Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

График отпусков '2017 — как составить с учетом новых сроков отчетности

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Обосновываем расходы на подбор персонала

12 декабря 2014 807 просмотров


Печатная версия
Электронный журнал

В вашей компании открылась новая вакансия. Но по разным причинам ни одного из работников руководитель не желает переводить на эту должность. Значит, ответственному за подбор персонала придется потрудиться, чтобы найти достойного кандидата. А бухгалтер при этом должен грамотно учесть все сопутствующие расходы.

В налоговом учете расходы на набор персонала  считаются прочими (подп. 8 п. 1 ст. 264 НК РФ). Речь в кодексе идет именно о наборе персонала. То есть формально получается, что списать расходы на безрезультатный поиск (подбор) персонала нельзя. На этом настаивает и Минфин (письмо от 4 сентября 2008 г. № 03-03-06/1/504). Налоговые инспекторы считают так же (письмо УФНС России по г. Москве от 22 марта 2005 г. № 20-12/19398).

Есть еще одна распространенная претензия инспекторов. Допустим, компания обратилась за содействием в поиске кандидатов к агентству. Но параллельно с этим штатный HR-специалист разместил на специализированном сайте аналогичную вакансию. И самостоятельно отбирает и проводит собеседование с претендентами. В итоге чьи-то усилия окажутся напрасными. Так вот, налоговики полагают, что признавать расходы на них в налоговом учете нельзя.

Как защитить затраты на безрезультатный поиск

Привести несколько доводов в защиту безуспешных поисков нового работника можно.

По статье 252 НК РФ расходами признаются любые затраты, которые направлены на получение дохода. А ведь компании обращаются к кадровым агентствам для того, чтобы отыскать квалифицированного кандидата, опыт и мастерство которого послужат на пользу всей организации. А значит, условие статьи 252 НК РФ в целом выполняется. Кстати, если в вашей компании нет собственной службы по набору персонала, то оплата услуг кадрового агентства, пусть даже безрезультатных, уж точно обоснованна.

Но даже если у вас в штате есть HR-специалист, возможность обратиться к кадровому агентству никто не отменял. Вполне возможно, что поиск кандидатов вообще не предусмотрен в должностной инструкции сотрудника. Скажем, он обязан исключительно тестировать присланных агентством кандидатов, а их поиском самостоятельно заниматься не должен.

Кроме того, обоснованность расходов нужно оценивать не с точки зрения полученных результатов, а исходя из намерения компании получить реальную выгоду в будущем (п. 9 постановления Пленума ВАС РФ от 12 октября 2006 г. № 53).

Пользуясь такими аргументами, компании успешно отстаивали в суде расходы на вознаграждение за «пустые» услуги кадровых агентств или усилия штатных специалистов (постановления ФАС Московского округа от 13 марта 2009 г. № КА-А40/1354-09, ФАС Поволжского округа от 22 мая 2007 г. по делу № А55-29883/05-53).

Правда, чтобы эти аргументы сработали, необходимо сохранить все подтверждающие документы. В первую очередь договор с кадровым агентством и приложение к нему с описанием квалификационных требований к кандидату. Затем акт об оказании услуг, счета-фактуры и платежные поручения, из которых можно установить, что контрагент реально оказал вам услуги, а вы их оплатили. Акт об оказанных услугах должен отвечать всем требованиям статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Проконтролируйте, чтобы кроме необходимых реквизитов в документе были подробно расписаны оказанные услуги.

Рекомендется даже сохранять резюме соискателей и переписку с агентством, из которой будет видно, что на период действия договора на собеседование приходили те или иные кандидаты. В общем, чем больше вы соберете документов, свидетельствующих о реальности сделки, тем меньше претензий от инспекторов услышите.

Налоговики, как правило, требуют еще и отчет исполнителя. Однако судьи, ссылаясь на пункт 1 статьи 252 НК РФ, указывают: законодательство не обязывает компании составлять отчет о проделанной работе или иные связанные с этим документы (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 27 ноября 2008 г. № 09АП-14614/2008-АК).

И еще важный нюанс. Еще до того, как вы займетесь подбором персонала, в  штатное расписание нужно непременно внести информацию о вакантной должности. Для этого достаточно составить приказ руководителя в произвольной форме. Лучше, если такой приказ будет издан до того, как вы примете нового сотрудника на работу. В последнее время инспекторы часто придираются к несостыковке в датах.

Когда признавать расходы опасно

Налоговики могут снять расходы, даже если поиск работников себя оправдал. В постановлении ФАС Северо-Западного округа от 13 апреля 2007 г. по делу № А56-4088/2006 – пример того, как поступать не следует. Компания заключила контракт с агентством на поиск кандидатов на должность начальника инвестиционно-банковского управления. Стоимость услуг по условиям договора составляла 30 процентов от годового дохода принятого на работу кандидата.

Через какое-то время дополнительным соглашением стороны внесли изменения в договор. И определили, что агентство займется поиском кандидата уже на должность начальника отдела PR и рекламы. Стоимость услуг тоже была изменена и теперь составляла конкретную сумму. Вакансия закрылась, когда на место начальника отдела был принят работник. Однако налоговики установили, что этот человек пришел «не со стороны». Как выяснилось, на период поиска он занимал аналогичную должность, но только не в головной компании, а в филиале. По этой причине инспекторы посчитали расходы неоправданными и сняли их.

Даже в арбитражном суде организацию не поддержали. Суд, ознакомившись с представленными документами, согласился, что расходы экономически необоснованны. Обжалуя решение в кассационном порядке, компания ссылалась на то, что затраты на поиск персонала направлены на получение дохода и необходимы для эффективного ведения бизнеса. Тем не менее представитель компании не смог ответить на элементарный вопрос, почему заказчик выбрал кандидата не из предложенных агентством, а предпочел перевести работника с аналогичной должности из филиала. В итоге суд свое решение так и не изменил.

Отмечу еще один случай, когда расходы на подбор персонала и услуги кадровых агентств могут вызвать претензии проверяющих. Организация приняла на работу соискателя, которого предложило агентство, но в течение испытательного срока он уволился по собственному желанию. В данных обстоятельствах налоговики скорее всего увидят попытку занизить базу по налогу на прибыль и снимут расходы. Однако если в суде они не смогут доказать умышленные действия компании, то решение скорее всего будет в вашу пользу. Положительная практика есть – постановление ФАС Уральского округа от 19 февраля 2008 г. № Ф09-477/08-С2.

В какой момент расходы можно списать

Деньги, потраченные на подбор сотрудников, отнесите к расходам по обычным видам деятельности. Такой порядок предусмотрен подпунктами 5 и 7 ПБУ 10/99, утвержденного приказом Минфина России от 6 мая 1999 г. № 33н. Признать расходы можно после того, как вы подпишете акт оказанных услуг с кадровым агентством. А если до этого часть суммы по договору вы уже перечислили, то отражайте ее в качестве аванса.

Если, например, в договоре с кадровым агентством прописано, что услуга считается оказанной в тот момент, когда кандидат выйдет на работу, расходы можно признать в первый рабочий день нового сотрудника.

Пример 1
ООО «Вектор» заключило договор с кадровым агентством «Иксхантер» на поиск электрика с ежемесячным окладом 30 000 руб. Стоимость услуг агентства – 59 000 руб. (в том числе НДС – 9000 руб.). Агентство подобрало четырех кандидатов, один из которых по результатам собеседования был принят в штат ООО «Вектор» 26 мая. В этот же день агентство предоставило акт и счет-фактуру. А на следующий день заказчик перечислил исполнителю всю сумму. Бухгалтер ООО «Вектор» сделал такие записи в учете.

26 мая:
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 60
– 50 000 руб. (59 000 – 9000) – учтена стоимость услуг кадрового агентства;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60
– 9000 руб. – учтена сумма НДС (по счету-фактуре).

27 мая:
ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 50
– 59 000 руб. – отражена оплата услуг кадрового агентства согласно условиям договора;

ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДС» КРЕДИТ 19
– 9000 руб. – принят к вычету входной НДС со стоимости услуг кадрового агентства.

Расходы на оплату услуг кадрового агентства по подбору электрика в налоговом учете компания отразила 26 мая. Эти расходы будут учтены в составе прочих за II квартал.

Представим, что в договоре между организацией и кадровым агентством прописано следующее условие: если работник не проходит испытательный срок и компания решает его уволить, то агентство возвращает свое вознаграждение полностью. Использовав условия предыдущего примера, посмотрим, какие проводки нужно сделать бухгалтеру в случае, когда деньги за подбор персонала возвращаются.

Пример 2
Недавно принятый на должность электрика Петров А.А. не прошел трехмесячный испытательный срок и был уволен 20 июня. Теперь по условиям договора агентство должно вернуть ООО «Вектор» вознаграждение за услуги по поиску персонала. Кадровое агентство «Иксхантер» 25 июня перечислило заказчику деньги в полном объеме. В учете бухгалтер ООО «Вектор» сделал следующие проводки.

20 июня:
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 60
– 50 000 руб. (59 000 – 9000) – сторнированы расходы на оплату услуг кадрового агентства;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60
– 9000 руб.  – сторнирован НДС, учтенный по оказанной услуге;

ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДС» КРЕДИТ 19
– 9000 руб.  – сторнирован НДС, ранее предъявленный к вычету;

ДЕБЕТ 76 субсчет «Расчеты по претензиям» КРЕДИТ 60
– 59 000 руб. – отражена сумма задолженности кадрового агентства.

25 июня:
ДЕБЕТ 51 КРЕДИТ 76 субсчет «Расчеты по претензиям»
– 59 000 руб. – возвращена кадровым агентством сумма оплаты услуг.

Базу по налогу на прибыль за II квартал бухгалтер ООО «Вектор» скорректировал на 50 000 руб.

Т. Воронцова,
преподаватель Группы компаний «ЭЛКОД»

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка