Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

В чем постоянно путаются бухгалтеры, когда платят НДФЛ и взносы

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Как обосновать командировочные расходы

10 декабря 2014 4052 просмотра

Электронный журнал

Обязательные реквизиты в кассовой первичке

Первое, с чего нужно рассмотреть вопрос, как обосновать командировочные расходы, это первичка. Сотрудники, вернувшиеся из командировки, прикладывают к авансовому отчету кассовые чеки, бланки строгой отчетности или другие документы об оплате. К примеру, товарные чеки, квитанции. Оказывается, этой первичке инспекторы уделяют особое внимание — проверяют, есть ли в ней все обязательные реквизиты. И если находят какие-то недочеты, то снимают расходы. Подтверждение тому — письмо УФНС по г. Москве от 19 июля 2012 г. № 17-15/64647. Обязательные реквизиты кассовой первички приведенв в таблице ниже.

Обязательные реквизиты документов, которые выдают продавцы при расчетах наличными или с помощью банковской карты
Документ Обязательные реквизиты документа Условия выдачи документа Основание
Кассовый чек

1. Наименование и ИНН компании (фамилия, инициалы и ИНН предпринимателя).

2. Заводской номер ККТ.

3. Порядковый номер чека.

4. Дата и время, а также стоимость покупки.

5. Признак фискального режима

Чек обязательно выдает продавец, который применяет кассовый аппарат.

Продавец выбивает отдельный чек на каждую оплаченную покупку

Пункты 1–3 статьи 2, пункт 1 статьи 5 Федерального закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ, пункт 4 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 30 июля 1993 г. № 745

Бланк строгой отчетности

(если не установлены особые требования к составу бланка или не утверждена специальная форма)

1. Наименование, шестизначный номер и серия документа.

2. Наименование и ИНН компании (фамилия, имя, отчество и ИНН предпринимателя).

3. Юридический адрес компании (место жительства предпринимателя).

4. Вид услуги и ее стоимость в денежном выражении.

5. Сумма полученной оплаты.

6. Дата расчета и составления документа.

7. Должность, фамилия, имя и отчество специалиста, выдавшего документ, его личная подпись и печать компании (предпринимателя)

Бланк обязан выдать продавец услуги, которая названа в Общероссийском классификаторе услуг населению (ОКУН). Например, за поездку в легковом такси или временное проживание в гостинице.

Бланк продавец выписывает, если не применяет ККТ. Даже если работает на вмененке или патентной системе

Пункт 2 статьи 2 Федерального закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ, пункт 3 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359

На услуги легкового такси

1. Наименование, серия и номер квитанции на оплату пользования легковым такси.

2. Наименование, ИНН, адрес и номер телефона перевозчика.

3. Дата выдачи квитанции.

4. Стоимость услуги (цифрами и прописью), а также показания таксометра, если стоимость зависела от расстояния или времени поездки.

5. Фамилия, имя, отчество и подпись того сотрудника, который получил оплату

Пункт 5.1 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359, Приложение № 5 к Правилам, утвержденным постановлением Правительства РФ от 14 февраля 2009 г. № 112

Документ об оплате (товарный чек, квитанция или др.)

1. Наименование, порядковый номер и дата выдачи документа.

2. Наименование и ИНН компании (фамилия, имя, отчество и ИНН предпринимателя).

3. Наименование и количество товаров, работ, услуг.

4. Сумма оплаты в рублях.

5. Должность, фамилия и инициалы специалиста, выдавшего документ, и его личная подпись.

Документ об оплате продавец выдает только по требованию покупателя.

Такой документ вправе выдать лишь продавец, работающий на вмененке или патентной системе. При условии, что не применяет ККТ

Пункт 2.1 статьи 2 Федерального закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ

Предположим, работник представил кассовый чек, в котором не хватает какого-то обязательного реквизита. Например, признака фискального режима. Заметим, что отсутствие такой отметки может говорить о том, что кассовый аппарат продавца не зарегистрирован в инспекции. В таком случае расходы по чеку безопаснее не принимать к учету. Ведь инспекторы считают, что такой документ не подтверждает расходы. Компания сможет доказать обратное только в суде (постановление ФАС Московского округа от 9 июля 2012 г. по делу № А41-44402/11).

Важная деталь: даже если в кассовом документе не хватает каких-то важных сведений, то вы все же можете возместить работнику расходы. При условии, что руководитель утвердил авансовый отчет. Только с возмещения вам понадобится перечислить взносы и НДФЛ. То же касается тех трат, которые работник вовсе не смог доказать: скажем, потерял чеки, билет или какую-то другую первичку. Однако учесть такие расходы при расчете налога на прибыль у вас не получится.

Подтверждение расходов на электронный билет

Многие сотрудники, отправляющиеся в командировку, покупают билеты через интернет. Как обосновать командировочные расходы и подтвердить расходы на покупку электронного билета?

Электронный билет на поезд. Его стоимость можете списать, если к авансовому отчету работник приложил распечатку с сайта РЖД. Это контрольный и посадочный купоны на одном листе (п. 2 приказа Минтранса России от 21 августа 2012 г. № 322). Такой электронный документ получают пассажиры вместо бланка-заказа еще с прошлого года. При условии, что прошли электронную регистрацию на поезд прямо на сайте при покупке билета.

Электронный билет на самолет. Расходы на его покупку можно учесть также на основании распечатки с сайта авиакомпании, а именно маршрута-квитанции (п. 2 приказа Минтранса России от 8 ноября 2006 г. № 134). Также нужен посадочный талон. Его пассажир получает при регистрации на рейс (п. 84 Правил, утвержденных приказом Минтранса России от 28 июня 2007 г. № 82).

Именно такие документы подтверждают факт оплаты билета и самой поездки. Об этом сказано в письме УФНС по г. Москве от 7 августа 2012 г. № 16-15/071659@.

Допустим, работник потерял посадочный талон на самолет. В таком случае он может обратиться с заявлением в офис авиакомпании, чтобы ему выдали справку о перелете. Ее можно принять к учету (письмо Минфина России от 13 января 2012 г. № 03-03-06/1/11). Правда, за саму справку придется заплатить от 150 до 1000 руб. Есть альтернативный вариант — для подтверждения факта перелета можно использовать командировочное удостоверение, счет гостиницы. Это могут быть и любые другие документы, из которых видно, что работник на самом деле был в командировке (письмо Минфина России от 4 июня 2010 г. № 03-03-06/1/384).

Арендная плата за квартиру

Во время командировки сотрудник может проживать не только в гостинице, но и, например, на съемной квартире. В этом случае подтвердить расходы на наем жилья можно актом, составленным в произвольной форме. Подписать его нужно владельцу квартиры и командированному сотруднику. В нем должны быть все обязательные реквизиты, предусмотренные законом о бухучете (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402ФЗ).

Арендовать квартиру для командированных сотрудников может и сама компания. Для этого ей необходимо заключить договор найма жилого помещения. Он может быть долгосрочным. Это целесообразно, если компания регулярно направляет своих сотрудников в один и тот же населенный пункт. В таком случае документом, подтверждающим расходы на наем жилья, тоже может быть акт, подписанный владельцем квартиры и компанией.

Однако только его недостаточно. Налоговики считают, что арендную плату можно учесть исключительно за дни, когда в квартире проживали командированные работники. Обосновать дни проживания можно, в частности, проездными документами. Это следует из письма УФНС по г. Москве от 24 мая 2012 г. № 16-15/045924@.

Подтверждение расходов на автомобиль

Вот еще одна распространенная ситуация: сотрудник едет в командировку на личной машине. Безопаснее всего оформить с ним договор аренды транспортного средства без экипажа. В таком случае компания сможет учесть всю арендную плату.

Расходы на покупку горюче-смазочных материалов, парковку и ремонт в пути можно списать, если в договоре указать, что их несет работодатель. Формулировка может быть такой: «Арендатор несет расходы на содержание автомобиля, капитальный и технический ремонты, а также расходы, связанные с его эксплуатацией, включая покупку горюче-смазочных материалов». Затраты на ГСМ, парковку и ремонт автомобиля подтвердят кассовые чеки, бланки, выданные на автостоянках и в автосервисах.

К слову, заключить с работником договор аренды автомобиля с экипажем нельзя. Ведь по этому договору тот, кто управляет машиной, является работником арендодателя (п. 2 ст. 635 ГК РФ). Согласитесь, такое сложно даже представить: человек, сдавший в аренду свою машину, сам у себя работник. Проверяющим такая сделка вряд ли понравится, и они даже могут попытаться признать ее недействительной (ст. 170 Гражданского кодекса РФ).

В случае проигрыша в суде компании придется доплатить налог на прибыль. Ведь такую компенсацию можно учесть только в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92. Об этом сказано в письме УФНС по г. Москве от 17 августа 2012 г. № 16-15/076207@).

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Новости по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Вас заинтересует

Кдело 6 декабря 2016 15:00 Тарифная оплата труда

Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка