Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

До конца года перепроверьте расчеты с работниками

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Как составить и сдать сведения о среднесписочной численности

11 июля 12337 просмотров
Сведения о среднесписочной численности работников компании и ИП ежегодно подают в свою налоговую инспекцию. Иначе им грозит штраф.

Сведения о среднесписочной численности работников — это самый ранний отчет, который организации и индивидуальные предприниматели, сдают в налоговую инспекцию по итогам года, — не позднее 20 января. Это требование пункта 3 статьи 80 Налогового кодекса РФ.

Причем организации представляют отчет как при наличии у них наемных работников, так и при их отсутствии, что подтверждают представители Минфина России в письме от 04.02.2014 № 03-02-07/1/4390.

А вот индивидуальные предприниматели подают сведения о среднесписочной численности, только если привлекали персонал в прошедшем году (ст. 1 Федерального закона от 23.07.2013 № 248‑ФЗ).

Как посчитать среднесписочную численность

Вычислить среднесписочную численность работников, включаемую в Сведения, можно, следуя Указаниям, утвержденным приказом Росстата от 28.10.2013 № 428 (далее — Указания). Чтобы определить среднесписочную численность за год, используйте формулу:

Среднесписочная численность работников за январь + Среднесписочная численность работников за февраль + ... + Среднесписочная численность работников за декабрь : 12

В случаях, когда фирма вела деятельность неполный год (например, была зарегистрирована летом), данный показатель нужно рассчитывать аналогично. То есть все равно сумму среднесписочной численности за все месяцы нужно разделить на 12 (п. 81.10 Указаний). Полученный показатель и включают в Сведения о среднесписочной численности работников.

В свою очередь, чтобы вычислить среднесписочную численность за месяц, применяют формулу:

Среднесписочная численность сотрудников, отработавших полные рабочие дни + Среднесписочная численность сотрудников, отработавших неполные рабочие дни

Среднесписочную численность сотрудников, занятых полный день, считают так:

Списочная численность работников за 1-е число месяца + Списочная численность работников за 2-е число месяца + ... + Списочная численность работников за последнее число месяца : Количество календарных дней месяца

Итак, среднесписочную численность работников рассчитывают на основании списочной численности. При этом в списочную численность включают всех, кто трудится по трудовому договору и выполняет постоянную, временную или сезонную работу.

Полный список лиц, включаемых в списочную численность, указан в пункте 79 Указаний. В том числе надо учитывать тех, кто болеет, находится в командировке, заключил трудовой договор и работает на дому (надомники) или принят на работу с испытательным сроком.

А вот перечень лиц, которых в расчет включать не нужно, указан в пунктах 80 и 81.1 Указаний:

  • внешние совместители;
  • граждане, выполняющие работу по договорам гражданско-правового характера;
  • собственники самой организации, не получающие заработную плату;
  • сотрудницы, находящиеся в отпуске по беременности и родам или в отпуске по уходу за ребенком;
  • те, кто поступает учиться и находится в отпуске без сохранения зарплаты для сдачи вступительных экзаменов;
  • те, кто переведены на работу в другие организации, если за ними не сохраняется заработная плата, а также направлены на работу за границу;
  • лица, направленные компанией на обучение в образовательные учреждения с отрывом от работы и получающие стипендию за ее счет;
  • граждане, которые подали заявление об увольнении и прекратили работу до истечения срока предупреждения или прекратили работу без предупреждения работодателя;
  • лица, с которыми заключен ученический договор с выплатой в период ученичества только стипендии;
  • работники, находящиеся в неоплачиваемом учебном отпуске.

Чтобы определить среднесписочную численность работников, отработавших неполный рабочий день, нужно выяснить общее количество человеко-дней, отработанных этими работниками. Показатель для каждого работника рассчитывают так:

Количество отработанных часов сотрудником, занятым неполный рабочий день : Нормативная продолжительность рабочего дня

Полученное количество человеко-дней, отработанных сотрудником, нужно умножить на число отработанных дней в месяце.

Нормативная продолжительность рабочего дня зависит от принятого количества рабочих часов в неделю. Это следует из пункта 81.3 Указаний. Для удобства мы привели показатели в табл. 2 ниже. К примеру, при пятидневной рабочей неделе общей продолжительностью 40 часов, человеко-часы нужно делить на 8.

Количество рабочих часов в неделе Продолжительность рабочего дня при 5-дневной рабочей неделе Продолжительность рабочего дня при 6-дневной рабочей неделе

40

8 (40 ч : 5 дн.)

6,67 (40 ч : 6 дн.)

36

7,2 (36 ч : 5 дн.)

6 (36 ч : 6 дн.)

24

4,8 (24 ч : 5 дн.)

4 (24 ч : 6 дн.)

После того как определено количество человеко-дней, можно посчитать среднесписочную численность работников, занятых неполный день:

Общее количество человеко-дней, отработанных всеми сотрудниками, занятыми неполный рабочий день : Число рабочих дней в месяце

Пример
Компания ООО «Эклер» зарегистрирована 15 октября и с момента создания применяет упрощенную систему налогообложения. В организации установлена 40‑часовая пятидневная рабочая неделя (продолжительность рабочего дня составляет 8 часов). Списочная численность сотрудников, работающих по трудовому договору полный рабочий день, составила:

- с 15 октября до 20 ноября — 18 человек;
- с 20 ноября до 31 декабря — 23 человека.

В октябре и ноябре в компании ООО «Эклер» отсутствовали сотрудники, работавшие неполный рабочий день. А 1 декабря был принят на условиях сокращенного рабочего дня помощник бухгалтера. В декабре он отработал по 4 часа 23 дня.

Рассчитаем по итогам года среднесписочную численность работников ООО «Эклер» следующим образом.

1. Месячная среднесписочная численность сотрудников, которым установлен полный рабочий день, равна:

- в октябре — 9,87 чел. (18 чел. × 17 дн. : 31 дн.);
- в ноябре — 19,66 чел. (18 чел. × 20 дн. + 23 чел. × 10 дн.) : 30 дн.;
- в декабре — 23 чел. (23 чел. × 31 дн. : 31 дн.).

2. Месячная среднесписочная численность сотрудников, которым установлен неполный рабочий график, равна:

- в декабре — 0,5 чел. (4 чел.-ч. × 23 дн. : 8 ч. : 23 дн.).

3. Месячная среднесписочная численность всех сотрудников равна:

- в октябре – 9,87 чел.;
- в ноябре — 19,66 чел.;
- в декабре — 23,5 чел. (23 чел. + 0,5 чел.).

4. Среднесписочная численность сотрудников фирмы «Эклер» за год равна:

 (9,87 чел. + 19,66 чел. + 23,5 чел.) : 12 = 4,42 чел.

Как подавать сведения о среднесписочной численности

Сведения о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год подают по форме, которая утверждена приказом ФНС России от 29.03.2007 № ММ-3-25/174@. Рекомендации, как ее заполнять, даны в письме ФНС России от 26.04.2007 № ЧД‑6-25/353@.

Сама форма сведений о среднесписочной численности состоит из одного листа. Вверху указывают ИНН организации или индивидуального предпринимателя и КПП организации. Строка «Представляется в ____» предназначена для наименования и кода инспекции. Ниже следует привести полное название организации в соответствии с учредительными документами либо ФИО предпринимателя.

Среднесписочную численность указывают в целых единицах. Дробное число округляют по общему правилу: цифры после запятой от 5 и более округляют до целого числа в большую сторону, а цифры 1—4 отбрасывают. Форму подписывает руководитель компании, индивидуальный предприниматель или представитель, ставится печать и дата. При этом ФИО руководителя или представителя указывают полностью.

Срок подачи сведений о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год, как мы упомянули в начале статьи, — не позднее 20 января текущего года. То есть крайний срок подачи сведений по сотрудникам за 2016 год — 20 января 2017 года. Таковы требования пункта 3 статьи 80 НК РФ.

Обратите внимание!

Если фирма подаст сведения о среднесписочной численности с опозданием, налоговая инспекция может наложить одновременно два штрафа. На организацию — в размере 200 руб. и на ее руководителя — в размере от 300 до 500 руб. (п. 1 ст. 126 НК РФ, п. 1 ст. 15.6 КоАП РФ, письмо Минфина России от 07.06.2011 № 03-02-07/1-179). Предприниматель же, опоздавший сдать сведения по работникам, заплатит 200 руб. (п. 1 ст. 126 НК РФ).

Как подсчитать среднесписочную численность
и оформить сведения о среднесписочной численности

Вопрос

Ответ

Основание

Общие вопросы о среднесписочной численности

Кто обязан сдавать в ИФНС сведения о среднесписочной численности работников?

Все компании и предприниматели. Организации представляют сведения как при наличии у них наемных работников, так и при их отсутствии (письмо Минфина России от 4 февраля 2014 г. № 03-02-07/1/4390). Предприниматели должны отчитаться, только если в предыдущем году у них трудились наемные работники

Пункт 3 статьи 80 Налогового кодекса РФ

До какого числа нужно сдать сведения о численности?

Не позднее 20 января. Компании, которые зарегистрируются в январе, должны будут отчитаться не позднее 20 февраля

Обязана ли компания сдавать сведения о численности в электронном виде, если в прошлом году в организации работали больше 100 человек?

Нет, не обязана. Сведения о численности можно сдать как по ТКС, так и на бумаге (через представителя компании по доверенности или почтовой отправкой). Обязанность отчитываться по электронке при штате более 100 человек касается только случаев, когда компания сдает налоговые декларации и расчеты

Должна ли компания сообщать о численности, если количество работников из года в год не меняется?

Да, должна. Ежегодно в инспекцию нужно подавать обновленные сведения о среднесписочной численности работников. Даже если за год количество сотрудников не изменилось

По какой форме нужно заполнить сведения о среднесписочной численности?

Форма отчета прежняя (утв. приказом ФНС России от 29 марта 2007 г. № ММ-3-25/174). Рекомендации по заполнению отчета есть в письме ФНС России от 26 апреля 2007 г. № ЧД-6-25/353

Приказ ФНС России от 29 марта 2007 г. № ММ-3-25/174

Куда подавать сведения о численности сотрудников, работающих в обособленном подразделении компании?

В инспекцию, в которой стоит на учете сама компания. Надо составить один общий отчет, включив в него и работников головной компании, и сотрудников из дополнительных офисов

Письмо Минфина России от 14 февраля 2012 г. № 03-02-07/1–38

Оштрафуют ли компанию за несвоевременную сдачу сведений о среднесписочной численности?

Да, за опоздание со сдачей сведений возможен штраф в сумме 200 руб. А директора или главного бухгалтера могут привлечь и к административной ответственности. Это штраф в размере от 300 до 500 руб.

Статья 126 Налогового кодекса РФ, часть 1статьи 15.6 Кодекса РФ об административных правонарушениях

После сдачи сведений компания обнаружила ошибку. Нужно ли подавать уточненные сведения?

Да, безопаснее подать сведения заново, уже с верными показателями. Формально такой обязанности у компании нет. Необходимость сдачи уточненок предусмотрена только для налоговых деклараций. Но если компания по ошибке сообщила о том, что ее численность превысила 100 человек, инспекция будет ждать отчеты только по ТКС. Тогда за бумажные декларации будет штраф в сумме 200 руб. (ст. 119.1 НК РФ). Чтобы этого избежать, нужно представить сведения еще раз. В отчете нет поля, где можно было бы указать, что компания сдает уточненные сведения о численности. Поэтому к отчету стоит приложить письмо с пояснением. Отказать в приеме отчета инспекторы не вправе. Штрафа за ошибку в сведениях тоже нет

Пункт 3 статьи 80, пункт 1 статьи 81 Налогового кодекса РФ

Каких работников учитывать при расчете среднесписочной численности

Как рассчитать среднесписочную численность?

Сначала нужно определить среднесписочную численность (ССЧ) работников за каждый месяц. Для этого надо количество полностью занятых сотрудников за каждый календарный день месяца разделить на число календарных дней в этом месяце. После этого можно посчитать и годовую среднесписочную численность по формуле: ССЧ за год = (ССЧ за январь + ССЧ за февраль + … + ССЧ за декабрь) : 12. Если в результате расчета получается нецелое число, этот показатель нужно округлить до целой единицы по общему арифметическому правилу

Указания, утвержденные приказом Росстата от 28 октября 2013 г. № 428

Надо ли включать в расчет внештатных работников, трудящихся по гражданско-правовым договорам (ГПД)?

Нет, не нужно

Подпункт «б» пункта 80 Указаний № 428

Учитывать ли сотрудников, которых приняли на работу на время отсутствия другого работника (например, женщины, которая ушла в декретный отпуск)?

Да, учитывать

Подпункт «т» пункта 79 Указаний № 428

Учитывать ли сотрудников, работающих по срочному трудовому договору?

Да, учитывать

Пункт 79 Указаний № 428

Включать ли в среднесписочную численность внешних совместителей?

Нет, не включать

Подпункт «а» пункта 80, пункты 81.3 , 82 Указаний № 428

Надо ли включать в расчет сотрудников, которые находятся в декрете или отпуске по уходу за ребенком?

Нет, не надо

Пункт 81.1 Указаний № 428

Включать ли сотрудника в расчет, если он находится в длительной командировке?

Да, включать, вне зависимости от длительности командировки

Подпункт «б» пункта 79 Указаний № 428

Как учесть сотрудников, которые заняты неполный рабочий день?

Таких сотрудников надо учитывать пропорционально отработанному ими времени

Подпункт «д» пункта 79 и пункт 81.3 Указаний № 428

Учитывать ли сотрудников, которым предоставлен отпуск за свой счет для сдачи вступительных экзаменов в учебное заведение?

Нет, не учитывать

Пункт 81.1 Указаний № 428

Учитывать ли сотрудников, с которыми заключен ученический договор?

Нет, не учитывать

Подпункт «д» пункта 80 Указаний № 428

Учитывать ли при расчете учредителей организации?

Не, не нужно. Но только если они не состоят в штате организации и не получают зарплату

Подпункт «ж» пункта 80 Указаний № 428

Надо ли учитывать при расчете сотрудников, работающих вахтовым методом?

Да, надо

Подпункт «ц» пункта 79 Указаний № 428

Учитывать ли надомников?

Да, учитывать

Подпункт «ж» пункта 79 Указаний № 428

Еще по теме
Подробный алгоритм расчета среднесписочной численности работников смотрите по ссылке >>>

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка