Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Нашли в 6-НДФЛ ошибки по зарплате

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Учет расходов на ГСМ при упрощенке

3 октября 2015 21762 просмотра

Печатная версия
Электронный журнал

Если у вас на балансе есть собственный автомобиль либо вы арендуете его у кого-либо из своих работников, то такая статья расходов, как расходы (ГСМ), будет весомой величиной в вашем учете.

Однако, для того чтобы списывать расходы на ГСМ при УСН как в бухгалтерском учете, так и в налоговом, нужно ежемесячно оформлять большое количество первичных документов. Также потребуются и внутрифирменные приказы о том, по каким правилам проводить списание топлива. Все это ставит бухгалтера перед необходимостью вдумчиво и внимательно относиться к учету расходов, связанных с эксплуатацией автомобильного транспорта.

Форма путевого листа

Для того чтобы подтвердить обоснованность и необходимость разъездов на автомобиле, вам потребуется путевой лист. Это основной первичный документ, и его нужно оформлять на каждый автомобиль отдельно. Срок действия путевого листа может быть от одного дня до одного месяца.

Унифицированные формы путевых листов утверждены постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78, но они обязательны лишь для автотранспортных предприятий. Поэтому если ваша организация таковой не является, то вы можете разработать бланк «путевки» самостоятельно (письмо Минфина России от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161). И утвердить свою форму в качестве приложения к учетной политике. Главное, чтобы в разработанном вами образце были обязательные реквизиты, предусмотренные приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152.

 Кроме основных сведений вы можете добавить и дополнительные. Например, указать в путевом листе маршрут следования автомобиля, то есть записать конкретный пункт назначения и место отправки с учетом километража. А записи типа «Поездки по городу» не использовать. Но учтите, что заполнять все реквизиты путевого листа следует аккуратно и без ошибок. Ведь при его проверке налоговиками неточности могут послужить основанием для исключения «путевки» из состава бумаг, подтверждающих расходы на ГСМ при УСН. Тогда обоснованность затрат вам придется доказывать в суде (постановления ФАС Уральского округа от 05.03.2009 № Ф09-946/09-С5, ФАС Западно-Сибирского округа от 20.11.2009 № А46-11958/2009 и ФАС Центрального округа от 18.04.2008 № А36-3124/2006).

Деньги под отчет

После того как путевой лист будет выписан, выдайте водителю деньги на покупку бензина.

Напомним, что с 1 2012 года все деньги под отчет должны выдаваться на основании личного заявления работника (п. 4.4 Положения Банка России от 12.10.2011 № 373-П). Это заявление подписывает руководитель, указывая при этом сумму, которую надо выдать, и срок. Только при наличии такого документа кассир может выдать деньги по расходному кассовому ордеру (форма № КО-2).

 Выдачу наличных денег отразите проводкой:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50
— выданы под отчет денежные средства для покупки ГСМ.

В течение трех дней после окончания срока, на который получены деньги под отчет, водитель должен отчитаться о произведенных расходах. Для этого в бухгалтерию он подает авансовый отчет (форма № АО-1) и прикладывает к нему чеки с указанием даты покупки топлива, количества, стоимости и марки ГСМ.

Отражение стоимость приобретенного и израсходованного топлива

В бухучете приобретенные ГСМ учтите в составе материально-производственных запасов по фактической себестоимости (п. 2 и 5 ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов»). И отразите их по дебету счета 10 «Материалы» субсчета «Топливо» в корреспонденции со счетом 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Запись будет следующая:

ДЕБЕТ 10 субсчет «Топливо» КРЕДИТ 71
— оприходованы ГСМ (на основании авансового отчета).

 Если при покупке топлива АЗС выдала вам кассовый или товарный чек с выделенной суммой НДС, то учесть налог как самостоятельный расход отдельно от стоимости горюче-смазочных материалов вы сможете только при наличии счета-фактуры. Если такого документа нет, оприходуйте бензин по той цене, которая указана в чеке, с учетом НДС (п. 6 ПБУ 5/01).

На затраты в бухучете списывайте всю фактическую стоимость топлива независимо от того, является она расходом при расчете «упрощенного» налога или нет. И отражайте ее в составе затрат по обычным видам деятельности (п. 6 ПБУ 10/99 «Расходы организации»). Если же в налоговом учете вы списываете ГСМ по нормам, то можете сверхнормативный расход в бухгалтерском учете показывать на отдельных субсчетах, прописав такой порядок в учетной политике организации для целей бухучета.

 Количество топлива, которое подлежит списанию на затраты, рассчитайте по данным путевого листа. Для этого воспользуйтесь формулой:

Количество топлива
к списанию на расходы (л)
= Остаток топлива
при выезде
автомобиля (л)
+ Количество топлива,
заправленного
в бак (л)
Остаток топлива
на конец дня (л)

По этой формуле вы получите результат в литрах. Для того чтобы найти стоимость этих литров, воспользуйтесь одним из методов оценки материально-производственных запасов (п. 16 ПБУ 5/01). Выбранный способ должен быть зафиксирован в учетной политике для целей бухучета. При списании ГСМ сделайте проводку:

ДЕБЕТ 20 (23, 26, 44) КРЕДИТ 10 субсчет «Топливо»
— списана стоимость фактически израсходованного топлива (на основании путевого листа).

Пример
Бухгалтерский учет расходов на ГСМ

На балансе ООО «Виктория», применяющем УСН с объектом доходы минус расходы, числится легковой автомобиль Chevrolet Аveo LS. 22 апреля 2014 года на этом авто водитель Т.Р. Ефремов был отправлен на служебное задание. Под отчет Т.Р. Ефремову были выданы деньги на покупку ГСМ в сумме 620 руб. По окончании рабочего дня сотрудник представил в бухгалтерию авансовый отчет с приложением кассового чека АЗС, из которого следует, что он приобрел 20 л бензина марки АИ-95 на общую сумму 620 руб.

Согласно учетной политике для целей бухучета ООО «Виктория» списывает материалы по средней стоимости, а путевые листы составляет на один месяц.

30 апреля водитель сдал в бухгалтерию путевой лист, подтверждающий использование топлива. По данным путевого листа:

— остаток топлива в баке при выезде на служебное задание — 28 л;

— остаток топлива в баке при возвращении на рабочее место — 7 л;

— пробег автомобиля во время поездки — 350 км.

Посмотрим, какие записи бухгалтер ООО «Виктория» сделает в бухгалтерском учете.

В бухучете ООО «Виктория» записи будут следующими:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50
— 620 руб. — выданы под отчет денежные средства на покупку топлива;

ДЕБЕТ 10 субсчет «Топливо» КРЕДИТ 73
— 620 руб. — оприходованы ГСМ (на основании авансового отчета).

Количество топлива, которое подлежит включению в затраты, составит 41 л (28 л + 20 л – 7 л).

В конце апреля бухгалтер рассчитал среднюю стоимость 1 л топлива, и она оказалась равна его покупной стоимости — 31 руб. (620 руб. : 20 л). Тогда фактически израсходованная сумма денег на топливо составит 1271 руб. (41 л × 31 руб.).

Проводка на списание бензина будет такая:

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 10 субсчет «Топливо»
— 1271 руб. — списана стоимость израсходованного топлива (на основании путевого листа).

Нормирование стоимости топлива в налоговом учете

Относительно того, нужно ли нормировать затраты на топливо в налоговом учете, нет единой точки зрения. С одной стороны, чиновники говорят о том, что списывать стоимость горюче-смазочных материалов нужно в пределах нормативов. При этом можно пользоваться показателями, утвержденными распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р (далее — распоряжение Минтранса).

По мнению чиновников, нормирование подтверждает экономическую обоснованность расходов (письма Минфина России от 30.01.2013 № 03-03-06/2/12 и от 03.09. 2010 № 03-03-06/2/57).

С другой стороны, НК РФ условий о нормировании не содержит (подп. 5 п. 1 ст. 254 и подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Поэтому окончательное решение о том, будете вы нормировать стоимость ГСМ в налоговом учете или нет, и если да, то каким способом, вам нужно принять самостоятельно и зафиксировать его в учетной политике для целей налогового учета.

 Если вы решили не нормировать расходы на ГСМ при УСН, то всю сумму, что отражена в бухучете, заносите в Книгу учета доходов и расходов. Если вы считаете, что целесообразнее списывать стоимость ГСМ на расходы при упрощенной системе налогообложения в пределах норм, то предлагаем вашему вниманию возможные способы подсчета лимитов.

Способ нормирования

Нормировать затраты на топливо вы можете одним из трех способов:

1) применять нормы, утвержденные распоряжением Минтранса;

2) использовать данные техдокументации завода-изготовителя авто;

3) разработать собственные нормативы учета расходов на ГСМ.

Первые два способа мы охарактеризовали в табл.

Сравнительный анализ норм расхода топлива
Способ нормирования Характеристика Недостатки способа
Нормирование по лимитам, утвержденным распоряжением Минтранса Документ содержит нормы для основных марок автомобилей.
Кроме того, к нормам установлены поправочные (повышающие и понижающие) коэффициенты в зависимости от условий и местности эксплуатации авто.
Например, коэффициенты для летнего и зимнего времени, различных населенных пунктов, качества дорог и пр.
1. Несмотря на то что нормы топлива уже закреплены распоряжением Минтранса, все равно потребуются дополнительные расчеты, чтобы найти величину норматива с учетом поправочных коэффициентов.
2. Для некоторых машин в распоряжении Минтранса норм вообще нет. Так как изменения в данный документ с момента его выхода в свет не вносились. А производители авто с 2008 года существенно обновили свой модельный ряд.
3. Нормативы вам могут не подойти. Потому как из-за технического состояния ваш автомобиль тратит топлива по факту гораздо больше, чем выходит по нормативам
Нормирование по данным технической документации завода-изготовителя автомобиля Расчет норм производится по данным расхода топлива, которые представлены в технических документах на машину для трех видов дорог: город, трасса, смешанный. Вы сможете выбрать тот вариант, где чаще всего эксплуатируете авто Нормы завода-изготовителя могут не соответствовать реальным условиям эксплуатации автомобиля и фактическому расходу ГСМ

Как видите, такие способы нормирования не всегда удобны. Поэтому лучше всего разработать свои нормативы, которые будут соответствовать условиям эксплуатации именно вашего автомобиля. А для этого нужно самостоятельно произвести контрольные замеры топлива. Либо поручить разработку нормативов специализированной государственной или коммерческой фирме, с которой нужно будет заключить договор на выполнение расчета норм расходов ГСМ. Чтобы сделать замеры топлива самостоятельно, залейте в бак автомобиля определенный объем бензина, например 100 л. Затем, исходя из показаний спидометра, определите, сколько километров вам понадобится, чтобы потратить все топливо. Все полученные результаты отразите в акте о проведении контрольного заезда. Его руководитель должен утвердить своим приказом.

 Поскольку расход топлива зависит еще и от условий поездок, то лучше произвести замеры в разных условиях эксплуатации авто. И утвердить в этом же приказе еще и повышающие коэффициенты: для поездок в зимнее время, при использовании кондиционера и т. п.

Формулу расчета нормативного расхода топлива вы можете вывести для каждого вида транспорта самостоятельно. Например, она может выглядеть так:

Нормативный расход
топлива
= Базовая норма расхода
топлива (л/км)
× Пробег
автомобиля (км)
× Поправочный
коэффициент

Списание затрат на ГСМ в налоговом учете

После того как стоимость ГСМ оплачена и документально подтверждена, нормы списания (при их наличии) подсчитаны, вы можете записать соответствующие суммы в Книгу учета как материальные расходы (подп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). При этом датой признания расходов при УСН можно считать дату оплаты топлива (подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Пример
Налоговый учет расходов на ГСМ

Воспользуемся условиями примера 1. И посмотрим, какие записи в налоговом учете сделает бухгалтер ООО «Виктория», если принято решение списывать затраты на ГСМ в соответствии с нормами, утвержденными локальным актом:

— базовая норма расхода топлива на 1 км — 0,089 л;

— поправочный коэффициент за использование кондиционера от базовой нормы затрат — 1,07;

— нормативный расход ГСМ есть произведение базовой нормы расхода, пробега и поправочного коэффициента.

Нормативный расход топлива составит 33,33 л (0,089 л/км × 350 км × 1,07). Предельная сумма расходов на ГСМ, которую бухгалтер учтет в затратах при «упрощенке», будет равна 1033,23 руб. (33,33 л × 620 руб. : 20 л).

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка