Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Как узнать КБК по взносам и налогу на упрощенке

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Оформление отпуска по всем правилам

12 декабря 2014 5200 просмотров

Печатная версия
Электронный журнал

Согласно статье 115 ТК РФ продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска — 28 календарных дней. Однако для отдельных категорий граждан трудовым законодательством предусмотрены исключения. Так, например, сотрудникам моложе 18 лет положен отпуск продолжительностью 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ).

Заметим, что действующее законодательство позволяет работникам по соглашению с работодателем разделить отпуск на части. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней. Об этом — статья 125 ТК РФ. Оставшиеся же дни отпуска могут быть разделены на любое количество дней (например, два, пять, восемь дней и т. д.). Такой вывод содержится в письме Роструда от 17.07.2009 № 2143-6-1. Вместе с тем специалисты Роструда не рекомендуют дробить отпуск чрезмерно, поскольку за короткий срок работник не сможет полноценно отдохнуть и восстановить силы.

Нерабочие праздничные дни в число календарных дней отпуска не включаются (ст. 120 ТК РФ).

Если организация или индивидуальный предприниматель не согласны с тем, как работник решил разделить свой отпуск, то на его заявлении необходимо сделать соответствующую визу и довести это решение до сведения работника.

Когда возникает право на отпуск

Очередной ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется работнику за каждый отработанный календарный год у одного работодателя. В первый год своей работы сотрудник может уйти в отпуск после того, как он отработает в организации или у индивидуального предпринимателя не менее шести месяцев. Например, сотрудник принят на работу 11 февраля 2014 года, тогда в отпуск он может пойти уже с 11 августа 2014 года. Если же работник договорится с работодателем, он может уйти в отпуск и раньше.

Заметим, что есть категории работников, которым оплачиваемый отпуск должен быть предоставлен и до истечения шести месяцев непрерывной работы. К ним относятся:

— беременные женщины перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;

— работники в возрасте до 18 лет;

— работники, которые усыновили ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев;

— совместители, если они одновременно берут отпуск по основному месту работы (ст. 286 ТК РФ);

— другие категории работников в случаях, которые установлены законодательством.

Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться сотруднику в любое время рабочего года в соответствии с графиком отпусков, установленным в организации или у предпринимателя.

Напомним, что отсчет рабочего года начинается со дня поступления сотрудника на работу в организации или у коммерсанта. Поэтому он зачастую не совпадает с календарным годом.

Исчисление стажа работы, дающего право на ежегодный оплачиваемый отпуск, регламентируется статьей 121 Трудового кодекса РФ. Так, в отпускной стаж включаются:

— время фактической работы;

— время, когда работник фактически не работал, но за ним сохранялось место работы (должность), в том числе время ежегодного оплачиваемого отпуска, нерабочие праздничные дни, выходные дни и другие предоставляемые работнику дни отдыха;

— время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе;

— период отстранения от работы сотрудника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр (обследование) не по своей вине;

— время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, не превышающих 14 календарных дней в течение рабочего года.

В то же время в стаж работы, дающий право на отпуск, не входит:

— период отсутствия сотрудника на работе без уважительных причин, в том числе вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных статьей 76 ТК РФ;

— время отпуска по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста.

Пример
Н.П. Федорова принята на работу в ООО «Синяя птица» 21 января 2014 года на должность помощника бухгалтера. С 11 по 13 марта 2014 года сотрудница находилась в отпуске без сохранения заработной платы, а с 22 по 26 апреля 2014 года — на больничном. Когда ей впервые может быть предоставлен отпуск?

Отпуск без сохранения заработной платы Н.П. Федоровой не превышает 14 календарных дней, следовательно, включается в стаж работы, учитываемый при определении права на ежегодный оплачиваемый отпуск. Время нахождения сотрудницы на больничном также включается в стаж работы, поскольку в этот период за ней сохраняется место работы.

Таким образом, пойти в отпуск она сможет по истечении шести месяцев с начала работы в данной организации, а именно с 21 июля 2014 года.

Продление и перенос отпуска

Помимо деления отпуска на части, трудовое законодательство предусматривает случаи, когда ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок. Согласно статье 124 ТК РФ к таким случаям, в частности, относятся:

— временная нетрудоспособность работника;

— исполнение работником во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей, если для этого трудовым законодательством предусмотрено освобождение от работы;

— несвоевременная выплата работнику отпускных или извещение работника о начале отпуска позднее чем за две недели до его начала.

В исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации или индивидуального предпринимателя, допускается с согласия работника перенесение отпуска на следующий рабочий год. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется.

Обратите внимание: запрещено непредоставление оплачиваемого отпуска работникам в возрасте до 18 лет и сотрудникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

Пример
Сотрудник ООО «Синяя птица» А.С. Никитин ушел в ежегодный оплачиваемый отпуск на 14 календарных дней с 13 мая 2014 года. В период отпуска он заболел и оформил листок нетрудоспособности на 6 календарных дней (с 16 по 21 мая). Когда А.С. Никитину следует приступить к работе?

Предположим, что организация и А.С. Никитин до даты окончания отпуска не договорились о его переносе на другой срок. Следовательно, отпуск автоматически будет продлен при предъявлении работником листка нетрудоспособности. Таким образом, на работу сотрудник должен будет выйти 3 июня 2014 года.

Документальное оформление отпуска

Типовые формы документов, используемых как организациями, так и индивидуальными предпринимателями для оформления отпуска, утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Документом, определяющим порядок предоставления отпусков, является график отпусков (форма № Т-7). В нем отражаются сведения о времени распределения оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. Согласно статье 123 ТК РФ график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. Он утверждается ежегодно за две недели до наступления нового календарного года.

При составлении графика отпусков работодателю следует учесть пожелания работников, требования действующего законодательства, а также специфику деятельности своей организации. Утвержденный график отпусков доводится до сведения всех работников.

Следующий шаг, о котором не стоит забывать работодателю, — это извещение работника о времени начала отпуска не позднее чем за две недели до его начала. Известить работника следует под роспись. Эта обязанность организаций и индивидуальных предпринимателей прямо предусмотрена статьей 123 ТК РФ. Унифицированная форма такого извещения не утверждена, поэтому работодателю следует разработать ее самостоятельно.

Основанием для предоставления сотруднику отпуска является его заявление, составленное в произвольной форме, и соответствующий приказ (распоряжение) по форме № Т-6. Если в отпуск идут сразу несколько работников, оформляется приказ (распоряжение) по форме № Т-6а.

Согласно данным приказа организация (индивидуальный предприниматель) вносит записи в личную карточку работника (форма № Т-2) и его лицевой счет (формы № Т-54 и Т-54а). Кроме того, работодателю следует оформить записку-расчет (форма № Т-60), в которой производится расчет отпускных.

А теперь перейдем непосредственно к правилам расчета отпускных.

Рассчитываем и выплачиваем отпускные

В соответствии со статьей 114 ТК РФ при предоставлении ежегодного отпуска работнику за ним сохраняется средний заработок. Порядок расчета средней заработной платы установлен статьей 139 ТК РФ и Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (далее — Положение).

Чтобы рассчитать сумму отпускных, подлежащую выплате работнику, необходимо вычислить средний дневной заработок и умножить его на число календарных дней отпуска.

Сам же средний дневной заработок рассчитывается следующим образом. Сумму фактического заработка работника за 12 календарных месяцев, предшествующих отпуску (расчетный период), следует разделить на 12 и 29,3. Однако данный порядок применяется только тогда, когда работником расчетный период отработан полностью.

Если один или несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью или в нем были исключаемые периоды, то для определения среднего дневного заработка следует использовать такую формулу:

Средний дневной заработок = Сумма фактического заработка за расчетный период / (29,3 х Количество полностью отработанных месяцев + Количество календарных дней в месяцах, отработанных не полностью)

А чтобы определить количество календарных дней в не полностью отработанных месяцах, нужно 29,3 разделить на количество календарных дней этого месяца и умножить на количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в данном месяце.

Напомним, к периодам, которые не учитываются при расчете среднего заработка, относятся периоды, когда:

— за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством РФ, за исключением перерывов для кормления ребенка;

— работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;

— работник не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника;

— работник не участвовал в забастовке, но в связи с этой забастовкой не имел возможности выполнять свою работу;

— работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;

— работник в других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законодательством РФ.

Если сотрудник в расчетном периоде не работал или ему не производилось каких-либо учитываемых выплат, средний дневной заработок рассчитывается исходя из заработка за предшествующий период. Если и в этом периоде у работника не было заработка или он не выходил на работу, средний дневной заработок вычисляется исходя из зарплаты за отработанные дни в месяце ухода в отпуск.

В случае, когда и в месяце ухода в отпуск сотрудник не работал и не получал заработной платы, то средний дневной заработок определяется организацией или коммерсантом исходя из установленной ему тарифной ставки, оклада (должностного оклада).

Средний дневной заработок для оплаты отпусков, предоставляемых в рабочих днях, определяется компанией или предпринимателем путем деления суммы начисленной зарплаты на количество рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели.

При работе на условиях неполного рабочего времени (неполной рабочей недели, неполного рабочего дня) средний дневной заработок исчисляется в общем порядке.

Обратите внимание: в коллективном договоре или локальном нормативном акте работодатель может предусмотреть и иные периоды для расчета средней заработной платы. Но только при условии, что это не ухудшает положение работников.

Теперь несколько слов о том, как определить фактический заработок работника. Согласно статье 139 Трудового кодекса РФ для расчета средней заработной платы учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемых у соответствующего работодателя независимо от их источников. К таким выплатам на основании пункта 2 Положения относятся, в частности:

Вместе с тем работодателям, которые решат выплачивать отпускные за три рабочих дня, во избежание трудовых споров советуем прописать это в локальных нормативных актах.

— заработная плата, начисленная работникам по окладу (тарифным ставкам);

— заработная плата, выданная в неденежной форме;

— надбавки и доплаты к окладам (тарифным ставкам) за профессиональное мастерство, стаж работы, совмещение должностей и т. п.;

— выплаты, связанные с режимом работы и условиями труда (за вредные и тяжелые условия труда, за работу в ночное время, в выходные и нерабочие праздничные дни, оплата сверхурочной работы и т. п.);

— премии и вознаграждения.

Выплаты социального характера и иные выплаты, не относящиеся к оплате труда (материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха и др.), а также суммы, начисленные за неотработанное время, не учитываются при расчете фактического заработка сотрудника. Об этом — пункт 3 Положения.

Выплатить отпускные работнику организация или коммерсант должны не позднее чем за три дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ).

Пример расчета отпускных смотрите здесь >>

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка