Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Сотрудники принесут вам новые СНИЛС

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Как исправить записи в трудовой книжке

24 октября 364 просмотра
Расскажем, как исправить записи в трудовой книжке: титульный лист, сведения о работе и награждениях, неправильную должность и дату. Перед тем, как исправить трудовую книжку, проверьте документы.

Как исправить трудовую книжку: нормативные документы

Сотрудники, ответственные за ведение трудовых книжек допускают немало ошибок, когда исправляют неверные записи или вносят дополнительные сведения. Разберемся, как исправить записи в трудовой книжке без ошибок.

Но сначала напомним о нормативной базе, руководствуясь которой вы сможете грамотно вести трудовые книжки. В первую очередь следует руководствоваться статьями 66 и 84.1, а также 77, 81, 83 и рядом других статей Трудового кодекса. И, разумеется, для работы с трудовым книжками необходимо внимательнейшим образом изучить и постоянно держать под рукой Правила ведения и хранения трудовых книжек (утв. постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225) и Инструкцию по заполнению трудовых книжек (утв. постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

Важно понимать: между внесением дополнений, изменений и исправлений есть принципиальная разница. Поэтому, конечно же, сама процедура зависит от того, в какой раздел трудовой книжки вносится запись.

Ошибка в записи в трудовой книжке: как исправить титульный лист

В общем-то, в правилах внесения исправлений в титульный лист нет ничего сложного, но многих сбивает с толку один существенный нюанс: совершенно по-разному вносятся изменения в паспортные данные и в сведения об образовании, профессии и специальности.

Если нужно изменить записи о фамилии, имени, отчестве или уточнить дату рождения, то нужно одной чертой аккуратно перечеркнуть прежнюю запись и рядом на строке (ниже, выше) вписать новую. После этого следует заверить изменение на внутренней стороне обложки (2-я и 3-я страницы) трудовой книжки, указав номер и дату документа, на основании которого внесено изменение. Затем пусть ответственный за ведение книжек сотрудник поставит подпись и печать организации.

Если компания отказалась от печати, она вправе не заверять документ штампом.

А если поменялось образование? Или изменилась профессия? Вот тут мы ничего не зачеркиваем! Дополнительные сведения вносятся следом за уже имеющимися на соответствующих строках записями. И заверять их на внутренней стороне обложки, уточнять номер и дату диплома не нужно – Инструкция этого не требует, следовательно, и мы это делать не вправе (п. 2.4 Инструкции). Скажем, работал у вас экономист, через какое-то время он получил юридическое образование. После того как он предъявит диплом, нужно в строке «Профессия, специальность» через запятую вписать и вторую специальность.

И, кстати, вот еще одна частая ошибка: профессию указывают по трудовому договору, а не по документу об образовании. К примеру, пришел устраиваться на работу студент-первокурсник. Никакого документа о присвоении профессии, разумеется, у него пока нет, и тогда сведения берут из трудового договора. Получается, что человек учится на инженера, а в трудовой написали официант. Строку нужно было оставить пустой. Когда он закончит обучение и получит диплом – тогда нужно будет заполнить эту строку.

Как исправить записи в трудовой книжке, если предыдущий работодатель не внес запись об изменении фамилии? Это может сделать нынешний работодатель. Более того, бывает, что работнику запись об изменении фамилии сделали, но не заверили. В этой ситуации новый работодатель может заверить исправление своей подписью и печатью. Это будет совершенно правильно и законно, поскольку у вас в руках будет необходимый документ – свидетельство о браке. И на основании этого документа вы будете вносить и заверять изменения.

Если же свидетельства о браке у человека нет (сдал при разводе), он может запросить из ЗАГСа справку о смене фамилии. На основании этой справки внесите изменение и заверьте его.

Как исправить разделы «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях»

Очень важно, чтобы все записи в трудовой книжке, которые учитываются при подсчете стажа, были правильно оформлены. И, конечно, всякую ошибочную запись в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки следует вовремя исправить, а недостающие вписывать.

Допустим, в вашу организацию устраивается новый работник. Он принес трудовую книжку и просит, чтобы вы указали время службы в армии. И тут мы обнаруживаем пробел в законодательстве. Правила действительно требуют, чтобы военная служба была внесена в трудовую книжку. Но Инструкция не содержит указаний: где, когда и как следует оформлять эту запись. Вы начинаете сомневаться, как правильно – сначала вписать военную службу и только потом название вашей организации или наоборот. Поскольку Инструкция не устанавливает, где должна находиться эта запись, ошибки не будет в любом случае. Однако будет намного логичнее, если вы впишете время службы после названия своей компании: ведь после записи об увольнении вы заверите все записи, сделанные у вас. Ведь непонятно, как опознать запись, если она находится до наименования организации.

Тогда появляется еще один вопрос: нужно ли ставить номер и дату записи, то есть заполнять графы 1 и 2? Но и тут все просто: как вы считаете нужным сделать, так и делайте, раз Инструкция «молчит». Формулировка записи – также на ваше усмотрение. Единственное, что очевидно и обязательно: в графе 4 необходимо сделать ссылку на дату выдачи и номер военного билета.

Как исправить записи в трудовой книжке образец

Утверждена
постановлением Правительства РФ
от 16 апреля 2003 г. № 225

ТРУДОВАЯ КНИЖКА

...

Сведения о работе


записи

Дата

Сведения о приеме на работу, переводе
на другую постоянную работу,
квалификации, увольнении (с указанием
причин и ссылкой на статью, пункт
закона)

Наименование, дата и
номер документа, на
основании которого
внесена запись

число

месяц

год

1

2

3

4

Открытое акционерное общество «Производственная фирма "Мастер"» (ОАО «Производственная
фирма "Мастер"»)

4

14

12

2006

Принята в бухгалтерию на должность кассира

Приказ от 14.12.2006 № 290-к

...

...

...

...

...

...

Публичное акционерное общество «Альфа» (ПАО «Альфа»)

6

18

12

2015

Принята в бухгалтерию на должность бухгалтера

Приказ от 18.12.2015 № 192-к

7

24

10

2016

Запись за номером 4 недействительна.
Принята в бухгалтерию на должность бухгалтера

Копия приказа от 14.12.2006

 № 290-к

Как исправить запись в трудовой книжке, если ошибка в должности

Теперь мы поговорим о том, как исправить в трудовой книжке запись о приеме работника. Допустим, внося эту запись, кадровик в трудовой книжке неправильно указал должность и сразу это заметил. Ни в коем случае нельзя зачеркивать ошибочный текст. Как правильно внести исправление, указано в пункте 1.2 Инструкции. Нужно проставить очередной порядковый номер, дату внесения исправления, в 3-й графе написать: «Запись № ... недействительна. Принят(а) на должность такую-то». И, к слову, не нужно писать «считать недействительной» – это старый порядок.

Далее в графе 4 повторно указываем дату и номер приказа, сведения из которого с ошибкой были перенесены в трудовую книжку. Но если ошибка была сделана изначально в приказе и из него перенесена в трудовую книжку, то сначала нужно издать новый приказ (во изменение ошибочного), с правильными формулировками. И уже на этот новый приказ сделать ссылку.

В таком же порядке признавайте недействительными записи о переводе и об увольнении. Но что делать, если у вашей организации сменилось название? В пункте 1.2 Инструкции подробно расписано, как внести такие изменения: в записи о переименовании мы графы 1 и 2 не заполняем. В графе 3 пишем, к примеру: «Общество с ограниченной ответственностью “ИКС” с 01.07.2016 переименовано в Общество с ограниченной ответственностью “ЗЕТ”». Далее в графе 4 делаем ссылку на приказ.

Если же в штатном расписании переименованы подразделение или должность, то возникает вопрос: какую следует внести запись? О переводе на другую работу или о переименовании? Исходя из того что написано в Инструкции, запись следует делать по аналогии с записью о переименовании организации. То есть опять же, начинаем заполнение с графы 3, не заполняя графы 1 и 2 . Например: «Транспортный отдел с 20.07.2016 переименован в отдел логистики», а в графе 4 делаем ссылку на приказ об утверждении нового штатного расписания (или о внесение изменений в действующее). Такой порядок внесения записей следует из пункта 3.1 Инструкции.

Напомним, что исправления в раздел «Сведения о награждении» вносятся по такому же принципу: ничего не зачеркивается, а в новой строке признаются ошибочные записи недействительными.

Как исправить запись в трудовой книжке, если ошибка в дате

Если вы по какой-то причине пропустили запись в трудовой книжке, например о переводе сотрудника на другую работу, эти сведения надо отразить. Внесите пропущенную запись после всех заполненных строк в разделе «Сведения о работе». Ведь отменять те записи, которые по хронологии должны были следовать за ней, оснований нет. Признать недействительной можно только неправильную или неточную запись (п. 30 Правил, п. 1.2 Инструкции).

Напротив недостающей записи нужно отразить дату ее внесения. А вот дату пропущенного события можно зафиксировать в графе 3 той же строки.

По тому же алгоритму действуйте и в том случае, если приходится восстанавливать запись уже после увольнения работника. Только прежде нужно отразить наименование вашей компании. А после записи должны стоять печать, подпись кадровика и самого работника.

Выгодная подписка на журнал

На 12 месяцев — 18 744 + Годовой отчет 2016 + Зарплата 2017 + Антенна + Отчетность

или на 12 месяцев —  18 744 16 727

Подписаться >>


На все ваши вопросы с радостью ответят по телефону (495) 785-01-13.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка