Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

Не забудьте про самые важные дела декабря

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Финансовая ревизия: как настроить себя при проверках

12 декабря 2014 2037 просмотров

Об авторе: Об авторе: закончил в 1980 году учетный факультет Казанского финансово-экономического института. Распределен в ПО «КАМАЗ», где прошел путь от бухгалтера до главного бухгалтера Литейного завода КАМАЗ (1986–1996 гг.) и главного бухгалтера ОАО «КАМАЗ» (1996–2007 гг.). В настоящее время бизнес-консультант. Ведет ряд своих проектов в области информационных технологий и ресурсосбережения. Заслуженный экономист РФ.  

За более чем тридцатилетнюю работу в бухгалтерии я испытал на себе сотни проверок (ревизий, аудитов, комиссий,  визитов начальства, посетителей от начальства и т. п.). В то же время я, как бухгалтер, а потом и как  главный бухгалтер, для многих сотрудников своей организации сам зачастую выступал в роли проверяющего. В результате анализа этой деятельности я вывел для себя несколько закономерностей, определился с технологиями внутреннего контроля, настроем по отношению к проверкам, а также линией поведения в периоды проверок.

Доверяй, но проверяй

Сразу же после окончания института я стал работать бухгалтером-ревизором по автоцентрам КАМАЗа. В 1980−1981 годах я в составе ревизионных комиссий, а иногда и в одиночку колесил по СССР, где тогда в каждом крупном городе находился автоцентр КАМАЗа. Проведя 21 комплексную финансовую ревизию, я проникся уважением к этой нелегкой профессии, но при первой же возможности  ее сменил на «более бухгалтерскую работу».

Вывод, который я тогда сделал и принял в том числе и по отношению к себе, – контроль и финансовая ревизия необходимы. Без них система управления деградирует, персонал теряет ориентиры, может расслабиться, а иногда и начать играть в «свои игры». Ни одна организация не может обходиться без своей системы контроля. Поэтому  самое главное  к контролю надо относиться спокойно − как к необходимому и неизбежному элементу системы управления.

От «грехов» до ненависти  один шаг

Есть один общий закон. Если кто-то представляет для кого-то мнимую или реальную опасность, то этого человека обычно не любят. Его всегда делают виноватым и неправым, потому что те, кто боится быть им разоблаченным,  считают себя хорошими и правыми. Механизм действует подсознательно: мы считаем себя хорошими, и чтобы оправдать свои ошибки, недоработки, некомпетентность и продолжать оставаться хорошими,   подсознательно обвиняем тех, кто, как нам кажется, может узнать о наших  «грехах» и «прегрешениях» и разоблачить их.  Мы знаем, что в нашем хозяйстве можно при желании много чего найти, ко многому придраться, поэтому подсознательно делаем себя правыми, а возможных разоблачителей − неправыми. Вывод: если проверяющие представляют для вас опасность – это не значит, что они плохие,
неправы, сами виноваты и т. п.

Если у вас есть симптомы такой напасти, то самый простой способ избавиться от этого – прописать в подробностях: где, когда и при каких обстоятельствах были совершены нарушения, по которым вы боитесь разоблачения, как вы их оправдываете, как дела обстоят на самом деле и как, где и когда проверяющие вам о них напомнили. Не надо показывать их проверяющим, однако если правильность написания этих «грехов и прегрешений» проверит кто-то, пользующийся вашим доверием, то обычно происходит «чудо». Вы начинаете видеть все «как есть на самом деле», а неадекватное отношение к проверяющим исчезает.

Спокойное, взвешенное, контролируемое вами отношение  к ним  очень поможет вам справиться с ситуацией, а по возможности и найти с проверяющими общий язык.

Проверка = остановке

Став главным бухгалтером КАМАЗа, я решил с помощью системы комплексных финансовых ревизий  восстановить и резко поднять эффективность системы управления корпорацией. Была начата колоссальная работа. Десятки централизованных подразделений генеральной дирекции должны были обеспечить контроль за выполнением корпоративных стандартов  у нижестоящих структур. Например, специалисты общего отдела должны были проверять, как выполняются инструкции по делопроизводству в каждом подразделении, и т. д.

 Под эгидой ежегодных комплексных ревизий деятельности  стали создаваться ревизионные комиссии из нескольких десятков разнообразных специалистов – высаживаться в подразделения и  дочерние общества и… на несколько месяцев фактически останавливать их развитие и парализовывать их деятельность. Оказалось, что любая проверка и финансовая ревизия  отрицательно воздействует на работу проверяемых. Они начинают отвлекаться, нервничать, драматизировать. Их условные «единицы внимания» направляются не на выполнение их функций, а на проверку и ее возможные последствия. Зачастую вред от такой деятельности перевешивает положительный эффект от устранения обнаруженных нарушений.

Когда это до меня дошло, то организация комплексных ревизий немедленно прекратилась, и мы в спешном порядке занялись разработкой дистанционных и иных способов и инструментов внутреннего контроля. Но это уже другая тема − о том, как найти тонкое равновесие между необходимостью контроля и остановками в периоды проверок.

Как не провалить основную работу

Не тратить зря эмоции и правильно все организовать. Я максимально ограничивал общение сотрудников с проверяющими, назначал для контактов стойких специалистов, которые не несли панику и драматизм в коллектив, пресекал «ненужные думанья» о еще не обнаруженных нарушениях, а главное – тупо требовал работать на основной работе еще больше и лучше и не отвлекаться на незаданные вопросы и ненайденные проблемы. Это срабатывало. Ни по одной проверке не было претензий от проверяющих на то, что им уделялось мало внимания, и ни разу во время проверок не было невыполнения  показателей работы бухгалтерии.

Случается то, чего ты больше всего боишься

Бывало ли у вас, что вы по поводу проверки долго и мучительно думали: найдут или не найдут? И чем больше вы этого боялись, тем вероятнее это несчастье и случалось. Человеку иногда свойственно притягивать неприятности, о которых он постоянно думает и которых очень сильно боится. Иногда это происходит из-за того, что людям скучно, у них дефицит новых интересных игр, в которые они могли бы играть, а неприятности и проблемы разнообразят их жизнь и принесут новые игры. Не надо бояться проверок.

На этот случай меня научили одной процедуре. Выписываешь на одну половину листа все проблемы, которые у тебя есть, а на другую половину листа – на каждую из ранее выписанных реальных проблем выписываешь по 2−3 придуманные проблемы, сопоставимые с реальными проблемами по величине. Затем в голове  разделываешься с каждой из прописанных проблем. Потом повторяешь эту процедуру снова и снова, пока реальных проблем совсем не останется и ты уже больше ничего не сможешь записать.

 Все очень просто. Когда я правильно и настойчиво выполнял это упражнение, то я так наигрывался с придуманными проблемами, сопоставимыми по величине, что они не только не притягивались, но и реальные проблемы зачастую запросто решались, рассасывались и не казались такими уж тупиковыми. Прописывай все проблемное, что может и не может случиться, разделывайся со всеми проблемами, пока они не исчезнут.

Если судьба преподнесла лимон – делай из него лимонад

Есть стабильные данные: проверки, как и контроль, – неизбежны, проверки могут находить  что-то неправильное, организация заинтересована находить и исправлять свои недостатки.

Используя эти стабильные данные и перефразируя поговорку из подзаголовка, я сформулировал для себя и подчиненных правило: любая проверка должна стать элементом нашей системы внутреннего контроля и непрерывных улучшений.

 Сказано − сделано. Так, со временем результаты большинства проверок стали рассматриваться в кабинете главного бухгалтера с дотошным ведением протокола по фиксации и исправлению обнаруженных недостатков, а также утверждением мероприятий по их недопущению в будущем.  В окончательных актах они уже шли под грифом типа: «исправлено в ходе проверки, меры по наказанию виновных и недопущению в будущем  приняты».

Аудиторы стали играть в навязанную им игру, по которой им платят деньги и оценивают их компетентность и эффективность исходя из обнаруженных ими недостатков и предотвращенных  угроз, а также исходя из принятых рекомендаций по их устранению и улучшению работы. Аудиторам давались пространные задания на проверки в рамках официального аудита – отдельных вопросов в дочерних обществах. Их внимание обращалось на сложные вопросы, годами не решаемые силами одних бухгалтеров, а мероприятия по их решению уже шли под статусом аудиторских предложений,  обязательных к исполнению, под угрозой вынесения вопросов на совет директоров и общее собрание акционеров.

Ревизионные (и приравненные) службы получили индикативные показатели, главным из которых было не количество обнаруженных ими недостатков, а величина выполненных  пунктов мероприятий по устранению недостатков и нарушений. Доходило до обвинений сторонних проверяющих в халатной и поверхностной работе, потому что они мало  находили нарушений, давали мало рекомендаций, поэтому нечего было вписывать в мероприятия по устранению.

Настройте себя, что любая проверка − это способ, с помощью дармовой рабочей силы  улучшить вашу работу, а также получить подтверждение в вашей компетентности.

Уважение и не обесценивание проверяющих

Очень часто случалось так, что ты четко понимаешь, что перед тобой враг, присланный к тебе с конкретной цифрой по доначислению налогов и т. п., или для сбора фактов для наказания и увольнения твоего руководителя, или этот человек «готов пройти по головам», накопать то, чего и не было, но любыми способами сделать себе карьеру. Ты это понимаешь, но, как ни в чем не бывало, вежливо с ним общаешься, организуешь ему рабочее место, а иногда и быт, предоставляешь ему документацию, не допускаешь неуважительного обращения с ним сотрудников.

Это все известные вам правила игры, но простого их выполнения  зачастую недостаточно для решения сложных вопросов общения, где каждый нюанс в отношениях, каждая запятая в акте  может стоить многих миллионов и многих разбитых судеб.

Есть еще такое выражение, как не обесценивание человека. Каждый из нас играет какую-то роль, у каждого есть свои ценности, убеждения, самоуважение. И когда их разрушают, то человек очень много теряет и может неадекватно на это отреагировать. Например, этот проверяющий  играет в игру компетентного специалиста, хотя ты уже выяснил, что он гораздо ниже среднего уровня твоих бухгалтеров. Или его роль – играть доброжелательного человека, хотя вам так и хочется предъявить ему факты его скрытой враждебности.

Не надо обесценивать проверяющего. Пусть продолжает играть в свою игру. Вам ведь надо защищать интересы своей организации, а не разоблачать его недостатки и не показывать то, кем вы его считаете.

Это очень трудно, но, если вы предоставите это человеку и, естественно, поддержите его в той роли, которую он хочет играть, это будет больше, чем просто вежливость и даже показная уважительность, а люди это всегда чувствуют и, возможно, отплатят вам добром.

Однажды большая бригада налоговиков после нескольких месяцев проверки на КАМАЗе направилась на проверку  АвтоВАЗа. Потом они делились своими сравнениями качеством отношений к ним на двух этих предприятиях с огромной благодарностью в сторону КАМАЗа.

Контроль плохой и хороший

От того, как человек относится к контролю,  очень многое зависит. Если признать, что контроль может быть и хорошим, то следующий вывод напрашивается сам собой. Это значит, что и помощь возможна. Значит, можно и нужно жить при хорошем контроле и получать помощь даже от ревизоров и аудиторов.

Выводы

1. Бухгалтер  является проверяющим для части сотрудников своей организации.
2. Старайся не останавливать чужую работу и не бросать свою во время проверок.
3. При проверке не нужно паниковать. Лучше письменно разложить все по полочкам и действовать без лишних эмоций.
4. Любая проверка – это элемент системы внутреннего контроля и развития вашей организации. Выполняй часть своих функций  чужими руками.
5. Контроль может быть и хорошим, а помощь возможна и от ревизоров.

Е. Гольдфайн,
заслуженный экономист РФ,
главный бухгалтер ОАО «КАМАЗ» в 1996–2007 годах

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка