Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

На каком счете учитывать детские новогодние подарки

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Бухгалтерский и налоговый учет компенсации за использование транспорта в учреждении

29 ноября 2014 9884 просмотра

Печатная версия
Электронный журнал

Возмещение расходов гарантировано законодательно

Выплата компенсации за использование автомобиля, являющегося имуществом работника, регулируется нормами трудового законодательства. Согласно статье 188 Трудового кодекса РФ, если работник использует с согласия или ведома работодателя и в его интересах личное имущество, за его использование, износ (амортизацию) полагается компенсация, а также должны быть возмещены расходы, связанные с использованием актива.

В этой статье указано, что размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Однако государственным ведомствам следует помнить, что Правительство РФ устанавливает правила выплаты компенсации за использование федеральными государственными гражданскими служащими личного транспорта (легковые автомобили и мотоциклы) в служебных целях и возмещения расходов, связанных с его использованием.

Так, с 13 июля 2013 года действует постановление Правительства РФ от 2 июля 2013 г. № 563 , которым утверждены непосредственно Правила , а также предельные размеры компенсаций.

До этого действовали нормы выплаты компенсации за использование работниками личных автомобилей и мотоциклов в служебных целях, утвержденные двумя постановлениями Правительства РФ: от 20 июня 1992 г. № 414 и от 24 мая 1993 г. № 487 .

Итак, нормы компенсации федеральным госслужащим за использование личного транспорта таковы:

  • по легковым автомобилям с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см – 2400 руб. в месяц;
  • по легковым автомобилям с объемом двигателя более 2000 куб. см – 3000 руб. в месяц;
  • по мотоциклам – 1200 руб. в месяц.

В то же время предусмотрены нюансы выплаты такой компенсации сотрудникам учреждений и органов уголовно-исполнительной системы, федеральной противопожарной службы Государственной противопожарной службы, органов по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органов РФ. В частности, для них постановлением Правительства РФ от 17 января 2013 г. № 14 определены особый порядок и предельные размеры ежемесячной компенсации в связи с разъездным характером деятельности. Они таковы:

  • за легковые автомобили с объемом двигателя до 2000 куб. см – 3300 руб.;
  • за легковые автомобили с объемом двигателя свыше 2000 куб. см – 4100 руб.;
  • за мотоциклы – 1650 руб. в месяц.

Правила выплаты компенсации и возмещения расходов

Далее рассмотрим порядок выплаты сумм компенсации и возмещения расходов, согласно постановлению № 563. Для получения компенсации и возмещения расходов работник подает заявление работодателю, в котором указывается, в связи с исполнением каких должностных обязанностей и с какой периодичностью используется личный транспорт. К заявлению прилагается копия свидетельства о регистрации транспортного средства (с предъявлением оригинала).

Максимальный размер компенсации в месяц не должен превышать ее предельный размер, предусмотренный постановлением № 563.

Также особо отмечено, что расходы на приобретение горюче-смазочных материалов возмещаются согласно фактическим затратам, которые должны подтверждаться соответствующими документами (счетами, квитанциями, кассовыми чеками и др.).

Определено, что решение о выплате компенсации и возмещении расходов принимается учреждением в 10-дневный срок со дня получения заявления гражданского служащего.

При этом принимается во внимание:

  • необходимость использования личного транспорта для исполнения должностных обязанностей, связанных с постоянными служебными поездками;
  • время использования личного транспорта в служебных целях.

Кстати, выплата компенсации за использование личного транспорта в соответствии с постановлением № 563 предусмотрена и в следующем случае: если гражданский служащий отказался от предоставленного служебного транспорта с персональным закреплением. Тогда суммы выплачиваются по общим правилам (на основании поданного сотрудником заявления).

Отражение сумм компенсаций в учете учреждения

Учет расчетов по выплате компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях ведется на счете 302 12 000 «Расчеты по прочим выплатам» ( п. 256 Инструкции по применению Единого плана счетов ). Согласно Указаниям о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации расходы на выплату компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях относятся на подстатью 212 «Прочие выплаты» КОСГУ.

Бухгалтерские записи выглядят так:

Содержание операции Дебет Кредит
Начислена сумма компенсации сотруднику за использование личного транспорта в служебных целях 0 401 20 212
«Расходы по прочим выплатам» 0 109 00 000 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполненных работ, услуг»
0 302 12 730
«Увеличение кредиторской задолженности по прочим выплатам»
Выплачена сумма компенсации работнику 0 302 11 830
«Уменьшение кредиторской задолженности по заработной плате»
0 201 34 610
«Выбытие средств из кассы учреждения»

Налог на доходы и страховые взносы

Рассматриваемые компенсации подпадают под действие пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ. Там определено, что не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах установленных норм), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.

Что касается страховых взносов, они также не начисляются на все виды компенсационных выплат, связанных, в частности, с исполнением человеком трудовых обязанностей. Основание – подпункт 2 пункта 1 статьи 9 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ и подпункт 2 пункта 1 статьи 20.2 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ.

Из сказанного следует такой вывод. Поскольку компенсация за использование личного имущества в производственных целях предусмотрена трудовым законодательством, данные суммы не облагаются ни налогом на доходы физических лиц, ни взносами.

Если суммы выплачены в рамках деятельности, приносящей доход

Дополнительно отметим, что если сотрудник использует личное имущество в интересах бюджетного учреждения, но в рамках деятельности, приносящей доход, компенсационные выплаты (в том числе и суммы, выплаченные в качестве возмещения расходов) могут уменьшить налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. Но только если затраты экономически обоснованы и документально подтверждены. Есть и еще один важный момент.

Следует помнить, что для целей налогового учета предусмотрено ограничение для признания сумм компенсаций за использование личного транспорта в производственных целях.

Речь идет о постановлении Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией».

Согласно ему, для целей налогообложения прибыли рассматриваемые суммы учитываются в составе прочих расходов:

  • при использовании легкового автомобиля с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно – в сумме 1200 руб. в месяц;
  • при использовании мотоцикла – 600 руб. в месяц;
  • при использовании легкового автомобиля с рабочим объемом двигателя более 2000 куб. см – 1500 руб. в месяц.

Нормы постановления № 92 используются только при исчислении налога на прибыль. Если сотрудник использует личный транспорт в рамках предпринимательской деятельности учреждения, суммы компенсации освобождаются от НДФЛ и взносов в размере, определяемом соглашением сторон. Подтверждает правомерность данных выводов и письмо Минфина России от 11 апреля 2013 г. № 03-04-06/11996 .

И. Христорождественская,
эксперт по бюджетному учету и налогообложению

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка