Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Как посчитать резерв отпусков для равномерного учета расходов

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Как утвердить первичные документы?

3 декабря 2014 431 просмотр

Печатная версия
Электронный журнал

Использовать унифицированные формы нужно только в установленных законом случаях. Все прочие бланки, компания может разработать самостоятельно. Давайте разбираться, как утвердить первичные документы.

Приказ об утверждении «первички»

Формы первичных документов утверждает руководитель организации по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухучета (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, далее - Закон № 402-ФЗ). Это может быть главный бухгалтер компании или ответственный за это работник бухгалтерии. Однако детали процесса утверждения «первички» законодательно не прописаны. В письме Минфина России от 6 мая 2013 г. № 03-03-06/1/15770 чиновники указывают только на требование о том, что формы документов должны содержать обязательные реквизиты. Таковыми в соответствии с пунктом 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ являются:

  • наименование организации;
  • дата составления первичных документов;
  • наименование экономического субъекта, который составил данный документ;
  • содержание факта хозяйственной жизни;
  • величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
  • наименование должности лиц, совершивших сделку или операцию и ответственных за правильность ее оформления;
  • подписи указанных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для их идентификации.

Алгоритм утверждения документов в организации может быть следующим:

  • разработка форм первичных документов или доработка унифицированных форм;
  • проверка форм первичных документов на наличие обязательных реквизитов;
  • представление форм первичных документов бухгалтером руководителю;
  • разработка проекта приказа об утверждении форм или приказа об утверждении учетной политики, в составе которой утверждаются формы первичных документов;
  • подписание генеральным директором приказа.

«Первичка» в учетной политике

В Закон № 402-ФЗ нет требования об утверждении форм первичных документов в составе учетной политики. Вместе с тем логично, когда торговые компании утверждают формы именно в ее составе. Такое требование содержится в пункте 4 ПБУ 1/2008 (хотя все ПБУ действуют в части, не противоречащей Закону № 402-ФЗ). Нежелательно утверждать различные виды первичных документов несколькими приказами, это затруднит работу.

В приказе целесообразно установить четкий перечень утверждаемых документов, установив формы документов в качестве приложений к нему.

Поскольку в налоговом и бухгалтерском законодательстве установлены различные сроки хранения документов, их также можно закрепить приказом. Однако для этого такие сроки должны быть не менее тех, которые предусмотрены законодательно.

Сроки хранения документов утверждены приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 . Те документы, которые там не поименованы, должны храниться не менее пяти лет (ст. 29 Закона № 402-ФЗ).

А в соответствии с налоговым законодательством – не менее четырех лет ( подп. 8 п. 1 ст. 23 , подп. 5 п. 3 ст. 24 Налогового кодекса РФ).

Для целей подтверждения убытков могут быть установлены повышенные сроки, более 10 лет. Так, в постановлении Президиума ВАС РФ от 24 июля 2012 г. № 3546/12 судьи пришли к выводу о том, что первичные документы, которые подтверждают образование и перенос убытков, должны храниться не менее 13 лет (10  лет – период переноса убытков, 3 года – возможный период проведения проверки). Данные сроки можно указать в приказе об утверждении первичных документов.

Закон № 402-ФЗ не запрещает использовать и унифицированные формы документов. В будущем с внедрением электронного документооборота, возможно, будут востребованы именно они. Кроме того, и в бухгалтерских программах в основном применяются именно такие формы. В защиту использования унифицированных форм можно привести и другие аргументы. Например, такие:

  • разработка собственных форм первичных документов потребует дополнительных трудозатрат, а также денежных затрат в части перенастройки программного обеспечения для ведения бухгалтерского учета;
  • некоторые контрагенты могут отказывать в принятии нестандартных форм первичных документов под различными предлогами, что приведет к ведению длительной переписки и решению различных вопросов в части оплаты и доставки товаров.

Вместе с тем всегда существует возможность доработать стандартные унифицированные формы под нужды конкретной организации, например добавить дополнительные строки, информацию, которая актуальна для конкретной компании, в частности – сведения о филиалах, представительствах, размере комиссионного вознаграждения и пр. Также можно удалить ненужные графы или строки в унифицированных формах для того, чтобы упростить их.

Унифицированные формы

Обязательными к применению продолжают оставаться некоторые формы документов, используемые в качестве первичных. Они установлены уполномоченными органами на основании других федеральных законов (например, кассовые документы). В частности, Указанием Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У, Положением о правилах осуществления перевода денежных средств, утвержденным Банком России 19 июня 2012 г. № 383-П.

В письме от 28 января 2013 г. № 03-03-06/1/36 представители Минфина России отметили, что составление и выдача грузоотправителем транспортной накладной, согласно пункту 2 статьи 785 Гражданского кодекса РФ, прежде всего служит подтверждением заключения договора перевозки груза. При этом следует помнить, что пунктом 6 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2011 г. № 272, предусмотрено, что для такого подтверждения транспортную накладную необходимо составлять именно по форме, приведенной в приложении № 4 к Правилам.

Е. Шестакова,
к. ю. н., генеральный директор ООО «Актуальный менеджмент»

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Какие отчеты руководитель просит Вас сделать в Excel чаще всего?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка