Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

В декабре вам может прийти сразу два требования из налоговой

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Эти документы нужно выдавать всем работникам

15 декабря 2014 2085 просмотров


Печатная версия
Электронный журнал

 Персонифицированная отчетность

В последнее время Пенсионный фонд РФ стал обращать особое внимание на то, что организации не выдают своим работникам экземпляры персонифицированной отчетности. Вообще, соответствующее правило закреплено в пункте 4 статьи 11 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ. Там прописано: компания одновременно с направлением персучета в ПФР должна выдать бумажную копию индивидуальных сведений каждому работнику на руки.

Получается, норма действует давно. А проверяющие почему-то до сих пор закрывали глаза на то, что компании ее не выполняют? Да и работники с подобными требованиями не обращались в бухгалтерию.

Все потому, что раньше Пенсионный фонд ежегодно рассылал гражданам информацию о состоянии их индивидуальных лицевых счетов. А начиная с этого года массово отправлять «письма счастья» фонд больше не будет. И теперь сотрудники с вопросом, как узнать размер начисленных взносов, в первую очередь станут обращаться к своему работодателю.

Конечно, выписку по счету раз в год работники по-прежнему могут получить и в ПФР. Для этого нужно обратиться в территориальное отделение фонда с заявлением. В течение 10 дней выписку обязаны подготовить. А получить ее можно будет там же в отделении. Или же попросить, чтобы Пенсионный фонд направил выписку по почте заказным письмом.

Есть и другой способ. Получить информацию о состоянии лицевого счета можно на Едином портале госуслуг (gosuslugi.ru). Но широкого распространения сервис пока еще не получил. Так что работники вероятнее всего будут обращаться либо в ПФР, либо к вам.

Обратите внимание, насколько это сейчас актуально! Сегодня многие выбирают оптимальный тариф взноса на накопительную часть пенсии. Более того, представители ПФР подсказывают гражданам (в частности, занятым на вредных условиях труда), как контролировать своих работодателей. Так что работники точно будут интересоваться состоянием своих счетов в ПФР. Поэтому проще всего раз в квартал готовить копию сведений персучета для всех работников.

Расчетный листок

Статья 136 ТК РФ обязывает работодателей в письменной форме извещать своих работников о составных частях зарплаты и удержанных суммах. А в прошлом году к этому списку добавили еще и компенсации. Но тем не менее расчетные листки работодатели выдают крайне редко. Тогда как трудовые инспекторы очень пристально следят за этим.

Вообще расчетный листок работник вправе получить вместе с зарплатой по итогам месяца. И из документа должны быть видны не только общая сумма выплаты работнику, но и ее составные части. Это то, что начислено в рамках оплаты труда, социальной поддержки работников, и различные компенсации. Скажем, если своей работнице вы выплачиваете пособие по уходу за ребенком до полутора лет, информацию об этих деньгах вносите в расчетный листок.

Допустим, какие-то деньги вы с работника должны удержать. Тогда помимо суммы пропишите в расчетном листке работника основание для удержания: укажите номер и дату исполнительного документа. Так и вам спокойнее, и работнику понятнее.

Кроме того, нужно информировать работников о размере компенсации за задержку зарплаты. Поэтому в расчетном листке обязательно предусмотрите специальную строку для этих сумм. Можете ее назвать, например, «Компенсация за задержку зарплаты и иных сумм». Причем, даже если соответствующей компенсации за конкретный период не было, строка все равно должна оставаться в листке. Вы просто не будете ее заполнять.

В законодательстве не прописан порядок выдачи расчетных листков. Поэтому я рекомендую самостоятельно разработать и отразить в локальном нормативном акте правила, по которым вы будете информировать работников о сумме заработка. То же самое подтвердили представители Роструда в письме от 18 марта 2010 г. № 739-6-1.

Первый и самый простой способ – электронная пересылка. Как перечислили деньги, отправляйте сотрудникам письма по электронной почте. Второй вариант – раздавать листки через руководителя подразделения. Но тут есть отдельные нюансы. Если задумали передавать сведения через уполномоченного представителя, позаботьтесь о том, чтобы каждый работник заранее дал на это письменное согласие. Тогда можно будет распечатывать расчетный листок, упаковывать в конверт и отдавать все поверенному. Расчетные листки вы в конверты не запаковываете? Тогда каждый работник дополнительно должен дать согласие на то, что он доверяет уполномоченному представителю знакомиться со своими персональными данными.

Ну и третий вариант. В локальном акте можно прописать, что работники должны сами забирать из бухгалтерии расчетный листок в день, когда получили зарплату.

Справка о сумме заработка

Еще один документ, который многим работникам приходится прямо выпрашивать у компаний, – это справка о сумме заработной платы. Ведь по ней рассчитывают все пособия. Форма справки утверждена приказом Минтруда России от 30 апреля 2013 г. № 182н. В новом бланке помимо суммы заработка нужно прописывать и сведения об исключаемых периодах.

В некоторых случаях в справке нужно будет указать заработок за более ранний период, чем обычные два предшествующих года. Это важно, к примеру, когда сотрудница в двух годах, предшествующих увольнению, была в отпуске по уходу за ребенком. Тогда при расчете пособия у нового работодателя она сможет заменить эти периоды на другие, более выгодные. Но для этого в справке с предыдущего места работы эти периоды должны быть расписаны.

И не забывайте подробно расшифровывать количество календарных дней, которые пришлись на исключаемые из расчета периоды. Скажем, работница за год три раза была на больничном. Тогда вы не только общее количество дней покажете, а раскроете продолжительность каждого бюллетеня.

Информацию об исключаемых периодах нужно расшифровывать и для женщин, и для мужчин. Ведь мужчины тоже имеют право взять отпуск по уходу за ребенком. Здесь исключение составляют только военнослужащие, которые вообще не имеют права брать такой отпуск. А также полицейские в случае, если не получили разрешение от руководства.

Руководитель компании на справке должен собственноручно поставить не только подпись, но и указать свою должность. Если впоследствии выяснится, что сведения в справке неправильные и новый работодатель рассчитал пособие неверно (например, переплатил), соцстрах может предъявить претензии не только компании, но и человеку, подписавшему документ.

Обратите внимание, что в пункте 1 справки нельзя указывать сокращенное наименование организации. Иначе соцстрах может не принять к зачету расходы на пособие. Но с проверяющими можно поспорить. Ведь они вправе снимать затраты на пособия по временной нетрудоспособности в случае, когда листок оформлен неверно или вообще фальшивый.

И. Гейц,
эксперт по бухгалтерскому учету, налогообложению и оплате труда

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка