Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Стало известно, когда налоговики взыщут долги по взносам

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Какую электронную подпись выбрать?

11 декабря 2014 1986 просмотров

С каждым годом электронные подписи дают их обладателям все больше возможностей. С электронной подписью участвуют в государственных и коммерческих торгах, с ее помощью можно работать в государственных информационных системах (портал Росреестра, ФГИС Росаккредитации, портал госуслуг), подписывать электронные документы. Появляется все больше ситуаций, в которых юридическую значимость транзакции можно подтвердить электронной подписью. Рассмотрим, что нового в технологии применения ЭП появилось в 2014 году и какие изменения ожидают нас в следующем, 2015 году.

С 1 января 2014 года мы официально живем без термина «электронная цифровая подпись». Вместо одной ЭЦП федеральный закон от 06.04.2011 г.  № 63-ФЗ ввел три вида электронной подписи. Первый, самый стандартизированный,  – усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП). Второй – усиленная неквалифицированная подпись (НЭП). И третий вид – простая электронная подпись (ПЭП). Различаются они надежностью и сложностью получения. А значит, и выбор компании будет зависеть от того, для какой цели ей требуется электронная подпись.

Усиленная квалифицированная подпись

Это наиболее универсальная и стандартизованная подпись с высокой степенью защиты, которая подойдет для большинства операций. Все потому, что документ, завизированный КЭП, аналогичен бумажному варианту с собственноручной подписью,  без заключения каких-либо дополнительных соглашений и регламентов между участниками электронного документооборота. Кроме того, если под документом квалифицированная подпись, можно точно определить, какой именно сотрудник организации ее поставил. А также установить, изменялся ли документ уже после того, как был подписан.

КЭП – единственный вариант для первички и отчетности

Документы, которые компания отправляет в официальные ведомства – отчетность в налоговую инспекцию и фонды, заявления на зачет и возврат налогов, – нужно подписывать усиленной квалифицированной подписью. Согласно пункту 1 статьи 6 Федерального закона № 63-ФЗ, электронный документ с КЭП принимается наравне с бумажным без каких-либо дополнительных условий.

Таким образом первичкой, заверенной квалифицированной подписью, можно, к примеру, подтверждать расходы по налогу на прибыль (письма Минфина России от 11.01.2012 г. № 03-02-07/1-1; от 23.01.2013 г. № 03-03-06/1/24). В письме Минфина России от 02.09.14 г. № 03-03-06/1/43920 сказано, что документ с другой визой не подтверждает расходы. По мнению отдельных чиновников, к бумажным приравниваются электронные документы только с квалифицированной подписью. Исключения сделаны только для двух случаев: если документы надо составлять только на бумаге либо если  законом установлено применение другой подписи (ст. 6 Закона № 63-ФЗ). В НК РФ и Законе № 402-ФЗ не сказано, что первичку необходимо составлять исключительно на бумаге, нет и требований к  электронной подписи. Значит, единственный вариант — квалифицированная подпись.

Независимо от того, получаете ли вы сертификат подписи впервые или продлеваете его действие, удостоверяющий центр (УЦ) потребует определенный  список документов. Обязанность УЦ – удостовериться в корректности всех данных. Это очень важная часть процедуры выпуска сертификата, и ее соблюдение со стороны УЦ является гарантом дальнейшего признания юридической значимости электронной подписи. Например, если КЭП выдается юридическому лицу (на имя руководителя), потребуются:

  • свидетельство о регистрации (ОГРН);
  • учредительные документы;
  • свидетельство о постановке на учет (ИНН);
  • страховое свидетельство Пенсионного фонда (от физического лица – уполномоченного представителя);
  • паспорт физического лица – уполномоченного представителя;
  • заявление на выпуск сертификата электронной подписи;
  • выписка из ЕГРЮЛ.

Новые обязательные данные в сертификате подписи

С 30 июня 2014 года в сертификате квалифицированной электронной подписи на физическое лицо нужно указывать его ИНН (Федеральный закон от 28.06.2014 г. № 184-ФЗ вступает в силу с 1 июля 2015 года, за исключением отдельной нормы, которая применяется задним числом − с 30 июня 2014 года). При этом все информационные системы, которые принимают сертификаты юридических лиц, где должны быть указаны данные о физическом лице, переносят эти требования на сертификаты юридического лица.  То есть ИНН в сертификате  теперь обязательное требование и для физических, и для юридических лиц.

Какие изменения ждут КЭП

Возможно, скоро компаниям не понадобится покупать сразу несколько электронных подписей для разных целей. Квалифицированная электронная подпись станет единой, более удобной и надежной. Это обеспечит закон, проект которого в ноябре 2014 года одобрила правительственная комиссия по законопроектной деятельности. Рассмотрим, как поправки отразятся на компаниях.

Во-первых, если все поправки будут приняты, то один и тот же сертификат подойдет для отчетности по налогам и взносам, внесения сведений о компании на портал fedresurs.ru, получения выписок на сайте rosreestr.ru и всех других систем, где используется квалифицированная подпись.

Во-вторых, информацию о статусе чужой подписи можно будет получить в режиме онлайн. То есть главбух всегда будет уверен, что, к примеру, поступивший в электронном виде счет-фактура заверен действующей подписью. Сейчас есть временной промежуток между аннулированием сертификата и появлением соответствующей информации в общем доступе. Поэтому существует риск, что по каналам связи придет документ с недействительной электронной подписью. После принятия поправок такого риска не будет. Разработчики документа в Минкомсвязи рассчитывают, что поправки вступят в силу в следующем году, но пока нужно придерживаться действующих правил.

Усиленная неквалифицированная подпись

Достаточно защищенная усиленная неквалифицированная подпись позволяет определить отправителя и подтвердить, что в документ не вносились изменения после того, как он был подписан. Но чиновники уже довольно давно предупреждают, что использовать НЭП на документах, которые, в частности, нужно представить в налоговую инспекцию, нельзя. Такой вывод есть в письме Минфина России от 25.12.2012 г. № 03-03-06/2/139.

Логика чиновников такова: усиленная неквалифицированная подпись на электронном документе не делает его равнозначным бумажному. И если даже по договоренности с контрагентами заверять электронную первичку неквалифицированной подписью, то на основании таких документов учесть расходы нельзя. Для целей налогового учета первичка, подписанная неквалифицированной подписью, не годится.

Однако такие разъяснения не соответствуют положениям Федерального закона № 63-ФЗ. Использовать неквалифицированную подпись можно для любых целей, если они в явном виде не требуют квалифицированной или собственноручной подписи (п. 2 ст. 6 Федерального закона № 63-ФЗ). 

Закон не предусматривает строгого использования КЭП для юридически значимого документооборота. Поэтому компания вполне может договориться с контрагентами об использовании НЭП. И если спор с контролерами дойдет до суда, там примут во внимание  не только документы, но и договор.

Опять же, вся первичка и договоры по госзаказам подписываются НЭП. И  это также говорит в пользу этого вида подписи. Но если все-таки нет желания разбираться с претензиями налоговиков, то безопаснее использовать квалифицированную подпись. Кроме того, в 2014 году финансовые учреждения и банки начали активно развивать такие направления, как тендерный кредит и банковская гарантия.  Для их оформления в электронном виде поставщикам по госзакупкам потребуется квалифицированный сертификат электронной подписи.

Чтобы получить сертификат неквалифицированной подписи, нужно обратиться в удостоверяющий центр. Туда потребуется представить список документов в соответствии с Федеральным законом от 05.04.2013 г. № 44-ФЗ и Регламентом получения сертификатов ключей подписи и использования электронной цифровой подписи. 

Простая электронная подпись

 Самая незащищенная из всех – простая электронная подпись. Она позволяет лишь определить автора документа. Изменяли содержание или нет, узнать невозможно. По сути, простая электронная подпись – это стандартная авторизация в личной почте или, скажем, на портале госуслуг. Чтобы получить логин и пароль, достаточно только внести на том или ином сайте свои персональные данные. Установить, что подписью воспользовался именно ее владелец, не получится. Поэтому она не гарантирует достоверности информации.

Как и в случае с неквалифицированной подписью, чиновники считают, что простая электронная подпись на документе не делает его аналогом бумажного. В письме от 20.12.2012 г. № 03-03-06/1/710 финансисты отметили, что первичным документом с простой электронной подписью подтвердить расходы нельзя. Все слабые стороны ПЭП могут компенсироваться системой, в которой она используется.  Тогда она вполне юридически значима. К примеру, в интернет-банках все транзакции подтверждаются смс, а это в явном виде   простая электронная подпись.

Когда переоформлять подпись

Срок действия усиленной квалифицированной электронной подписи в среднем длится один год. Правда, за это время многое может измениться. Допустим, владелец ЭП сложил полномочия или же случайно утерян электронный USB-брелок. Тогда аннулируйте подпись незамедлительно. Для этого обратитесь в свой удостоверяющий центр. Там по вашему заявлению отзовут сертификат ключа. После этого можно оформить заказ на новый.  Все расходы по замене ЭП допустимо учесть при расчете налоговой базы по налогу на прибыль.

Сертификат нужно менять и в том случае, если владелица КЭП после замужества поменяла фамилию. Ведь если существенные данные в сертификате окажутся неверными, он не будет удовлетворять требованиям Закона № 63-ФЗ,  и подпись, созданная на основе такого сертификата,  будет признана недействительной. Смена фамилии как раз подпадает под такой случай. По аналогии со сменой наименования юридического лица или его КПП: в любом случае подпись нужно заменить. 

Никита Баранов,
руководитель направления
«Услуги Удостоверяющего центра»  СКБ Контур»

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка