольно противоречива. Поэтому спрогнозировать исход спора затруднительно. Так, например, ФАС Московского округа пришел к выводу, что организация не вправе учитывать расходы на оплату междугородних и международных разговоров, поскольку она не доказала производственную направленность этих затрат. Дело в том, что у компании в проверенном периоде не было действующих либо потенциальных иностранных и иногородних партнеров или клиентов (постановление от 19.01.09 № КА-А40/12732-08).

При рассмотрении другого спора суд также поддержал налоговиков. Организация не смогла доказать, что у нее есть контрагенты в других городах России и за рубежом либо что она занималась поиском новых партнеров для развития предпринимательской деятельности (постановление ФАС Северо-Западного округа от 22.03.07 № А56-46376/2005).

В то же время имеются примеры судебных решений, в которых арбитры разрешили компании учесть расходы на оплату услуг связи, несмотря на отсутствие у нее контрагентов в конкретных городах или странах (постановления ФАС Московского от 30.12.08 № КА-А40/12225-08 и от 22.02.05 № КА-А40/649-05, Поволжского от 26.09.06 № А65-25083/05 округов). При этом суды приняли во внимание, что междугородние и международные телефонные переговоры были необходимы компании для поиска потенциальных контрагентов, изучения новых рынков сырья или сбыта, проведения иных маркетинговых мероприятий.

Использование иностранной сим-карты

Не секрет, что использование за границей иностранной сим-карты зачастую обходится намного дешевле, чем оплата международного роуминга. Поэтому во многих компаниях работники во время зарубежных командировок приобретают такие сим-карты. Но оформляют они их обычно на себя, что нередко служит основанием для отказа работодателю в учете расходов на покупку сим-карты и оплату услуг связи по ней.

Организация по окончании загранкомандировки обязана возместить работнику все расходы, связанные с этой поездкой, в том числе расходы на приобретение иностранной сим-карты, если, конечно, она была куплена с разрешения работодателя (ст. 168 ТК РФ).

Однако чтобы компания смогла признать указанные расходы при расчете налога на прибыль, у нее должна быть хотя бы копия договора об оказании услуг связи, заключенного с иностранным оператором связи. На этом настаивают ведомства (письма Минфина России от 23.06.11 № 03-03-06/1/378 и от 13.10.10 № 03-03-06/2/178, УФНС России по г. Москве от 05.10.10 № 16-15/104055@ и от 18.06.09 № 16-15/061735). Чаще всего такие договоры вообще не оформляются. Поэтому налоговики отказывают организациям в учете расходов, связанных с приобретением и использованием иностранных сим-карт.

Впрочем, некоторые суды разрешают признавать расходы на оплату услуг связи, даже если у компании нет договора с оператором связи (постановления ФАС Северо-Кавказского от 31.08.11 № А32-884/2010, Поволжского от 09.12.10 № А72-220/2010 и Северо-Западного от 11.07.05 № А13-8591/03-15 округов). Ведь в Налоговом кодексе не приведен перечень документов, подлежащих оформлению при осуществлении тех или иных расходных операций. Более того, расходы, по мнению судей, можно подтвердить не только договорами, но и, например, счетами, платежными и иными документами.

Детализация исходящих звонков

Практика показывает, что налоговики на местах по-прежнему исключают расходы организации на оплату услуг связи, если у нее нет детализированного счета, выставленного оператором связи.

Мнение Минфина России по данному вопросу длительное время оставалось неизменным. Чиновники на протяжении нескольких лет указывали, что детализированный счет необходим, поскольку именно он подтверждает производственный характер разговоров (письма Минфина России от 19.01.09 № 03-03-07/2 и от 27.07.06 № 03-03-04/3/15).

Вместе с тем в более поздних разъяснениях ведомство не включило детализированный счет оператора в число обязательных документов, необходимых для признания затрат на услуги сотовой связи (письма от 23.06.11 № 03-03-06/1/378 и от 13.10.10 № 03-03-06/2/178). В указанных письмах упоминается лишь обычный счет оператора связи. Это позволяет сделать вывод о возможности учета расходов на оплату услуг связи даже при отсутствии детализации исходящих вызовов.

Суды в последние годы практически перестали поддерживать требования налоговиков об обязательности детализированного счета оператора связи. При этом арбитры отмечают, что подобное требование не основано на нормах налогового законодательства (постановления ФАС Северо-Кавказского от 31.08.11 № А32-884/2010, Московского от 29.01.10 № КА-А40/14759-09-2 и от 24.02.09 № КА-А40/12268-08).

Суды также указывают, что налоговики не вправе требовать от организации расшифровку номеров телефонов абонентов, с которыми она вела переговоры (постановления ФАС Московского округа от 03.06.09 № КА-А40/4697-09-2 и от 16.07.07 № КА-А40/5441-07). Ведь эти сведения составляют охраняемую законом тайну связи (п. 1 и 2 ст. 63 Федерального закона от 07.07.03 № 126-ФЗ «О связи», определение Конституционного суда РФ от 02.10.03 № 345-О).

Обязанность обеспечить сотрудников мобильной связью

Не все компании включают в трудовые договоры условие о том, что они предоставляют работникам бесплатную сотовую связь или компенсируют расходы на служебные разговоры по личным телефонам. Большинство работодателей ограничиваются лишь разработкой внутреннего положения о корпоративной мобильной связи либо просто утверждают список сотрудников, которым она необходима для работы (подробнее читайте ниже). Однако налоговики нередко исключают расходы на мобильную связь именно из-за отсутствия соответствующего условия в трудовых договорах.

Минфин России не включил трудовой договор в перечень обязательных документов, необходимых для подтверждения производственного характера расходов на оплату услуг связи (письма от 23.06.11 № 03-03-06/1/378 и от 13.10.10 № 03-03-06/2/178). По мнению ведомства, организации для этого достаточно иметь:

утвержденный генеральным директором компании перечень должностей работников, которым в силу исполняемых ими обязанностей необходимо использование сотовой связи;

  • договор с оператором на оказание услуг связи;
  • счета оператора связи.

Суды также приходят к выводу, что для подтверждения расходов на услуги связи неважно, имеется ли в трудовых договорах с работниками условие об обеспечении их мобильной связью (постановление ФАС Московского округа от 11.05.11 № КА-А40/3913-11).

Однако, поскольку споры с налоговиками все-таки возникают, рекомендуем включить в типовой трудовой договор условие о том, что обеспечение работника мобильной связью для служебных целей осуществляется в порядке, предусмотренном внутренними нормативными актами. Можно также сделать ссылку на конкретный документ, например на положение о корпоративной мобильной связи или на приказ, утверждающий список должностей или сотрудников, которым работодатель оплачивает служебные разговоры по сотовому телефону. При таком оформлении изменение указанных внутренних документов не повлечет необходимости корректировки трудовых договоров и заключения дополнительных соглашений к ним.

Телефонные аппараты или иное оборудование

Немногие компании имеют на балансе мобильные телефоны. Чаще всего работники для служебных звонков используют личные телефоны и сим-карты. Даже если организация выдает сотрудникам корпоративные сим-карты, мобильниками их она обычно не обеспечивает. Получается, что у компании есть расходы на оплату услуг связи, но нет оборудования, необходимого для пользования этими услугами. На этом основании налоговики отказывают в учете указанных расходов, считая их необоснованными (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Суды с таким подходом не согласны. Арбитры считают, что для признания расходов на оплату услуг связи наличие на балансе организации телефонных аппаратов не является обязательным условием (постановления ФАС Северо-Западного от 24.04.07 № А56-33529/2006, Дальневосточного от 18.04.07 № Ф03-А59/07-2/380 и от 22.02.06 № Ф03-А24/06-2/56, Волго-Вятского от 02.02.06 № А38-4091-12/222-2005 округов).

Чтобы у налоговиков не было повода для претензий, можно оформить с работниками договоры аренды мобильных телефонов либо соглашения об использовании ими личных телефонов для производственных целей (постановление ФАС Московского округа от 21.07.05 № КА-А41/6715-05). Если этого не сделать, инспекторы могут не только исключить расходы на оплату услуг связи, но еще и доначислить организации внереализационный доход. Ведь получается, что компания безвозмездно пользуется имуществом (мобильными телефонами), принадлежащими сотрудникам.

Внереализационный доход определяется как рыночная ставка арендной платы за пользование аналогичным имуществом (п. 8 ст. 250 НК РФ). Конечно, точно рассчитать размер такого дохода проблематично. Но похоже, налоговики намерены это делать (письмо УФНС России по г. Москве от 30.06.08 № 20-12/061156).

Значит, организациям, не имеющим собственных мобильников, безопаснее оформлять с работниками соглашения об использовании их личных телефонов для служебных целей. Ведь чтобы заключить с сотрудником договор аренды мобильного телефона, который также поможет обосновать расходы на услуги связи, компании тоже необходимо будет установить какую-то арендную плату.

Звонки в нерабочее время, в выходные или праздничные дни

Налоговики с подозрением относятся к любым служебным звонкам в нерабочее время, праздники или выходные. По их мнению, такие звонки являются личными разговорами сотрудников. Поэтому проверяющие исключают расходы на их оплату.

Минфин России в принципе не против признания расходов на служебные телефонные переговоры во время нахождения сотрудника на отдыхе, в том числе в официально установленные выходные и праздничные дни (письмо от 07.12.05 № 03-03-04/1/418).

Необходимость таких разговоров организация может обосновать должностной инструкцией или иными внутренними документами, свидетельствующими о том, что работник всегда должен быть на связи. Проще всего условие о возможности круглосуточного использования сотовой связи конкретными работниками отразить в положении о корпоративной мобильной связи или в утвержденном списке сотрудников, которым работодатель оплачивает служебные разговоры по личным сотовым телефонам.

Суды также считают, что осуществление телефонных переговоров по окончании рабочего времени само по себе не свидетельствует об их непроизводственном характере (постановление ФАС Северо-Западного округа от 20.07.07 № А05-692/2007). Кроме того, судьи принимают во внимание пояснения налогоплательщиков о том, что условия тарифных планов не позволяют им выделить звонки, сделанные в рабочее и нерабочее время (постановление ФАС Московского округа от 19.01.09 № КА-А40/12732-08).

Организация может также объяснить необходимость звонков в нерабочее время тем, что ее контрагент находится в другом часовом поясе (постановление ФАС Северо-Западного округа от 20.07.07 № А05-692/2007). Да и расходы на телефонный звонок в праздничный день, совершенный, чтобы поздравить руководителя контрагента, являются обоснованными, так как способствуют укреплению деловых связей и направлены на получение доходов (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Более того, ФАС Московского округа указал, что факт совершения звонков в нерабочее время (в период отпуска работника) не свидетельствует об их непроизводственном характере. Ведь звонки личного характера также можно совершать и в течение рабочего дня (постановление от 31.05.06 № КА-А41/4511-06).

Услуги мобильной связи в рамках безлимитного тарифа

Все большей популярностью и у сотрудников, и у работодателей пользуются безлимитные тарифы на мобильную связь, предполагающие внесение фиксированной абонентской платы, размер которой не зависит от количества звонков абонента.

В рамках таких тарифов детализация исходящих вызовов обычно не предоставляется. Это обстоятельство налоговики нередко используют, чтобы исключить расходы организаций на оплату услуг связи по такому тарифу. Кроме того, проверяющие зачастую утверждают, что всю сумму абонентской платы нельзя признавать в налоговом учете, поскольку по безлимитному номеру работник может вести и личные разговоры.

У налоговиков не должно возникнуть претензий к указанным расходам, если организация грамотно их обоснует (письма Минфина России от 23.06.11 № 03-03-06/1/378 и от 13.10.06 № 03-03-04/2/217). Для этого в локальные акты, регламентирующие предоставление работникам мобильной связи, необходимо включить ряд условий.

Прежде всего, в приказе или внутреннем положении о корпоративной мобильной связи целесообразно установить список сотрудников, которым может быть предоставлена безлимитная мобильная связь за счет компании. В этом же документе рекомендуем прописать, что работники, включенные в список, обязаны пользоваться мобильной связью по безлимитному тарифу исключительно для служебных разговоров. С указанным документом работников необходимо ознакомить под роспись.

Налоговикам будет трудно доказать, что те или иные звонки сотрудников в рамках безлимитного тарифа не были связаны с их трудовой деятельностью. Ведь даже звонок с корпоративного мобильного телефона на домашний номер работника, причем в нерабочее время, всегда можно обосновать, например, необходимостью предупредить домашних, что в связи с большим объемом работы он задерживается в офисе. Более того, суды отмечают, что требование о подтверждении производственного характера каждого совершенного звонка в налоговом законодательстве не содержится (решение Арбитражного суда Московской области от 24.11.08 № А41-1899/08).

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка